A: 小孟，今晚出來(lái)浪！好幾個(gè)大學(xué)同學(xué)都來(lái)了，對(duì)了，還有當(dāng)年那個(gè)“她”喲。
B: 啊，她也來(lái)了。可是……我這還有一份報(bào)告沒(méi)寫(xiě)完，今晚肯定要加班，明天一早老板就要。我也好想去……好心塞
類(lèi)似場(chǎng)景你遇到過(guò)嗎？郁悶、糾結(jié)？
沒(méi)有特殊原因，誰(shuí)愿意成天加班。可是任務(wù)沒(méi)完成怎么辦。有人說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)太滿(mǎn)、不合理，時(shí)間根本不夠用。
其實(shí)，只要愿意花時(shí)間琢磨，是有可能從解脫自己的。
為了提高工作效能，筆者結(jié)合自己親身經(jīng)歷與書(shū)籍理論，針對(duì)任務(wù)管理與時(shí)間分配，提供了三種方法，相信對(duì)你會(huì)有所幫助。
先看一個(gè)案例：
假設(shè)下午上班時(shí)間為14:00-18:00，待辦清單如下：
1.同事剛買(mǎi)了一個(gè)游戲手柄，叫你快來(lái)一起玩會(huì)，預(yù)計(jì)耗時(shí)15分鐘。
2. 曾是班長(zhǎng)的你，計(jì)劃召集幾個(gè)在同城市的老同學(xué)，后天一起看望老師，預(yù)計(jì)召集、商議具體事宜耗時(shí)30分鐘。
3.? 明天女朋友生日，預(yù)定鮮花，預(yù)計(jì)耗時(shí)10分鐘。
4.媽媽手機(jī)欠費(fèi)，請(qǐng)你幫忙充值，預(yù)計(jì)耗時(shí)2分鐘。
5.? 準(zhǔn)備部門(mén)會(huì)議材料，預(yù)計(jì)耗時(shí)90分鐘。
6.? 領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)你幫忙重新安裝win10系統(tǒng)與相關(guān)軟件，預(yù)計(jì)耗時(shí)60分鐘。
7. 16:00參加部門(mén)會(huì)議，研究一個(gè)新項(xiàng)目的可行性，預(yù)計(jì)耗時(shí)60分鐘。
8.水筆即將用盡，需要填申請(qǐng)表，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)閱簽后到后勤部門(mén)領(lǐng)取，預(yù)計(jì)耗時(shí)20分鐘。
9.? 工作郵箱3封郵件需要回復(fù)，預(yù)計(jì)耗時(shí)15分鐘。
我們暫時(shí)放下這些事，先一起看幾個(gè)方法。
一、多線程工作法
多線程工作，指在同一時(shí)間段內(nèi)，同時(shí)完成多件任務(wù)。與之相對(duì)應(yīng)的，是人們通常采用的單線程工作，即按順序一件一件完成任務(wù)。
人在注意力高度集中時(shí)，工作效率較高。同時(shí)進(jìn)行多項(xiàng)任務(wù)時(shí)，注意力會(huì)被分散，影響效率。
人體肌肉具有記憶效應(yīng)，同一種動(dòng)作重復(fù)多次之后，肌肉會(huì)形成條件反射，完成動(dòng)作時(shí)消耗的注意力會(huì)很小。如：步行、跑步、游泳、騎行等。此外，“等待”幾乎不耗費(fèi)注意力。
因此，為了保持工作效率與質(zhì)量，多線程工作法的核心是在同一時(shí)間段內(nèi)，將注意力分配給一件需要集中注意力的任務(wù)，以及一件或多件占用較少注意力的任務(wù)上。
由于切換任務(wù)也需要耗費(fèi)注意力，建議運(yùn)用一些工具自動(dòng)提醒，節(jié)約注意力。如微信“助理來(lái)也”、鬧鐘提醒等功能。
舉例：1.邊跑步邊聽(tīng)書(shū)，跑步運(yùn)用肌肉記憶，耗費(fèi)較少注意力，聽(tīng)書(shū)占用主要注意力；
