EXCEL小白的進(jìn)階之路

從16年3月申請(qǐng)的小號(hào)，到現(xiàn)在發(fā)表的微文，屈指可數(shù)，糾結(jié)于想要好的內(nèi)容，好的頁(yè)面排版，然而糾結(jié)著糾結(jié)著也就沒(méi)了下文，亦或是由于各種坑爹的借口“忙啊，加班啊，累啊”斷了寫文章的念頭，說(shuō)到底還是執(zhí)行、專注、毅力不夠！看著少年阿段的文章似乎又將我拉回“應(yīng)該開(kāi)始寫作”的想法，對(duì)哦！“不是應(yīng)該，而是要”的想法，寫文到底是為了什么！自己或是別人，為了記錄或是分析！浩蕩的2017年，經(jīng)歷了啥哦！一半已過(guò)，時(shí)間給我留下了什么，亦或是在我的時(shí)間維度里我為它增貼了什么！

最近這3個(gè)月來(lái)真正感受到了自己的渺小，原來(lái)還有這么多不知道！不知道！不知道！我做了啥哦！少了，暗戳戳的開(kāi)始了Excel的小白進(jìn)階之路！跟著我來(lái)一起學(xué)，get小技能吧！年末我該成為大咖了吧！明年我該做點(diǎn)不一樣的事了吧！（師從盧大神，這個(gè)100天我想很值！有需要的可東京搜索“EXCEL不加班系列書(shū)籍”）暫且當(dāng)小說(shuō)看著吧！看得有點(diǎn)吃力，教材書(shū)不錯(cuò)，推薦買！

第1章 7天養(yǎng)成一個(gè)好習(xí)慣

養(yǎng)成一個(gè)好習(xí)慣不是兩三天就可以的，而是長(zhǎng)期堅(jiān)持的結(jié)果，最快也要7天才可以養(yǎng)成一個(gè)好習(xí)慣。這里先不說(shuō)什么是好習(xí)慣，而是從它的對(duì)立面壞習(xí)慣說(shuō)起。在Excel中有哪些習(xí)慣是不好的呢？了解這些反面教材，我們引以為戒，從今以后不犯這些低級(jí)錯(cuò)誤。不犯錯(cuò)，就是最好的習(xí)慣。

Day1拒絕合并單元格

盧子：Excel中有這么一個(gè)功能叫“合并后居中”，很多人都經(jīng)常使用這個(gè)功能。木木，你是不是也經(jīng)常使用？

木木：對(duì)啊，這么好用的功能干嘛不用，如圖 1?1所示，表格使用這個(gè)功能看起來(lái)好看多了！

圖1?1使用合并單元格的效果

盧子：確實(shí)挺好看的，不錯(cuò)，贊一個(gè)。但是，你試過(guò)對(duì)合并后的單元格進(jìn)行篩選嗎？比如篩選品類為梨子的所有對(duì)應(yīng)值。

木木：這個(gè)還真沒(méi)有，我試試看。如圖 1?2所示，居然只顯示第一個(gè)對(duì)應(yīng)值，怎么回事呢？

圖1?2只顯示第一個(gè)對(duì)應(yīng)值

盧子：這種合并居中顯示適合在紙中記錄，而我們現(xiàn)在使用的是Excel。傳統(tǒng)手工這樣輸入我們能夠自己識(shí)別，而在Excel中卻識(shí)別不出來(lái)。我們不能用傳統(tǒng)的思維來(lái)制作表格。如圖 1?3所示，選擇梨子這個(gè)單元格，單擊“合并后居中”按鈕。因?yàn)橐呀?jīng)合并單元格了，再單擊“合并后居中”按鈕就相當(dāng)于取消合并單元格。

圖1?3取消合并單元格操作

如圖 1?4所示，取消合并單元格后，就只有第一個(gè)有值，其他都是空白的。也就是說(shuō)在進(jìn)行篩選操作的時(shí)候，實(shí)際上只能識(shí)別第一個(gè)單元格為符合條件，而其他都不滿足，所以篩選不到。

圖1?4取消合并單元格后效果

木木：原來(lái)這樣啊。

盧子：如果后期要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，建議還是盡量不使用合并單元格，這樣能避免一些不必要的麻煩。現(xiàn)在給你布置一道作業(yè)，如何實(shí)現(xiàn)篩選所有符合梨子的對(duì)應(yīng)項(xiàng)目？

木木：感覺(jué)好難的樣子，回去我好好考慮。

不到半個(gè)鐘時(shí)間，木木就做出來(lái)了，讓盧子很驚訝！

盧子：木木，你好棒啊，這么難的問(wèn)題，你居然會(huì)了。

木木：偷偷地告訴你，我是百度到的，自己不會(huì)做。

盧子：善于借助搜索引擎，是一個(gè)很好的習(xí)慣，現(xiàn)在是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，要利用好身邊的一切資源。那你說(shuō)一下具體怎么操作吧？

