工作流概覽
5月23號(hào)在「少數(shù)派」閱讀了也談錢寫的《軟技能——一本寫給程序員的生存指南》。文中提到了作者John Z.Sonmez利用看板對一周工作進(jìn)行規(guī)劃，也談錢則結(jié)合「Notion」的看板功能對作者的方法進(jìn)行了一定修改，形成自己的工作流。
于是，有感而發(fā)，又撿起了許久未動(dòng)的GTD，根據(jù)二位的方法，結(jié)合以往踩過的坑，重新梳理了一套適合自己的工作流。一周執(zhí)行下來，不像以往的嘗試半途而廢，反而減輕了焦慮，順利地完成本周工作。
過往的嘗試
第一次接觸到GTD時(shí)，像玩游戲王抽到了青眼白龍卡一樣，仿佛掌握了神兵利器。于是，迫不及待地上知乎、上少數(shù)派、上豆瓣，搜集各路大神打造的「Omnifocus」工作流，隨之改造了一套龐大不失條理的體系。似乎人生巔峰就在眼前，可迎來地卻是耗費(fèi)大量時(shí)間在維護(hù)體系上，標(biāo)紅的事項(xiàng)越來越多。一個(gè)本應(yīng)幫我提高效率的軟件卻消耗了我大量時(shí)間。于是，棄之。
大道至簡，工具只是輔助手段。最重要的是互通，及時(shí)提醒。偶然間，閱讀了「知乎」的一個(gè)答案，了解了蘋果生態(tài)下如何高效地工作。沒有了青眼白龍卡，還有混沌戰(zhàn)士！既然因?yàn)楹馁M(fèi)在體系上的時(shí)間過多，這回打造一個(gè)極簡的體系總該高效了吧？
- 將具有固定時(shí)間的事件填入「日歷」，如會(huì)議、需求上線。
- 將「提醒事項(xiàng)」分成3個(gè)列表，『在公司』、『在外面』、『在家里』，將每件事只做一個(gè)場景分類，剩下的依據(jù)判斷去執(zhí)行。
最后，事項(xiàng)無法細(xì)分，任務(wù)越積越多，放棄。
嘗試過的軟件、方法很多，最后因?yàn)橹T如“任務(wù)無法細(xì)分”、“體系龐大導(dǎo)致的維護(hù)時(shí)間長”、“剩余任務(wù)堆積過多導(dǎo)致的焦慮感”、“軟件界面丑”等放棄，又重新回到了『無序工作狀態(tài)』。
像往常一樣，每日刷新「少數(shù)派」網(wǎng)站?！盾浖寄堋槐緦懡o程序員的生存指南》，一篇似乎跟自己無關(guān)的文章映入眼簾，猶豫再三，還是點(diǎn)擊了，居然抽到了黑暗大法師。
新工作流
正如文章頭圖，我的新工作流是：記錄（提醒事項(xiàng) / 日歷） ?? 看板（Notion） ?? 執(zhí)行（全屏 / JustFocus）
- 手機(jī)、電腦隨時(shí)打開「提醒事項(xiàng)」，記錄任務(wù)。
- 在「Notion」內(nèi)，每周日規(guī)劃一周任務(wù)，每晚新增、調(diào)整當(dāng)周任務(wù)。
- 每天執(zhí)行時(shí)，將App全屏工作，并打開「JustFocus」記錄時(shí)間。
工作流詳解
下面將結(jié)合時(shí)間點(diǎn)，詳細(xì)講講具體的執(zhí)行過程。
每周日晚
- 根據(jù)羅列在「備忘錄」的所有工作，規(guī)劃本周工作的大方向。
- 根據(jù)方向，將「提醒事項(xiàng)」中符合的詳細(xì)工作內(nèi)容填入『Working Tasks』，并補(bǔ)充完整信息，如事項(xiàng)的重要緊急程度、責(zé)任人、預(yù)估耗時(shí)等。
每天10點(diǎn)
- 打開「Notion」，將今日工作內(nèi)容拉入『今天』看板。
每天10 - 18點(diǎn)
- 按照『今天』看板的任務(wù)順序嚴(yán)格執(zhí)行。工作時(shí)，進(jìn)入全屏幕并打開「JustFocus」記錄時(shí)間，采用的是『55/12』的模式。
- 完成任務(wù)后，修改任務(wù)實(shí)際耗時(shí)，移入『已完成』看板。
- 若有突發(fā)任務(wù)，先判斷截止日是否今天，不是則記錄到「提醒事項(xiàng)」；是今天，則修改『今天』看板的任務(wù)。
- 在18點(diǎn)前完成當(dāng)天任務(wù)。
每晚22點(diǎn)
- 從「提醒事項(xiàng)」挑選符合當(dāng)周方向的任務(wù)，添加到『Working Tasks』中。
- 寫日記，記錄今日成果。目前采用的模板是記錄『今日成果』和『今日不足』。
每周日20點(diǎn)前
- 輸出本周成果。
看板詳解
