? ? ? 大型項(xiàng)目物資管理方法。

? ? ? 兵馬未動(dòng)，糧草先行。項(xiàng)目物資是工程項(xiàng)目如期建成的重要保障，是工程投資成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。大型工程項(xiàng)目物資管理主要面對(duì)的是工程周期長(zhǎng)、工作面廣、施工單位多及物資供應(yīng)量大、品種多、料性復(fù)雜等諸多難題。那么如何確保項(xiàng)目物資的精準(zhǔn)管理呢？

? ? ? 一個(gè)傳統(tǒng)制造型企業(yè)，他的成長(zhǎng)往往依靠產(chǎn)業(yè)鏈的延伸或產(chǎn)能的擴(kuò)建，特別是大型的重資產(chǎn)制造企業(yè)，各關(guān)鍵階段大型工程項(xiàng)目的成敗勢(shì)必成為公司能否增長(zhǎng)的關(guān)鍵。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目的成敗就會(huì)看的比任何東西都重，因此項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在必要的情況下會(huì)有意無(wú)意的忽略一些輔助的后勤管理，如工程物資的精細(xì)化管理。特別是投資超過(guò)十億、百億的項(xiàng)目，在項(xiàng)目后期工期緊、工作面廣、任務(wù)重、強(qiáng)度大的情況下項(xiàng)目干系人希望能精準(zhǔn)掌握工程物資的詳細(xì)情況，如工程物資是否到位、是否被占用、是否少采購(gòu)等。若此時(shí)工程物資管理不到位，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就往往會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目進(jìn)度的原因，讓后勤管理做出犧牲。此時(shí)，若無(wú)完備的方案，項(xiàng)目就會(huì)因?yàn)檫M(jìn)度原因違背定下的規(guī)則，會(huì)造成重復(fù)采購(gòu)、漏項(xiàng)等情況。但對(duì)于財(cái)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)、信息管理等這樣的后勤輔助的資產(chǎn)責(zé)任部門，是不容許公司資產(chǎn)不明的，特別是上市公司、國(guó)有、央企等。

? ? ? ? 因此對(duì)于財(cái)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)、信息管理這些部門，項(xiàng)目物資的精準(zhǔn)化管理顯得尤為重要的，那么如何對(duì)項(xiàng)目物資進(jìn)行精準(zhǔn)化管理呢？

? ? ? ? 2005年，公司投資了現(xiàn)在的老生產(chǎn)工廠，當(dāng)時(shí)投資近1000萬(wàn)元，那時(shí)候公司也沒(méi)有更多的資金和精力來(lái)上信息系統(tǒng) ，老板說(shuō)：“小唐，用人管管吧，先把項(xiàng)目建起來(lái)一切就好了”。作為財(cái)務(wù)和信息人員的我，為了確保資產(chǎn)的準(zhǔn)確，在條件有限的情況最終只能選擇紙質(zhì)的賬本進(jìn)行出入庫(kù)流水的記錄，項(xiàng)目期間的單據(jù)堆了十五個(gè)大紙箱，項(xiàng)目后我再也找翻不出想要的某一領(lǐng)料單據(jù)。在一個(gè)下大雨的下午，管道安裝單位小蔡，拿著淋濕的領(lǐng)料審批單在倉(cāng)庫(kù)上上下下翻了遍，就是找不齊單據(jù)上已經(jīng)模糊不清的物料。

? ? ? ? 2008年公司，因產(chǎn)能需求，新建生產(chǎn)廠房，總投資約3個(gè)億，公司也用上了出入庫(kù)管理系統(tǒng)，雖沒(méi)有一套整體的項(xiàng)目物資管理方法論，出入庫(kù)管理系統(tǒng)上，更多是在入庫(kù)時(shí)導(dǎo)入物資編碼，并進(jìn)行物資入庫(kù)，造成了庫(kù)存的嚴(yán)重滯后，不能給項(xiàng)目管理提供幫助，往往是材料都安裝到裝置上了，項(xiàng)目物資賬上還有庫(kù)存，出入庫(kù)管理系統(tǒng)也只能起到一個(gè)記賬的作用。

