?01? 一些現(xiàn)象
你第一次被安排組織一個大會時，是否出現(xiàn)過頭腦一片茫然，感覺千頭萬緒，不知線頭在哪，從何開始抓起？
會議總算組織開始了，會中你是否戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢、如履薄冰，生怕出現(xiàn)一個問題，影響會議正常進程？
你是否組織過或參加過這樣的一個會議，從早上8點開到下午一兩點，或者下午兩點開到傍晚6、7點？但關(guān)鍵的，你還不是參會人員，你只是列席的旁聽人員。
你是否組織過或參加過這樣的一個會議，會議開著開著，咦？怎么畫風(fēng)變了，突然開始泛泛而談、海闊天空起來，甚至還相互關(guān)心起情感問題。
你是否這樣記會議記錄？精神高度集中，埋頭苦記，恨不得把每一個人的每一句話都記在本子上；整理會議紀要時面面俱到，以致分不清什么是會議記錄什么是會議紀要。
在現(xiàn)實生活中，我們每個人都參加過大大小小的會，或組織過大大小小的會，上面的那些現(xiàn)象或多或少都會遇到過，但很多人不一定會去系統(tǒng)思考過如何辦好一個會，尤其是辦一個勝利的大會。而像玉的石頭（李珣）思考過，上一篇文章中，分享了他寫的《秘書工作手記：辦公室老江湖的職場心法》關(guān)于寫材料（辦文）的一些方法和想法，這一篇主要分享他關(guān)于辦會的方法和想法。我把他的方法歸納為“三關(guān)二十一項注意”，也就是通3關(guān)打21小怪。?
02? 現(xiàn)象的原因
雖然作者沒有明說，但按作者的意思估計就是沒掌握好辦會的方式方法。而我認為還有一點是，觀念上沒有常懷兩心：“細心”和“服務(wù)之心”。
03? 方法論
一、會前關(guān)
這一關(guān)，作者主要講了要如何做好會前通知、會場的布置、會場的選擇等三個需要注意的事項。
1.如何做好會前通知
（1）注意參會人員，一個都不能少
會議要通知哪些人參加呢？有兩種情況：
一種是明確參加人員的，比如開個黨委會，那就是黨委委員和與某個議題相關(guān)的人員，或者領(lǐng)導(dǎo)對某個會議指定了參加人員為某某某的。這種就比較好辦，直接在通知上寫明就好。
另一種是參加人員不太明確的。比如領(lǐng)導(dǎo)沒想清楚，只提了某某某等相關(guān)部門的相關(guān)人員參加的，又或是和慣例不一樣、出現(xiàn)新情況的會。如果是這些類型的會，發(fā)通知前，就要預(yù)先擬好一個建議名單，讓領(lǐng)導(dǎo)拍板決定，避免出現(xiàn)人員通知錯了或是通知少了。
需要注意幾類比較容易通知漏的人員：退休人員、單位的新聞部門人員、分支機構(gòu)的人員、新組建的部門人員。
（2）注意通知三要素，即內(nèi)容、方式、時間。
內(nèi)容，指的是通知中要寫清楚參會的具體時間、地點、人物、會議議題和一些注意事項。記住是具體，比如說地點，夸張一點說你讓人家去北京開會，你就不能只是寫地點是北京，而要具體到某個會議室，注意事項就比如要攜帶什么材料之類的。
方式，是指通知以怎樣的方式發(fā)出去，是發(fā)正式會議文件呢？OA掛網(wǎng)呢？傳真電報呢？電話呢？還是微信群或短信呢？等等的之類的，這得根據(jù)實際情況而定，小會可能只需要微信群或短信電話通知就可以了。
時間，和上面內(nèi)容中的時間不同，這里的時間指的是考慮參會人員來參會的這個時間安排。比如說人家在千里之外，你不可能現(xiàn)在發(fā)個通知，讓人家一個小時候來參會吧，又比如今年12月通知明年3月開的會，估計過完一個歡樂祥和的春節(jié)，很多單位可能早就不記得去年曾經(jīng)接到過一個會議通知了。
（3）注意發(fā)完通知一定有確認反饋
發(fā)紙質(zhì)或掛網(wǎng)的，最好要有參會回執(zhí)。
