2020年5月，筆者所在企業(yè)某店鋪開業(yè)前一周，接到撰寫《新店開業(yè)儀式流程方案》的任務(wù)，經(jīng)過四天反復(fù)溝通修訂，順利完成任務(wù)。今天通過三個(gè)部分，梳理下這次“跨界”之旅。
一、反復(fù)確認(rèn)定議程
接到任務(wù)后，領(lǐng)導(dǎo)提供了大致的議程框架：剪彩、揭牌、店面參觀及領(lǐng)導(dǎo)座談，針對(duì)每個(gè)議程的具體操作，有待進(jìn)一步構(gòu)思和確定。呈現(xiàn)在面前的都是一個(gè)個(gè)問答題：揭牌領(lǐng)導(dǎo)邀約中？店面參觀框架碰撞中？......
（一）議程排序，撰寫有先后
“剪彩”是新店開業(yè)儀式中的通用議程，先在網(wǎng)絡(luò)搜集具體的流程資料，以及“剪彩”所需道具。其他待定事項(xiàng)，參加完認(rèn)領(lǐng)任務(wù)當(dāng)天在門店的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，跟領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)大致議程后，再逐步完善內(nèi)容，過程中根據(jù)所需信息，聯(lián)絡(luò)相關(guān)人收集、確認(rèn)及澄清。
（二）圍繞“關(guān)鍵詞”，完善議程框架及細(xì)則
將議程的“關(guān)鍵詞”寫在便利貼上，比如：剪彩、揭牌等，并將收集或者想到的內(nèi)容關(guān)鍵詞，寫到“便利貼”上，放在相應(yīng)議程“關(guān)鍵詞”的下面。
1、對(duì)每個(gè)“群組”的內(nèi)容“關(guān)鍵詞”，按照流程關(guān)系排序；
2、將議程“關(guān)鍵詞”按照時(shí)間排序，轉(zhuǎn)換成一張“甘特圖”，并增加起止時(shí)間；
3、將每個(gè)內(nèi)容“關(guān)鍵詞”，作為某個(gè)流程節(jié)點(diǎn)的“執(zhí)行步驟”，串聯(lián)成“五線譜”，再逐步豐富空缺的信息。
（三）形成初稿，因需調(diào)整
? ? 在整個(gè)撰寫過程，有3-4次議程大的調(diào)整。每次都是在該初稿的基礎(chǔ)上，進(jìn)行刪減和添加的，從而避免了重做的風(fēng)險(xiǎn)。
（四）要事先行，取舍有度
本次主要任務(wù)有兩項(xiàng)：寫方案和主持詞。過程中，跟領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識(shí)：先完成方案，再寫主持稿。因?yàn)榉桨覆荒芡瓿?，各?xiàng)工作無法部署和落實(shí)，這也是寫主持稿的依據(jù)。
正因?yàn)楣ぷ饔辛酥攸c(diǎn)，在過程遇到突發(fā)狀況時(shí)，才能做到取舍有度，確保要事先行。
二、“七大方法”搜集信息
認(rèn)領(lǐng)這項(xiàng)任務(wù)，猶如導(dǎo)演去拍電影一樣，只有電影名和大致框架，具體情節(jié)和演員等等信息，都要主動(dòng)去搜集，培訓(xùn)需求診斷和調(diào)研的“七大方法”，派上了大用途。
（一）面談
1、項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)：確認(rèn)希望達(dá)成的預(yù)期目標(biāo)、對(duì)方可提供的資源和信息等；
2、相關(guān)執(zhí)行人：收集對(duì)應(yīng)流程節(jié)點(diǎn)的進(jìn)行收集、澄清、以及進(jìn)度了解等。
（二）小組討論
在整個(gè)撰寫過程中，參加了三次相關(guān)會(huì)議。每次討論中，特別留意不清晰的議程設(shè)計(jì)內(nèi)容，當(dāng)場(chǎng)跟領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，形成決議。否則，事后將會(huì)遇到很多問題或狀況，甚至是方向性錯(cuò)誤。