木木：這個(gè)操作步驟實(shí)在太高大上，容我一步步道來(lái)。

Step 01 如圖 1?5所示，選擇區(qū)域A2:A16，單擊“合并后居中”按鈕，也就是先取消合并單元格。

圖1?5選擇區(qū)域取消合并單元格

Step 02 如圖 1?6所示，按F5鍵調(diào)出“定位”對(duì)話框，單擊“定位條件”。

圖1?6調(diào)出定位對(duì)話框

Step 03如圖 1?7所示，選擇“空值”，單擊“確定”按鈕。

圖1?7定位空值

Step 04 如圖 1?8所示，輸入公式=上一單元格，即=A2。

圖1?8填充公式

Step 05 關(guān)鍵一步，不能直接按回車，否則就前功盡棄了?？辞宄耍鐖D 1?9所示，按組合鍵Ctrl+Enter結(jié)束，瞬間就將所有內(nèi)容填充完畢。

圖1?9填充公式操作

現(xiàn)在要篩選什么品類，直接篩選就行，非常方便。

盧子：現(xiàn)學(xué)現(xiàn)用，好厲害。

木木：不過(guò)我不知道這里為什么要輸入=A2，原理是什么呢？只是糊里糊涂跟著操作。

盧子：這里涉及到兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)：

①相對(duì)引用的作用：在A3輸入=A2，在A4就自動(dòng)變成=A3，在A6就自動(dòng)變成=A5，也就是說(shuō)不管到哪一個(gè)單元格，始終等于上一個(gè)單元格的值。這個(gè)在后面函數(shù)部分我會(huì)跟你詳細(xì)解釋。

②定位空值的作用：只是填充沒(méi)有值的單元格，而有值的單元格就始終保持不變。

木木：這下明白了，既懂了方法又懂原理。

知識(shí)擴(kuò)展：

填充合并單元格的內(nèi)容后，區(qū)域中是包含有公式的，如果能夠?qū)⒐阶兂芍档男问綍?huì)更好。選擇區(qū)域A2:A16復(fù)制，右擊選擇粘貼成值，也就是“123”，如圖 1?10將公式復(fù)制粘貼成值所示。

圖1?10將公式復(fù)制粘貼成值

課后練習(xí)：

如圖 1?11所示，正常情況下我們都是需要合并單元格才能居中，如何在不合并單元格的情況下實(shí)現(xiàn)居中呢？

圖1?11不使用合并單元格的居中

Day2名詞縮寫帶來(lái)的麻煩

盧子：如圖 1?12使用簡(jiǎn)寫所示，這是2個(gè)會(huì)計(jì)論壇的每天發(fā)帖明細(xì)表，有的時(shí)候?yàn)榱送祽?，我們?huì)將會(huì)計(jì)科普論壇寫成會(huì)計(jì)網(wǎng)，將會(huì)計(jì)視野論壇寫成視野。木木，你是不是這樣干過(guò)？

圖1?12使用簡(jiǎn)寫

木木：你怎么知道？這樣每天少寫很多字，多好。

盧子：這樣說(shuō)也合情合理，能偷懶的情況下，誰(shuí)不想偷懶。一向以懶人著稱的我，很多時(shí)候連寫都不想寫，直接復(fù)制粘貼上去。如果現(xiàn)在讓你分別統(tǒng)計(jì)2個(gè)論壇的發(fā)帖數(shù)，你有什么辦法統(tǒng)計(jì)嗎？

木木：就這幾天的發(fā)帖數(shù)，我敲幾下計(jì)算器就搞定了，不發(fā)愁！

盧子：如果現(xiàn)在的數(shù)據(jù)是10000行呢？你是不是準(zhǔn)備敲到明天？

木木：是啊。

盧子：說(shuō)句實(shí)話，這些我曾經(jīng)也干過(guò)，就是因?yàn)楫?dāng)初不夠懶，說(shuō)多了都是淚。當(dāng)一個(gè)人懶到了極點(diǎn)，必然會(huì)想辦法讓自己效率更高，讓自己更加輕松。

木木：那現(xiàn)在是不是有更好的辦法解決？

盧子：因?yàn)槊~進(jìn)行縮寫，所以不能直接匯總。但我們可以制作一個(gè)下拉菜單，通過(guò)下拉菜單選擇論壇，這樣可以實(shí)現(xiàn)快速輸入，同時(shí)保證一致性。名詞統(tǒng)一后，就可以借助數(shù)據(jù)透視表輕松實(shí)現(xiàn)匯總。

Step 01 將論壇的全名輸入在E列，如圖 1?13輸入論壇全名所示。

圖1?13輸入論壇全名

Step 02 如圖 1?14設(shè)置下拉列表所示，選擇區(qū)域B2:B17，切換到“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，單擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”圖標(biāo)。在“允許”的下拉列表框中選擇“序列”選項(xiàng)，在“來(lái)源”文本框引用=$E$2:$E$3（E列的區(qū)域，直接用鼠標(biāo)選擇即可），最后單擊“確定”按鈕。

圖1?14設(shè)置下拉列表

Step 03 如圖 1?15下拉菜單示意圖所示，現(xiàn)在要選擇論壇名，只需通過(guò)下拉菜單進(jìn)行選擇即可，方便快捷。

圖1?15下拉菜單示意圖

木木：這樣確實(shí)方便好多，以后再也不用手工輸入。

盧子：這里再簡(jiǎn)單介紹如何用數(shù)據(jù)透視表匯總每個(gè)論壇的發(fā)帖數(shù)。

Step 01如圖 1?16創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表所示，單擊數(shù)據(jù)源任何單元格如A1，切換到“插入”選項(xiàng)卡，單擊“數(shù)據(jù)透視表”圖標(biāo)，默認(rèn)情況下會(huì)自動(dòng)幫你選擇好區(qū)域，保持默認(rèn)不變，單擊“確定”按鈕。

