新公司第一次組織培訓，230人，共計7天6夜，居然沒有會務組，鬼知道我們經(jīng)歷了什么，不過，還好，答應學習小組的作業(yè)拖了1個月還是完成了，希望能對其它做培訓的小伙伴有用。
沒有完美的流程，只有不斷完善的激情。
? ? ? 企業(yè)培訓部主要負責組織企業(yè)內(nèi)或大、或小的會議、培訓，為更好做好培訓工作，在不請會議組織機構(gòu)的情況下，做好會議協(xié)調(diào)組織工作。
培訓會議按照規(guī)?？煞譃椋?/p>
A、迷你型會議? 10人以內(nèi)
B、小型會議? ? 10--30人
C、中小型會議? 30--50人
D、中型會議? ? 50--100人
E、大中型會議? 100--200人
F、大型會議? ? 200人以上
G、超大型會議? 500人以上
該信息適合200人以內(nèi)會議，組織內(nèi)容中還包括：課程梳理、培訓流程、用餐、用房、交通、培訓師對接。
（一）前期需求
【第一步】：入初步會議需求信息收集。
1、? 信息收集：可用5W2H來進行信息收集
（1）WHAT——是什么？本次培訓的目的是什么？具體要做什么工作？
（2）WHY——為什么要做？可不可以不做？有沒有替代方案？
（3）WHO——誰？由誰來做？主要負責人和工作人員
（4）WHEN——何時？什么時間做？什么時機最適宜？
（5）WHERE——何處？在哪里做？場地要求
（6）HOW ——怎么做？如何提高效率？如何實施？方法是什么？
（7）HOW MUCH——多少？做到什么程度？數(shù)量如何？質(zhì)量水平如何？費用產(chǎn)出如何？
2、? ? ? 設計出符合本次培訓會議的信息反饋表：（舉例）
（1）WHAT——新員工入職培訓，通過培訓讓新進員工了解企業(yè)，掌握崗位基本應知應會知識，具有企業(yè)榮譽感。
（2）WHY——企業(yè)?；顒?，每年招聘季均會舉行。
（3）WHO——由培訓部主要負責，各用人、實習部門配合。
（4）WHEN——每年4月10月各舉行一次，每次一周封閉培訓。
（5）WHERE——四星級以上酒店，遠離市區(qū)，封閉培訓。
（6）HOW ——公司有固定培訓課程，經(jīng)過認證培訓講師進行講授內(nèi)容。
（7）HOW MUCH——受人均費用不得超過4000元/次，不包含講師勞務費用、交通食宿費用。
【第二步】：向公司領(lǐng)導提出方案并進行確認。
新公司往往在該方面有較多不確認信息，如費用、培訓時間、授課內(nèi)容、授課人等，有條件的情況下，可理出相關(guān)建議提交主要負責領(lǐng)導，為領(lǐng)導進行篩選并進行方案A、B的選擇，最好不要超過三條建議。
相關(guān)內(nèi)容最好包括人均費用、總額、關(guān)鍵事件決策，一位出色的培訓經(jīng)理應該可以替領(lǐng)導提前過濾一些不必要的信息。
1、 信息提供
結(jié)合會議規(guī)模情況，提供的信息不盡相同，如何抓住主要信息，做到無遺漏，如有之前經(jīng)驗，可借鑒最好；如無信息，可利用5W2H匯集的信息進行細化。
2、VI 規(guī)范
企業(yè)重視宣傳、包裝，有專業(yè)VI要求可請市場部或設計部同事一同配合，會讓你的培訓，更像一次商業(yè)活動。如公司無該標準要求，作為培訓部，應適當進行照片的拍攝，以做好備份資料。
本次主要設計內(nèi)容：
1.主視覺（酒店大堂桁架、X展架、電腦桌面、橫幅、刀旗、桌牌）
2.企業(yè)宣傳片、本次活動企業(yè)片，時長，播放頻率
3.培訓手冊（封面、插頁、筆記頁）
4.其它培訓相關(guān)用品（筆、禮品、服裝，如拓展活動可穿著統(tǒng)一T恤）