發(fā)微信群或短信的，最好要有“收到請回復(fù)”“期待您的回復(fù)”等字樣，確定別人看了并且回復(fù)了。
確認出席會議的人員信息，上面提到的兩個是“淺”確認，這個則是“深”確認。確定將會來參會的人員基本信息，或來不了換了誰參加之類的，匯總整理呈報領(lǐng)導(dǎo)或上級，對領(lǐng)導(dǎo)或上級掌控會議人員總體情況及會議如何組織、講話至關(guān)重要。
至于用電話、短信、微信群回復(fù)等的確認方式根據(jù)實際情況而定，哪種方便哪種來。
2.如何做好會場安排
（1）注意做好會場設(shè)備調(diào)試和后勤安排。按照俚語“領(lǐng)導(dǎo)沒來我先來，看看誰坐主席臺；領(lǐng)導(dǎo)沒講我先講，拍拍話筒響不響”這個稍帶戲謔的說法，就是會前要檢查座位、臺卡是否擺放妥當(dāng)，話筒、音響等是否能正常工作，安排好禮儀或服務(wù)人員什么時候迎賓、什么時間斟茶遞水等等。
（2）注意會場背景板。為什么要關(guān)注背景板，因為背景板起到突出活動主題，展現(xiàn)活動主要內(nèi)容和精神的作用，而且它在拍照高發(fā)區(qū)，出鏡率高呀，參會人員會長時間看到它、錄像、拍照都要拍到它。那做背景板要注意什么東西呢？
一是總體設(shè)計不能太花哨。越是高端大氣上檔次的活動會議，背景板就越是簡潔；越是土豪土氣的活動，背景板就越是花哨。好的背景板各有各的妙處，但有一條是共同的，元素越少越好，裝飾越少越好，留白越多越好。千萬別刻意加些什么書法字、祥云底紋、陰影等繁復(fù)的效果，因為做出來的效果和設(shè)計效果不一定一致。
二是視覺盲區(qū)一定要注意留白。比如主席臺后面的背景板，當(dāng)主席臺的人坐下時，下邊大部分人員看不到的地方就是視覺盲區(qū)，保證這些地方不會出現(xiàn)主題標識和logo。
三是背景板顏色選擇。首選單位標準色。其次一般來說，沒特別要求時，紅色和藍色（百看不厭色）。紅色，中國傳統(tǒng)和喜慶氛圍；藍色，看看兩會和國務(wù)院的新聞發(fā)布會就知道了。如果想追求更高的格調(diào)，可以嘗試白色和黑色。
四是背景板一定要記得提前散味。因為一般背景板噴繪用的墨水是由各種化學(xué)色料調(diào)配出來的，含有揮發(fā)性化學(xué)物質(zhì)，有著強烈的氣味。如果預(yù)算足夠可以綠色環(huán)保無味噴繪。
（3）注意安排好貴賓室。一般大型會議或較高級別會議最好提前安排好貴賓室，供來賓和己方領(lǐng)導(dǎo)在會議前后進行短暫休息和交流。主要應(yīng)用于三種情況：
一是會議雙方或多方抵達會場的時間不同，主會場還比較空曠的情況。比如參會人員先到了，他孤零零在偌大的會場看手機或瞎坐都不合時宜，不如引到貴賓室，奉上熱茶更顯尊重。
二是舉辦大型活動，參加人數(shù)眾多，正式開始時間還沒到，主會場已人聲鼎沸的情況。這時嘉賓直接到主會場，一方面不利于嘉賓休息交流；另一方面也有可能造成會場騷動，還不如先請嘉賓到貴賓室，在會議差不多開始時再引到主會場。
三是會議活動正式開始前的非正式交流情況。有利于我方領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓小范圍見面，會前寒暄，以示重視，盡地主之誼的同時，增進非正式交流了解。
（4）注意參會人員與車輛如何進出和停車的問題。尤其是大型會議，人員、車輛進出嚴重影響安全和參會的會前會后心情。比如，是否設(shè)置嘉賓停車位和嘉賓通道，參會人員是東門進東門出還是東門進西門出，停車位夠不夠，不夠怎么辦等等。
一般而言，管理好出入會場的車輛有三種方式：
一是提前收集參會的車牌號。適用于小型的會議，最好不超過10輛車，否則保衛(wèi)部門人員不好辨識。