? ? ? ? 2013年公司，因發(fā)展需求，延伸產(chǎn)業(yè)鏈，新建生產(chǎn)基地總投資約40個(gè)億，引進(jìn)了國(guó)內(nèi)大型制造企業(yè)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人作為項(xiàng)目顧問(wèn)參與項(xiàng)目管理，公司啟用了整套管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了從采購(gòu)到入庫(kù)、領(lǐng)料的閉環(huán)管理，但因?qū)?xiàng)目的估計(jì)不足，人員配置極少，特別是項(xiàng)目后期，項(xiàng)目工期緊，這時(shí)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主抓項(xiàng)目進(jìn)度，對(duì)工程物資的管理也有所忽略，造成項(xiàng)目后期因?yàn)橐粋€(gè)裝置的核心配件沒(méi)有按計(jì)劃到位，使項(xiàng)目投產(chǎn)整整延后一個(gè)月，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人看著報(bào)告和工程師未能及時(shí)下單的申購(gòu)單，閉著眼睛5分鐘沒(méi)有話語(yǔ)，最后來(lái)了句“你們，你們都給我滾出去”。

? ? ? ? 2016年公司因戰(zhàn)略發(fā)展需要，新建生產(chǎn)基地，投資約170個(gè)億，公司吸取前幾次的教訓(xùn)，設(shè)置了專門的組織負(fù)責(zé)物資編碼體系，并對(duì)倉(cāng)庫(kù)人員配置進(jìn)行了充分考慮，同時(shí)在項(xiàng)目期給采購(gòu)、工程師各配了一個(gè)實(shí)習(xí)生。2018年5月份項(xiàng)目順利投產(chǎn)，雖然也出現(xiàn)了沖突問(wèn)題，但因?yàn)橛型暾念A(yù)期方案，整個(gè)項(xiàng)目雖然投資更大但沒(méi)有出現(xiàn)前幾年的亂象。

? ? ? 因此項(xiàng)目期工程物資要想精準(zhǔn)化管理應(yīng)該從人員配置、信息系統(tǒng)、環(huán)境硬件、制度流程等幾個(gè)方面進(jìn)行。

? ? ? 下面我將圍繞信息系統(tǒng)為主結(jié)合人員、制度幾個(gè)方面進(jìn)行介紹，確保項(xiàng)目期有一套較為完整、易用的整體解決方案和項(xiàng)目物資管理信息系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)從物資需求源頭，實(shí)現(xiàn)申購(gòu)、采購(gòu)合同、入庫(kù)驗(yàn)收到最終領(lǐng)料的管控和閉環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)過(guò)程的清晰。以下是具體從申購(gòu)到貨有計(jì)劃、入庫(kù)有依據(jù)、出庫(kù)品量去向精確三個(gè)方向來(lái)提供的解決方案。

一、申購(gòu)到貨有計(jì)劃：

? ? ? 從設(shè)計(jì)院出來(lái)，到申購(gòu)，再到到貨，這個(gè)過(guò)程需要經(jīng)歷設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)化成企業(yè)的內(nèi)部物資管理，并有對(duì)應(yīng)的編碼和品名，然后再由設(shè)備、材料工程師根據(jù)項(xiàng)目的計(jì)劃進(jìn)行申購(gòu)，然后商務(wù)根據(jù)申購(gòu)和技術(shù)協(xié)議進(jìn)行商務(wù)招標(biāo)、談判等，最后才是到后計(jì)劃。

? ? ? 這里我建議應(yīng)該是，在設(shè)計(jì)后就應(yīng)導(dǎo)入管理系統(tǒng)，最好能導(dǎo)入PLM，若無(wú)條件至少應(yīng)把設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)化成物資需求計(jì)劃，如項(xiàng)目名稱、裝置名稱、單元名稱（甚至是更新的設(shè)備分類等）、需求物資品名、需求數(shù)量、到貨時(shí)間要求等，最好能把計(jì)劃申購(gòu)時(shí)間、商務(wù)完成時(shí)間也導(dǎo)入。目的是做到申購(gòu)、采購(gòu)、到貨等都能進(jìn)行管控和跟蹤，讓物資在計(jì)劃比較合理的時(shí)間到達(dá)，確保項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