5.嘉賓座次名牌（高標準相紙打印，至少提前一天確認講師、嘉賓姓名）
6.講師感謝信（感謝信、信封）
7.酒店：大堂指示內(nèi)容、講桌需與酒店落實是否可擺放及位置規(guī)格要求
8.照片、錄像拍攝
9.微博、微信、視頻編輯、發(fā)布
3、會議場地
落實會議場地的規(guī)格（長、寬、高、舞臺、燈光、LED屏規(guī)格、擺放形式建議、場地音響控制區(qū)等相關(guān)信息）盡可能詳盡的提供圖片、視頻資料，以便主要領(lǐng)導對此有所了解，如有可能最好實地進行參觀。
培訓酒店會議室涉及內(nèi)容清單：
1.會議室長、寬、高、舞臺、嘉賓席、音控區(qū)、LED規(guī)格
2.會議可擺放形式
3.會議服務項目：VIP室、茶休、吸煙區(qū)、飲品、文具
4.會議服務細節(jié)：如服務人員數(shù)量、大型會議時主要嘉賓近邊服務要求
5.會議安全出口，及用餐、撤離最佳路線
6.會議使用時長、相關(guān)設備使用要求、同時段酒店其他會議
4、落實培訓人員及領(lǐng)導行程
受訓人員行程安排：多由培訓部進行制定，請主要領(lǐng)導進行確認，確認完畢后，在會議前期應該以書面形式再次提交，并在會議當天放置于主要領(lǐng)導會議桌前。
領(lǐng)導行程安排：提前進行車輛、抵離時間、用餐、用房、特殊要求的準備，并與領(lǐng)導的主要秘書或負責人進行對接，以防臨時性工作安排。
（二）會議組織流程
1、預演
如是大型、高會議，人員較多，最好提前進行一次預演， 會務組人員應對流程熟悉靈活應對突發(fā)情況。
1.酒店地址：合理交通方式，周邊及當天交通情況預估（如學區(qū)、早高峰、天氣、是否為節(jié)慶日等因素均要考慮）
2.入住流程：涉及內(nèi)容為身份證登記、房間安排、簽到、物品發(fā)放、行李寄存、電梯、合理路線。
3.會議準備：VIP領(lǐng)導引領(lǐng)、落座。
4.用餐準備：設計最佳路線，考慮酒店布局、電梯、樓梯情況。自助餐、桌餐、宴請對菜單內(nèi)容提前進行了解掌握，特別是酒水、上菜速度的要求提前與酒店方進行溝通。
5.物品準備：提前與酒店落實相關(guān)物品、入住酒店時間、運輸方式、搬卸時間、及后期結(jié)束后的物品收尾。
6.臨時安排：安排有接待經(jīng)驗的人處理臨時突發(fā)情況。
2、 主要環(huán)節(jié)負責人
建議：達到一定規(guī)模時，如100人以上的會議，一定要設立會務組，以便進行人員調(diào)配、安排。
主要環(huán)節(jié)：
1.人員組織：人員分組、信息通知、住宿安排、聯(lián)系方式
2.物流運輸：主要物品采購、運輸與供貨商、酒店進行協(xié)調(diào)越是高星級酒店對物品進出酒店的要求較高。
3.現(xiàn)場指引：安排專人進行人員引領(lǐng)、VIP就坐、用餐引領(lǐng)
4.宣傳用品：落實VI用品，及在酒店擺放，會議前進行一次復查
5.]硬件設備：培訓會議設備如電腦、麥克、音響，攝像，如有條件可安排專人進行
6.會務組：負責總協(xié)調(diào)，其它相關(guān)人員保證責任落實到人，通信方式清晰。如電話、微信等
3、預演反饋
結(jié)合現(xiàn)場情況，參加預演的人員，對之前的內(nèi)容提出了一些新的建議和方案，對活動后期的順利進行有一定保障。
建議：視培訓人員的數(shù)量及信息的準確度，組織者最好具有一定的辦會經(jīng)驗，如在人員協(xié)調(diào)、物品準備、流程梳理方面會考慮全面。
4、注意事項