2.上班爬樓梯，不坐電梯，既節(jié)省等待電梯的時(shí)間，避免電梯擁擠，又獲得運(yùn)動(dòng)健身的效果；
3.下載電影的同時(shí)，去倒杯水，準(zhǔn)備零食。下載完成即可邊看電影邊喝水吃零食了。
4.經(jīng)典案例：華羅庚的“燒水泡茶”——洗凈開(kāi)水壺后，灌水，燒水。利用等待水開(kāi)的時(shí)間，洗茶壺、茶杯，拿茶葉，等水開(kāi)了泡茶喝。
小結(jié)：多線程工作，是在盡量不影響工作成效的前提下，合理分配注意力，利用肌肉記憶、等待占用較少注意力的特點(diǎn)，提高時(shí)間利用率，同時(shí)完成多項(xiàng)任務(wù)。
二、時(shí)間管理的四象限法
時(shí)間“四象限”法是美國(guó)的管理學(xué)家科維提出的一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要性和緊急性?xún)蓚€(gè)維度的不同程度進(jìn)行劃分，橫軸為緊急性，縱軸為重要性，分為四個(gè)“象限”。
處理緊急事務(wù)，由于時(shí)間緊迫，容易產(chǎn)生思想負(fù)擔(dān)，為求迅速完成可能出現(xiàn)考慮不周的問(wèn)題。
處理重要事務(wù)，由于事情產(chǎn)生的影響較大，容易有較大精神壓力，往往需要周密思考或討論研究。
處理事務(wù)時(shí)，高時(shí)效與高質(zhì)量難以同時(shí)兼顧（太快容易出錯(cuò)，完美需要時(shí)間打磨），要尋求一個(gè)平衡點(diǎn)。
第一象限：重要又緊急
時(shí)間緊迫又很重要的事，無(wú)法回避也不能拖延，必須首先處理優(yōu)先解決。如：客戶(hù)投訴、財(cái)務(wù)危機(jī)、重大項(xiàng)目的談判，重要的會(huì)議工作等。
重要又緊急的事，馬上做。但要盡量避免事務(wù)發(fā)展到這一階段，前文提過(guò)，高時(shí)效與高質(zhì)量難以同時(shí)兼顧。長(zhǎng)期處理重要又緊急的事，精神壓力大，勞心勞力，對(duì)身心健康不利，應(yīng)設(shè)法減少出現(xiàn)這類(lèi)事務(wù)的發(fā)生。
第二象限：重要不緊急
雖然不具有時(shí)間上的緊迫性，但具有重大的影響或深遠(yuǎn)的意義。如：建立人際關(guān)系、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等。
重要不緊急的事，計(jì)劃做。充分運(yùn)用時(shí)間寬裕的特點(diǎn)，思想上重視其影響與意義，周密思考，制定計(jì)劃，提前做好部署安排，當(dāng)事件發(fā)生時(shí)可以從容高效完成，而且避免將事情演變成重要又緊急的狀態(tài)。成語(yǔ)“未雨綢繆”就是對(duì)此類(lèi)事件的形象描述。
第三象限：不重要不緊急
既沒(méi)有時(shí)間限制，也沒(méi)什么影響或意義的事，大多是些瑣碎的雜事，如：發(fā)呆、上網(wǎng)、閑聊、游逛等。
不重要不緊急的事，放松做。閑暇時(shí)間作為放松身心的方式，注意掌握“度”，此類(lèi)事務(wù)不宜耗費(fèi)太多時(shí)間。
第四象限：緊急不重要
時(shí)間上雖然緊迫，但對(duì)你的影響或意義不大，如：無(wú)謂的電話、附和別人期望的事、不速之客、打麻將三缺一等。
緊急不重要的事，授權(quán)做。這些不重要的事件往往因?yàn)榫o急，容易誤以為重要，不注意就占據(jù)自己的寶貴時(shí)間。解決方法是自己把握好關(guān)鍵點(diǎn)，具體事務(wù)讓別人去做。
