題外話：我一直覺得，我們常說的時(shí)間管理其實(shí)應(yīng)該叫做效率管理。我們研究如何高效率應(yīng)用時(shí)間，其實(shí)就是研究如何高效率工作。
（一）
在效率管理的內(nèi)容中，文件管理是其中一個重要的組成部分。它指的是對工作文件的處理、備案、歸檔等等。
文件管理的方法很多，但終歸超過不以下幾種方法：
1、樹狀目錄。
2、文件或目錄命名。
3、文件標(biāo)簽。
樹狀目錄是文件管理的基礎(chǔ)，它的基本思維就是對所管理的文件或目錄進(jìn)行逐級分類，資源管理器就是以此為基礎(chǔ)。這種方法非常符合人類的思想方式和思維框架。
對文件或目錄的命名，主要是利用了系統(tǒng)長文件名的規(guī)則，在文件的名字中加入了關(guān)鍵字因素。比如在對文件或目錄命名時(shí)，可以將序號、時(shí)間、事項(xiàng)、場所、人物以及關(guān)鍵詞等等加入其中。這種命名方法和樹狀目錄結(jié)合在一起，配合文件搜索和定位功能，可以在目錄分類的基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高文件管理效率。
標(biāo)簽是比較高級的文件管理方法，但是受系統(tǒng)限制，得需要專門的文件管理軟件才能使用標(biāo)簽。雖然長文件名在某種程度上可以起到標(biāo)簽的作用，但是效果并不好，既傷神又費(fèi)時(shí)費(fèi)力。
在最近一次上網(wǎng)時(shí)，我突然想出了一個特別巧妙的文件管理辦法。從使用效果上看，可以完全超過上面所說的文件管理方式。
（二）
我是2000年上網(wǎng)的老網(wǎng)蟲，曾經(jīng)是新聞組的常客。
新聞組（英文名NewsGroup或Usenet）就是互聯(lián)網(wǎng)上的電子討論組，它的歷史幾乎和互聯(lián)網(wǎng)的歷史一樣長。它和WWW、Email、Telnet、FTP同為互聯(lián)網(wǎng)提供的重要服務(wù)內(nèi)容之一。在國外，新聞組賬號和上網(wǎng)賬號、E-mail賬號一起并稱為三大賬號，由此可見其使用的廣泛程度。由于種種原因，國內(nèi)的新聞服務(wù)器數(shù)量非常少，各種媒體對于新聞組的介紹也很少。新聞組用戶大多局限在一些資歷較深的老網(wǎng)蟲或高校校園內(nèi)。
在2000年左右，國內(nèi)尚有不少新聞組存在，如萬千、寧波、大洋、奔騰等等。但隨時(shí)互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展，新聞組漸趨式微。目前國內(nèi)新聞組只有新帆了（news://http://news.newsfan.net，在此推薦一下）碩果僅存。（如果需詳細(xì)了解新聞組的特色，可以直接百度之，這里就不介紹了）
新聞組除了它本身具有的特點(diǎn)外，它在討論組的分類、命名上獨(dú)具特色，這也是我要講的關(guān)于文件管理的內(nèi)容。
新聞組是由許多特定的討論組構(gòu)成，這些討論組就猶如我們使用的文件夾或目錄。
組與組之間以類別相區(qū)分，呈樹狀結(jié)構(gòu)。但這個樹狀結(jié)構(gòu)并不是由一個父目錄和一層層的子目錄構(gòu)成。
它只有一個層次，樹狀結(jié)構(gòu)是通過討論組以特定規(guī)則命名的名稱呈現(xiàn)出來的。
下面就是今天要講的重點(diǎn)。
為了方便，我們不使用英文新聞組，而以國內(nèi)唯一的新聞組——新帆新聞組為例，講講這個問題。
新聞組的討論內(nèi)容一般分為九大分類：1、comp（計(jì)算機(jī)）；2、news（新聞組本身）；3、rec（休閑娛樂）；4、sci（科學(xué)）；5、soc（社會）；6、biz（商業(yè)）；7、talk（聊天或者是辯論）；8、misc（無法明確分類的東西）；9、alt（“altemative”的簡寫，在這類組里可以討論各類話題）。
但這些只是粗略的大分類，為了有效進(jìn)行溝通討論，還需要精細(xì)劃分，還需要向下再分級再分類。而分級分類的方法，就是通過對討論組的命名，由大到小，逐層分類（分類名之間用“.”隔開）。
以下就是我國新帆新聞組的部分討論組的組名：
……
本站站務(wù).公告
本站站務(wù).站務(wù)討論
計(jì)算機(jī)
計(jì)算機(jī).軟件
計(jì)算機(jī).軟件.編程
計(jì)算機(jī).軟件.編程.ASP
計(jì)算機(jī).軟件.編程.C語言
計(jì)算機(jī).軟件.編程.Dephi
計(jì)算機(jī).軟件.編程.Java