（三）自我分析
收集的信息，也需要根據(jù)個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)或常識(shí)，去評(píng)估其操作的可行性。比如：儀式中“店面參觀”環(huán)節(jié)，原定上午9點(diǎn)開始，參與人員多為外請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)。
1、開業(yè)當(dāng)天正值周一，是否會(huì)堵車？
2、如何能保證外請(qǐng)人員準(zhǔn)點(diǎn)到嗎？又沒有到店時(shí)長(zhǎng)信息，作為分析支撐。
因此，將此顧慮給領(lǐng)導(dǎo)做了匯報(bào)，最終整個(gè)活動(dòng)確定為上午10點(diǎn)實(shí)施。
（四）數(shù)據(jù)資料分析
同樣的一項(xiàng)事務(wù)，涉及到多人或跨部門接力的，收集到的信息有時(shí)會(huì)存在矛盾，必要時(shí)需召集大家當(dāng)面確認(rèn)，以避免某些事情都在做或者沒人做。
（五）行為觀察
要親自去現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)，進(jìn)行相關(guān)設(shè)備測(cè)試、物資擺放位置的定位等等。
三、3大工具促落地
該門店開業(yè)調(diào)集了企業(yè)所有的資源，是一次跨部門協(xié)作項(xiàng)目，也是向外界展示企業(yè)品牌形象的機(jī)會(huì)。因此，在撰寫《新店開業(yè)儀式流程方案》時(shí)，始終圍繞領(lǐng)導(dǎo)最為關(guān)注的一個(gè)問題點(diǎn)：如何使工作人員步調(diào)一致，清晰每個(gè)流程前中后自己做什么，怎么做，以及需要什么資源做。
在撰寫方案時(shí)，借助了“甘特圖”、活動(dòng)設(shè)計(jì)“五線譜”。有這兩個(gè)工具在手，可以確?；顒?dòng)順利推進(jìn)。同時(shí)，能確保順利推進(jìn)無法達(dá)成預(yù)期成效，這次活動(dòng)也是失敗的。因此，針對(duì)關(guān)鍵流程節(jié)點(diǎn)特別設(shè)計(jì)了《檢核表》，執(zhí)行糾偏。
（一）甘特圖，協(xié)調(diào)推進(jìn)
將開業(yè)儀式分成三個(gè)階段：前中后，并將各階段的關(guān)鍵事項(xiàng)，進(jìn)行流程節(jié)點(diǎn)命名，增加時(shí)間和時(shí)長(zhǎng)后，制作成《新店開業(yè)儀式總體規(guī)劃表》。
通過甘特圖，可以使所有參與人員窺視全貌，清晰各節(jié)點(diǎn)的推進(jìn)時(shí)間，以及個(gè)人承擔(dān)事務(wù)處于哪個(gè)節(jié)點(diǎn)中。
（二）五線譜，細(xì)化流程
將“甘特圖”中所列出的流程節(jié)點(diǎn)，通過“五線譜”逐一拆解細(xì)化，形成可執(zhí)行的行動(dòng)清單。同時(shí)，各關(guān)鍵流程節(jié)點(diǎn)，都明確執(zhí)行組長(zhǎng)，具體執(zhí)行細(xì)則項(xiàng)目和要求告知后，自行招募人員落實(shí)。
最后，再根據(jù)“五線譜”信息，制作《檢核表》、《物資清單表》和《工作分工表》等。
（三）檢核表，執(zhí)行評(píng)估
在開業(yè)儀式前的1個(gè)小時(shí)，安排專人拿著《檢核表》對(duì)關(guān)鍵工作，進(jìn)行兩次間斷性檢核，有問題項(xiàng)按照標(biāo)準(zhǔn)整改，沒有標(biāo)準(zhǔn)的匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，按照決議整改。
