總是丟三落四，健忘？

拖延癥嚴(yán)重，啥都急，無從下手？

別抓狂，兩類工具幫你搞定，從此踏上高效之路。

前言

在這個(gè)碎片化的時(shí)代，作為專業(yè)“打雜”人員，你是不是經(jīng)常遇到以下這些問題：

1.正專注著做一項(xiàng)工作，突然被其他任務(wù)、聊天工具打斷

2.事情又多又雜，轉(zhuǎn)頭就忘記了，更囧的是有些還是老板或者領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)

3.那個(gè)人的聯(lián)系方式/那件事誰誰誰說過，我忘記存在哪了

Vera也是經(jīng)常被這幾個(gè)問題所困擾，在“求醫(yī)”（學(xué)習(xí)和實(shí)踐時(shí)間管理）過程中，學(xué)著逐漸使用工具來解決這些問題。在這里，推薦大家兩類工具：

1.任務(wù)清單工具，常見的有日事清、滴答清單、奇妙清單等。

2.筆記類工具，常用的有印象筆記、有道云筆記、為知筆記等等。

走上高效人生的道路

每個(gè)人的使用習(xí)慣都不一樣，Vera跟隨老師，使用的是日事清和印象筆記。下面就以這兩個(gè)軟件為例，說明這兩類工具可以如何提高我們的效率。大家可以根據(jù)自己的喜好，選擇合適自己的工具，包括紙筆系統(tǒng)和這些多平臺同步的軟件。道理都是相通的，界面不同而已。

有同學(xué)可能會問：為什么要多平臺同步？很簡單，例如你在開會或者在家里，突然接到一個(gè)任務(wù)或者靈感來襲，你馬上打開手機(jī)記下來，就會自動同步到電腦和其他設(shè)備，是不是比你用腦袋記著比較可靠？

我們的大腦是要用來思考，不是用來記憶的，贊同嗎？

一、任務(wù)清單工具

像收集箱一樣，把你的任務(wù)分象限放好。

日事清有電腦、手機(jī)等版本，如果你不想下載軟件，直接用網(wǎng)頁版就可以。它的界面沿用了“四象限”法則，你可以把每項(xiàng)任務(wù)分區(qū)域擺放。

滴答清單、奇妙清單功能相似

四象限，任務(wù)歸檔

每天一上班，打開軟件，看看已有任務(wù)，再補(bǔ)充一些工作計(jì)劃，事先規(guī)劃好一天的工作，有的放矢。

于是，你從以前的被工作牽著鼻子走，變成了這樣：

1)以前總要費(fèi)時(shí)回憶哪個(gè)事情還沒做，現(xiàn)在清單在手，輕重緩急一目了然。每個(gè)任務(wù)開始前可以按一下番茄鐘，專注當(dāng)下任務(wù)。做完一項(xiàng)打一個(gè)勾，感覺真好。

番茄鐘讓你更專注

2)你正在跟同事確認(rèn)一項(xiàng)工作，領(lǐng)導(dǎo)QQ來信息，讓你這兩天翻譯一個(gè)說明書，你從容地把它歸在重要但不緊急那一項(xiàng)。

3)你的月總結(jié)、月底統(tǒng)計(jì)總是容易忘記，你在28日的日程中加了這個(gè)任務(wù)并設(shè)置了每月循環(huán)，以后每個(gè)月28號它就會來提醒你。

4)以前突發(fā)的培訓(xùn)容易忘記，現(xiàn)在一接到通知，你就馬上加進(jìn)當(dāng)天的任務(wù)欄。另外，你還很聰明地給例會設(shè)置了循環(huán)提醒。這樣子，每次會議時(shí)間還沒到，你已經(jīng)在會議室等大家，而不再是匆匆忙忙沖進(jìn)來的那個(gè)人了。

提醒功能

提醒一下，這里的日程應(yīng)該建立在在長期計(jì)劃和短期計(jì)劃清晰明了，逐層細(xì)化的前提下。例如你今年的目標(biāo)是要讀完五十二本書，折算下來是一周一本。如果你沒有把目標(biāo)細(xì)化并加到清單里，你可能到年底的時(shí)候才拍大腿：“哎呀，忘記這個(gè)了！可是，還有一周就元旦了......”

此外，這個(gè)軟件還有任務(wù)看板、番茄鐘、一鍵生成日月年總結(jié)、團(tuán)隊(duì)合作和任務(wù)分配等功能，限于篇幅，這里暫不說明。

一鍵生成工作匯報(bào)，當(dāng)然前提是你每天都有輸入任務(wù)

二、筆記類工具

給你的大腦裝一個(gè)外掛軟件

有道云筆記、為知筆記等也是相似功能

Evernote也是有各種各種版本，隨時(shí)同步。Vera覺得最好用的功能是以下幾點(diǎn)：

1）文件夾嵌套，文件夾下面可以再分類，文件歸類擺放容易查找。有個(gè)小Tips分享給大家，文件夾前面加數(shù)字00、01等，讓數(shù)字而不是文字決定排序。

文件夾下再細(xì)分文件夾，建立自己的知識庫

2）強(qiáng)大的搜索功能，普通賬號可以用搜索標(biāo)題和標(biāo)簽查找，高級賬號還有全文和圖片上的文字搜索功能。

今年剛出臺了一個(gè)新政，企業(yè)發(fā)票要提供納稅人識別號，否則無法報(bào)銷?？吹竭@個(gè)通知，你就靜靜地把相關(guān)信息截圖，存進(jìn)印象筆記，加文字說明”納稅人識別號“或者”報(bào)銷“。接下來遇到要開發(fā)票的場景，別人都要發(fā)信息問同事或者找QQ聊天記錄，你就微笑著打開APP，一鍵搜素，直接遞給服務(wù)員。

3）隨時(shí)記錄，多平臺同步。

培訓(xùn)結(jié)束了，你把筆記拍照，加上導(dǎo)師的PPT一起放進(jìn)同一個(gè)筆記，以后要查找方便多了是不是？印象筆記還支持語音等格式。

平時(shí)的工作感悟都記錄下來，月底寫總結(jié)的時(shí)候，你還害怕沒素材嗎？

看書有所感悟，你隨手畫了個(gè)思維導(dǎo)圖或者做了個(gè)筆記，需要用的時(shí)候就拿出來看看，而不是過了半年才感嘆：”哎呀，那本書究竟講了什么呀？“

4）綁定微信、微博等，聊天記錄和公眾號文章都可以轉(zhuǎn)發(fā)到印象筆記，永久保存。

你收藏了多少微信和微博的文章，只是收藏而已，再也沒有打開過？

把文章轉(zhuǎn)發(fā)到印象筆記，分類保存，即使原文刪除了，你也還是能在印象筆記里搜索到。有空的時(shí)候再來看，還可以寫下你的心得，或者把重要語句標(biāo)注。

微信聊天記錄轉(zhuǎn)存到印象筆記，輕松查找

5）軟件還有名片掃描、PDF標(biāo)注等功能，這里就不一一說明。前文提到的各大筆記類工具也是有相似的功能，大家可以根據(jù)自己的喜好來選擇。

結(jié)語

任務(wù)清單類工具可以讓我們告別拖延、健忘、又忙又亂，初步建立時(shí)間管理系統(tǒng)；筆記類工具可以讓我們告別雜亂，初步搭建知識管理系統(tǒng)。但工具只是輔助而已，高效能人生的主角是你，路得你來走。