我給自己打上的一個(gè)標(biāo)簽，就是“工具控”，在工作和生活中，會(huì)接觸以及使用到各種工作來(lái)幫助我提高工作效率。但實(shí)際上工具只是我們拿來(lái)輔助工作的，一味得研究工具的使用反而本末倒置了。
看著我手機(jī)里躺著的幾百個(gè)app，抽出一個(gè)周末的午后，進(jìn)行了整理，留出常用的，越來(lái)越覺(jué)得使用工具，其實(shí)關(guān)鍵在于背后的工具思維，而不在工具的本身。
首先要清楚什么是工具化思維，一開(kāi)始，我只是用工具，并沒(méi)有從思維層面去想為什么要使用這個(gè)工具，以至于會(huì)陷入一個(gè)誤區(qū)，就是為了用工具而用。
后來(lái)聽(tīng)了一場(chǎng)關(guān)于運(yùn)營(yíng)工具的知乎live，才明白運(yùn)營(yíng)思維是什么，我自己后來(lái)重新內(nèi)化理解為這4點(diǎn)。
我們使用工具的最終目的是看清楚工具背后的邏輯，能產(chǎn)生什么樣的效果，在應(yīng)用的時(shí)候還要思考具體的應(yīng)用場(chǎng)景。
有些工具的使用是會(huì)付出一定成本的，包括時(shí)間、金錢(qián)成本，在學(xué)習(xí)工具的時(shí)候要考慮到會(huì)付出的成本能否帶來(lái)足夠的回報(bào)。
工具思維有個(gè)總的原則就是：遇到痛點(diǎn)，試著用工具來(lái)解決。真實(shí)場(chǎng)景里面，很多時(shí)候，我們遇到的問(wèn)題，在我們之前肯定也會(huì)有人遇到過(guò)，這時(shí)候，就可以去搜索看看這個(gè)問(wèn)題有沒(méi)有工具可以解決。
都是做新媒體的，相信我遇到的一些問(wèn)題，你們也有遇到過(guò)，我一直有個(gè)觀點(diǎn)“用前人踩過(guò)的坑給自己填坑”。
我的工作中，有很大一部分就是做內(nèi)容，以下講的是我的一些經(jīng)驗(yàn)，肯定專業(yè)性比課程內(nèi)容差遠(yuǎn)了。
大體上，從找選題、素材搜集、找圖片以及文章撰寫(xiě)這幾個(gè)方面來(lái)說(shuō)說(shuō)我遇到的一些問(wèn)題，以及怎么運(yùn)用一些工具來(lái)幫助工作的。
首先是選題，做內(nèi)容的都知道，選題決定了文章的一半，有時(shí)候?qū)懓胩煳恼拢x題不好，最后的數(shù)據(jù)也不會(huì)太好。
剛開(kāi)始工作的時(shí)候，由于是日更，寫(xiě)一段時(shí)間就感覺(jué)自己被掏空了，因?yàn)槊刻於荚谳敵瞿骋粋€(gè)主題的文章，而輸入速度是明顯跟不上的，我的老大又要求每天發(fā)原創(chuàng)內(nèi)容。
我面臨的問(wèn)題就是，沒(méi)有針對(duì)性得建立自己的選題庫(kù)，畢竟不是每天都有熱點(diǎn)，要保證內(nèi)容輸出的可持續(xù)性。
感覺(jué)我是一個(gè)善于做整合的人，在聽(tīng)課的時(shí)候，能夠解決同一類問(wèn)題的方法，我會(huì)整合在一起。
比如，這里開(kāi)拓選題的四種方法，BlueMC是有次在群里看小灰老師在用，web scraper 爬競(jìng)品文章是三節(jié)課里爬蟲(chóng)限免課里學(xué)到的，人機(jī)料法環(huán)選題樹(shù)是安可老師的選題課里提到的，即刻app訂閱行業(yè)資訊是聽(tīng)彭小六分享里學(xué)到的。
在使用工具的時(shí)候，可以問(wèn)自己幾個(gè)問(wèn)題：1.我學(xué)習(xí)這個(gè)工具是為了解決什么問(wèn)題？2.我從哪里學(xué)到這個(gè)工具的，源頭在哪里？3.對(duì)于這個(gè)工具的用法，有更權(quán)威的方法嗎？4.是否可以替代已掌握的工具？
