最近看到一句話：“總有人會把大量的時間用在尋找信息上，這些信息往往是一些簡單而又務(wù)實的問題?！?/p>
有時候我們在行政工作中常常會有一些看似清晰、實則模糊的問題，比如“這個酒店的協(xié)議價格是多少”、“這次的年會標(biāo)準(zhǔn)是多少”、“這項工作的負(fù)責(zé)人是誰”，等等。
落實到個人行動，常常會對應(yīng)出現(xiàn)這樣的問題，“最新的酒店協(xié)議放哪兒去了”、“上次的年會方案還在不在了”、“這項工作的相關(guān)資料存在哪兒了”。
在整理信息的時候，我們最容易犯的一個錯誤就是想把所有信息都記在腦子里。記少量信息容易，大量信息呢？記短期信息容易，長期信息呢？
德國心理學(xué)家艾賓浩斯(H.Ebbinghaus）研究發(fā)現(xiàn)，遺忘在學(xué)習(xí)之后立即開始，而且遺忘的進(jìn)程并不是均勻的。這條曲線告訴人們在學(xué)習(xí)中的遺忘是有規(guī)律的，遺忘的進(jìn)程很快，并且先快后慢。觀察曲線，你會發(fā)現(xiàn),學(xué)得的知識在一天后，如不抓緊復(fù)習(xí),就只剩下原來的25%。
現(xiàn)在的信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)，我們?yōu)楹芜€要把信息都苦苦堆積在腦海里呢？及時、準(zhǔn)確地整理信息，可以有效減輕大腦負(fù)擔(dān)，留出更多空間來思考和想象。
一、信息是否有用？
判斷一個信息是否有用，可以有三條基準(zhǔn)：
1.是不是已經(jīng)過期的信息
比如在工作聯(lián)系中，發(fā)現(xiàn)某個聯(lián)系人已經(jīng)從原單位離職，這就是一種已經(jīng)過期的信息，需要趕緊確認(rèn)新聯(lián)系人。
又比如訂房協(xié)議經(jīng)常是一年一簽，價格也會調(diào)整，這時也要注意信息是否過期了。
2.是不是重復(fù)的信息
行政工作中少不了溝通，常常是一件事情和N個領(lǐng)導(dǎo)溝通，而N個領(lǐng)導(dǎo)之間還會相互溝通，這樣溝通的結(jié)果就是會有信息滯后的情況，比如領(lǐng)導(dǎo)們確認(rèn)事情辦好了，就會有幾個領(lǐng)導(dǎo)多次來通知事情做好了，這時候就會出現(xiàn)信息重復(fù)的情況。
3.是不是今后不再用到的信息
行政工作要用的信息很多很雜，一件事情經(jīng)常是周期性出現(xiàn)的，那就要特別注意這點。一般來說，我很少丟東西或刪信息，因為很難保證過一段時間領(lǐng)導(dǎo)不會舊事重提。
所以在無法判斷這個信息是否還會在用到的情況下，我的建議是保留，一般情況下保留超過五年還沒用過一次，就丟棄。當(dāng)然，丟棄的是紙質(zhì)的，電子的是長期保存的。
二、有用的信息該如何整理
1.整理信息有一條非常關(guān)鍵的思路：我們要記住的是“什么信息該存哪兒”，而不是“信息存哪兒了”。
這保證了我們是依循一定的規(guī)律去保存信息和查找信息。
2.有用的信息有哪幾類呢？一共是五類：
待處理信息、參考信息、項目支持信息、已完成信息、將來也許信息。
是不是很眼熟，對~就是GTD的五個文件夾。
3.當(dāng)我們決定了有哪些分類，決定放哪個文件夾可以參考這三個標(biāo)準(zhǔn)：
（1）是否能立刻找到
是電子存檔還是實體存檔？如果是電子，是放電腦里還是放手機(jī)里？如果是實體，是放桌面上還是放抽屜里？
（2）是否便于拿出來