圖1?16創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

Step 02 如圖 1?17勾選字段所示，彈出“數(shù)據(jù)透視表”字段對(duì)話框，只需同時(shí)勾選論壇跟發(fā)帖數(shù)，就可以快速統(tǒng)計(jì)每個(gè)論壇的發(fā)帖數(shù)，不到1分鐘時(shí)間就完成別人1天的工作量。

圖1?17勾選字段

木木：哇！這個(gè)功能好牛逼。

盧子：數(shù)據(jù)透視表是Excel最強(qiáng)大的功能，等你以后熟練了基本操作以后再教你更全面的用法。

知識(shí)擴(kuò)展：

在設(shè)置下拉菜單的時(shí)候，來(lái)源采用引用單元格區(qū)域，這樣就造成多余了一列。其實(shí)來(lái)源也可以直接手寫，然后用英文狀態(tài)的逗號(hào)隔開(kāi)，如圖 1?18直接寫來(lái)源所示。

圖1?18直接寫來(lái)源

設(shè)置了下拉菜單，如果你用手工輸入的話，輸入名詞縮寫，會(huì)提示警告對(duì)話框，不讓你輸入，如圖 1?19所示。

圖1?19警告對(duì)話框

雖然不讓輸入其他值，但對(duì)于以前已經(jīng)輸入的值是無(wú)效的。以前輸入的縮寫可以用“圈釋無(wú)效數(shù)據(jù)”這個(gè)功能將這些圈釋出來(lái)，最后再重新更改成標(biāo)準(zhǔn)的，如圖 1?20所示。

圖1?20圈釋無(wú)效數(shù)據(jù)

課后練習(xí)：

如圖 1?21所示，論壇不在同一個(gè)工作表的情況下，如何制作一級(jí)下拉菜單？

圖1?21跨工作表制作下拉菜單

Day3統(tǒng)一日期格式

盧子：中國(guó)文化博大精深，光表示日期就有一大堆方法：2015年1月30日、1月30日、1-30、1/30、1.30、20150130……

木木，你平常喜歡用哪一種形式的日期呢？

木木：我比較喜歡用2015-1-30這種形式的日期。

盧子：原來(lái)木木一直保持著良好的習(xí)慣，都輸入規(guī)范的日期。如圖 1?22所示，如果是標(biāo)準(zhǔn)日期跟不標(biāo)準(zhǔn)日期混合在一起，你如何將2.1這種不標(biāo)準(zhǔn)的轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)呢？

圖1?22標(biāo)準(zhǔn)日期跟不標(biāo)準(zhǔn)日期的混合

木木：這個(gè)我會(huì)。如圖 1?23所示，選擇A列，按組合鍵Ctrl+H，調(diào)出“查找和替換”對(duì)話框，將.替換成-，單擊“全部替換”即可。

圖1?23替換

如圖 1?24所示，一下子就轉(zhuǎn)變成標(biāo)準(zhǔn)日期了。

圖1?24替換后效果

盧子：看來(lái)以后不能小看木木了，“查找和替換”功能掌握得挺好的。其實(shí)除了替換，還可以用分列完成。跟替換功能比較起來(lái)，會(huì)顯得麻煩一點(diǎn)，不過(guò)這里作為另外一種辦法，參考下。

Step 01 如圖 1?25所示，選擇區(qū)域A2:A6，切換到“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，單擊“分列”圖標(biāo)，保持默認(rèn)不變，連續(xù)2次單擊“下一步”按鈕。

圖1?25文本分列第1步

Step 02如圖 1?26所示，選擇“日期”格式，單擊“完成”按鈕，就可以轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)日期。

圖1?26文本分列第2步

木木：你多教一種方法，我就多學(xué)習(xí)一種，賺到了。

知識(shí)擴(kuò)展：

分列是一個(gè)很強(qiáng)大的功能，可以將數(shù)值跟文本格式互相轉(zhuǎn)換、按分隔符分列、按固定字符分列等。

01按分隔符（*）分列

如圖 1?27所示，尺寸的數(shù)據(jù)都是用*隔開(kāi)，有沒(méi)有辦法提取長(zhǎng)、寬？

圖1?27提取長(zhǎng)、寬

Step 01 如圖 1?28所示，選擇單元格A2:A10，單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡→“分列”按鈕，在彈出的“文本分列向?qū)А睂?duì)話框保持默認(rèn)不變，單擊“下一步”。

圖1?28文本分列第1步

Step 02如圖 1?29所示，“分割符號(hào)”在其他文本框輸入*，單擊“下一步”

圖1?29文本分列第2步

Step 03如圖 1?30所示，目標(biāo)區(qū)域?yàn)锽2單元格，單擊“完成”。

圖1?30文本分列第3步

02按固定字符將姓名分離

如圖 1?31所示，怎么姓名分成姓跟名，并顯示在兩列呢？

圖1?31姓名清單

Step 01選擇單元格A2:A12，將姓名復(fù)制到B列。

Step 02單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡→“分列”按鈕，在彈出的“文本分列向?qū)А睂?duì)話框，選擇“固定寬度”，單擊“下一步”。

