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一、?????? 優(yōu)秀Excel的標(biāo)準(zhǔn) ?

1、? 在收到別人的表格時(shí)不被牽著走 ? ? ?

2、以所有努力呈現(xiàn)自己的想法 ?

3、讓接收方不產(chǎn)生歧義并充分理解 ?

二、培養(yǎng)良好的Excel操作習(xí)慣 ?

1、更適用的Excel工作環(huán)境 ? ? ??

默認(rèn)保存位置和自動(dòng)保存時(shí)間 ? ?

快速訪問(wèn)工具欄 ? ?

2、常用快捷鍵 ? ??

文件類(lèi) ? ?

格式類(lèi) ? ?

編輯類(lèi) ? ?

三、明確目的 ? ? ??

四、收集數(shù)據(jù) ? ? ??

五、處理數(shù)據(jù) ? ? ??

1、檢查格式 ?

去掉函數(shù)和鏈接 ? ?

去掉工作表隱藏 ? ?

取消行、列隱藏 ? ?

2、優(yōu)化格式 ?

凍結(jié)窗格 ? ? ??

新建窗口 ? ? ??

3、檢查數(shù)據(jù) ?

檢查重復(fù) ? ? ??

刪除重復(fù) ? ? ??

檢查超范圍數(shù)據(jù) ? ?

快速轉(zhuǎn)換格式：分列 ? ?

4、優(yōu)化數(shù)據(jù) ?

分列 ? ? ??

合并 ? ? ??

篩選 ? ? ??

排序 ? ? ??

六、分析數(shù)據(jù) ? ? ??

1、數(shù)據(jù)透視表 ? ??

2、? 公式 ? ? ??

3、? 常用函數(shù) ? ? ??

Left ?

Right ? ? ?

Mid?

Vlookup?

If ? ??

Sumifs ? ?

Text?

4、數(shù)據(jù)格式 ?

七、展現(xiàn)數(shù)據(jù) ? ? ??

1、數(shù)據(jù)驗(yàn)證 ?

2、信息檢查優(yōu)化 ?

工作表檢查優(yōu)化 ? ?

數(shù)據(jù)檢查和優(yōu)化 ? ?

格式檢查和優(yōu)化 ? ?

八、參考資料 ? ? ??

一、 優(yōu)秀Excel的標(biāo)準(zhǔn)

1、 在收到別人的表格時(shí)不被牽著走

明確目的，有的放矢

2、以所有努力呈現(xiàn)自己的想法

數(shù)據(jù)分析的5個(gè)步驟：明確目的、收集數(shù)據(jù)、處理數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)、展現(xiàn)數(shù)據(jù)

3、讓接收方不產(chǎn)生歧義并充分理解

簡(jiǎn)化表達(dá)，突出重點(diǎn)

二、培養(yǎng)良好的Excel操作習(xí)慣

1、更適用的Excel工作環(huán)境

默認(rèn)保存位置和自動(dòng)保存時(shí)間

? ? 點(diǎn)擊“文件”選項(xiàng)卡，再點(diǎn)擊“選項(xiàng)”

跳出“Excel選項(xiàng)”的對(duì)話框，里面可以設(shè)置文件保存格式、自動(dòng)保存間隔時(shí)間和默認(rèn)保存位置等信息。

快速訪問(wèn)工具欄

根據(jù)自己使用習(xí)慣，可以把常用工具保存至“快速訪問(wèn)工具欄”。例如，點(diǎn)擊“條件格式”→“突出顯示單元格規(guī)則”→“重復(fù)值”，右擊選中“添加到快速訪問(wèn)工具欄”

此時(shí)快速訪問(wèn)工具欄中就會(huì)多出查找重復(fù)值的快速訪問(wèn)按鈕了。

2、常用快捷鍵

文件類(lèi)

Ctrl+N：新建文件

Ctrl+Z：撤銷(xiāo)，相當(dāng)于“ ”，當(dāng)發(fā)現(xiàn)操作過(guò)程中某步錯(cuò)了，按Ctrl+Z會(huì)撤回上一步；

Ctrl+W：退出，相當(dāng)于“ ”；

Ctrl+P：打印

格式類(lèi)