比如，在BlueMC和web scraper的使用，一開(kāi)始想著會(huì)有重復(fù)，問(wèn)了第4個(gè)問(wèn)題之后，發(fā)現(xiàn)兩個(gè)工具的功能不會(huì)完全重復(fù)，可以結(jié)合起來(lái)使用。
我一般拿BlueMC來(lái)爬取競(jìng)品的歷史文章，根據(jù)文章影響力的排序來(lái)尋找選題，填充選題庫(kù)。而在發(fā)現(xiàn)BlueMC這個(gè)工具之后，web scraper就被我拿來(lái)爬取知乎的問(wèn)答了，再結(jié)合Distill Web Monitor來(lái)做數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)，看到哪些問(wèn)答的曝光量比較高，知乎上瀏覽量大的問(wèn)答都會(huì)是一個(gè)好的選題方向。
知乎上有一個(gè)問(wèn)答里有講這個(gè)工具的使用場(chǎng)景
https://www.zhihu.com/question/36546814/answer/177828992
通過(guò)這樣的方法，我把競(jìng)品的文章整理出來(lái)一個(gè)很大的內(nèi)容庫(kù)，就算是只看影響力排名高的選題也有不少，雖然在很大程度上填充了選題庫(kù)。但從另一方面，這些選題都被寫(xiě)爛了，沒(méi)什么新意，按照這個(gè)方法，找的選題，在網(wǎng)上同質(zhì)化的內(nèi)容太多了。
這時(shí)候就想起我之前學(xué)的，用人機(jī)料法環(huán)來(lái)拓寬選題思路，以樹(shù)狀的結(jié)構(gòu)去發(fā)散思路，把多個(gè)關(guān)鍵詞進(jìn)行組合，看看能不能碰撞出新的思考，這樣得出的選題，重復(fù)性就不會(huì)那么大。
在實(shí)際工作中，我也發(fā)現(xiàn)，關(guān)注的公眾號(hào)太多了，有時(shí)候想找一些行業(yè)內(nèi)的號(hào)，或者是自己關(guān)心領(lǐng)域的，一是比較難找，二是自己的注意力容易被別的信息分散。一直聽(tīng)有人說(shuō)公眾號(hào)怎么不出一個(gè)分類功能，既然沒(méi)這功能，也可以借助第三方工具來(lái)實(shí)現(xiàn)。
有個(gè)app叫即刻，可以實(shí)現(xiàn)分類訂閱關(guān)注的公眾號(hào)?？梢杂脕?lái)監(jiān)測(cè)競(jìng)品或相關(guān)公眾號(hào)發(fā)布的內(nèi)容，免受公眾號(hào)小紅點(diǎn)的打擾。
一開(kāi)始，都是確定一個(gè)選題，然后再去找素材，自己也意識(shí)到了，這樣的工作頂多是在做文章的整合，稱不上是在寫(xiě)作，于是，我就有意識(shí)得去聽(tīng)一些別人關(guān)于寫(xiě)作的分享，很多人都提到的一點(diǎn)是建立自己的素材庫(kù)。
用得最多的就是印象筆記了，很多人使用這個(gè)筆記工具，因?yàn)槭忻嫔系拇蠖鄶?shù)app都支持保存到印象筆記，且可以保存微信文章。但很少有人用得好它，大多數(shù)人都是把內(nèi)容一股腦得往里塞，放在里面的內(nèi)容也不進(jìn)行分類整理，堆在里面的仍然是信息而不是知識(shí)。我在使用印象筆記的時(shí)候，會(huì)有一個(gè)素材收集庫(kù)，對(duì)一篇文章進(jìn)行整理之后，會(huì)把素材按照故事、知識(shí)、金句、觀點(diǎn)、圖片來(lái)進(jìn)行分類，并打上標(biāo)簽，當(dāng)寫(xiě)文章需要哪些素材再來(lái)進(jìn)行搜索，會(huì)高效很多。