大型活動，與會人員熟悉要高，信息溝通要順暢，遇到不明事宜，多交流、多問，不要進行互相埋怨，寧可多次重復信息，以保證信息的準確，更新及時。
建議：
1.成立會務組，工作責任落實到人
2.流程要求做人人知曉
3.人員規(guī)模大，時間可能的情況下進行至少兩次演習
4.向公司之前辦會人員進行經(jīng)驗借鑒
（三）活動現(xiàn)場
【第一步】物品、人員責任清單
1、培訓活動涉及部門較多，提前進行物品清單制定
主要涉及部門：
1.HR：人員名單、住宿名單、聯(lián)系方式
2.物流：培訓所需用品清單
3.市場：培訓現(xiàn)場所需用VI用品及拍攝用品
4.IT：基本設備保障
5.會務組：各部門、流程、關(guān)鍵時間點清單
2、人員安排注意事項：
（1）成本中心負責人
由于非醫(yī)療成本中心負責人提前到位，最好該事物由對口部門負責，專人專項，即工作職責負責什么，就進行什么，如客服負責接待、市場負責VI內(nèi)容。
（2）醫(yī)療方面負責人
青島主要負責人到位較晚，醫(yī)、護、技一直處于HR直接聯(lián)系，后期了解到，員工的歸屬感不強，組隊后常常說找到家的感覺了。
（3）服務官安排
服務官主要職責：
1.微信群建立。提前發(fā)布整個行程，并進行答疑，1對10至12人，相對來講比在大群里一對130人要溫馨，減輕了培訓部的一部分壓力。
2.現(xiàn)場負責接待。如行李、座次、用餐、用水培訓物品。
3.活動組織。后期雖然選了組長，但是服務官還是在組里起到了積極作用，如每天的學習回顧、小組風采收集、答疑等。
4.后續(xù)。培訓活動雖然結(jié)束了，但是該小組的成員的團隊合作意識非常高，青島婦兒醫(yī)院參訓的老師對此高度稱贊。
（4）服裝準備
所有負責接待人員，最好穿職業(yè)裝，女性化淡妝，發(fā)型符合相關(guān)要求，以良好的精神面貌參加培訓，部門負責人應對所有下屬一一進行檢查。
（5）物品支持
涉及服務人員，最好提前準備一些服務資料包，里面包括如紙質(zhì)流程、名單、紙、筆、工號牌、皮扣等方便工作的小物品。
【第二步】現(xiàn)場情況
1、? 每日工作預案清單
提前一天與各“服務官”進行會議溝通，落實第二天工作。主要涉及內(nèi)容：
1.會議室要求：如場地變化、會場服務
2.講師安排：北京主要講師每日均有來有走，提前安排車輛、住房
3.用餐安排：每日人數(shù)略有變化，主要為講師、臨時性增減人員，一般可與酒店商定最低人數(shù)，以保證無浪費。
4.房間安排：提前落實好當日入住人員、離店人員信息。
5.關(guān)鍵時間點：有必要的話，相關(guān)活動有專人跟進，在關(guān)鍵時間點進行檢查，如會場、用餐、房間、用車等。
2、 每日工作記錄
1.記錄當天重要事件
2.記錄問題、優(yōu)點在晚上會議回顧時分享
3、每日工作反饋
1.每日培訓結(jié)束后，對當日培訓活動進行反饋
2.將發(fā)現(xiàn)的問題集中回答
3.責任落實到人
（四）活動后期
【收尾工作】
1、宣傳內(nèi)容
本次活動的照片、視頻由市場部完成。進行了微博、（微信未開通）的信息發(fā)布，樹立企業(yè)形象。
由于前期預計工作量不大，相關(guān)工作人員在參加全部培訓課程的基礎(chǔ)上，又進行照片、視頻的編輯，員工工作壓力較大。
建議：提前確定本次活動照片、視頻的規(guī)格，核定工作量。
本次出品：
1.照片數(shù)量：18.5G（共5250張）
2.視頻時長：645.5G（共73.5小時）
3.官方微博發(fā)布：4條（預熱+現(xiàn)場+總結(jié)微博，包含一條長微博）
2、培訓物資