Step 03用鼠標(biāo)單擊第一個(gè)漢字處，單擊“確定”按鈕。

姓名就完成分列，如圖 1?32所示。

圖1?32按固定字符分列

課后練習(xí)：

如圖 1?33所示，如何從身份證將出生日期分離出來(lái)？

圖1?33提取出生日期

Day4數(shù)據(jù)與單位分離

盧子：如圖 1?34所示，這是Excel效率手冊(cè)銷售明細(xì)表，在記錄的時(shí)候?yàn)榱俗寗e人看清單位，所以在最后面添加一個(gè)本字。木木，你見(jiàn)過(guò)這種嗎？

圖1?34數(shù)量包含單位

木木：當(dāng)然見(jiàn)過(guò)啦，我們做財(cái)務(wù)的，很多時(shí)候都是這樣，在金額后面添加單位元，比如2000元這種。

盧子：這種看起來(lái)雖然沒(méi)什么問(wèn)題，但實(shí)際上卻是個(gè)大問(wèn)題。這種數(shù)據(jù)是不能直接求和的，你可以試試？

木木：我試試看。

Step 01 如圖 1?35所示，將鼠標(biāo)放在B7這個(gè)單元格，單擊“自動(dòng)求和”圖標(biāo)。

圖1?35自動(dòng)求和

Step 02 如圖 1?36所示，用鼠標(biāo)選擇求和區(qū)域B2:B6。

圖1?36選取區(qū)域

Step 03 如圖 1?37所示，回車后，總數(shù)量為0。

圖1?37數(shù)據(jù)不能求和

木木：還真是這樣，這是怎么回事？

盧子：添加了單位的數(shù)字，就不叫數(shù)字了，叫文本。文本是不能求和的，直接當(dāng)0處理。也就是說(shuō)數(shù)字跟單位要分離才可以，這個(gè)分離木木應(yīng)該很熟練吧，你來(lái)操作一遍。

木木：好啊。

如圖 1?38所示，借助組合鍵Ctrl+H調(diào)出“查找和替換”對(duì)話框，將本替換成空，單擊“全部替換”按鈕。

圖1?38替換本字

如圖 1?39所示，將單位替換掉，現(xiàn)在就乖乖自動(dòng)求和了。

圖1?39數(shù)量可以求和

盧子：如圖 1?40所示，一格一屬性，不同東西的不要放在同一個(gè)單元格。單位都統(tǒng)一的話，可以直接放在表頭。

圖1?40一格一屬性1

如圖 1?41所示，單位不統(tǒng)一的話，可以添加一列。

圖1?41一格一屬性2

小小的改變，卻能給你統(tǒng)計(jì)帶來(lái)極大的便利。

知識(shí)擴(kuò)展：

如果一定要顯示單位“本”，可以通過(guò)自定義單元格格式來(lái)實(shí)現(xiàn)。自定義單元格格式不會(huì)改變單元格本身的性質(zhì)，只是欺騙我們的眼睛而已。

如圖 1?42所示，選擇區(qū)域B2:B6，按組合鍵Ctrl+1調(diào)出“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，單擊“自定義”，輸入類型為：0"本"，單擊“確定”按鈕。

圖1?42自定義單元格格式

自定義單元格格式后，雖然單元格多了一個(gè)“元”字，但照樣可以求和。

課后練習(xí)：

如圖 1?43所示，輸入數(shù)字的時(shí)候，自動(dòng)顯示包裝N部。

圖1?43自定義包裝N部

Day5不使用無(wú)意義的空格

盧子：如圖 1?44所示，這是剛剛的Excel效率手冊(cè)的銷售明細(xì)表改進(jìn)后的效果，在姓名這里，我們需要將姓名對(duì)齊。很多人都是用輸入空格的方法，讓姓名對(duì)齊的，木木你是否也是這樣做的？

圖1?44輸入多余的空格

木木：是啊，你怎么知道的，我以前經(jīng)常這樣做。難道有其他方法嗎？

盧子：方法還真有一個(gè)，將對(duì)齊方式設(shè)置為分散對(duì)齊即可。

Step 01 如圖 1?45所示，借助組合鍵Ctrl+H，調(diào)出“查找和替換”對(duì)話框，查找內(nèi)容輸入一個(gè)空格，單擊“全部替換”按鈕。

圖1?45替換掉空格

Step 02 如圖 1?46所示，選擇區(qū)域A2:A6，單擊“對(duì)齊方式”設(shè)置，“水平對(duì)齊”方式選擇“分散對(duì)齊”，單擊“確定”按鈕。

圖1?46設(shè)置分散對(duì)齊

如圖 1?47所示，設(shè)置完成后，姓名就自動(dòng)對(duì)齊。

圖1?47分散對(duì)齊效果

這樣設(shè)置可以不用錄制空格，大大提高了效率，同時(shí)也就避免了空格錄入多一個(gè)或者少一個(gè)的情況。

木木：這方法好棒，學(xué)習(xí)了。

知識(shí)擴(kuò)展：

如圖 1?48所示，用手工添加空格的方法有時(shí)難免會(huì)多添加一個(gè)空格或少添加一個(gè)空格，這樣會(huì)被Excel認(rèn)為是不同姓名，導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)出錯(cuò)。