但有時(shí)候，我覺(jué)得一篇文章里面的某幾句話很好，但我又沒(méi)有必要保存一整篇文章，這時(shí)候就可以用到一個(gè)工具叫方片，手機(jī)上有app，電腦上也有瀏覽器插件。主要用于碎片文字的摘錄，也可以把多條摘錄合并起來(lái)，同步到印象筆記里面，在碎片化內(nèi)容摘錄的同時(shí)，會(huì)有鏈接顯示出素材來(lái)源，要回歸到這個(gè)片段的上下文也非常方便。
有時(shí)候，會(huì)做一些內(nèi)容整合的工作，可能會(huì)打開(kāi)多篇文章，需要復(fù)制素材里的多段話，又或者，操作錯(cuò)了，想要復(fù)制剪切板之前的內(nèi)容，難道要再翻回去找嗎？可能還找不到了呢，這時(shí)候剪切板工具就必不可少了，win版推薦Ditto，我mac上用的是Paste
除了文字素材，還有圖片素材，花瓣網(wǎng)肯定大家都知道。雖然可以建立自己的畫(huà)板，但圖片多起來(lái)了，不好做分類，也不好找。還有的時(shí)候，一篇文章里的配圖風(fēng)格、色調(diào)都要進(jìn)行統(tǒng)一，就想找找看有沒(méi)有一個(gè)工具能夠?qū)崿F(xiàn)這些需求。
偶然的機(jī)會(huì)在曹將的微信公眾號(hào)上看到一篇推送，推薦了一款專業(yè)設(shè)計(jì)師收集圖片的軟件，叫eagle，我又在少數(shù)派上搜了一下這個(gè)的使用，并把這個(gè)和花瓣結(jié)合起來(lái)使用，這個(gè)工具的主要的功能包括，可以快速導(dǎo)入花瓣看板，記錄文件來(lái)源信息、給圖片加標(biāo)注、按顏色進(jìn)行篩選。
在聽(tīng)三節(jié)課的一些課程的時(shí)候，我發(fā)現(xiàn)幾個(gè)不同的老師，都有提到SOP這個(gè)概念，也就是標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，工作有SOP，我就思考寫(xiě)作可不可以也建立一個(gè)SOP呢，把寫(xiě)作的流程進(jìn)行固定化，會(huì)減少很多不必要的時(shí)間浪費(fèi)。
接下來(lái)講講我的寫(xiě)作流程，這里會(huì)用到兩個(gè)工具，石墨文檔和Trello，石墨文檔是一個(gè)可以在線協(xié)同的文檔軟件，它的同步速度很快，并且可以進(jìn)行多人協(xié)同，還有就是可以隨時(shí)保存。
以前在用word的時(shí)候，得時(shí)不時(shí)保存一下，還得注意文章排版，如果遇到多人對(duì)同一篇稿件進(jìn)行修改的時(shí)候，還得一篇文檔發(fā)來(lái)發(fā)去。
用石墨文檔就可以解決掉word這些體驗(yàn)不夠好的地方，用表格還可以進(jìn)行項(xiàng)目跟進(jìn)，掌握協(xié)同人員的進(jìn)度。
還有一個(gè)工具叫Trello，本來(lái)是一款任務(wù)管理軟件，我拿來(lái)做寫(xiě)作的工作流，這個(gè)工具，最早是在少數(shù)派的一篇文章提及到了，我就去搜相關(guān)的使用方法，然后形成了自己的一套寫(xiě)作流程。
這個(gè)其實(shí)也可以推廣到團(tuán)隊(duì)，進(jìn)行團(tuán)隊(duì)協(xié)作，比如說(shuō)，有的公眾號(hào)可能是多個(gè)人負(fù)責(zé)，難道要拉個(gè)群每天討論誰(shuí)誰(shuí)誰(shuí)寫(xiě)什么嗎？在這個(gè)軟件上，就可以實(shí)現(xiàn)選題的收集、排期、任務(wù)分配、文章留存等等。
下面具體來(lái)講一下怎么用的吧。
Trello是以看板形式呈現(xiàn)的，第一欄Info放的是不同應(yīng)用場(chǎng)景的模板，我根據(jù)我的工作內(nèi)容，列了三個(gè)板塊，分別是文章選題、話題推送、知乎問(wèn)答。