是的，你已經(jīng)立刻找到要的信息了，那你能順利拿出來嗎？如果當(dāng)時是將實體信息束之高閣，那你得拿個梯子；如果當(dāng)初是將電子信息存在公司，而你人并不在公司，那你得趕緊回公司。
（3）還原時是否方便
是的，你已經(jīng)立刻找到要的信息了，也順利的拿出了信息，那你用好之后打算怎么還原？這個問題看似簡單，實則有深意，因為你一旦使用了信息，一般來說信息是會有變動的，那你還打算放回原來的位置嗎？如果放回去，是用原來的形態(tài)還是新的形態(tài)呢？下次查找還能像這次一樣立刻找到嗎？
4.這里推薦幾類信息的存放分類方式
（1）按項目
一個項目通常開始和結(jié)束有比較明顯的標(biāo)志，從項目開始把所有相關(guān)的都存在一起，有利于項目的順利開展。當(dāng)項目結(jié)束時，再從頭整理資料，區(qū)分參考信息、已完成信息、將來也許信息等，就能有效做好信息整理。
（2）按內(nèi)容
行政工作以模塊多著稱，把相對獨立的模塊分成單獨的文件夾，可以保證思路清晰，在參考資料中尤其有用。
3）按客戶名稱
大家都知道行政工作和許多領(lǐng)導(dǎo)都會有直線聯(lián)系，有時候領(lǐng)導(dǎo)布置的一項簡單工作可能會引發(fā)后續(xù)一系列的工作，所以不可小覷。這時最簡單的整理方式就是給每個領(lǐng)導(dǎo)都建一個單獨的文件夾，只要是某位領(lǐng)導(dǎo)布置的，就存檔到相應(yīng)的文件夾。這樣后續(xù)查找就會非常簡便。
（4）按日期
按日期是最常見的文件夾分類方式，任時光匆匆，過去的時光不會再回來，所以每天都是獨一無二的，有年月日標(biāo)注的文件夾，對周期性工作強(qiáng)的工作是很好的分類方式。
三、tips
1.給文件取名時要有一定的規(guī)則
這點很多次強(qiáng)調(diào)了，同樣類型的工作內(nèi)容取名要統(tǒng)一、文件夾盡量都加上日期等等。
2.保管時盡量集中在一定的地方
這個一定的地方絕對不要超過3個，因為人最容易記住的就是3個項目。3是個很魔性的數(shù)字，它符合人類身體的節(jié)律性活動規(guī)律，一旦超過3個，人們就不太容易記住了。
3.定期進(jìn)行備份
對于備份保存這類定期的作業(yè)，最好能用軟件進(jìn)行管理，比如自動備份等。
4.巧用快捷方式
文件資料多的朋友常常會發(fā)現(xiàn)每次找個文件需要點開文件夾1——點開文件夾2——點開文件夾3——...——點開文件N，終于找到文件。
這時有個方法非常好用，叫“快捷方式”。
方法很簡單，點中你常用的文件夾，右鍵“創(chuàng)建快捷方式”，你就能在桌面上一次點擊就能找到了。
這個方法對項目型工作很友好，方便隨時開始隨時結(jié)束。
四、慣例總結(jié)
今天講的是電子文件整理，講了三個方面內(nèi)容：
1.用三個基準(zhǔn)確認(rèn)是否是有用的信息：是不是已經(jīng)過期的信息、是不是重復(fù)的信息、是不是今后不再用到的信息。
2.有用的信息如何整理：一個中心思想：“記住什么信息該存哪兒”，五類信息“待處理信息、參考信息、項目支持信息、已完成信息、將來也許信息”，三個標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)放哪里：“是否能立刻找到、是否便于拿出來、還原時是否方便”，四個推薦分類方式“按項目、按內(nèi)容、按客戶名稱、按日期”。
3.四個tips：取名有規(guī)則、保管要集中、定期來備份、用快捷方式。
你們get了嗎？