圖1?48統(tǒng)計(jì)出錯(cuò)

課后練習(xí)：

如圖 1?49所示，金額為了更好看，進(jìn)行了縮進(jìn)，除了敲空格，你知道該如何做嗎？

圖1?49金額縮進(jìn)

Day6保護(hù)工作表中的公式不被修改

盧子：如圖 1?50所示，這是一份員工信息表，如果要發(fā)送給別人，但里面的黃色填充部分設(shè)置了公式不想讓別人修改。木木，如果是你，你會(huì)怎么做呢？

圖1?50員工信息表

木木：直接跟他們說(shuō)，這里有公式，不能修改，否則會(huì)出錯(cuò)啦！

盧子：靠人為提醒始終不是辦法，如果要發(fā)送的人多，不可能全部提醒，即使提醒了別人也不一定會(huì)記住。

木木：那還能怎么辦？

盧子：其實(shí)Excel中有一個(gè)功能叫：保護(hù)工作表，也就相當(dāng)于給工作表加一把鎖，要打開(kāi)這把鎖必須有鑰匙才行，而這把鑰匙就是密碼。這個(gè)密碼只有你才有，別人沒(méi)有。通過(guò)保護(hù)，別人想改也改不了。

木木：居然有這么神奇的功能，現(xiàn)在就想看看具體如何操作的？

盧子：這個(gè)操作步驟比前面的那些功能稍微繁瑣一點(diǎn)，我一步步說(shuō)給你聽(tīng)。

Step 01 如圖 1?51所示，單擊“全選”按鈕，按組合鍵Ctrl+1調(diào)出“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，切換到“保護(hù)”選項(xiàng)卡，取消勾選“鎖定”和“隱藏”前面的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。

圖1?51取消鎖定

Step 02 如圖 1?52所示，選擇區(qū)域C2:D14，按組合鍵Ctrl+1調(diào)出“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，切換到“保護(hù)”選項(xiàng)卡，勾選“鎖定”和“隱藏”前面的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。

圖1?52勾選鎖定跟隱藏

Step 03 如圖 1?53所示，切換到“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“保護(hù)工作表”圖標(biāo)，設(shè)置密碼為123456（設(shè)置自己能夠記住的號(hào)碼），單擊“確定”按鈕。

圖1?53設(shè)置工作表保護(hù)

Step 04 如圖 1?54所示，再輸入一遍密碼，單擊“確定”按鈕。

圖1?54確認(rèn)密碼

大功告成，如圖 1?55所示，現(xiàn)在只要修改公式區(qū)域，就會(huì)自動(dòng)警告，讓你無(wú)法修改。

圖1?55警告提示

木木：好像聽(tīng)懂了，不過(guò)我得回去熟練下才行，要不記不住！

知識(shí)擴(kuò)展：

如果以后自己要修改公式，可以撤銷密碼。如圖 1?56所示，單擊“撤銷保護(hù)工作表”，輸入密碼123456，即可。

圖1?56撤銷工作表保護(hù)

課后練習(xí)：

如圖 1?57所示，對(duì)表格進(jìn)行保護(hù)，除了可以進(jìn)行圖片編輯以外，其他功能都禁止使用。

圖1?57保護(hù)后能對(duì)圖片進(jìn)行處理

Day7數(shù)據(jù)備份以及另存為PDF很重要

盧子：木木，最近Excel學(xué)得怎么樣了？

木木：你教的那些我全部都會(huì)啦，哈哈。

盧子：其實(shí)這些都是細(xì)節(jié)問(wèn)題，稍微提一下就會(huì)了。對(duì)了，平常你收到別人的Excel文檔的時(shí)候，你是直接編輯還是？

木木：打開(kāi)Excel后就直接編輯啊，難不成還要做什么處理？

盧子：對(duì)于一些不重要的表格，這樣直接編輯沒(méi)有問(wèn)題。但對(duì)于一些表格模板或者重要的表格，最好實(shí)現(xiàn)備份，如圖 1?58所示，利用副本進(jìn)行編輯，不要在原稿上進(jìn)行修改，以免造成一些意想不到的麻煩。

圖1?58建立副本

木木：會(huì)有什么麻煩呢？

盧子：比如你現(xiàn)在對(duì)表格進(jìn)行了一系列操作以后，要想重新復(fù)原到最初的表格基本上是辦不到。如果只是用副本操作，不管怎么操作，原來(lái)的文檔都還在，如果以后需要最初的表格，你依然可以用到。

木木：你考慮的真周到，學(xué)習(xí)了。

知識(shí)擴(kuò)展：

還有一種情況就是：報(bào)告做好了，一份留底，一份傳給供應(yīng)商。為了讓報(bào)告不被修改，以前都是直接打印出來(lái)，然后再用打印件傳真過(guò)去給供應(yīng)商。現(xiàn)在提倡綠色辦公，節(jié)約用紙，有沒(méi)有辦法能直接發(fā)送文檔過(guò)去，別人無(wú)法修改內(nèi)容？

