文件管理是項(xiàng)目管理中非常重要而基礎(chǔ)的一環(huán)，存在于項(xiàng)目的整個(gè)生命周期。如果一個(gè)項(xiàng)目缺乏文件管理，那么它也就不是一個(gè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目。此外，它還將占據(jù)相當(dāng)大的工作量，高質(zhì)量、高效率的收集、歸納、分享、管理和保護(hù)項(xiàng)目文件，對(duì)于提高項(xiàng)目管理水平和質(zhì)量有極其重要的意義。
項(xiàng)目文件管理涉及的范圍非常廣泛，其具體內(nèi)容也會(huì)根據(jù)項(xiàng)目的不同而發(fā)生變化。但是，項(xiàng)目管理中會(huì)遇到的文件管理問題卻是相似的，從開始云十年的項(xiàng)目文件管理經(jīng)驗(yàn)來看，其問題主要分為六大類：
文件存儲(chǔ)分散，管理者成“燈下黑”
大量的項(xiàng)目文件，要么存儲(chǔ)在不同人員的不同電腦里，要么存儲(chǔ)在服務(wù)器中各個(gè)“任性”創(chuàng)建的文件夾里，缺乏統(tǒng)一的存儲(chǔ)和分類。管理者想要自己找一份具體的項(xiàng)目成果文件？對(duì)不起，我也不記得存在哪里去了。
文件格式千奇百怪，看內(nèi)容像看小說
一千個(gè)人的眼中會(huì)有一千個(gè)哈姆雷特。面對(duì)不同命名特點(diǎn)、不同書寫格式的項(xiàng)目文件，難道也要像看《哈姆雷特》一樣去尋找文件中的價(jià)值點(diǎn)么？
重要文件被修改，責(zé)任卻追不到人
一個(gè)事故，卻帶來兩個(gè)不同的問題。為什么文件會(huì)被不知名的人員修改？為什么被改之后卻找不到責(zé)任人？缺乏文件權(quán)限管理，讓文件失去安全保護(hù)；而沒有文件操作記錄，又無法追究到責(zé)任人。怎么辦？
文件審批流程復(fù)雜，別說你已經(jīng)有OA了
使用OA審批流程已經(jīng)不再新鮮。但是，面對(duì)動(dòng)輒幾十兆上百兆的項(xiàng)目文件、圖紙等，傳統(tǒng)OA的劣勢(shì)就凸顯了出來。附件大小的限制加大了審批的復(fù)雜性，難道你要一邊用OA走流程，一邊再用郵箱、QQ來發(fā)附件？
N個(gè)郵件群發(fā)，只因設(shè)計(jì)文稿中改了一行字
項(xiàng)目進(jìn)行中，最怕的就是信息傳遞不到位。設(shè)計(jì)改了新版本，而生產(chǎn)卻沿用了老版本。要么是信息傳達(dá)中出現(xiàn)了問題，要么是生產(chǎn)人員用錯(cuò)了版本。不論是哪種問題，其結(jié)果都是給項(xiàng)目帶來不可挽回的損失。
項(xiàng)目結(jié)束人就散了，文件跟著也散了
當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束，項(xiàng)目組解散了，項(xiàng)目中的許多文件也就跟著“散了”。沒有統(tǒng)一的歸納和管理，讓項(xiàng)目的許多寶貴經(jīng)驗(yàn)白白流失。當(dāng)下次遇到同樣的問題和情況時(shí)，會(huì)因無具體的經(jīng)驗(yàn)參考又要花費(fèi)不必要的時(shí)間和精力去研究解決。
如同項(xiàng)目本身一樣，項(xiàng)目文件也具有詳細(xì)的生命周期，一般包括：創(chuàng)建、審批、發(fā)布、修改、分發(fā)、簽收、歸檔、廢止、恢復(fù)等環(huán)節(jié)。而存儲(chǔ)分散、使用混亂、安全性低、審批復(fù)雜、無法積累，是項(xiàng)目文件管理整個(gè)生命周期中最普遍的問題。
開始云深耕企業(yè)文件管理領(lǐng)域十余年，對(duì)于項(xiàng)目文件管理有著深刻而又獨(dú)到的見解。其中，KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)作為開始云的核心產(chǎn)品之一，其針對(duì)性的文件管理解決方案已得到了超50000家客戶的驗(yàn)證和認(rèn)可。而管理項(xiàng)目文件，重點(diǎn)就是管理其完整的生命周期。
創(chuàng)建：模板、命名、分類、權(quán)限
