序言
日常工作中，總是會有各式各樣的任務(wù)，讓我們“流連”。
不知道正在看本文的你，是否也有這樣一種感覺：每天被繁雜的事務(wù)占領(lǐng)上班時間，甚至下班時間也被漸漸侵蝕，然后加班、加班、加班，一直加班，或者把工作帶回家，無暇陪伴親人?？膳碌氖?，這點總是在不經(jīng)意間才被發(fā)現(xiàn)，想要改變，卻又力不從心。
每次下定決心下班絕對不碰工作中的任何事情，奈何逐漸逼近的deadline，還有24H在線的工作微信，讓每一次的“豪言壯志”泯滅于無形。
然后日復一日，年復一年，在各種任務(wù)之中“忘返”。
其實，我們之所以會發(fā)生如上的情形，就是因為我們對于任務(wù)缺乏清晰的認知，做一步看一步，期間伴隨著無數(shù)次的改動，導致任務(wù)一拖再拖，最后超出期限，加班無休止。
要改變這種狀況，首先得了解什么是“任務(wù)”，以及試著分析任務(wù)中的相關(guān)細節(jié)。所謂“磨刀不誤砍柴工”，說的就是這個道理。
任務(wù)，是指人們在日常生活、工作、娛樂活動中所從事的各種各樣有目的的活動，通常指上級交派的工作，擔負的責任。
很明顯，任務(wù)是有目的的。只有弄清楚了這個“目的”，才能有的放矢的進行，才能減少出錯的概率，從而高效的完成任務(wù)。
那么，我們在接到一個任務(wù)的時候，應該怎么做呢？是拿到就做，邊做邊滅火？還是先來分析任務(wù)周邊，理清思路再實施？毫無疑問，第二種才是最優(yōu)解。
所以，本文按照任務(wù)分析——任務(wù)實施兩個方面來探討一件任務(wù)從開始到結(jié)束的一生。
第一章 任務(wù)分析
當我們拿到一個任務(wù)，首先應該考慮的是該任務(wù)的目的，也就是最終我們要達到什么樣的結(jié)果，任務(wù)的終點是什么？
在分析任務(wù)地時候，有兩種方法可供我們使用。一種是“5W1H”分析法；另外一種是“因果圖”，也可以形象地稱之為“魚骨圖”。
接下來，我們分別分析這兩種方法地使用方法。
一、“5W1H”分析法
“5W1H”分析方法，其最初是美國政治學家拉斯維爾在1932年提出“5W分析法”，然后經(jīng)過人們的不斷運用和總結(jié)，逐步形成了一套成熟的“5W+1H”模式，也就是我們現(xiàn)在熟知的“5W1H”分析方法。
該方法的要求是：首先選定任務(wù)，然后確定任務(wù)的細節(jié)，確定的時候都要從時間（何時When）、場所（何地Where）、人員（何人Who）、原因（何因Why）、對象（何事What）、方式（何法How）等六個方面提出問題進行思考。弄清楚任務(wù)的細節(jié)，將其進行書面地描述，并按照描述進行后續(xù)操作。才能更好地開展任務(wù)，達到完成任務(wù)的目標。
接下來，我們一一分析以上六個要素：
時間（When）——什么時候
例如這個任務(wù)是在什么時候干的？為什么要在這個時候干？能不能在其他時候干？把其他任務(wù)提到前面行不行？期限是什么時候？到底應該在什么時間干？
如果在教培機構(gòu)，就是課程在什么時候開課，開課的流程是什么？在工廠中，這條線什么時候啟用？這個料的出貨日期是什么時候？
場所（Where）——什么地點
任務(wù)是在哪里進行的？為什么偏偏要在這個地方進行？換個地方行不行？到底應該在什么地方干？這是選擇工作場所應該考慮的。
如果在教培機構(gòu)，那么就是什么課程對應什么樣地教室；在工廠中，就是生產(chǎn)在哪里干的問題。
人員（Who）——責任人
這個事情是誰在干？為什么要讓他干？如果他不合適，是不是可以換個人？有時候換一個人，整個項目就有起色了。
如果在教培機構(gòu)，那么就是老師和學生匹不匹配，合不合適，有時候會選擇另外一個老師來達到匹配的目的；在工廠中，如果是質(zhì)檢崗位，那么當次品過多的時候，可以選擇培訓質(zhì)檢員技能，也可以選擇換一位更高水平的質(zhì)檢員來把關(guān)。