其實(shí)可以將Excel轉(zhuǎn)換成PDF，這樣別人就不能輕易更改你的內(nèi)容。如圖 1?59所示，文件“另存為”，選擇儲(chǔ)存位置，保存類型選擇PDF，單擊“保存”按鈕。

圖1?59另存為PDF

今日無(wú)練習(xí)，7天的好習(xí)慣已經(jīng)講完，你有收獲嗎？

第2章 事半功倍的數(shù)據(jù)批量處理絕招

好習(xí)慣養(yǎng)成了，接下來(lái)就得學(xué)會(huì)快速錄入數(shù)據(jù)，這樣才能更好的提高工作效率。

Day8序列數(shù)字生成大法

盧子：木木，如圖 2?1所示，這里有一份客戶的清單，需要逐個(gè)輸入序號(hào)，你知道怎么做嗎？

圖2?1客戶清單

木木：這個(gè)我會(huì)，很容易。

如圖 2?2所示，在A2單元格中輸入1，鼠標(biāo)放在A2單元格右下方，出現(xiàn)“+”字形，按住Ctrl鍵，拖動(dòng)鼠標(biāo)下拉到A15就可以生成1-14的序號(hào)。

圖2?2下拉生成序號(hào)

盧子：不錯(cuò)。鼠標(biāo)下拉這種適合生成的序號(hào)比較少的，而序號(hào)多的話用這種也不太合適。如圖 2?3圖所示，這時(shí)可以將鼠標(biāo)放在A2單元格右下方，出現(xiàn)“+”字形，雙擊單元格，選擇“填充序列”就可以自動(dòng)填充序號(hào)。

圖2?3填充序列

木木：對(duì)哦，如果有1萬(wàn)個(gè)序號(hào)，要下拉好久，還是你的方法快捷。

知識(shí)擴(kuò)展：

如果輸入的序列為文本型數(shù)字的話，操作會(huì)略有差異。

如圖 2?4所示，輸入第一個(gè)序號(hào)后，直接下拉就可以。

圖2?4直接下拉

如圖 2?5所示，輸入第一個(gè)序號(hào)后，采用雙擊填充。

圖2?5雙擊填充

課后練習(xí)：

如圖 2?6所示，如何生成偶數(shù)等差序列？

圖2?6偶數(shù)等差序列

Day9你所不知道的日期填充秘密

木木：盧子，求救。如圖 2?7所示，我在給人員排班的時(shí)候，希望按工作日來(lái)填充日期，但直接下拉的話沒(méi)有排除掉周末，怎么辦？

圖2?7人員排班表

盧子：如果你細(xì)心觀察的話，如圖 2?8所示，你會(huì)發(fā)現(xiàn)下拉的時(shí)候有一個(gè)“自動(dòng)填充選項(xiàng)”，單擊這個(gè)“自動(dòng)填充選項(xiàng)”里面出現(xiàn)了各種各樣的填充方式，選擇“以工作日填充”。

圖2?8以工作日填充

如圖 2?9所示，我們也可以試試“以月填充”跟“以年填充”的效果。

圖2?9以月跟年填充

木木：原來(lái)如此，謝謝盧子。

知識(shí)擴(kuò)展：

日期填充還能返回上個(gè)月的最后一天。

Step 01 如圖 2?10所示，輸入第一個(gè)日期選擇“以月填充”。

圖2?10以月填充

Step 02如圖 2?11所示，往左邊拖拉，選擇“以天數(shù)填充”。

圖2?11以天數(shù)填充

課后練習(xí)：

如圖 2?12所示，利用填充日期的功能，填充返回上一個(gè)月。

圖2?12返回上個(gè)月

Day10神奇的快速填充

Excel中除了填充序列、日期填充，還有一個(gè)最NB的填充。正名叫快速填充，別名叫閃電填充。

神奇的快速填充，到底有多神奇呢？

1、從身份證號(hào)提取出生日期，如圖 2?13所示。

圖2?13提取出生日期

如圖 2?14所示，單元格事先設(shè)置為文本或者輸入一個(gè)'，輸入第一個(gè)出生日期，下拉選擇快速填充。

圖2?14快速填充

2、從文本和數(shù)字混合中提取數(shù)字，如圖 2?15所示。

圖2?15提取數(shù)字

輸入第一個(gè)數(shù)字，按快捷鍵Ctrl+E，如圖 2?16所示。

圖2?16Ctrl+E的使用1

3、從電子郵箱中提取名字，如圖 2?17所示。

圖2?17提取名字

輸入第一個(gè)名字，按快捷鍵Ctrl+E，如圖 2?18所示。

圖2?18Ctrl+E的使用2

4、合并姓名，如圖 2?19所示。

圖2?19合并姓名

輸入第一個(gè)姓名，按快捷鍵Ctrl+E，如圖 2?20所示。

圖2?20Ctrl+E的使用3

5、合并姓名和手機(jī)號(hào)碼，如圖 2?21所示。

圖2?21合并姓名和手機(jī)號(hào)碼

輸入第一個(gè)姓名和手機(jī)號(hào)的所有內(nèi)容，按快捷鍵Ctrl+E，如圖 2?22所示。

圖2?22Ctrl+E的使用4

課后練習(xí)：

從調(diào)色配方中提取中間配色，如圖 2?23所示。

圖2?23提取中間配色

Day11高大上的時(shí)間錄入方法

普通錄入

1、手動(dòng)輸入技巧

我們手工錄入當(dāng)年日期時(shí)可以不用輸入年份，如輸入4-25，會(huì)自動(dòng)補(bǔ)全當(dāng)年年份變成2017-4-25。將單元格格式設(shè)置為短日期或者自定義為：yyyy-m-d，如圖 2?24所示。