計(jì)算機(jī).軟件.編程.Visualstudio
計(jì)算機(jī).軟件.編程.VisualStudio.VB計(jì)算機(jī).軟件.編程.匯編
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科學(xué)技術(shù).通訊.移動通訊.手機(jī)
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休閑娛樂.游戲天地
休閑娛樂.游戲天地.Diablo
休閑娛樂.游戲天地.Half-Life
……
大家看出來了吧？
這就是新聞組命名的特色。
它利用新聞組的命名規(guī)則，通過對各個討論組的命名，只用一級文件目錄，就將所有的類別和內(nèi)容都列了出來。憑借這種命名方法，你可以一眼就能找到自己需要進(jìn)入的討論組。
實(shí)際上，新聞組的文件管理思維仍然是樹狀管理思維，但它卻通過巧妙的命名避免了樹狀目錄那種因?qū)哟芜^多而難以駕馭的毛病。
（三）
我利用這種命名方法，在工作中建立了自己的文件管理體系。
以下就是我的文件夾目錄：
01.運(yùn)營
01.運(yùn)營.網(wǎng)點(diǎn)辦
01.運(yùn)營.考評
01.運(yùn)營.宣傳
01.運(yùn)營.自助設(shè)備
02.計(jì)財(cái)
02.計(jì)財(cái).利率管理
02.計(jì)財(cái).固定資產(chǎn)
02.計(jì)財(cái).宣傳
02.計(jì)財(cái).檢查
02.計(jì)財(cái).稅務(wù)
02.計(jì)財(cái).系統(tǒng)管理
02.計(jì)財(cái).績效考核
02.計(jì)財(cái).費(fèi)用
02.計(jì)財(cái).采購
03.內(nèi)控
03.內(nèi)控.反洗錢
03.內(nèi)控.掃黑除惡
03.內(nèi)控.檢查
03.內(nèi)控.法律
03.內(nèi)控.法律.制度管理
03.內(nèi)控.法律.宣傳
03.內(nèi)控.法律.訴訟
04.風(fēng)險(xiǎn)
04.風(fēng)險(xiǎn).制度政策
04.風(fēng)險(xiǎn).征信
04.風(fēng)險(xiǎn).征信.宣傳
04.風(fēng)險(xiǎn).系統(tǒng)管理
04.風(fēng)險(xiǎn).貸后
05.工會
05.工會.困難幫扶
05.工會.工會帳務(wù)
05.工會.扶貧
05.工會.活動
06.辦公室
06.辦公室.公示
06.辦公室.宣傳報(bào)道
06.辦公室.檢查
07.人力資源
07.人力資源.黨建
07.人力資源.勞資
……
唯一和新聞組不同的是，我給自己的文件夾命名時(shí)加上了序號。
這主要是為了將自己管理的工作條線排好優(yōu)先級——這也是效率管理的要求。
（四）
其實(shí)，這種目錄命名方法最出色的地方并不是文件的分類管理，而是它所起到的標(biāo)簽作用。也就是說，這種命名方法在某種程度上完全可以取代文件標(biāo)簽。
例如，在我上面的文件目錄中，有多個目錄名字中都包含有“宣傳”字樣。這主要是因?yàn)槲夜芾淼母鱾€工作條線都有對外宣傳的要求，因此我們通常將各條線的宣傳報(bào)道或相關(guān)資料文件都放入各自條線的文件夾里。比如運(yùn)營條線的宣傳資料就放在「01.運(yùn)營.宣傳」下，內(nèi)控條線的法律宣傳資料就放在「03.內(nèi)控.法律.宣傳」目錄下，征信宣傳資料就放在「04.風(fēng)險(xiǎn).征信.宣傳」目錄下，而辦公室條線的宣傳資料就放在「06.辦公室.宣傳報(bào)道」目錄下。
如果你在年末需要做全年各條線宣傳工作的總結(jié)或匯報(bào)時(shí)，你只需搜索一下「宣傳」兩個字，就可以直接將所有的宣傳資料一次全部找到——在搜尋時(shí)我通常使用Everything軟件，那速度真如閃電一樣快！當(dāng)然，如果沒有相關(guān)的工具軟件，利用系統(tǒng)本身的搜索功能也足以應(yīng)付這個問題。
特別值得一提的是，這種命名方法完全可以象標(biāo)簽一樣，具備子標(biāo)簽對父標(biāo)簽的繼承特性。因此，如果一個文件具有多重特點(diǎn)或性質(zhì)，完全可以利用目錄命名來解決。就如上文件所舉的例子那樣，不同條線的報(bào)道資料，通過目錄名的異同，即可分辯出不同文件的不同性質(zhì)和屬性。
這種文件管理方法特別適合管理?xiàng)l線多的職場員工， 因此，強(qiáng)烈向各位職場同仁推薦這一文件管理方法。