二是請參會人員自己打印車證擺放在車窗前。比如8月22日開會就打印“8.22”，或者開什么會就打印會議名稱，這種方式比較省事，只要在會議通知里說明即可，適用于參會車輛多，停車場也夠用的情形。
三是隨會議通知寄發(fā)停車證。一般用于規(guī)格高，很正式的大型會議。車證要專門設(shè)計過，一方面有一定宣傳意義和安全保衛(wèi)作用等；另一方面也便于把參會車輛進行分類，比如“一類車證、二類車證、三類車證”對應(yīng)不同的停車區(qū)域等，方便進出管理。
二、會中關(guān)
這一關(guān)，主要講了會議開始了，如何高效開會，而不是開個搞笑的會。主要做到：有明確的議題、合適的議程安排、精簡適中的會議材料、做好會議記錄、處理好會議的突發(fā)狀況等。
1.如何做到有明確的議題
（1）注意不論會議大小都要有議題。沒有議題聊天侃地就浪費寶貴時間了。
（2）注意議題要盡量明確。在參會人員權(quán)限范圍內(nèi)，知道討論什么，難點和問題是什么，要決策什么等，不開含糊的會、跑題的會、無價值的會。
2.如何合適安排好會議議程（會風(fēng)）
（1）注意事項不能太多。一個上午如果安排十個八個議題的話，怎么討論都會錯過飯點而餓肚子，要按“一事一會”或“一類事一會”的原則，使得參會人員的精力盡量聚焦議題，避免議題過多，造成久議不決的拖會情況。
（2）注意每個議題要設(shè)置一定的時間。設(shè)定好一定的時間后，參會人員將更加集中研討，發(fā)現(xiàn)超出時間過多時，主持人要及時進行控制。
（3）注意不產(chǎn)生“陪會”人員。這里有兩種情況：
一種是完全沒必要參會而被叫來參會的；另一種是會議有幾個議題，參會人員被錯開議題參會的。
第一種很容易解決，在擬定參會名單時盡量確切就好。第二種就需要組織會議的人員盡量將有同時參加多個會議的人員安排連續(xù)的議題，這樣不至于參會人員參加完一個議題要隔開幾個議題才再參加另一個議題，尤其是不再會場附近上班的人員，你說他走又不是，不走就只能在那里瞎等。
3.如何做到會議材料精簡適中
（1）注意會議材料不能只求全不求精。會議材料要選關(guān)鍵部分，不能把事項相關(guān)的各種請示、報告、背景材料、專家意見、解決方案全都弄上會議，材料過多又會導(dǎo)致內(nèi)容繁雜、主次不分，厚厚一本翻來翻去，使人抓不住要領(lǐng)。
（2）注意利用好Memo（備忘錄）。最好為每個上會事項準備一個不超過一頁紙的Memo，便于參會人員快速掌握事項的基本情況，了解需要討論和研究的“爭論點”“發(fā)力點”在哪里。Memo上寫明事項來源（誰提出來的），爭議焦點（分歧和依據(jù)）、請示事項（需要會議決策什么）、決策建議（提出部門覺得怎么辦比較好）。
4.如何高效做會議記錄
（1）注意做好記錄的會前準備。盡可能多地了解會議信息，比如會議目的、會議時間、誰主持、誰出席、上一次會議的資料等，這樣才能充分地理解會議內(nèi)容、準確地抓住會議重點，做到心中有數(shù)。
（2）注意記錄時有的放矢。可以預(yù)先定下記錄的框架模板，一般來說，內(nèi)容可以包括：
開會的日期、時間和形式？
有什么人參與，誰是主持？
開這個會是要探討什么問題？
問題的形式和現(xiàn)狀是怎樣的？
提出什么解決方法或觀點？
達成什么共識？
還存在什么問題？
后續(xù)工作如何開展？
誰負責(zé)什么事，需在何時完成？
（3）注意不要埋頭記錄。要抓住會議精神和發(fā)言要領(lǐng)，應(yīng)該多抬頭聆聽，首先聽明白發(fā)言的人在說些什么，然后對照上面的框架用最簡潔的話把要點記下來。聽明白遠比記下來更重要，不要試圖逐字逐句記下參會人員說過的話，因為會議記錄的作用是摘錄會議中商討的梗概和做出的決定，不是如實反映什么人說了什么話的口供筆錄。記錄可用省略法提高記錄效率，比如用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱，省略句等。