我的個(gè)人看板與也談錢和John Z.Sonmez一致，由『周一到周日』、『今天』、『已完成』三大塊組成，下面講下不同之處。
- 如名稱『Working Tasks』，只有工作任務(wù)。工作已經(jīng)很累，何必讓生活來增添煩惱。
- 周六和周日合并成『周末』。周末就讓自己活得放肆點(diǎn)。
- 規(guī)劃時(shí)，每天只安排3件事。因?yàn)樵诋?dāng)日工作時(shí)必定會(huì)有突發(fā)任務(wù)。
-
元素詳解
任務(wù)詳情頁
- 任務(wù)標(biāo)題：填入具體可執(zhí)行『動(dòng)作』，若為一個(gè)項(xiàng)目，則拆分成多個(gè)子任務(wù)，再在任務(wù)中細(xì)分動(dòng)作，如任務(wù)『完成《主播內(nèi)容優(yōu)化指導(dǎo)手冊》』
- Optional Due Date：根據(jù)實(shí)際情況，選擇添加任務(wù)截止日期和提醒時(shí)間。如一項(xiàng)任務(wù)（需要與他人協(xié)作）需要在周二做，周五截止，我會(huì)將任務(wù)拖到『周二』看板，將截止日期設(shè)為周五。完成自己的部分后，將任務(wù)拖到后面的看板待提醒他人
- Tags：按照重要緊急程度劃分為四類『重要且緊急』、『精力充沛長時(shí)間』、『???緊急』、『??最后做』。因?yàn)樵谝?guī)劃任務(wù)時(shí)已經(jīng)考慮了任務(wù)場景、近期安排，且只有工作任務(wù)，所以按照緊急重要程度劃分，只需按照任務(wù)順序執(zhí)行即可
- 重要且緊急：當(dāng)日最重要的任務(wù)，只有一項(xiàng)
- 精力充沛長時(shí)間：能夠有大塊時(shí)間去完成的任務(wù)
- ???緊急：突發(fā)任務(wù)
- ??最后做：可以被滯后的任務(wù)
- Assignee：該任務(wù)相關(guān)負(fù)責(zé)人。此舉例任務(wù)之所以沒有我所在組別，是因?yàn)槲野言撊蝿?wù)視為工作外任務(wù)。對于工作任務(wù)，均會(huì)添加『Team』，即負(fù)責(zé)人所在部門
- Time Consuming：任務(wù)預(yù)估耗時(shí)，以番茄鐘記錄，1個(gè)=25分鐘
為何成功
跟以往半途而廢不同，這套新工作流讓我堅(jiān)持了下來，并且很好地完成了本周工作。那么，具體又是如何做到的呢？
- 消除焦慮感
以往使用「Omnifocus」時(shí)，很容易就陷入其中，往往沉浸在其『項(xiàng)目』和『上下文』的Tab切換上，不斷地去判斷該任務(wù)的場景、負(fù)責(zé)人，導(dǎo)致未完成任務(wù)越來越多，于是產(chǎn)生焦慮。
而「Notion」的看板用顏色和字體做區(qū)分，打開之后能夠清楚明了地得知該任務(wù)的全部信息，僅消耗極少時(shí)間，只需嚴(yán)格執(zhí)行當(dāng)前任務(wù)。
- 專注地執(zhí)行
文中數(shù)次提及，“進(jìn)入全屏幕工作，打開「JustFocus」記錄時(shí)間”，為的就是能夠?qū)Ｗ⒌貓?zhí)行當(dāng)前任務(wù)。仔細(xì)回憶，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，很多時(shí)間是耗費(fèi)在被同事或者自己的一次講話上。
Mac進(jìn)入全屏幕工作后，消息通知會(huì)被隱藏，于是你能夠?qū)Ｗ⒌貓?zhí)行當(dāng)前工作。跟傳統(tǒng)25分鐘的番茄鐘模式不同，我采用的是『55/12』的模式，避免在剛進(jìn)入狀態(tài)的時(shí)候就被打斷，在55分鐘后必須強(qiáng)行打斷，避免精力的過度消耗。最后，你需要一個(gè)耳機(jī)，就算是只戴著都好，這樣別人就會(huì)盡可能地少打擾你。
采用這樣的模式，也許會(huì)有人想，“萬一有什么緊急消息沒有回復(fù)怎么辦”，相信我，如果真的很急，他們會(huì)來你座位的。
- 細(xì)分任務(wù)
