遵循四個(gè)原則：使用頻率化、位置固定化、目錄化、電子化！

我們挨個(gè)兒來(lái)解釋這四個(gè)原則：?

1、使用頻率

這是最重要的一個(gè)原則，也就是我經(jīng)常說(shuō)的近細(xì)遠(yuǎn)粗。

我的精力、時(shí)間、資源都有限，我們只能管理少量的重要事物。

但很多人在放東西的時(shí)候，習(xí)慣按東西的屬性或類別進(jìn)行存放，這樣放置有個(gè)問(wèn)題是：使用不方便！因?yàn)榘凑諏傩院皖悇e放，有時(shí)候我們經(jīng)常要用的資料就和一些同類不成品、垃圾、以及歷史資料放在一起，摞在一起是我們最經(jīng)常的做法，使用時(shí)只能到處亂翻，時(shí)間久了就找不到了。

所以為了使用時(shí)的高效率，我建議把信息資料按照“使用頻率”進(jìn)行歸類存放。經(jīng)常使用的我們精細(xì)化管理，越精細(xì)越便捷越好，越不經(jīng)常使用的依次可存放在抽屜、庫(kù)房甚至丟棄送人。

日常與非日常是第一級(jí)分類。日常還要更精細(xì)分類，其他盡可能少花精力、時(shí)間管理，不分類集中存放。

2、位置固定化

就像你住的地方有準(zhǔn)確的位置，在辦公室里也有明確的工位一樣，一份資料進(jìn)入“秒搜”系統(tǒng)，要做到有名有家，有名字有位置。有清晰準(zhǔn)確的存放位置，一旦放好輕易就不能挪動(dòng)，固定位置，使用幾次，就能夠在大腦建立清晰牢固的記憶，就能確保我們?cè)谛枰獣r(shí)，快速有效找到它。

建議對(duì)文件實(shí)物類進(jìn)行命名，同時(shí)在前面加上拼音，然后按照拼音排序，用同一規(guī)格的文件夾按照A-Z的順序存放。對(duì)于物品類，因?yàn)榇笮〔灰粯?，可以用各類大小容器集中保存，命名，然后建立目錄索引?/p>

家人、同事或是項(xiàng)目接手人，都可以快速了解這個(gè)系統(tǒng)，讓協(xié)作趨向自動(dòng)化，獲得資料不需要多問(wèn)。

3、目錄化?

不知道大家有沒(méi)有想過(guò)：為什么書(shū)籍、產(chǎn)品使用手冊(cè)、字典、圖書(shū)館、倉(cāng)庫(kù)等等都會(huì)設(shè)有“目錄”？其實(shí)，“目錄”就是紙質(zhì)實(shí)物系統(tǒng)的“檢索”工具，它的功能就是讓你快速找到自己想要的信息，而不是用翻。

所以想要實(shí)現(xiàn)信息的“秒搜”，建立起完備的目錄系統(tǒng)是關(guān)鍵！我的做法是通過(guò)搭建不超過(guò)三個(gè)層級(jí)的目錄，對(duì)資料的進(jìn)行編碼，基本就可以實(shí)現(xiàn)資料的一秒找到。

所以，對(duì)于重要的常用的信息與資料，你需要養(yǎng)成這個(gè)習(xí)慣，拿到信息與資料，想著以后會(huì)不會(huì)經(jīng)常用到，會(huì)怎么找，那就怎么存。

4、電子化

電子化的好處就是可以上傳云端，移動(dòng)管理，快速搜索，使用或者分享。非日常的實(shí)物信息資料不建議電子化，只需要對(duì)日常頻繁使用的電子化。但是對(duì)于目錄務(wù)必做到電子化。

電子化可以通過(guò)各種手段，拍照掃描是一個(gè)重要的手段，然后存放在印象筆記或者堅(jiān)果云、蘋(píng)果云、谷歌云當(dāng)中，如果更精細(xì)化管理可以尋找更精細(xì)的工具管理，例如密碼就是可以用1password。