有種特殊情況：若出現(xiàn)兩件事情同屬緊急狀態(tài)，優(yōu)先處理耗時(shí)較短的事。理由是既然是緊急的事，你肯定要處理，早晚的事；當(dāng)你處理耗時(shí)長(zhǎng)的事時(shí)，惦記著另一件事或被別人催促，會(huì)影響效率。因此，集中注意力先搞定耗時(shí)短的事。
綜上，平時(shí)多思考，早計(jì)劃，多做重要不緊急的事；重要又緊急的事，抓緊完成，但要盡量減少此類(lèi)事件的發(fā)生；緊急不重要的事授權(quán)別人做；不重要不緊急的事，少量時(shí)間放松時(shí)做。
三、“石頭裝筐”法
假設(shè)有一堆大小不一的石頭和筐，在不切割石頭的情況下，要將所有石頭裝入筐內(nèi)，怎么裝最節(jié)省筐？根據(jù)常理，我們都知道，主要由以下兩步完成：
1.先將石頭裝入與其大小最匹配的筐，即大筐裝大石頭、小筐裝小石頭；
2.再將小石頭裝入仍有空間的大筐。
現(xiàn)在，我們把成塊的充裕時(shí)間看作大筐，碎片時(shí)間看作小筐；長(zhǎng)時(shí)間完成的任務(wù)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“長(zhǎng)時(shí)任務(wù)”）看作大石頭；短時(shí)間完成的任務(wù)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“短時(shí)任務(wù)”）看作小石頭。
由于任務(wù)被打斷后再重新開(kāi)始，需要重新恢復(fù)注意力，重新進(jìn)入狀態(tài)，影響效率，所以我們盡量避免石頭（任務(wù)）被切割。
同理，我們得出結(jié)論：
1.用成塊的充裕時(shí)間優(yōu)先處理長(zhǎng)時(shí)任務(wù)。
舉例：上班的4小時(shí)，優(yōu)先處理耗時(shí)3.5小時(shí)的分析報(bào)告，而不是零散事務(wù)。
2.用碎片時(shí)間優(yōu)先處理短時(shí)任務(wù)。
舉例：過(guò)10分鐘就要開(kāi)會(huì)，此時(shí)優(yōu)先處理電話、信息或郵件回復(fù)、話費(fèi)沖值、水電交費(fèi)、刷朋友圈等短時(shí)任務(wù)，不宜寫(xiě)作等長(zhǎng)時(shí)任務(wù)。
3.成塊的充裕時(shí)間仍有空余時(shí)，再處理短時(shí)任務(wù)。處理任務(wù)時(shí)盡量不被打斷再接續(xù)，以免降低效率，增加耗時(shí)。
現(xiàn)在我們一起用文中提到的方法，看看如何解決開(kāi)篇的問(wèn)題。
下午的工作時(shí)間14：00-16：00，共4小時(shí)，先找出重要又緊急的事、利用等待時(shí)間可多線程工作的事，將石頭有序填筐：
1.填寫(xiě)水筆申領(lǐng)表，帶去領(lǐng)導(dǎo)辦公室，請(qǐng)他閱簽，表格交同事代領(lǐng)水筆一起用（14：00-14：15）
2.使用一鍵還原功能幫領(lǐng)導(dǎo)安裝系統(tǒng)及軟件，開(kāi)始自動(dòng)安裝即可離開(kāi)（14：00-14：15），完成再回來(lái)收尾（15：52-16：00）
3.幫媽媽手機(jī)充值（14：16-14：18）
4.準(zhǔn)備部門(mén)會(huì)議材料（14：20-15：50）
5.部門(mén)會(huì)議（16：00-17：00）
6.召集同學(xué)看望老師（17：00-17：30）
7.回復(fù)工作郵件（17：30-17：45）
8.預(yù)定鮮花（17：45-17：55）
9.致歉同事，來(lái)不及體驗(yàn)其新手柄，或下班時(shí)間有空再玩（17：55-18：00）
完成工作的方法是愛(ài)惜每一分鐘。有目標(biāo)，肯努力，固然很好；搭配正確的方法，讓你如虎添翼、事半功倍。
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