有個員工向自己的老板匯報：“老板，張經(jīng)理打來電話說，他遇到了一些問題，所以下午3點沒有辦法出席公司的會議。市場部的胡經(jīng)理也認為自己有點兒忙，會議明天進行也可以，但是最好不要超過明天中午12點，因為他需要趕飛機。負責(zé)這次會議的副總李先生要到明晚才能從外地趕回公司。而后天早上會議室需要接待客戶，根本沒法騰出來開會，后天下午倒是空著呢，我覺得我們可以把會議延期到后天下午進行，不知道您的意思怎么樣？”
這一段話聽著讓人覺得非常別扭，老板可能會對其中的語句產(chǎn)生混亂，那么接下來他可能會要求我們重復(fù)說一遍，好弄清楚其中的關(guān)系，這樣就會造成匯報時間的浪費。那么，我們?nèi)绾尾拍芤淮涡园言捳f清楚呢？
事實上，我們完全可以對自己的表達進行調(diào)整，首先，我們需要弄清楚，張經(jīng)理、胡經(jīng)理、李先生不能準時參加會議的理由以及時間，但他們在后天下午都是有時間的。其次，會議室也在后天下午可以利用，因此，匯報者完全可以這樣說：“老板，今天下午3點的會議可以改成后天下午進行嗎？因為后天下午，大家都能夠準時出席，會議室也空著?！苯酉聛?，匯報者可以簡單地將每一個與會者的時間安排解釋一遍。
雖然兩次匯報的內(nèi)容是一樣的，但問題在于這一次提出了一個結(jié)果——后天下午開會，然后逐條分析原因，這樣會讓傾聽者的思維更加清晰，從而節(jié)省了匯報者不少時間。而第一種匯報顯然把順序弄反了，造成了認知和理解上的困難。
其實，第二次的匯報采用了金字塔原理，匯報者先說出了結(jié)果，然后分析原因，這種順序上的改變，極大地提高了表達者的效率。我們再來看另外一個例子，公司的老總將經(jīng)理叫到辦公室，然后一口氣說了一大堆的要求：
——從明天開始，你必須要求每個人都要負責(zé)打掃好衛(wèi)生，清理好自己的辦公桌；
——告訴他們不準穿拖鞋上班，不準穿著打扮邋遢；
——確保每天都要在客戶面前保持微笑；
——下午將上個月的總結(jié)報告交給我；
——將這份市場調(diào)查報告復(fù)印一下，然后分發(fā)給各級部門主管；
?——這里有一份新項目的相關(guān)資料，你拿回去看一看，然后擬訂一個新的開發(fā)方案；
——我有一份前幾天的會議紀要，你幫我修改一下，準備作為內(nèi)部文件發(fā)放下去；
——你一會兒去通知一下質(zhì)監(jiān)部門的劉副經(jīng)理，讓他來我辦公室一趟；
?——公司里的很多空調(diào)都壞了，你讓維修工全部檢查一遍； ——公司新買了一批打印機，下午的時候記得請電核接收。
這里一共說了10件事，那么這位經(jīng)理是否可以輕易記住這些任務(wù)呢？哈佛心理學(xué)家喬治·A·米勒曾經(jīng)提出了一個有關(guān)短期記憶的七塊信息區(qū)的理論，按照喬治·A·米勒的看法，一個正常人如果不是重復(fù)或者強行記憶，那么只有大約7條信息能夠在大腦中短暫地保存一段時間。大腦在短期記憶的時候通常都不會一次性容納7個以上的信息，對于多數(shù)人來說，一旦信息超過7條，那么就容易自動屏蔽7條以外的信息。這樣就給我們出了一個難題，現(xiàn)在經(jīng)理必須更加快速地記憶10條信息顯然有難度。 但是，如果選擇使用金字塔原理來記憶，事情就會變得更為簡單。事實上，通過分析和歸納，我們可以發(fā)現(xiàn)自己所要記錄的事情實際上只有4樣。
個人形象問題：包括打掃好衛(wèi)生，清理好自己的辦公桌；不準穿拖鞋上班，不準穿著打扮邋遢；每天都要在客戶面前保持微笑。
文件資料的處理：上交總結(jié)報告，市場調(diào)查報告的復(fù)印和分發(fā)，擬訂新的開發(fā)方案，修改會議紀要并發(fā)放。
人員通知：通知質(zhì)監(jiān)部門的劉副經(jīng)理去老總辦公室。
設(shè)備問題：安排維修工檢查空調(diào)，接收新的打印機。
在記憶的時候，我們可以先記憶這4種類型的任務(wù)，然后分別對內(nèi)部的小任務(wù)進行記憶，這樣無疑更加高效省時。
以上這兩個例子都表明了金字塔原理在信息處理方面的高效性，事實上，金字塔原理是麥肯錫咨詢公司的第一位女咨詢顧問巴巴拉·明托創(chuàng)立的，這是一種旨在提高個人在寫作、表達、解決問題方面效率的工作方法。雖然嚴格來說，金字塔原理并不是因為時間管理而出現(xiàn)的，但是由于它在效率管理方面具有強大的優(yōu)勢和性能，因此也可以將其用來當(dāng)作一種出色的時間管理方法運用到實際的工作當(dāng)中去。