為什么（Why）——原因
為什么要做這個項目？變動的原因是什么？為什么不能變動？為什么要這么設(shè)置課程？為符合學生的發(fā)展規(guī)律嗎？
對象（What）——什么事情
機構(gòu)的課程主要有哪些？針對的學生主要是什么學段的？公司生產(chǎn)什么產(chǎn)品？車間生產(chǎn)什么配件？我到底應該生產(chǎn)什么？老師應該教什么？
例如:如果這個產(chǎn)品不掙錢，換個利潤高點的好不好？如果這個課程不合適，換什么課程比較合適？
方式（How）——如何
手段也就是方式方法，例如，我們是怎樣干的？有沒有別的方法可以干？到底應該怎么干？這句話是如何描寫景物的？詩人是如何抒發(fā)情感的？有時候方法一改，全局就會改變。
以上，通過“5W1H”分析法，可以很清晰的理清任務(wù)的思路，方便我們按照正確的方向來完成任務(wù)，達成目標。在分析的時候，可以建立表格來分析每一個要素，最后總結(jié)所有要素，得出準確結(jié)論（附表一）。同理，學生在分析題目的時候，也是可以用“5W1H”分析法來理清解答思路的，當然，不需要畫表格。
附表一：
二、因果圖
因果圖是由日本管理大師石川馨先生所發(fā)明，因此又名石川圖。其是一種發(fā)現(xiàn)問題“根本原因”的方法。因果圖的特點是簡潔實用，深入直觀。因為看上去有些像魚骨，所以又形象地稱其為“魚骨圖”。
使用的時候，問題或缺陷（即后果）標在“魚頭”處。在魚骨上長出魚刺，上面按出現(xiàn)機會多寡列出產(chǎn)生問題的可能原因，有助于說明各個原因是如何影響后果的。
我們在使用其分析任務(wù)的時候，可以先寫出任務(wù)的名稱，然后突出魚刺，結(jié)合我們的“5W1H”分析法來羅列出任務(wù)的各個要素，分析每個要素相關(guān)聯(lián)的項目詳情，最后就可以得出任務(wù)的詳細信息（附表二）。
附表二：
第二章 任務(wù)實施
一、簡化流程，理清思路
當我們用“5W1H”分析法搞明白任務(wù)的相關(guān)信息之后，就可以用ECRS分析原則來簡化任務(wù)流程，理清執(zhí)行的思路。
所謂ECRS分析法，就是“取消（Eliminate）”、“合并（Combine）”、“重排（Rearrange）”、“簡化（Simplify）”的簡稱。
取消(Eliminate):
首先考慮任務(wù)中的某項工作有無取消的可能性。如果這項工作取消之后不影響我們?nèi)蝿?wù)的進程以及完成效果，那么該項工作完全可以取消。如果不能完全取消，也可以部分取消。
例如，教培行業(yè)中需要備課，以往都是把教案打印出來備課，完全可以在電腦上備課，而不需要打印出來，這樣就能減少打印裝訂的工作。還有，如果是在工廠中，由本廠自行制造變?yōu)橥赓?，這實際上也是一種取消和改善。
在進行“取消”時，我們應該分析“該工作是否必要？能否取消？取消有什么影響？”然后再確定是否取消。
合并(Combine):
如果工作不能取消，那么就要考慮能否與其他工作合并。 合并就是將兩個或兩個以上的工作合并成一個。合并后可以有效地消除重復現(xiàn)象，避免浪費時間和人力等資源，產(chǎn)生更大的效果。
例如，每次上完課都要給家長進行課后反饋，以往都是上課時，老師講解知識點，然后學生進行練習來鞏固知識點，這時候老師就是盯著孩子，然后等孩子做完講解，課后再編輯課后反饋發(fā)送給家長，完全可以合并成在學生練習時，老師邊注意學生情況，邊編輯反饋，既可以實現(xiàn)課堂事實追蹤的過程性評價，也可以提高工作效率。
重排(Rearrange):
對工作的順序進行重新排列。 也稱為替換。就是通過改變工作順序，使工作的先后順序重新組合，以達到改善工作，提高效率的目的。
例如，在做講義的時候，舊的流程是：準備做講義—收集資料—整理資料—制作講義。完全可以先在空閑時間收集各種資料，然后在收集的時候順便整理好，就可以直接開始做講義：收集資料、整理資料—制作講義。