Ctrl+方向鍵: 定位，鼠標(biāo)所在位置會(huì)自動(dòng)跳躍首行/底行/最左/最右；

Ctrl+Shift+方向鍵：選中，從光標(biāo)定位點(diǎn)按住Ctrl+Shift+方向鍵，從該位置到首行/列會(huì)被全選；

Ctrl+B：加粗，相當(dāng)于 ；

Ctrl+I：斜體，相當(dāng)于 ；

Ctrl+U：下劃線，相當(dāng)于 ；

編輯類(lèi)

Ctrl+X：剪切，選擇要剪切的信息按Ctrl+x原文件會(huì)直接改變；

Ctrl+C：復(fù)制，選擇復(fù)制信息，原信息會(huì)保留不變；

Ctrl+V：粘貼，復(fù)制或剪切之后使用；

Ctrl+F：查找，在選中范圍內(nèi)找到相應(yīng)信息，未選中則全表格范圍，可加入格式效果；

Ctrl+H：替換，在選中范圍內(nèi)找到相應(yīng)信息并進(jìn)行替換，未選中則全表格范圍，可加入格式效果，可搭配通配符使用（通配符“?”代表任意一個(gè)字符，”*”代表任意多個(gè)字符）；

Ctrl+G：定位，按照需要的元素選中相應(yīng)內(nèi)容，如根據(jù)“對(duì)象”找到所有符號(hào)表格等；

Ctrl+D：自動(dòng)填充，只選中一行按下Ctrl+D會(huì)變成選中行上一行的內(nèi)容，選中某幾行按下Ctrl+D，所選部分會(huì)變成選中的第一行的內(nèi)容；

Ctrl+K：插入超鏈接

Ctrl+Enter：不連續(xù)的單元格里快速輸入相同數(shù)據(jù)，先用Ctrl同時(shí)選中多個(gè)單元格，松開(kāi)Ctrl在最后一個(gè)單元格中輸入數(shù)據(jù)，最后按Ctrl+Enter全部填充；

Ctrl+9：選中后，隱藏一行或多行；

Ctrl+0：選中后，隱藏一列或多列。

三、明確目的

Excel軟件本質(zhì)是電子表格軟件，基本用途包括數(shù)據(jù)的表格呈現(xiàn)、圖表展示等。在工作中更為常用的是制作各種實(shí)用表格，如會(huì)議流程、市場(chǎng)調(diào)查、賬務(wù)報(bào)表等。賬務(wù)組的日常工作常用Excel軟件處理各種數(shù)據(jù)完成賬務(wù)報(bào)表，或借助Excel軟件強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能幫助賬務(wù)人員計(jì)算數(shù)據(jù)，在開(kāi)始制作Excel文件時(shí)就應(yīng)在腦海中呈現(xiàn)出完成后的效果，再一步步根據(jù)設(shè)想完善文件。這就決定了Excel文件的基本要求是準(zhǔn)確性，其次是簡(jiǎn)潔性和有效性，在此基礎(chǔ)上如能做到美觀性就更好了。

相當(dāng)于廚師要根據(jù)顧客需求、自己能力和現(xiàn)有條件，決定要做什么菜。

四、收集數(shù)據(jù)

收集數(shù)據(jù)主要指從外部接收各類(lèi)信息（包括T+、OMS等系統(tǒng)導(dǎo)出的信息，其他人制作的Excel或Word文件，以及其他有效信息）的過(guò)程。此階段要注意原始數(shù)據(jù)的真實(shí)性和有效性。

相當(dāng)于為了做菜取得相應(yīng)食材。

五、處理數(shù)據(jù)

處理數(shù)據(jù)主要指將外部信息進(jìn)行檢查，并轉(zhuǎn)化為適合自己使用的文件的過(guò)程。此階段要注意在不改動(dòng)原始數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，刪除無(wú)用數(shù)據(jù)，減少錯(cuò)誤，轉(zhuǎn)化為適合自己使用的格式。