圖2?24短日期

2、快捷鍵錄入法

按住鍵盤上的Ctrl，再按鍵盤上的分號(hào)（；），這時(shí)單元格上直接顯示當(dāng)前的日期，如圖 2?25所示。

圖2?25顯示當(dāng)前日期

按住鍵盤上的Ctrl，再按住Shift，再按上分號(hào)（；），這時(shí)將自動(dòng)顯示當(dāng)前的時(shí)間，如圖 2?26所示。

圖2?26顯示當(dāng)前的時(shí)間

3、函數(shù)錄入法

TODAY函數(shù)，返回當(dāng)前的日期。當(dāng)您需要在工作表上顯示當(dāng)前日期而不管您是何時(shí)打開(kāi)工作簿時(shí)，TODAY 函數(shù)會(huì)很有用，如圖 2?27所示。

圖2?27TODAY函數(shù)

NOW函數(shù)，返回當(dāng)前的時(shí)間。在您需要在工作表上顯示當(dāng)前日期和時(shí)間，或者基于當(dāng)前日期和時(shí)間計(jì)算某一值，并且每次打開(kāi)工作表該值都更新時(shí)，NOW 函數(shù)會(huì)很有用，如圖 2?28所示。

圖2?28NOW函數(shù)

知識(shí)擴(kuò)展：

高大上錄入

我們經(jīng)常要在Excel 表格里錄入日期（年月日）＋時(shí)間（0:00:00）

有沒(méi)有一種方法可以直接點(diǎn)到那一格就自動(dòng)彈出一個(gè)選擇框，直接在框里選擇日期和時(shí)間（顯示格式：2017-6-11 9:10:01），如圖 2?29所示。

圖2?29選擇當(dāng)前日期+時(shí)間

當(dāng)前時(shí)間自動(dòng)顯示在那個(gè)選擇框里，修改后點(diǎn)確定后直接錄入到表格里。

Step 01 將單元格格式設(shè)置為：yyyy-m-d h:mm:ss，如圖 2?30所示。

圖2?30自定義單元格

Step 02 在E1輸入NOW函數(shù)。

=NOW()

Step 03 制作下拉菜單。選擇單元格區(qū)域C2:C7，切換到“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，單擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”圖標(biāo)，在允許下拉文本框選擇“序列”，來(lái)源引用用鼠標(biāo)引用E1的位置，單擊“確定”按鈕，如圖 2?31所示。

圖2?31下拉菜單

課后練習(xí)：

如圖 2?32所示，將A列的日期跟B列的時(shí)間合并起來(lái)，顯示在C列。

圖2?32將日期和時(shí)間合并

Day12錄入長(zhǎng)字符串的技巧

盧子：木木，如圖 2?33所示，假如現(xiàn)在增加一列內(nèi)容，錄入身份證號(hào)碼，你知道怎么操作嗎？

圖2?33如何錄入身份證

木木：這個(gè)我會(huì)，如圖 2?34所示，身份證號(hào)碼跟其他不一樣，超過(guò)15位數(shù)字，如果直接輸入會(huì)出錯(cuò)，15位后面全部變成0。

圖2?34超過(guò)15位數(shù)字后面全變成0

如圖 2?35所示，在輸入的時(shí)候，只需在身份證前面輸入“'”即可。

圖2?35輸入’

盧子：這個(gè)也是一種方法，我平常更習(xí)慣將單元格設(shè)置為“文本” 格式。如圖2?36所示，選擇區(qū)域C2:C15，將單元格格式改成“文本”。

圖2?36設(shè)置文本格式

這種有一個(gè)好處就是，一勞永逸。只需設(shè)置一次單元格格式，以后只需輸入身份證號(hào)碼即可。

知識(shí)擴(kuò)展：

如圖 2?37所示，在Excel中直接輸入12位的數(shù)字，居然變成這樣9.57536E+11，這個(gè)究竟是什么鬼？

圖2?379.57536E+11

這是科學(xué)計(jì)數(shù)法，超過(guò)11位的數(shù)字，在默認(rèn)情況下會(huì)顯示科學(xué)計(jì)數(shù)法。因?yàn)榻痤~一般都沒(méi)有那么多位數(shù)，12位的金額是多少，我書(shū)讀得少不會(huì)算，你知道嗎？

在遇到這種超過(guò)11位的字符，可以先輸入'再輸入一串?dāng)?shù)字，或者用設(shè)置為文本格式更方便。

除了這種，還有就是0開(kāi)頭的數(shù)字，也必須要設(shè)置為文本格式，否則0會(huì)自動(dòng)消失，如圖 2?38所示。

圖2?38消失的0

最后一種是分?jǐn)?shù)，也需要設(shè)置為文本格式，否則輸入后就會(huì)出錯(cuò)，如輸入3/16，就變成3月16日。默認(rèn)情況下以/和-作為分隔符都是當(dāng)做日期處理，如圖 2?39所示。