第二欄Content Idea放的是隨時(shí)收集到的關(guān)于選題的想法，放在這里的也不一定寫(xiě)，就是有個(gè)地方可以把靈感收集起來(lái)。
第三欄Pipeline（ready to be written）是準(zhǔn)備寫(xiě)的，我一周會(huì)固定好一個(gè)時(shí)間提前安排好下周的選題，一般是在周三，就從第二欄里面，對(duì)選題進(jìn)行篩選，選出5篇放到這一欄里，再分別定好排期。
右邊這個(gè)就是選題的模板，在做這個(gè)選題之前，對(duì)這個(gè)選題有大致的了解，為什么要寫(xiě)這個(gè)選題。
第四欄In Progress，我一般只放當(dāng)天要寫(xiě)的選題，保持專注。
設(shè)置第五欄Ready to ship，是因?yàn)橛械臅r(shí)候一天寫(xiě)的文章不止一篇，可能發(fā)布的時(shí)間不一樣，寫(xiě)完還沒(méi)有發(fā)的，就放在這一欄里。
最后一欄shipped，放的就是已發(fā)布的文章，在這里進(jìn)行文章內(nèi)容的沉淀。
不用擔(dān)心文章寫(xiě)多了就找不到，Trello還有搜索功能，還可以分標(biāo)簽顯示。
最重要的是這個(gè)還可以進(jìn)行團(tuán)隊(duì)協(xié)作，可以添加成員，把具體某個(gè)看板內(nèi)容分配給某個(gè)人去完成。
如果你對(duì)這個(gè)工具感興趣，有沒(méi)聽(tīng)懂的地方，也可以在私底下和我交流。我之前也寫(xiě)過(guò)一篇文章來(lái)講這個(gè)寫(xiě)作的工作流，可以看下我發(fā)出來(lái)的文章鏈接。
https://mp.weixin.qq.com/s/d7YNAJ8ybCJkqdLp8BHgYA
上面講完了內(nèi)容創(chuàng)作、編輯排版，在我們的日常工作中，還會(huì)遇到一些瑣碎的工作，也有一些工具可以去解決，比如說(shuō)文章要發(fā)布在多個(gè)平臺(tái)，可以用微小寶多平臺(tái)助手。
有的時(shí)候，我們對(duì)公眾號(hào)后臺(tái)的用戶回復(fù)看到得不是那么及時(shí)，這時(shí)候可以用到一款Distill Web Monitor的瀏覽器插件，這個(gè)插件是一個(gè)神器，功能不止監(jiān)測(cè)用戶消息那么簡(jiǎn)單，誰(shuí)用誰(shuí)知道，有一篇知乎的問(wèn)答里面提到過(guò)，可以在我發(fā)的大綱里找到。
再有就是進(jìn)行自我量化，我之前有過(guò)明明在找素材，結(jié)果一刷網(wǎng)頁(yè)就停不下來(lái)的時(shí)候，想知道一天自己花大量的時(shí)間在哪里了，可以試試Rescue Time這個(gè)插件，讓你的時(shí)間看得見(jiàn)。
很多項(xiàng)目管理都會(huì)用到甘特圖去把控項(xiàng)目進(jìn)度，做個(gè)人工作量化的時(shí)候也可以用到甘特圖，用excel做就可以，不知道甘特圖是什么的可以百度一下。
重點(diǎn)講講怎么提高工作效率，涉及到一些時(shí)間管理和復(fù)盤(pán)方面。
首先是日事清這個(gè)概念，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，當(dāng)天的工作結(jié)束就要做一次清理，包括你的桌面，你的想法。
看過(guò)我的桌面就會(huì)發(fā)現(xiàn)，我的桌面上基本沒(méi)有應(yīng)用圖標(biāo)，想打開(kāi)什么文件也不需要到文件夾里面一個(gè)個(gè)翻，用到的一個(gè)軟件叫everthing，具體的使用方法可以看我發(fā)出來(lái)的鏈接。
http://www.itdecent.cn/p/373d81a2b927