相當(dāng)于將食材進(jìn)行預(yù)處理，如蔬菜洗菜切菜、肉類(lèi)解凍腌制等。

1、檢查格式

去掉函數(shù)和鏈接

當(dāng)打開(kāi)表格時(shí)跳出如下對(duì)話框時(shí)，說(shuō)明表格中含有對(duì)其他表格的公式鏈接，這些鏈接有可能因其他表格的變動(dòng)而重新計(jì)算，從而影響當(dāng)前表格的數(shù)據(jù)；此時(shí)應(yīng)用“復(fù)制-粘貼為數(shù)值”的方式使這些鏈接失效

去掉工作表隱藏

在工作表上點(diǎn)擊右鍵出現(xiàn)“取消隱藏”時(shí)，說(shuō)明此處有工作表被隱藏，選中工作表將該表顯示出來(lái)。

取消行、列隱藏

選中需要用的行/列，出現(xiàn)“取消隱藏”，將之前隱藏的行/列顯示出來(lái)即可。

2、優(yōu)化格式

凍結(jié)窗格

當(dāng)行數(shù)超過(guò)一整個(gè)屏幕可以呈現(xiàn)的范圍時(shí)，就可以對(duì)表格進(jìn)行凍結(jié)。在“視圖”選項(xiàng)卡下的“凍結(jié)窗格”里選中適合的凍結(jié)方式，凍結(jié)首行使首行始終可見(jiàn)/凍結(jié)首列使始終首列可見(jiàn)/凍結(jié)某個(gè)單元格使該格上面的行和左側(cè)的列始終可見(jiàn)。

新建窗口

在數(shù)據(jù)較多并且需要處理數(shù)據(jù)表格較多的情況下可以把一張表格分成兩個(gè)子表格。選擇表格工具欄里點(diǎn)擊“視圖”“創(chuàng)建窗口”即可把一張表分成兩個(gè)子表，內(nèi)容相同操作會(huì)自動(dòng)更新。

3、檢查數(shù)據(jù)

檢查重復(fù)

有時(shí)表格中會(huì)有重復(fù)的數(shù)據(jù)，可通過(guò)“條件格式”查找出來(lái)。選中需要查找的數(shù)據(jù)范圍，點(diǎn)擊“開(kāi)始”中的“條件格式”下的“突出顯示單元格規(guī)則”中的“重復(fù)值”。

跳出對(duì)話框，點(diǎn)擊“確認(rèn)”，使重復(fù)值顯示為深紅色字、淺紅色填充的格式。

刪除重復(fù)

如果需要將重復(fù)數(shù)據(jù)整行/整列刪除，則可使用“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下的“刪除重復(fù)項(xiàng)”：

如按照列H的“存貨分類(lèi)”刪除，則只選定“列H”。

跳出對(duì)話框，說(shuō)明刪除成功。

檢查超范圍數(shù)據(jù)

有時(shí)已知數(shù)據(jù)應(yīng)該在一定范圍內(nèi)，此時(shí)如有數(shù)據(jù)超出該范圍就需要查找出來(lái)并進(jìn)行刪改，進(jìn)行查找和刪除，此時(shí)可以用“條件格式”的方法，選中“突出顯示單元格規(guī)則”中的“介于”

輸入“5”到“11”之間，使符合這個(gè)范圍內(nèi)的數(shù)字呈現(xiàn)出淺紅底色、深紅色字體的格式，方便找出。

快速轉(zhuǎn)換格式：分列

當(dāng)數(shù)據(jù)左上角出現(xiàn)綠色三角時(shí)，說(shuō)明該數(shù)據(jù)是以文本格式保存的，此時(shí)不能直接參與計(jì)算

需要先進(jìn)行“分列”處理，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成數(shù)字格式。

選中需要分列的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中的“分列”。

如只要改變數(shù)據(jù)格式，在跳出的對(duì)話框中點(diǎn)擊“完成”即可。

此時(shí)“數(shù)量”這一列的數(shù)據(jù)均可編輯。

4、優(yōu)化數(shù)據(jù)

分列

“分列”還可用于按需將一列數(shù)據(jù)分割為若干列（先要留足空列），可按字符的固定寬度分列，也可按特殊標(biāo)點(diǎn)分列。

? ? ? ? ? ? ? ? 按固定寬度? ? ?

按“分隔符號(hào)”→”/”?