在日常談話或者寫作的時候，受眾對象的思維通常是線性規(guī)律的，簡單來說，當(dāng)他們聽到或者看到某一段話的時候，會本能地按照每一句話的前后關(guān)系來理解，并做出相應(yīng)的判斷，這樣就要求談話者或者作者必須確保每段話之間的聯(lián)系非常緊密?？墒窃诙鄶?shù)時候，我們常常會處在一種主觀的隨意的描述狀態(tài)，句子之間會出現(xiàn)跳躍、重復(fù)、次序顛倒、內(nèi)容過于繁雜等混亂的情況，這樣對受眾對象來說是一個巨大的負擔(dān)。為了理解一些內(nèi)容，他們不得不花時間對所有接收到的信息進行整理，甚至重新組織，而表達者同樣會因為自己的混亂表達而浪費時間，并影響工作的效率。
這個時候就需要采取一些類似于金字塔結(jié)構(gòu)的方式來表達，這種表達方式主要有以下幾個重要的原則。
第一，結(jié)論先行，先總后分。即先將事情的某個核心論點或者結(jié)果展示出來，然后圍繞這個核心的論點或結(jié)果進行分析，尋找分論點。比如，當(dāng)公司老板準備召開一個有關(guān)公司發(fā)展問題的會議時，發(fā)言人首先要抓住核心問題，那就是如何“提高企業(yè)的利潤”，這是一個核心問題，然后分開闡述如何才能提高企業(yè)利潤，比如，主動提高效率、成本管理、重新整合各項業(yè)務(wù)。接著，還可以對這些分論點繼續(xù)往下分解。
先總后分其實就是一種自上而下層層分解的過程，結(jié)論通常指的就是一個中心思想或者核心的論點，為了支撐這個核心論點，需要更多的論據(jù)和分論點。一般來說，這個中心論點由3～7個論據(jù)進行支撐，而這些一級論據(jù)本身也是論點，它們同樣各自需要3～7個二級論據(jù)來支撐，接下來二級論點可以分解出3～7個三級論據(jù)，依此類推，通過自上而下的層層分解，最終構(gòu)建了金字塔。這種描述方式有助于我們更加清晰地表達想要表達的意思。
第二，以上統(tǒng)下。所謂以上統(tǒng)下，是指在展示和描述不同層次的觀點或者思想時，需要注意不同層次思想之間的邏輯關(guān)系。簡單來說，下一層次的各個論點，必須而且只需直接回答上一層次論點提出的問題。比如，一家企業(yè)制定了“年營業(yè)收入1000萬元”的目標，為了執(zhí)行目標，可以制定管理改革、技術(shù)革新等方式，這些方式就受到目標的統(tǒng)領(lǐng)。同樣地，管理改革這樣的措施統(tǒng)領(lǐng)著下面一層思想，比如，“制定流程管理”“引入全面質(zhì)量管理體系”“制定分權(quán)和授權(quán)的制度”等。通過以上統(tǒng)下，可以明確上下層思想之間的聯(lián)系。
第三，歸納分組。歸納是一種從許多個別的事物中概括出來的一般性概念、原則或結(jié)論的思維方法。它是一種常見的推理方法，包括從部分到整體、從特殊到一般、從個別到普遍的推理。比如，我們在記憶蘋果、香蕉、黃油、白菜、牛奶、雞蛋、胡蘿卜、扁豆時，可以對其進行歸納，蘋果和香蕉屬于水果類，黃油與牛奶、雞蛋屬于蛋奶類，白菜、胡蘿卜和扁豆屬于蔬菜類，而水果、蛋奶以及蔬菜同時又屬于食物。通過不斷分組和歸納，我們可以找出一個總的論點。
第四，邏輯遞進。不同的事物之間往往具有某種邏輯順序。比如，在歸納方法中，往往存在時間順序、結(jié)構(gòu)順序以及重要性順序。時間順序指的是時間上的先后順序。比如，一家企業(yè)想要提升自己的銷售額，首先就需要進行市場調(diào)查，其次需要改進自己的研發(fā)和生產(chǎn)技術(shù)，再次要提升銷售的能力和水平，最后需要提高服務(wù)質(zhì)量。這些環(huán)節(jié)都是提升銷售額的要素，但也具有時間上的先后順序。像一家公司的工作如果分成市場部、質(zhì)檢部、生產(chǎn)部、財會部、人力資源部等部門，這就是結(jié)構(gòu)順序。重要性順序指的是按照事情的重要程度來決定先后順序。
還有一種就是演繹推理，即從一般性的前提出發(fā)，通過推導(dǎo)的方式得出具體陳述或個別結(jié)論的過程。演繹推理主要包括三個方面：大前提、小前提，以及建立在前兩個前提上的結(jié)論。大前提通常是一般存在的規(guī)律，小前提是某一個研究的個例或者特殊情況，結(jié)論就是根據(jù)一般的原理對個例或特殊情況做出判斷。比如說，公司全體員工都發(fā)工資了，張先生是公司的員工，所以張先生今天也發(fā)了工資。
以上四個基本原則是金字塔原理的重要表現(xiàn)方式，其目的都是為了盡可能地厘清事物之間的邏輯關(guān)系，尤其是那些復(fù)雜事物之間的關(guān)系，這樣有助于提高溝通和交流的效率，同時保證問題可以得到盡快的解決。對于時間管理者來說，雖然這個方法并沒有前面幾種方法更加直接，但是在面對一些信息量比較大而且比較復(fù)雜的情況時，有助于我們保持工作的效率。