簡化(Simplify)：
經(jīng)過以上步驟之后，再對該任務(wù)進行更深入的研究分析，將工作內(nèi)容和步驟盡量簡化，來提高工作效率。
例如，需要上級檢查老師的教案，以往都是把教案打印出來，檢查之后，有問題再改正，改正之后重新打印，可以將檢查教案和打印合并，先電子化檢查，有問題改正之后，再打印。這樣，將以往的“打印—裝訂—檢查—修改—打印—裝訂”六道工序合并成“檢查—修改—打印—裝訂”四道工序。大大減少了工序，節(jié)省了時間。
在應用“5W1H”分析法的基礎(chǔ)上，尋找工序的優(yōu)化方向，構(gòu)思新的方法，取代現(xiàn)有的工作方法。運用ECRS四原則，可以幫助我們找到更好工作方法。
二、運用PDCA循環(huán)來完成任務(wù)
美國質(zhì)量管理專家沃特·阿曼德·休哈特（Walter A. Shewhart）首先提出了PDCA循環(huán)，由戴明采納、宣傳，獲得普及，所以又稱戴明環(huán)。
PDCA循環(huán)要求將任務(wù)分為四個階段，即Plan(計劃)、Do(執(zhí)行)、Check(檢查) 和 Act(處理)。
在任務(wù)進行時，要求把各項工作按照作出計劃、計劃實施、檢查實施效果，然后將成功標準化，不成功的留待下一循環(huán)去解決。這樣循環(huán)的來進行任務(wù)，直至完成。
P （Plan）——計劃，做好任務(wù)行動計劃。
D （Do）——執(zhí)行，根據(jù)制訂的計劃，設(shè)計具體的方法、方案，實現(xiàn)計劃中的內(nèi)容。
C（4C）——4C管理：Check（檢查）、Communicate（溝通）、Clean （清理）、Control（控制）。檢查計劃執(zhí)行的結(jié)果，分清哪些對了，哪些錯了，明確效果，找出問題，控制任務(wù)進程。
A （Act）——Act（執(zhí)行，處理）、Aim（根據(jù)任務(wù)目標行動，如改善、提高）。對總結(jié)檢查的結(jié)果進行處理，對成功的經(jīng)驗加以肯定，并進行標準化，方便后續(xù)行動；對于失敗，總結(jié)經(jīng)驗教訓，下次注意。對于沒有解決的問題，持續(xù)PDCA循環(huán)。
以一個學生為例：
1、計劃階段。通過前期溝通，了解學生情況，制訂授課計劃；
2、設(shè)計和執(zhí)行階段。實施上一階段所規(guī)定的內(nèi)容。根據(jù)要求實施培訓，提醒，監(jiān)督。
3、檢查階段。以學生成績和家長滿意度作為檢查標準，溝通學習過程中出現(xiàn)的問題，及時更新計劃，保持過程的動態(tài)化。
4、處理階段。主要是根據(jù)檢查結(jié)果，采取相應的措施。鞏固成績，把成功的經(jīng)驗盡可能納入標準，進行標準化，遺留問題則轉(zhuǎn)入下一個PDCA循環(huán)去解決。
在執(zhí)行PDCA循環(huán)的過程中，也會有一些局限，但總體來說，可以適當改進來增強其適用性。
國內(nèi)實踐該方法的時候，也有將其簡化為4Y模式。即Y1計劃到位、Y2責任到位、Y3檢查到位、Y4激勵到位。
計劃到位：好的結(jié)果來自于充分的事前準備和有效的協(xié)同配合。
責任到位：計劃的完成需要行動的支撐，責任到人才會有真正的行動，中國成長型企業(yè)普遍存在指令不清，責任不明的狀況，所以責任到位。
檢查到位：人們不會做你期望的，只會做你監(jiān)督和檢查的，檢查到位
激勵到位：有反饋必有激勵，好報才會有好人，所以激勵到位。
結(jié)果導向：結(jié)果決定著企業(yè)的有效產(chǎn)出，所以，4Y強調(diào)結(jié)果導向。
以上，關(guān)于任務(wù)行進的方法淺見，如有問題，歡迎指正！?。?
