一款好的項目管理工具，是產(chǎn)品研發(fā)進度把控、團隊協(xié)作的賢內(nèi)助。用好了，將達到事半功倍的效果；用不好，不但無法提高效率、帶來幫助，反而成為工作中的負擔(dān)。

當(dāng)我們使用項目管理工具時，應(yīng)該注意的點有哪些？

1.找到合適的工具

項目管理的作用對象是團隊，因此，好的項目管理工具應(yīng)該達到團隊成員人人受益、提高每個成員工作效率的效果：

對領(lǐng)導(dǎo)，可掌控項目的整體情況：可查看匯總信息，包括但不限于項目進度匯總；每個成員的任務(wù)情況、項目任務(wù)清單匯總；項目迭代路線（版本路線）；項目文檔備案匯總等

對員工，可掌控自己的具體工作：可查看自己的工作清單；可直觀地查看自己當(dāng)前的任務(wù)量；可將任務(wù)流轉(zhuǎn)到下一位負責(zé)人

對團隊，可掌控項目的迭代進度：可查看項目的迭代進度；遇到問題時，可通過追溯發(fā)現(xiàn)根源；可查看任務(wù)的流轉(zhuǎn)情況、項目文檔的歷史版本、項目的迭代情況等

結(jié)合自身經(jīng)驗，Redmine這一開源的、基于Web的項目管理和缺陷跟蹤工具，其強大的功能，幾乎滿足了以上所有的要求：

自動生成的甘特圖、日歷、迭代路線圖：很方便地查看項目的整體情況

自動生成的甘特圖

基于角色的訪問權(quán)限控制：不同的角色可分配不同的功能權(quán)限

不同的角色擁有不同的編輯權(quán)限

3.支持多項目一站式控制：不同人員通過權(quán)限控制項目的訪問權(quán)限

每個星號代表一個你擁有權(quán)限的項目

個性化任務(wù)類型：自定義字段名稱，支持任務(wù)流轉(zhuǎn)、跟蹤、追溯

任務(wù)類型、字段名稱、必填與否皆可配置

5.自定義迭代版本：任務(wù)更好歸屬于版本，支持版本進度掌控、追溯

自定義版本

6.項目文檔、wiki等項目數(shù)據(jù)管理

依附于項目的wiki

2.清晰的任務(wù)流轉(zhuǎn)流程

清晰的任務(wù)管理流程幫助團隊成員掌握自己工作的步伐，保證大家理解一致。也確保 迭代過程的監(jiān)控和后期的追溯。

不同的任務(wù)類型，流轉(zhuǎn)的流程不盡相同：

各類任務(wù)流轉(zhuǎn)流程

以開發(fā)任務(wù)為例，經(jīng)歷的流程路徑詳解如下：

有了標(biāo)準(zhǔn)的任務(wù)新建、流轉(zhuǎn)流程，項目工作被分解為具體的任務(wù)，且指向到特定的人。每個人完成手上的任務(wù)后，很明確地指派給下一位負責(zé)人，提高大家對自己工作的管控力。也確保了每個任務(wù)有始有終，有清晰的軌跡，方便了項目的整體監(jiān)管。

3.粗細適宜的任務(wù)粒度

開發(fā)、測試、運維、文檔、設(shè)計5類型任務(wù)幾乎涵蓋了一個項目中所有的細節(jié)工作，此時，很容易出現(xiàn)因任務(wù)粒度過細導(dǎo)致的龐大任務(wù)量。當(dāng)每個人手上的任務(wù)量達到一定的臨界值時，不僅無法幫助大家管控工作，反而因信息過載造成極大的困擾，人們不得不花費大量的時間精力查看處理這些任務(wù)，而無法將注意力集中在完成任務(wù)本身上。