培訓物品準備時盡可能按照人員數(shù)量配備，但原則上可以預增加10%用量，如《培訓手冊》、學習用品等，以應對人員臨時增加情況的出現(xiàn)。
3、財務事宜
新開醫(yī)院，員工對財務制度、流程不甚了解；建議集團可安排專人對接，以防止因流程錯誤、表格不清等原因?qū)е碌牡图壷貜托怨ぷ鳌?/p>
說明：本次培訓結(jié)束后為清明小長假，期間涉及新醫(yī)院開業(yè)事務，賬務明細結(jié)算統(tǒng)計約用2周時間，主要原因，負責人均在開業(yè)項目，未及時進行結(jié)算統(tǒng)計。
【課程反饋】
1、? 課程反饋收集
結(jié)合總部提供的課程反饋情表，制作成電子方式進行信息收集，快速、高效。推薦軟件：金數(shù)據(jù)、問卷星。（提前落實最高上限，如金數(shù)據(jù)非會員有人數(shù)限制）
2、? ? 培訓經(jīng)過復盤
本次培訓結(jié)束后，馬上進行開業(yè)工作，沒有機會進行官方“復盤”，有所遺憾，如果有條件，可以讓每位參與者進行一次“復盤”，讓當事人將整個培訓過程中出現(xiàn)的問題，避免在后期其它醫(yī)院開業(yè)中出現(xiàn)。
3、? ? ? 課程內(nèi)容反饋
在課程內(nèi)容的設計方面除了保留原來的必備內(nèi)容，本次青島培訓，由培訓部經(jīng)理在專業(yè)培訓的角度提出以下建議：
1.課前對參訓人員進行調(diào)查：如年齡、工作背景、工作經(jīng)歷、培訓需求等。
2.培訓課程設計：
i.? 知識類、通用類課程可進行電子化提前學習，現(xiàn)場多增加互動、提問內(nèi)容，部分課程可設計成翻轉(zhuǎn)課程模式；
ii.? 增加團隊協(xié)作課程，如室內(nèi)、外拓展，開業(yè)后期較難有時間和機會再次集中；
iii.? 加強形式感，如“畢業(yè)、沖關(guān)”等環(huán)節(jié)，較符合90后95后員工的學習熱情。
3.學習成果產(chǎn)出：本次較多采用小品、詩歌、朗誦等形式對學習進行回顧，如有條件和可能，可在每一堂課程結(jié)束后，結(jié)合本崗情況，提交可行性建議，設立“金點子”獎。推薦：現(xiàn)場引導墻收集、每堂課后問卷收集。
本次青島培訓課程設立了提問加分環(huán)節(jié)，雖然氣氛熱烈，很多年輕學員是為了得分而提問題，一些內(nèi)向或是經(jīng)驗豐富的學員（特別是婦兒醫(yī)院支援的學員）有比較多的專業(yè)問題，沒有途徑提問。
4.培訓時長控制：本次培訓7白天+6夜（2小時），中途休息時間較短，非合理課程設置，導致部分課程學員精神不足，在未來課程設置時可從學習、生理等多方面進行考慮，保證學員的學習熱情和精力。
4、? 后記
培訓部：
物品準備：錄像機、翻頁器、電腦、移動硬盤、前期開業(yè)流程
信息準備：當?shù)睾献鲖D兒醫(yī)院的基本情況如會議室、周邊酒店、交通
其它信息：
i.? 考察預留至少三至五家酒店信息（視前期招聘員工情況）
ii.? 機、火車信息：抵離時間表
iii.? ? 出行交通信息：車輛出租、包車收費
物流部：
物品準備：常規(guī)辦公用品規(guī)格、價格表以便總部進行選擇
合作商家：印刷制作規(guī)格、周期、質(zhì)量
發(fā)票要求：配合財務制度
市場部：
VI標準：借鑒集團內(nèi)容，提前設計并通過總部同意
其它：媒體文案、照片進行預設
財務部：
制度、流程：提前進行學習，掌握介紹
信息溝通：與集團公司、當?shù)睾献鲖D兒醫(yī)院的溝通保持順暢，多問，多反饋，定期進行信息匯總和通報。
