2021年3月初，筆者所在企業(yè)本年度營銷啟動大會順利召開，近300位供應(yīng)商及企業(yè)員工參會。會議籌備開始于1月上旬，筆者和一位同事全程參與了策劃和組織。

這次相當于《企業(yè)供應(yīng)商年會》，之前每年舉辦一次，近兩年因疫情停辦。同時，疫情下的2020年，大家線下溝通渠道、規(guī)模和頻率減少，因此希望借此次會議增進了解，化解分歧，創(chuàng)建更多深化協(xié)作的機會。

一、敲定會議基調(diào)

1月上旬召開籌備策劃會，明確了會議的形式、內(nèi)容、場地選擇方向、參會人數(shù)以及費用預(yù)算標準等事項。

會議采用“論壇”形式，從“企業(yè)品牌宣傳、合作互信”兩個方面，通過“觀看《企業(yè)宣傳片》、企業(yè)自有品牌產(chǎn)品現(xiàn)場試吃、主題分享和重要供應(yīng)商戰(zhàn)略合作簽約”等環(huán)節(jié)，達成增進彼此了解、激發(fā)合作信心的目的。

圖1：會議設(shè)計思路

二、落實關(guān)鍵事項

籌備中最先需要確定場地，后續(xù)很多工作才好展開。因此，我們擬定了三個“場地評價指標”，輔以會場圖片（視頻），設(shè)計了不同價位的報價信息予以匯報，方便領(lǐng)導(dǎo)在實地考察后快速確定。

圖2：場地評估指標

綜合以上信息，先設(shè)計議程，再使用甘特圖梳理籌備進度，以及工作分工。

三、細化會議議程

1. 制作文檔清單

圖3：籌備文檔清單

2. “關(guān)鍵議程”操作細化

（1）將“議程”拆分成具體的實施步驟；

（2）每個步驟，明確具體責任人，所需物資以及操作中的注意事項。比如：

圖4：戰(zhàn)略簽約-執(zhí)行細則

3、設(shè)計工作備忘錄

將關(guān)鍵工作或者部分工作小組的任務(wù)，撰寫成備忘錄。會前用于籌備檢核，會中用于跟進落實。

（1）工作組-備忘錄

圖5：工作組-備忘錄

（2）會場布置-備忘錄

圖6：會場布置-備忘錄

綜上所述：大型會議從策劃到實施，先要明確方向，再要搞定關(guān)鍵事項，最后細化流程方能有效推進與落地。