合并

有時(shí)需要對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行合并，如需要批量將代表片區(qū)的“A”代碼和代表物料的“10012363”代碼合并為“A10012363”。此時(shí)不能直接用“合并單元格”的方法，會(huì)導(dǎo)致左邊的單元格吃掉右邊單元格的內(nèi)容。此時(shí)應(yīng)用連字符”&”。

篩選

? ? 當(dāng)需要對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容按照一定條件進(jìn)行選取時(shí)，可用“篩選”的功能。單擊表頭（連續(xù)有字的所有表頭都被選中）或選中表頭某幾行（只有選中的表頭被選中），再點(diǎn)擊“排序和篩選”中的“篩選”，此時(shí)在表頭出現(xiàn)向下的小箭頭，就可以按照顏色（包括單元格顏色和字體顏色）和文本內(nèi)容（如大于小于、包含不包含等）選取相應(yīng)的內(nèi)容。

排序

當(dāng)需要對(duì)某一列內(nèi)容按照數(shù)字大小排列時(shí)，可用“排序”功能。選中某列，再點(diǎn)擊“排序和篩選”中的“升序”或“降序”。

? ? 此時(shí)會(huì)跳出“排序提醒”的對(duì)話框，選擇“擴(kuò)展選定區(qū)域”時(shí)，其他行的內(nèi)容會(huì)隨排序一起變動(dòng)；選擇“以當(dāng)前選定區(qū)域排序”時(shí)，只有該列內(nèi)容變動(dòng)。選好后點(diǎn)擊“排序”，此時(shí)該列內(nèi)容即可按照從小到大或從大到小的順序進(jìn)行排列。

六、分析數(shù)據(jù)

分析數(shù)據(jù)主要指選用適當(dāng)?shù)慕y(tǒng)計(jì)分析方法，將數(shù)據(jù)按照目的進(jìn)行整合分析的過(guò)程。此階段要注意處理數(shù)據(jù)時(shí)的邏輯和準(zhǔn)確。

相當(dāng)于將烹飪的過(guò)程，如蒸煮炒烤煎炸等。

1、數(shù)據(jù)透視表

當(dāng)拿到一張數(shù)據(jù)較多的表格，想要查看按條件分類(lèi)匯總的情況，可以用“數(shù)據(jù)透視表”的方法，好處是不破壞源數(shù)據(jù)、操作簡(jiǎn)單、可個(gè)性化設(shè)置。

操作方法是先確認(rèn)該表格的首行標(biāo)題不能為空。選中數(shù)據(jù)范圍，點(diǎn)擊“插入”的“數(shù)據(jù)透視表”插入透視表。

此時(shí)可以根據(jù)需要，選擇進(jìn)行透視的數(shù)據(jù)范圍，以及透視表的放置位置。

按照需要設(shè)置透視表字段，使透視表呈現(xiàn)出需要的信息。

數(shù)據(jù)透視表使用技巧：

1、匯總表的列字段不能超過(guò)2個(gè)，否則容易看不懂；

2、行標(biāo)簽的排序會(huì)影響透視表內(nèi)容，在上面的排高一等；

3、為了使表格看起來(lái)清晰，可以點(diǎn)擊透視表頭“設(shè)計(jì)”—“報(bào)表布局”—“以表格形式顯示”，還可以將其中的分類(lèi)匯總隱藏起來(lái)；

4、當(dāng)透視表處理完成后可根據(jù)自己使用要求進(jìn)行查看查看數(shù)據(jù)并記錄數(shù)據(jù)。可做兩數(shù)之差檢查是否有差異，必須手動(dòng)輸入兩差的行列，否則是帶有公式無(wú)法計(jì)算得出。

2、 公式

用運(yùn)算符連接的數(shù)據(jù)計(jì)算操作叫公式。運(yùn)算符分為“算術(shù)運(yùn)算符”（“+”“-”“*”“/”）、比較運(yùn)算符（“=”“>”“<”等）、文本連接符（“&”）和引用運(yùn)算符。

3、 常用函數(shù)