圖2?39分?jǐn)?shù)變?nèi)掌?/p>

課后練習(xí)：

如圖 2?40所示，如何將網(wǎng)頁(yè)上面的身份證號(hào)碼復(fù)制到Excel中？

圖2?40身份證號(hào)碼

Day13批量為城市添加省份

盧子：如圖 2?41所示，這是廣東省各城市人員對(duì)應(yīng)表，木木，如果是你，你怎么輸入這些城市呢？

圖2?41廣東省各城市人員對(duì)應(yīng)表

木木：直接輸入啊，如：廣東潮州，難不成還有其他辦法？

盧子：直接輸入當(dāng)然可以，但實(shí)際上沒(méi)必要這么做。因?yàn)榍懊?個(gè)字都是“廣東”，這個(gè)可以通過(guò)自定義單元格格式得到，也就是說(shuō)只需要輸入潮州這樣的就可以。

如圖 2?42所示，選擇區(qū)域B2:B16，利用組合鍵Ctrl+1，彈出“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框。切換到“數(shù)字”選項(xiàng)卡，然后選擇“自定義”選項(xiàng)，在類型框中輸入代碼："廣東"@，單擊“確定”按鈕。

圖2?42自定義單元格格式

木木：這個(gè)代碼是什么意思？

盧子：@代表所有文本，"廣東"@也就是在所有文本前面添加廣東2個(gè)字。

木木：那什么代表所有數(shù)字呢？

盧子：數(shù)字用：G/通用格式，如果是整數(shù)的話可以直接用0表示。比如要輸入每個(gè)人的年齡，就可以用下面的自定義代碼：

G/通用格式"歲"

0"歲"

如圖 2?43所示，現(xiàn)在只需輸入數(shù)字，就會(huì)自動(dòng)在后面添加歲字。

圖2?43自定義后輸入的效果

木木：又學(xué)了一招，效率又提高一點(diǎn)點(diǎn)了。

Step 02 選擇區(qū)域，切換到“公式”選項(xiàng)卡，單擊“根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建”，取消勾選“最左列”，單擊“確定”按鈕，如圖 2?66所示。

圖2?66根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建定義的名稱

Step 03 選擇區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡→“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”，在允許文本框選擇“序列”，來(lái)源文本框輸入下面的公式，單擊“確定”按鈕，這時(shí)會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框，直接忽略即可，如圖 2?67所示。

=INDIRECT(A2)

圖2?67設(shè)置函數(shù)

經(jīng)過(guò)3個(gè)小步驟，就可以進(jìn)行關(guān)聯(lián)選擇，如圖 2?68所示。

圖2?68二級(jí)下拉菜單效果

知識(shí)擴(kuò)展：

我們?cè)谥谱鞅砀竦臅r(shí)候，還有一種很特殊的下拉菜單選擇法，不過(guò)不是借助序列這個(gè)功能，而是結(jié)合已經(jīng)輸入的內(nèi)容加快捷鍵Alt+↓實(shí)現(xiàn)的，如圖 2?69所示。

圖2?69特殊下拉菜單

課后練習(xí)：

隨著時(shí)間的推移，經(jīng)典的書(shū)籍會(huì)越來(lái)越多，如何自動(dòng)將新增加的經(jīng)典書(shū)籍增加到一級(jí)下拉菜單里。比如增加了Excel不加班這本書(shū)，如圖 2?70所示。

圖2?70自動(dòng)更新一級(jí)下拉菜單

Day16 快速輸入特殊符號(hào)

盧子：木木，你在輸入√或者×這些符號(hào)的時(shí)候是怎么輸入的呢？

木木：按住Alt+小鍵盤的數(shù)字，√就是41420。

盧子：對(duì)于一向使用筆記本的我而言，靠這種方法輸入非常麻煩，還有就是不容易記住這些數(shù)字。如圖 2?71所示，我一般都是借助搜狗拼音輸入法，來(lái)輸入這些特殊字符，輸入dui就能得到√，輸入cuo就能得到×。

圖2?71搜狗輸入法輸入特殊字符

使用搜狗拼音輸入法，還可以輸入平方米（㎡），立方米（m3）等，大大減輕了記憶的負(fù)擔(dān)。

木木：這個(gè)更好，贊一個(gè)！

盧子：搜狗拼音輸入法中還有“特殊符號(hào)”這個(gè)功能，借助這個(gè)功能可以輸入大多數(shù)特殊字符。

如圖 2?72所示，搜狗拼音輸入法中還有“特殊符號(hào)”這個(gè)功能，借助這個(gè)功能可以輸入大多數(shù)特殊字符。

圖2?72特殊符號(hào)

知識(shí)擴(kuò)展：

Excel輸入帶框√×新技能：如果數(shù)字大于等于0就輸入帶框的√，小于0就輸入帶框的×。正常這種很難做到，但其實(shí)通過(guò)設(shè)置字體為Wingdings 2，R就是帶框的√，Q就是帶框的×，這種方法是不是挺不錯(cuò)?。。∪鐖D 2?73所示。

=IF(A2>=0,"R","Q")

圖2?73錄入帶框√×