二、入庫(kù)有依據(jù)：

1、入庫(kù)要有依據(jù)，確保所有的物資入庫(kù)有依據(jù)，即必須有需求計(jì)劃、申購(gòu)計(jì)劃、合同和驗(yàn)收憑證；

2、入庫(kù)要及時(shí)，確保所有的物資必須及時(shí)入口，即規(guī)定在材料到現(xiàn)場(chǎng)后，在限定時(shí)間內(nèi)完成內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收通過(guò)后及時(shí)入庫(kù)；

3、出入庫(kù)以驗(yàn)收為前提，所有物資入庫(kù)必須是經(jīng)驗(yàn)收，且合格的，對(duì)于未驗(yàn)收完成的不予以入庫(kù)、不予以出庫(kù)；

4、質(zhì)量處理，對(duì)于存在質(zhì)量問(wèn)題的要求采購(gòu)部門必須與限定時(shí)間內(nèi)完成處理，不得影響到貨要求；

三、出庫(kù)品、量、去向精準(zhǔn)：

1、出庫(kù)要有依據(jù)，所有的物資出庫(kù)可以采用現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)料，手工單據(jù)補(bǔ)充，業(yè)務(wù)部門專人錄入系統(tǒng)，保證物資出庫(kù)必須依據(jù)申購(gòu)和領(lǐng)料憑證（可以適當(dāng)采用備案制）；

2、及時(shí)入賬，出庫(kù)物資必須及時(shí)入賬，對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)料的應(yīng)不得晚于當(dāng)天完成入賬處理；

3、量向精確，所有物資出庫(kù)必須明確編碼、品名、數(shù)量、領(lǐng)用單位、項(xiàng)目（工程）、工段、零用人、領(lǐng)用時(shí)間；

4、統(tǒng)一管理，所有物資歸倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)一管理，下設(shè)分級(jí)庫(kù)的也由倉(cāng)庫(kù)派人管理；

5、人員管理，加強(qiáng)加大倉(cāng)庫(kù)人員設(shè)置，確保做到物資的量向精確；對(duì)于項(xiàng)目期間人員不足問(wèn)題或過(guò)多問(wèn)題，可以從業(yè)務(wù)部門抽調(diào)或項(xiàng)目期后由業(yè)務(wù)部門領(lǐng)用人員；

6、信息系統(tǒng)，盡量采用信息系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)申購(gòu)、合同、驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用的閉環(huán)和管理的高效。

7、在項(xiàng)目過(guò)程中，難免會(huì)有異常緊急情況，那么這時(shí)應(yīng)有口子，否則一旦進(jìn)入項(xiàng)目的緊張期，不留口子，阻擋項(xiàng)目進(jìn)度，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人一頂阻礙項(xiàng)目進(jìn)度責(zé)任你承擔(dān)的帽子扣下來(lái)，你只能是乖乖放行，這時(shí)你的嚴(yán)控等于虛設(shè)，還不如，早起做好預(yù)防措施，對(duì)于異常、緊急的申購(gòu)、出料要求等，可以采用短流程、審批等級(jí)提高的措施，即必須由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批，并要求在指定的短期會(huì)補(bǔ)錄至信息系統(tǒng)。

? ? ? 大型項(xiàng)目的工程物資管理應(yīng)利用現(xiàn)代的信息工具實(shí)現(xiàn)物資供應(yīng)信息的集成共享和往來(lái)交互，確保工程項(xiàng)目物資供應(yīng)業(yè)務(wù)和管理運(yùn)營(yíng)的需要。下次我將以財(cái)務(wù)為主進(jìn)行介紹。