在信息技術(shù)的影響下，辦公逐漸倡導(dǎo)無紙化、電子化，越來越多的文件會存儲在電腦里。雖然這確實(shí)便利，但也出現(xiàn)了下面這些讓人「頭痛」的問題：
- 想找一個文件卻不知道放在哪里
- 想到家里辦公，卻忘記拷貝文件
- 文件更新后，卻找不到之前的版本
……
對于這些問題，其實(shí)都能稱之為「缺乏文件管理」。那如何解決它呢？
今天，就跟大家講講如何通過 WPS，零門檻上手文件管理，快速找到想要的文件。
01：文件管理的四個重點(diǎn)
電腦中浩如煙海的文件，也逐漸讓「文件管理」成為了一門大學(xué)問，很多人會基于實(shí)際場景需求，總結(jié)出屬于各種各樣的方法和習(xí)慣。
但事實(shí)上，都離不開以下 4 點(diǎn)：
下面我們將結(jié)合上圖提及的 4 點(diǎn)，為大家解構(gòu)如何用 WPS 實(shí)現(xiàn)初步的文件管理。
02：善用高效的首頁，解決備份和同步
在 WPS 2019 中，全新的首頁有著「最近打開、個人中心」2 個快捷欄，它們將幫助你快速上手最基礎(chǔ)的文件管理。
如若將文檔備份至 云文檔，那么便能充分發(fā)揮文件管理功能。
給文件加星標(biāo)
如果需要經(jīng)常打開一些文件，你可以選中已上傳到云文檔的文件，右鍵單擊選擇「添加星標(biāo)」。
添加后，便能直接在首頁「最近打開」的 ??星標(biāo)中快速打開，不需要再花費(fèi)時間尋找。
<figcaption style="margin-top: 0.66667em; padding: 0px 1em; font-size: 0.9em; line-height: 1.5; text-align: center; color: rgb(153, 153, 153);">（添加好星標(biāo)后，便能在左側(cè)「星標(biāo)」找到文件）</figcaption>
敲重點(diǎn)！給文件添加「星標(biāo)」的行為，將會自動備份到 WPS 賬號之中。
也就意味著，無論你換到任何電腦、手機(jī)，只要登錄同一賬號，便能直接快速查看、編輯，解決重要文件不知道放哪里的煩惱。
實(shí)時同步的文件夾管理
在 WPS「云文檔」中，你可以直接新建文件夾，并支持將文件移動至文件夾中，方便直接對文件進(jìn)行分類。
而這些管理好的文件夾，將會保存至 WPS 賬號；即便切換至不同設(shè)備，也將保持一致。
以我自身工作為例，我可以將工作分為多個不同方向的文檔，即便臨時有事，也能在路上/ 在家里直接登錄 WPS 查看、編輯，不再受限于公司辦公電腦。
值得一提的是，不同設(shè)備間打開過的文檔，WPS 「云文檔」會創(chuàng)建一個以設(shè)備名稱命名的文件夾自動加密備份，防止意外退出導(dǎo)致文件丟失，也進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)跨設(shè)備辦公。
你可以點(diǎn)擊 WPS 左側(cè)的「云文檔」，可看到文件夾「我的設(shè)備」，點(diǎn)擊便能看到不同設(shè)備的子文件夾。
此外，WPS 2019 還支持給文件夾創(chuàng)建快捷訪問方式——常用。
僅需在云文檔中，右鍵單擊文件夾，選擇「固定到常用」后，該文件夾便能在首頁面板中快速訪問。
02：用云文檔，解決繁瑣的命名
對于絕大多數(shù)用戶而言，文件管理的難點(diǎn)是「文件命名」，而更大的難點(diǎn)則是對同一個文件、不同版本的命名。
比如說：我們編輯好一份文檔后，總會需要經(jīng)過給領(lǐng)導(dǎo)同事檢查，接著再根據(jù)修改意見反復(fù)修改、反復(fù)檢查......
這種時候，對這類文件的命名方式便會影響到后續(xù)查找（有時候自己本人也會分不清?。。?/p>
但如果你選擇使用 WPS 云文檔，那么便不會存在上述的問題了，因?yàn)榻o同一文件、不同版本的命名已經(jīng)用更科學(xué)的辦法「歷史版本」解決了。
你不再需要反復(fù)保存文檔，直接就能根據(jù)修改意見進(jìn)行編輯，WPS 云文檔都將會自動記錄編輯的時間、保存的版本、編輯人。
更酷的是，文件的所有版本點(diǎn)擊皆可預(yù)覽，也支持直接導(dǎo)出、恢復(fù)。不需要對文件重復(fù)命名，WPS 云文檔「歷史版本」就能自動幫你搞定！
03：快速搜索、分類搜索，皆可快速搞定
文件管理的目的，便是在需要時能夠快速搜索定位。WPS 自帶的功能中也能輕松實(shí)現(xiàn)。
用「搜索框」搞定快速搜索
在快速搜索方面，WPS 2019 首頁提供了搜索框功能。用戶搜索文件名稱，即可快速找到文件及所在的位置。
倘若將文件備份至 云文檔，WPS 會員用戶還能使用「全文檢索」功能，僅需在搜索框中輸入關(guān)鍵詞，不僅能快速找到相關(guān)的文件名稱，還能看到文檔正文內(nèi)容中含有關(guān)鍵詞的文件。
具體如下圖所示：
分類搜索善用「篩選」
辦公文件格式十分多樣，常見的有文檔、表格、PPT、PDF、圖片等等。為了方便用戶快速對文檔進(jìn)行分類查找，WPS 2019 提供了「篩選」功能。
僅需在首頁中點(diǎn)擊「篩選」，即可讓文件以不同的格式進(jìn)行排列：
最后，我們來總結(jié)下，在 WPS 中開啟「云文檔」功能，便可充分實(shí)踐文件管理的 4 點(diǎn)要領(lǐng)：
備份和同步：善用星標(biāo)、云文檔文件夾
合理命名：使用云文檔的「歷史版本」
快速搜索：使用首頁「搜索框」快速定位
分類搜索：善用首頁的「篩選」
今天的文章就到此結(jié)束啦~如果你還沒有良好的文件管理習(xí)慣，那么建議你使用 WPS 2019 的上述功能，杜絕再出現(xiàn)關(guān)鍵時刻找不到文件的狀況。