5.如何處理會中突發(fā)狀況。
（1）注意提前做好突發(fā)狀況的預(yù)案。比如麥克風(fēng)和音響突然出現(xiàn)問題了等等之類的問題，要提前考慮好預(yù)案，發(fā)生了如何在會中及時妥善處理。
（2）注意預(yù)案涉及的人員都明白了解。能使發(fā)生狀況時，該責(zé)任人第一時間清晰處理。
三、會后關(guān)
這一關(guān)，作者主要講了如何做會議紀要。
如何做好會議紀要呢？注意做到以下兩點：
1.注意及時整理會議記錄。會后寫記錄或紀要應(yīng)趁熱打鐵，趁著印象深刻，寫起來比較容易?；仡櫿麄€會議的內(nèi)容，對會中記錄的材料進行分類、歸納，確定從哪幾個方面整理后，再動手寫。
2.注意會議記錄和會議紀要的區(qū)別。
會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書，更加完整詳細，篇幅較長。會議紀要只記要點，是法定行政公文。
會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定范圍內(nèi)傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。
會議紀要是在會議記錄的基礎(chǔ)上，對會議的主要內(nèi)容及議定的事項，經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀實性和指導(dǎo)性的文件。
會議紀要一般只寫要點和結(jié)論，討論的過程一筆帶過，用概括、總結(jié)性的語言匯總相似或共同的觀點，列成1、2、3條，看起來一目了然，盡量不提具體發(fā)言者的姓名，誰參加了會議在與會者名單中列出即可。
04? 讀這本書后的感想和思考
?一、內(nèi)容容易產(chǎn)生共鳴，貼近現(xiàn)實可借鑒性強。作者分享的這些經(jīng)驗，可能很多人會深有同感，感覺作者經(jīng)歷的這些情況是自己曾經(jīng)經(jīng)歷過的，作者想的東西是自己曾經(jīng)想到過的，作者出現(xiàn)過的錯誤是自己也曾經(jīng)出現(xiàn)過的，唯一的不同就是作者做了詳細的和系統(tǒng)的分析總結(jié)，而我們沒有詳細系統(tǒng)的分析總結(jié)，僅僅浮現(xiàn)在腦海的縹緲碎片之中，遇到了問題可能會靈光乍現(xiàn)地區(qū)處理，人家問到了，可能會偶爾想到了這么一答，而沒有一套完整的指導(dǎo)思路和方法。作者的這套方法，我們可以方便地參考借鑒去處理我們辦會遇到的問題。
二、日常多思考復(fù)盤，多分析總結(jié)是提高自身能力的一個很重要的方法。辦會是一個非常平常的日常事務(wù)，說小可小，說大可大。說它小，是因為它日常到我們平時不太注意它，說它大，是因為會議常常決定很多重要事務(wù)，非重要事務(wù)一般不會上會討論。那對這可大可小辦會過程中，總會收獲得失，但我們很多人沒有及時復(fù)盤和反思，以至于沒有從經(jīng)驗教訓(xùn)中及時分析總結(jié)出一套類似作者這樣的方法。
而對于一個組織系統(tǒng)，更是需要有這樣的分析總結(jié)，而且要將這些分析總結(jié)及時記下來，留存下來，因為這樣才能給一個組織做好傳幫帶，否則，做這個事的人離開了，這個組織還得找人重新遍歷一次這樣的事情，產(chǎn)生惡性循環(huán)。