「Omnifocus」對于我來說有個(gè)缺點(diǎn)是，將一個(gè)任務(wù)細(xì)化后，首先得判斷是平行還是順序，然后執(zhí)行過程中，還會(huì)被母任務(wù)吸引注意力?！柑嵝咽马?xiàng)」則無法細(xì)化任務(wù)。而「Notion」的看板則很好地解決了這兩個(gè)問題，我可以在『任務(wù)詳細(xì)信息頁』再細(xì)分任務(wù)。這樣，在我知道子任務(wù)時(shí)，只需看看板的任務(wù)標(biāo)題；在我忘記子任務(wù)時(shí)，打開『任務(wù)詳細(xì)信息頁』查看即可，減少了在規(guī)劃和執(zhí)行任務(wù)過程中的精力和查看時(shí)間的消耗。
- 整合零散任務(wù)
這個(gè)很多大神都有提過了：避免將時(shí)間切成零碎時(shí)間。比如可以把查看郵件和回信息放在一起。
其他補(bǔ)充
- 日歷的使用
在工作流的開頭部分，提到了用「日歷」記錄。對于日歷的使用，我是這么處理的：如果某項(xiàng)任務(wù)具有明確的截止時(shí)間的屬性，那么我會(huì)將它放到日歷中，而非看板中。
「日歷」專設(shè)了一個(gè)『公司日歷』，只用來填寫工作內(nèi)容相關(guān)的事件。事件會(huì)補(bǔ)充責(zé)任人信息、截止時(shí)間（如果是一天則默認(rèn)全天）以及其他信息。
于是，每天早上9點(diǎn)鐘收到推送后，在上班路上就能對今天有個(gè)大致了解。去到公司后，再打開「日歷」，追蹤事件確保完成。
- 計(jì)時(shí)的思考
對于是否要嚴(yán)格用軟件去執(zhí)行番茄鐘，我個(gè)人的看法是依據(jù)工種。
- 對于可以全天坐在電腦前，無需與他人有太多交流的工種，可嚴(yán)格執(zhí)行
- 對于全天需要不斷地跟人交流的工種，沒辦法執(zhí)行
- 對于有一定塊時(shí)間數(shù)量的工種，可視具體情況執(zhí)行
我的工作是運(yùn)營，所以在執(zhí)行過程中，沒有過于強(qiáng)烈的愿望一定要開啟每個(gè)番茄鐘（這也是以前帶來焦慮的原因之一），因?yàn)橛械臅r(shí)候會(huì)被一些特別重要的事情打斷，或者忘記開啟番茄鐘，番茄鐘就會(huì)失效。所以，真正要做的是，在開始前看一眼時(shí)間，然后根據(jù)上文『專注地執(zhí)行』部分去工作，對時(shí)間有個(gè)把握就足夠了，不用刻意地去強(qiáng)求。慢慢地，你對時(shí)間的把握會(huì)越來越準(zhǔn)，也能全身心地投入當(dāng)前任務(wù)。不過前期還是要盡量多開啟番茄鐘，有助于對時(shí)間的把握。
?陽光如此明媚
為了逼迫自己更加專注地執(zhí)行當(dāng)天任務(wù)，該工作流還有2個(gè)小設(shè)定是：
- 18點(diǎn)前完成當(dāng)日工作。
- 未完成，罰10塊。
在新增重要且緊急的任務(wù)的情況下，一星期的實(shí)際成果是4天超時(shí)，1天在17點(diǎn)半的時(shí)候完成，全周工作完成。（虧了整整40塊吶?。?/p>
雖然并沒有完美地完成所有設(shè)定，但是這套工作流讓我找到了一個(gè)樂意執(zhí)行的新方法，并且也對自己的實(shí)際工作精力、時(shí)間塊的數(shù)量、時(shí)間段的選擇有個(gè)準(zhǔn)確的把控（看「JustFocus」的番茄鐘記錄分析），這樣就能對未來的工作進(jìn)行更準(zhǔn)確的資源分配，以達(dá)到“高效”狀態(tài)。
??兩個(gè)小疑惑
看完文章后，我去看了《軟技能》這本書，在執(zhí)行過程中有兩個(gè)小疑惑：
- 采用定額工作法的過程中，任務(wù)沖突時(shí)如何解決，比如12點(diǎn)前睡覺和每天讀一小時(shí)書都沒完成，而現(xiàn)在已經(jīng)11點(diǎn)半了。我會(huì)判斷哪個(gè)任務(wù)更重要，擇其一。最終的解決方案是避免這種情況發(fā)生。你們呢？
- 在番茄鐘未結(jié)束時(shí)，突然想起來一件事要不要記錄？會(huì)出現(xiàn)這種情況，說明還不夠投入。我的解決方案是立刻記錄到「提醒事項(xiàng)」里，避免遺忘或者回憶時(shí)間較長。你們呢？
最后，以上任何軟件都有其優(yōu)劣處。工作流生效的前提是符合個(gè)人需求，因此萬不可照搬。最重要的是：
動(dòng)起來，去做！
后記
新的一周開始了，繼續(xù)按著流程走，改進(jìn)了一個(gè)地方：
- 完成任務(wù)后，保留預(yù)估番茄鐘，在后方補(bǔ)上實(shí)際番茄鐘，以便下次安排任務(wù)時(shí)能夠更準(zhǔn)確地預(yù)估時(shí)間