因此，粗細適宜的粒度是建任務(wù)的關(guān)鍵。一般應(yīng)遵循的規(guī)則如下：

以一次迭代為單位新建開發(fā)任務(wù)：在任務(wù)的描述中敘述此次迭代的story point；以附件的形式補充PRD等需求文件

以迭代為單位的新建開發(fā)任務(wù)

一個迭代任務(wù)下有若干個開發(fā)子任務(wù)、運維任務(wù)：新建的迭代任務(wù)，以功能為單位被拆解成多個開發(fā)子任務(wù)，方便分配給具體的研發(fā)人員；針對某此迭代的運維任務(wù)掛在對應(yīng)的迭代任務(wù)下：

一個迭代下有多個開發(fā)子任務(wù)、運維任務(wù)

某個功能的bug掛在對應(yīng)的開發(fā)任務(wù)下：測試bug作為開發(fā)任務(wù)的子任務(wù)，方便看到某個人負責(zé)的某個功能出bug的情況，也方便迅速定位bug集中的功能所在：

一個開發(fā)任務(wù)下有若干個測試bug

以類型為單位新建測試bug：若每個小問題被簡稱一個測試bug，則會出現(xiàn)bug泛濫成災(zāi)的場面，為此，應(yīng)將bug按類型歸類，同一類的提一個匯總bug即可。如文字錯誤類、樣式不符類

4.定期的項目例會評審

明晰的規(guī)則不能成為空頭條例，重在執(zhí)行過程中的堅守。因每個人工作的習(xí)慣根深蒂固，常常忘記按照規(guī)則實施，為此，定期（一般兩周一次）召開項目例會，在例會上對著任務(wù)單進行評審顯得非常必要。例會的主要議程有：

項目進度情況評審：對照當(dāng)前版本的進度計劃表，評審每項任務(wù)完成的情況。這個過程很容易發(fā)現(xiàn)項目進度存在的風(fēng)險，有利于提前采取措施預(yù)防風(fēng)險。

團隊每個成員的任務(wù)清單評審：通過評審每個人手上的任務(wù)清單，可以發(fā)現(xiàn)工作分配是否均衡；其次在評審的過程中，找出沒有按規(guī)則新建的冗余任務(wù)單子，并進行合并、關(guān)閉等處理。通過清理冗余的任務(wù)，防止因工具而影響團隊效率。通過會上討論的方式，對大家遵守規(guī)則做到了很好的提醒（應(yīng)注意，評審時發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)則，應(yīng)只需指出哪里不符合并改正，而不是怪罪于當(dāng)事人）。

誠然，市面上有花樣繁多的項目管理工具可供選擇，每個工具各有其優(yōu)勢。不論使用何種工具，合理地使用，并使其提高團隊的工作效率，是第一要義，而不應(yīng)使其成為團隊的工作負擔(dān)。

5.隨時監(jiān)控任務(wù)清單

項目管理者應(yīng)隨時關(guān)注工具的使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時指出。主要應(yīng)關(guān)注的點或許有：

一周內(nèi)沒有更新的任務(wù)：一個任務(wù)若一周內(nèi)都沒有更新，有兩種情況：當(dāng)事人忘記處理；任務(wù)粒度太大。此時應(yīng)及時提出，查找問題所在并解決，防止某個問題被遺漏出來，或工作分配不合理。

測試bug清單數(shù)量：項目管理工具中，占比最大的任務(wù)單當(dāng)屬測試bug。為防止任務(wù)粒度太細給大家造成困擾，應(yīng)及時關(guān)注測試bug清單，及時合并極細小的bug。

短期的實時監(jiān)控和項目例會結(jié)合，有效地掌控項目狀態(tài)的同時，促使團隊更好地使用工具。

誠然，市面上有花樣繁多的項目管理工具可供選擇，每個工具各有其優(yōu)勢。不論使用何種工具，合理地使用，并使其提高團隊的工作效率，是第一要義，而不應(yīng)為了使用工具而使用工具，反而使其成為團隊工作的負擔(dān)。