三、歸納稍嫌不足。作者在書中用“通知會議：一個都不能少”、“如何才能提高效率，避免在會海里淹死”、“開一個團結(jié)勝利的大會，千萬別忽視這幾個細節(jié)”、“開會只信爛筆頭，不靠好記性”這四個小標題來闡述如何組織好會議，我感覺邏輯性不是很強，于是我將其四個小標題下的內(nèi)容稍微做了整理，歸納為會前關(guān)、會中關(guān)、會后關(guān)，以通關(guān)打怪的方式予以呈現(xiàn)。當(dāng)然，我們還可以用PDCA的質(zhì)量管理模型來歸納這個辦會經(jīng)驗，比如分為計劃階段、執(zhí)行階段、檢查階段、處理階段。
可能是因為作者是在自媒體文章的基礎(chǔ)上寫成他的這本書，所以很多標題安排沿用了自媒體的習(xí)慣，主要為了吸引讀者眼球。
三、不求全責(zé)備，真誠有趣分享已屬可貴。你可能會覺得作者還有部分值得注意的內(nèi)容沒有提及，比如，會前如何考慮和選擇會議地點、會議住宿用餐如何安排、大會小會領(lǐng)導(dǎo)和參會人員的主會場和用餐時的座位如何安排、如何組織重大會議的會前彩排，會中如何控制會議議題的正常開展，會后如何做宣傳報道等，如果讀者還想系統(tǒng)了解這方面的內(nèi)容還需要看專門系統(tǒng)介紹會務(wù)的書或請教會務(wù)的專業(yè)人員。
不過，作者的書不是一個介紹如何做會務(wù)的手冊，而是作者介紹他認為重要的、需要注意的辦會經(jīng)驗，他能既真誠又有趣的分享，我覺得這已足夠了。即使他也面面俱到地進行介紹，但也難免掛一漏萬，漏掉你認為重要的內(nèi)容。
四、部分經(jīng)驗可以進一步優(yōu)化。比如在講到如何高效開會的部分，作者提到了注意精簡會議材料和做Memo，我覺得是挺好的，但我感覺如果可能，或者是內(nèi)部會議，或會議材料不涉密的前提下，可以提前將會議材料通過內(nèi)部郵箱或?qū)⒓堎|(zhì)版的材料發(fā)給相關(guān)參會人員，尤其是做決策的領(lǐng)導(dǎo)，請其提前審閱，這樣在開會時減少參會人員看材料的時間，提高會中開會的效率。又比如說到會后及時整理會議記錄，其實這是一個苦逼的過程，因為經(jīng)常是飯點或下班時刻，如果是非涉密會議，能否采用錄音筆的先錄了，這樣可以再稍晚一點整理。當(dāng)然，各人有各人的方法，我覺得可以根據(jù)自己單位、公司、部門實際進行優(yōu)化。
五、可以借用“清單”的方式不斷完善辦會流程。大家看了一下上面介紹的辦一個勝利的大會居然要像玩游戲一樣通關(guān)打怪，而且是三大關(guān)二十一個小怪，不免也會頭大，誰會記得住那么多呀。雖然了解了辦會諸多注意事項，腦海中已不是一團漿糊了，但總怕頭緒很多，掛一漏萬，那怎么辦？
我這里介紹下我自己的方法，就是用“清單”，就是把會前、會中、會后的所有應(yīng)該注意的事項用Excel表分類列成清單，用打鉤的方式，完成一項打鉤一項，這樣就不至于老是去想我是不是哪里還沒有考慮周全。盡量用客觀的清單工具，克服容易受影響的主觀經(jīng)驗。
阿圖·葛文德《清單革命》中提到，人類有兩種錯誤，一種是“無能之錯”，一種是“無知之錯”，無能之錯可原諒，無知之錯不可原諒，而用“清單”就能較好地避免無知之錯。無知之錯是因為我們沒有掌握正確知識而犯下的錯誤，無能之錯是因為我們掌握了正確知識，但卻沒有正確使用而犯下的錯誤。
我們看了作者的書以及結(jié)合自己的經(jīng)驗已經(jīng)積累并掌握了一定正確的知識，下來，最好就用清單把它們固化下來正確使用。操作飛機或宇航飛船多復(fù)雜、醫(yī)院手術(shù)操作多復(fù)雜、建筑工程多復(fù)雜，如果沒有用清單式的操作，估計很多人都是記不住那么多步驟的。