每天除了要將鍵盤(pán)清空外，還有就是要將想法清空，意味著需要記錄下來(lái)，我是在石墨文檔里做了張表格，每天寫(xiě)下今天完成了哪些事情？今天學(xué)到了什么？接下去有什么計(jì)劃？今日素材收集、其他需要記錄的備忘。
以日為單位的復(fù)盤(pán)，更容易記得自己具體某一天做了什么。再以周為單位進(jìn)行回顧，更好指導(dǎo)下周的工作。
至于時(shí)間管理亦或是日程管理，這里推薦用滴答清單，我自己是用的omnifocus，只是這個(gè)學(xué)習(xí)成本比較高，在這里就不多做推薦了。
有一個(gè)讓你保持專注工作的工具叫番茄鐘，具體的使用方法是每工作25分鐘，休息5分鐘，在那25分鐘內(nèi)專注做一件事情。有時(shí)候?qū)懜鍟?huì)拖延，我用這個(gè)工具，能夠把拖著一天完成的工作，在兩小時(shí)左右就搞定。
還有workflow的使用，這個(gè)就相對(duì)比較高階了，但用好了絕對(duì)是神器，知乎上還有一些論壇里面有一些大神寫(xiě)的workflow有需求的話可以直接拿來(lái)用，我現(xiàn)在還不會(huì)自己寫(xiě)這個(gè)的代碼，但大部分需求都能搜到。
比如我在手機(jī)上看到文章里的一段話，想作為選題放到Trello里面，復(fù)制，下拉消息框，點(diǎn)設(shè)置好的workflow就可以實(shí)現(xiàn)了，但如果我想要在這個(gè)功能之上加上一個(gè)保存來(lái)源鏈接這個(gè)需求，也是可以實(shí)現(xiàn)的，只是沒(méi)人寫(xiě)出這個(gè)workflow，有一定基礎(chǔ)的就可以自己寫(xiě)。
再來(lái)推薦幾個(gè)輔助工具，訊飛聽(tīng)見(jiàn)可以實(shí)現(xiàn)音頻轉(zhuǎn)文稿，因?yàn)楹芏喔顿M(fèi)課程都是以音頻的形式呈現(xiàn)，聽(tīng)的時(shí)候就需要邊聽(tīng)邊記錄，有時(shí)候是來(lái)不及的，這個(gè)工具就可以實(shí)現(xiàn)邊聽(tīng)邊轉(zhuǎn)成文稿，有點(diǎn)不好的就是這個(gè)是付費(fèi)的，也在找免費(fèi)的替代品。
第二個(gè)是幕布，應(yīng)該是我使用頻率最高的一款軟件了，用這個(gè)可以做樹(shù)狀結(jié)構(gòu)的筆記，而且可以有無(wú)限層級(jí)，還能一鍵生成思維導(dǎo)圖。
石墨文檔之前提到過(guò)了，再亮眼的地方在于協(xié)同。
xmind是一款思維導(dǎo)圖工具，我后面PPT里的思維導(dǎo)圖，就是用這個(gè)做的，現(xiàn)在有兩個(gè)版本，一個(gè)是xmind 8功能齊全，一個(gè)是xmind zen 顏值高比較輕量。作為一個(gè)顏控，我用工具都要看顏值。
最后推薦的這個(gè)是我最近才接觸的，雙拼輸入法，不，也不能說(shuō)最近才接觸，早在兩個(gè)月前，和一個(gè)同事一起寫(xiě)一篇稿子，她的碼字速度簡(jiǎn)直碾壓我，用的就是雙拼，就一直想學(xué)學(xué)，到這周才開(kāi)始用起來(lái)。
用了那么多年拼音輸入法，突然換成雙拼也是有原因的。主要原因是可以提高打字速度，降低錯(cuò)誤率，邊際成本是遞減的。
比如說(shuō)，我打降低這個(gè)詞，原本需要打7個(gè)字母，用雙拼，只用打3個(gè)字母。剛開(kāi)始的時(shí)候，還在想好麻煩啊，還要記鍵位，我就寫(xiě)了張紙，打字的時(shí)候邊打邊看。我昨天才開(kāi)始練，就寫(xiě)這個(gè)ppt講稿的時(shí)候練習(xí)了一下，就把鍵位記住了，等熟練之后，就真的可以用“鍵步如飛”這個(gè)詞來(lái)形容了。
以上就是我關(guān)于工具使用的經(jīng)驗(yàn)。
