如何用“萬象協(xié)同辦公平臺”進(jìn)行項目管理和團(tuán)隊協(xié)作的？

團(tuán)隊協(xié)作離不開項目管理，它不僅能讓參與者明確自己的任務(wù)目標(biāo)，也可以讓項目管理者快速了解參與者的任務(wù)完成情況和項目總體進(jìn)度。在協(xié)作過程中，我們不僅要有足夠直觀且完善的任務(wù)系統(tǒng)，以應(yīng)對多種場景下的任務(wù)分配，還需要一個可以多維度記錄和追蹤項目完成情況的統(tǒng)計系統(tǒng)，方便負(fù)責(zé)人及時發(fā)現(xiàn)問題并把握好項目進(jìn)度?！叭f象協(xié)同辦公平臺”，這是一套基于「看板系統(tǒng)」的工具，它保持了「看板系統(tǒng)」在項目管理中直觀易用的特性，同時也針對企業(yè)在項目管理中經(jīng)常遇到的問題開發(fā)了很多特色功能，讓整套系統(tǒng)變得更加符合使用習(xí)慣。

項目：工作分配更清晰

企業(yè)工作經(jīng)常需要跨部門分工合作，由于工作內(nèi)容不同，需要參與的部門也不盡相同，例如編輯部的日常的發(fā)稿工作僅需要編輯負(fù)責(zé)，商務(wù)合作則需要商務(wù)、編輯和運(yùn)營共同參與，而遇到一些大型活動時，就需要編輯、運(yùn)營、設(shè)計、商務(wù)甚至是開發(fā)等多個部門合作完成。

在“萬象協(xié)同辦公平臺”中，我們可以根據(jù)工作內(nèi)容的不同創(chuàng)建多個「項目」，作為“萬象協(xié)同辦公平臺”的核心功能，管理者可以根據(jù)實際情況將員工分配至不同的「項目」中，這樣不僅能保證每個「項目」中出現(xiàn)的都是和任務(wù)相關(guān)的內(nèi)容，也能確保只有參與者能夠接收到任務(wù)通知。一些因舉辦活動而組建的「項目」則可以在活動完成之后歸檔。

「項目頁面」

同時，因為「項目」之間是相互獨(dú)立的，每個「項目」都可以按需做個性化設(shè)置，如「項目」公開性是「企業(yè)所有成員可見」還是「僅項目成員可見」，是否需要添加不同的任務(wù)類型和自動化規(guī)則等。

任務(wù)看板：任務(wù)執(zhí)行更高效

「任務(wù)板」是「項目」的主要呈現(xiàn)形式，“萬象協(xié)同辦公平臺”的「任務(wù)板」采用了「看板系統(tǒng)」的展現(xiàn)方式，每個任務(wù)板分成多個任務(wù)列表并列排放，列表中的卡片就是一個個任務(wù)，通過將卡片拖拽到不同列表，代表此任務(wù)的當(dāng)前狀態(tài)，這種方式直觀且便于操作，所有人都能迅速定位到自己的任務(wù)，管理者也能快速掌握任務(wù)的當(dāng)前進(jìn)度。

任務(wù)列表：劃分工作進(jìn)度

每個項目工作內(nèi)容不同，我們在設(shè)置列表也會拆分為多個維度。如果你之前有使用看板系統(tǒng)的經(jīng)驗，或是對項目的流程規(guī)劃比較清晰，可以創(chuàng)建空白項目并自己劃分列表。

例如編輯部的工作全都圍繞發(fā)稿進(jìn)行，主編需要知道每個編輯目前負(fù)責(zé)了幾個選題，以及各選題進(jìn)行情況，所以任務(wù)列表會根據(jù)寫稿流程分為「收集箱」「確認(rèn)選題」「本周進(jìn)行」「等待檢查」和「完成」五部分。

編輯平時想到的選題都會先放在「收集箱」內(nèi)，這些選題經(jīng)過討論后，確認(rèn)要做的選題會移動到「確認(rèn)選題」列表交由指定編輯負(fù)責(zé)，不做的選題則直接在「收集箱」內(nèi)歸檔。根據(jù)選題優(yōu)先級，需要本周執(zhí)行的選題會移動至「本周執(zhí)行」，初稿完成后將卡片移動至「等待檢查」，由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一檢查并排期，待文章發(fā)布至首頁后卡片則會移動至「完成」。

建立子任務(wù)：進(jìn)一步明確分工

在商務(wù)合作時，大家更關(guān)注每個項目的進(jìn)展，從接洽立項到執(zhí)行再到后期反饋，任務(wù)列表同樣是按照執(zhí)行流程進(jìn)行劃分，列表中的每個卡片則代表了一個合作項目，但在項目執(zhí)行階段會涉及到商務(wù)、編輯、運(yùn)營等多個部門的同事參與文章撰寫、活動運(yùn)營等多項任務(wù)，此時除了任務(wù)列表之間的「橫向進(jìn)度」之外，每個卡片也都會通過子任務(wù)的方式建立一個「縱向進(jìn)度」。

初期接洽時，商務(wù)會將篩選后的合作項目添加在「接洽詢問」列表中，并在備注中簡單介紹合作方背景資料及合作需求，相關(guān)資料可以直接上傳到“萬象協(xié)同辦公平臺”中并附在卡片中，編輯和運(yùn)營同事此時會根據(jù)需求制定合作方案。

確認(rèn)合作后，商務(wù)會對卡片內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步補(bǔ)充，根據(jù)約定添加整個項目的截止日期，并在卡片內(nèi)創(chuàng)建子任務(wù)和子任務(wù)截止時間，分派給編輯或運(yùn)營同事。在執(zhí)行過程中，由于商務(wù)是主要負(fù)責(zé)人，因此編輯和運(yùn)營在完成每個子任務(wù)時都會收到相應(yīng)的提醒，方便及時得知項目的進(jìn)展情況。

如果對于如何劃分任務(wù)列表不是很了解，在創(chuàng)建項目時“萬象協(xié)同辦公平臺”提供了 10 多種模板，涵蓋了產(chǎn)品研發(fā)、市場營銷、行政人事等多個方面，每個模板都有已經(jīng)劃分好的任務(wù)流程，只要找到合適的項目就能快速創(chuàng)建項目并設(shè)置好任務(wù)列表。

統(tǒng)計：項目進(jìn)度一目了然

各部門在每周的例會上都會回顧上周部門成員的工作情況，項目負(fù)責(zé)人也需要定期查看項目成員的工作情況以及項目的進(jìn)展，“萬象協(xié)同辦公平臺”提供的「項目統(tǒng)計」功能可以供管理者方便地查看這些信息。

項目負(fù)責(zé)人就可以查看這個項目中的任務(wù)總量，已完成和逾期任務(wù)，以及每個項目成員的任務(wù)完成情況，在「報表管理」中你還能根據(jù)需求篩選想要查看的數(shù)據(jù)。「統(tǒng)計」功能提供了多個維度的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，并通過柱狀圖、折線圖等多種形式直觀地展現(xiàn)這些數(shù)據(jù)。通過查看這些數(shù)據(jù)，項目負(fù)責(zé)人可以重新評估項目排期，及時發(fā)現(xiàn)問題并作出調(diào)整。