一個(gè)函數(shù)通常包含標(biāo)識(shí)符、函數(shù)名和參數(shù)，比如“=IF（B3>A3,1,0）”中，“=”是標(biāo)識(shí)符，“IF”是函數(shù)名，“B3>A3”、“1”和“0”是參數(shù)。

Left

從左到右取值

例如：“=LEFT(A10012361,5)”表示從字符“A10012361”中取前5位字符，運(yùn)行的結(jié)果為A1001；

Right

從右到左取值

例如：“=Right(A10012361,8)”表示從字符“A10012361”中取后8位字符，運(yùn)行的結(jié)果為10012361；

Mid

自定義位數(shù)取值

例如： “=Mid(A10012361,2,8)”表示從字符“A10012361”中第2個(gè)數(shù)值開(kāi)始取后8位字符，運(yùn)行的結(jié)果為10012361

Vlookup

查找函數(shù)，根據(jù)給定的查找目標(biāo)，從指定查找區(qū)域中返回想要查找到的值。

例如：根據(jù)K列29行至O列53行中的存貨編碼和單位信息，匹配出K3單元格對(duì)應(yīng)的單位。

If

根據(jù)條件進(jìn)行判斷函數(shù)，如果這個(gè)值滿足這個(gè)條件就是*否則就是-

例如：當(dāng)U5=S5就是1，否則就是0

Sumifs

是按多個(gè)條件對(duì)指定單元格求和

例如：我們求和A10000607 橙子 單位為“公斤”的合計(jì)金額是多少。

選定所選擇的條件，選定需要求和項(xiàng)，選擇求和項(xiàng)。與分類(lèi)匯總相似。

Text

將數(shù)字格式轉(zhuǎn)換成指定格式的文本

例如：要將 “2018/1/1”轉(zhuǎn)換為“2018-01-01”

? ? ? 要將日期轉(zhuǎn)換為星期

? ? ? 要將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為“0**”的格式

4、數(shù)據(jù)格式

七、展現(xiàn)數(shù)據(jù)

展現(xiàn)數(shù)據(jù)主要指將分析后的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)給相應(yīng)的對(duì)象。此階段要注意表達(dá)簡(jiǎn)潔、突出重點(diǎn)。

相當(dāng)于出菜的步驟。

1、數(shù)據(jù)驗(yàn)證

數(shù)據(jù)驗(yàn)證可以用于限定單元格中可輸入的內(nèi)容，并給出提示，從而減少輸入錯(cuò)誤，提高工作效率。在工作中，數(shù)據(jù)驗(yàn)證設(shè)置常用來(lái)限制單元格中輸入的文本長(zhǎng)度、文本內(nèi)容和數(shù)值范圍等。這里主要說(shuō)明限制文本內(nèi)容的用法，限制文本內(nèi)容不僅可以提高輸入效率，更可以避免不規(guī)范內(nèi)容的輸入。

選中需要限定的單元格，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中的“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”。

將允許值設(shè)為“序列”，來(lái)源中依次輸入允許輸入的內(nèi)容，用英文格式的逗號(hào)隔開(kāi)。

設(shè)置完成后，即可在下拉列表中快速找到需要的內(nèi)容。

2、信息檢查優(yōu)化

工作表檢查優(yōu)化

為了避免引起不必要的誤解，在Excel文件交給其他人時(shí)刪除不必要的工作表（如空白工作表、打草稿的工作表等）是很好的習(xí)慣。

操作方式可以在該工作表上點(diǎn)擊右鍵選中“刪除”，也可以在點(diǎn)擊右鍵后直接按快捷鍵“D”達(dá)到刪除的效果。

另一個(gè)良好的習(xí)慣是，在Excel文件交給其他人時(shí)，將工作表改為更簡(jiǎn)潔有效的名字。

數(shù)據(jù)檢查和優(yōu)化

參考處理數(shù)據(jù)時(shí)的方法，檢查重復(fù)數(shù)據(jù)、檢查超范圍數(shù)據(jù)、篩選和排序等。

格式檢查和優(yōu)化

參考處理數(shù)據(jù)時(shí)的方法，去掉函數(shù)鏈接、去掉隱藏的工作表和行、列等。

八、參考資料

《一表人才》：賈婷婷編著，電子工業(yè)出版社， 2014年4月第1次印刷