每個項目都有向高層管理者反映項目狀況和各方面負(fù)責(zé)人績效的需求，需要與高層管理者溝通，而不只是簡單的說“項目基本在計劃內(nèi)執(zhí)行”，還要激勵并確保各項任務(wù)負(fù)責(zé)人對自己的工作負(fù)責(zé)。一頁紙項目管理OPPM（one page project management)是為高層管理者準(zhǔn)備的一份報告，是方便管理人員的一種工具。
與那些不直接參與項目，但卻有興趣看著它圓滿完成的人交流，而又不浪費他們的時間，如果只用冗長的報告、瑣碎的項目分析、泛泛而談的討論，這些只會讓管理者的注意力立刻轉(zhuǎn)移到其他更緊要的事情上去，高層管理者不需要，或者說不想知道太多細(xì)枝末節(jié)的東西。
在表格左下角，有一個被對角切分的單元格，稱為“矩陣”，是一頁紙項目管理的核心，項目總體情況都在上面，包含如下幾項。
【主要任務(wù)】主要任務(wù)的多少主要取決于項目情況及期望了解的多少，羅列的太多會給人壓迫感，降低效果。即使是大項目，30項主要任務(wù)也夠了。每個任務(wù)都可以擁有另一份項目管理者做出的一頁紙或其他管理工具。
【目標(biāo)日期】每項任務(wù)的時間線。
【預(yù)算和成本】用簡單的橫道圖表示預(yù)算和成本。
【概述和預(yù)測】對項目的看法和預(yù)測。
【目標(biāo)】大家期望的結(jié)果，要有可測量性和可行性。
實際操作：創(chuàng)建一頁紙項目管理的12個步驟
1.完成標(biāo)題信息，項目名稱、項目負(fù)責(zé)人、項目目標(biāo)、項目結(jié)束時間
2.列明負(fù)責(zé)人，盡可能控制負(fù)責(zé)人的數(shù)量，五個足夠了。對于大項目，僅僅一份這樣的一頁紙是不夠的，每份文件都要有幾個屬于自己的責(zé)任人。
3.矩陣——核心，如上所述。
它不是面面俱到，而只是將最有趣、最有價值的東西用最快捷、最簡單的方式展示給上層管理者。
4.項目目標(biāo)
經(jīng)團(tuán)隊討論確定三至四個子目標(biāo)，它們確實是關(guān)乎項目，簡單直接，一語中的。像按時按預(yù)算完成這樣的廢話就不要列在目標(biāo)上了。
5.主要項目任務(wù)
任務(wù)要適量，太多的話就不容易跟蹤、了解不到全貌，太少的話就增加了每項任務(wù)的管理難度。
如果報告期是一個月，那么兩三個任務(wù)是比較合適的。
這里強(qiáng)調(diào)一頁紙項目管理工具的局限性，它并不能涵蓋項目的方方面面，它有且僅有一頁紙。如項目資源之類，應(yīng)由任務(wù)負(fù)責(zé)人再去管理。但是，這頁紙事實上包含了高層管理者所需要了解的所有相關(guān)項目信息。
6.使任務(wù)和目標(biāo)一致
確保所列舉的每項任務(wù)最后都有相應(yīng)目標(biāo)，每項目標(biāo)都有關(guān)聯(lián)的任務(wù)去落實。
7.目標(biāo)日期
用選框表示計劃時間，在任務(wù)完成后填充選框。
8.使任務(wù)與時間線一致
注意主要任務(wù)與目標(biāo)日期之間的斜線，任務(wù)與時間線符合邏輯。
9.將任務(wù)分配給負(fù)責(zé)人
每項任務(wù)只能分配一個A。
10.主觀任務(wù)
有些任務(wù)在時間線上難以做出定量分析，主要涉及主觀任務(wù)或者說定性任務(wù)，如產(chǎn)品的整體性能評價，它貫穿了整個一頁紙項目管理。每項任務(wù)至少要有一位負(fù)責(zé)人，并且可以打破一項任務(wù)只可安排一位負(fù)責(zé)人的規(guī)則。
11.成本
給每個預(yù)算制作一份橫道圖。綠色表示預(yù)算之內(nèi)，黃色表示可控范圍內(nèi)的預(yù)算超出，紅色表示無可挽回的超出預(yù)算。對應(yīng)顏色反映相應(yīng)報告期成本情況。
12.概述與預(yù)測
可以談?wù)勴椖康那闆r和看法，通過它，可以在了解了規(guī)定時間內(nèi)項目的完成情況后對不遠(yuǎn)的將來做出預(yù)測。
tips：添加藍(lán)色時間線表明當(dāng)前報告時間。
每個任務(wù)都可以擁有另一份項目管理者做出的一頁紙。
一頁紙可以顯著提升會議效果。
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