六、沒有做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，容易耗掉一個人。一個會，如果你的領(lǐng)導(dǎo)直接統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，你就按照上面的某個步驟，做好領(lǐng)導(dǎo)安排給你的部分工作就好了；如果安排你來統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，那你就需要通盤統(tǒng)籌，做好人手、事務(wù)安排和責(zé)任分工，如果可以通過購買專業(yè)會務(wù)公司來開展的話，那當(dāng)然也是再好不過的。可是現(xiàn)實中的會議，你會發(fā)現(xiàn)有不少是沒有統(tǒng)籌好，而累趴一個人的現(xiàn)象，久而久之那個人被耗掉了。
在現(xiàn)在各項工作人手緊張的情況下，我曾經(jīng)見過一個基層會務(wù)人員辦的一個時間緊的會議，他要負責(zé)擬發(fā)通知、擬寫主持詞（主持手卡）、擬寫講話稿、擬會議議程、擬會場PPT、負責(zé)聯(lián)系廣告公司設(shè)計會場橫幅之類的東西、購買會議獎品、安排布置會場、會場電腦控制、做會場主持人、安排頒獎、寫宣傳稿件等。你以為這就完了嗎？沒有，他還有本職的其他工作。
雖然會議最后沒出太大差池，但出現(xiàn)這種情況，不得不說該名會務(wù)人員和他的上級都沒有統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好。一是上級沒合理統(tǒng)籌安排好人力資源，二是該會務(wù)人員在反饋給上級沒有得到人力增援的前提下，應(yīng)盡量請求其他同事適時給予一定的幫忙。
七、勝利的大會，關(guān)鍵在于細心和服務(wù)之心。如果我們把上面6點看作辦會戰(zhàn)術(shù)方面的事情，那細心和服務(wù)則是辦會戰(zhàn)略方面的事情。執(zhí)行戰(zhàn)術(shù)的主要是人，人能否執(zhí)行好這6點，從深層來講就是在內(nèi)心上是否擁有細心和服務(wù)之心。
這樣才能要從思想觀念上真正重視參會的人員、重視參會人員的寶貴時間，才能主觀能動性地避免會前的漏通知、會中出現(xiàn)漫無邊際的瞎侃。小會，缺少這兩心影響不大，可是大會則會出現(xiàn)大問題，甚至影響參會人員安全和影響重大決策的順利出臺。
我曾經(jīng)組織過一個一天的行業(yè)會議。一天的會議，估計很多人會安排從早上9點開始，當(dāng)天下午5點半結(jié)束?？墒?，有一領(lǐng)導(dǎo)說，不如從下午2點開始，第二天12點結(jié)束。為什么呢？主要考慮到遠在幾百公里外的下屬單位人員能早上出發(fā)，中午到了之后用上餐，下午參會，住一晚第二天中午會議結(jié)束后，能用上午餐回原地，前后用2天。如果用第一種方式，遠途的參會人員就必須提前一天到參會地住一晚，第二天然后參加一天的會，再住一晚，然后第三天早上回去，這樣前后算起來可能要耗費3天，而且參會人員還勞累。該領(lǐng)導(dǎo)用心之細、服務(wù)之周可見一斑。
會議，是學(xué)習(xí)、傳達、協(xié)調(diào)、部署、研究決定一些事的形式，只要社會上有組織存在，就會有會議的存在，因此，參會和辦會是很多職場人員都會經(jīng)歷到的事，只要有組織存在，就會有會議的存在。尤其剛踏上職場的新人，我覺得掌握上面的方法也是大有裨益的。
不論任何時候時間都是寶貴的，浪費時間就等于浪費生命，浪費別人的時間就相當(dāng)于謀財害命，因此，我們要辦心中有數(shù)的會，而不要辦一團漿糊的會；我們要開高效的會，而不要開搞笑的會，我們不浪費生命，我們也不謀財害命。
最后，讓我們都能掌握適用于自己實際的辦會方法，通過辦文辦會來辦事，來解決問題。
文末話題：
如果讓你來組織一場會議，你覺得哪個環(huán)節(jié)最重要？