創(chuàng)建一份新的項(xiàng)目文件，絕不僅僅是新建一個(gè)文件或文件夾就完成了。
首先，任何項(xiàng)目文件的創(chuàng)建都需要遵循固定的文件模板，滿足其對(duì)內(nèi)容、格式的基本要求，以便更好的體現(xiàn)出文件所要展現(xiàn)的內(nèi)容。例如，設(shè)置文件的頁眉頁腳格式、文件的目錄樣式以及文件的字體等。不同類別的文件應(yīng)具有不同的模板，以便操作者能夠更好地明白，在建立不同文件時(shí)所需要采用哪種類型的模板。如果文件模板發(fā)生變更，必須及時(shí)知會(huì)使用者，做好文件的模版管理。
其次，需要注意文件的命名與分類。管理者必須規(guī)定項(xiàng)目文件命名與分類的依據(jù)和要求，以便使用者能夠快速準(zhǔn)確的定位自己所需的文件。
最后，為新建的文件設(shè)置權(quán)限。由于一個(gè)項(xiàng)目中，同一項(xiàng)工作有可能需要不同任務(wù)組的多個(gè)人員同時(shí)協(xié)作完成，因此，權(quán)限設(shè)置必須類型廣、組合多。針對(duì)特殊情況具有特殊的方法來應(yīng)對(duì)。這里應(yīng)當(dāng)注意，權(quán)限管理是為了讓項(xiàng)目人員在許可的權(quán)限下，更加可靠、準(zhǔn)確的使用文件，絕不應(yīng)該增加更多復(fù)雜不便的管理操作。
審批：以文件為核心建立流程
值得強(qiáng)調(diào)的是，文件管理審批的出發(fā)點(diǎn)和傳統(tǒng)項(xiàng)目管理軟件不同。文件管理的審批應(yīng)該以文件為核心建立流程，不論是文件的權(quán)限申請(qǐng)還是文件會(huì)簽，一切操作始終圍繞著文件本身。因此，放棄用OA走流程，用郵件傳附件的文件審批方式，采用一套以文件為核心的在線流程，可以讓審批變得簡(jiǎn)單。
發(fā)布：統(tǒng)一、快速、準(zhǔn)確的發(fā)布渠道
如何將項(xiàng)目文件的創(chuàng)建、修改等消息快速而又準(zhǔn)確的通知到每一個(gè)人？渠道很關(guān)鍵。所有信息均是圍繞著文件操作，保證信息的準(zhǔn)確性。同時(shí)，要滿足現(xiàn)在移動(dòng)辦公的時(shí)代潮流，不論是網(wǎng)頁、APP還是微信，都要保證能在第一時(shí)間收到信息。
處理：在線搜索、移動(dòng)使用、版本管理
文件處理是文件管理的重中之重，因?yàn)閲@文件建立的一切標(biāo)準(zhǔn)和要求最終都是為了方便使用。在項(xiàng)目文件使用中，大家最常遇到的問題是如何查找文件、如何快速預(yù)覽和修改文件、如何管理不同版本的文件。
搜索則是大家查找信息不可或缺的手段。相比于按照結(jié)構(gòu)樹一層一層去尋找，根據(jù)文件內(nèi)容、屬性等標(biāo)簽去搜索文件無疑會(huì)事半功倍。強(qiáng)大的搜索應(yīng)該覆蓋文件的方方面面，不論是文件的名稱、內(nèi)容、修改時(shí)間，還是修改人、分類和自定義屬性。越詳細(xì)的搜索條件，就能越快速的定位所需文件，這時(shí)候，前面的文件分類和標(biāo)簽就起到了相當(dāng)大的作用。
在這個(gè)移動(dòng)辦公越來越普遍的時(shí)代，許多工作不再受時(shí)間和地點(diǎn)的限制。相匹配的，大家也應(yīng)該能夠隨時(shí)隨地的查看文件。不論是網(wǎng)頁、平板還是手機(jī)，不論是Word、Excel還是PDF，只要有網(wǎng)絡(luò)，各種文件的預(yù)覽需求都應(yīng)該統(tǒng)統(tǒng)被滿足。
最后，還要管理好文件的不同版本。在一個(gè)項(xiàng)目中，文件在使用過程中發(fā)生變更是很常見的現(xiàn)象。對(duì)于發(fā)生變更的文件，最好的方法就是版本管理。首先，要有詳細(xì)的文件變更日志，知道何人何時(shí)修改了文件，通過版本比較，能快速的找到不同點(diǎn)；其次，文件的最終版要能夠方便人使用，如果出現(xiàn)只能看變更歷史才知道最終版本，將大大提高使用成本。對(duì)于舊版本，同樣應(yīng)該記錄保留，不論是版本查閱還是版本回溯，完善的版本管理會(huì)將每一個(gè)文件版本的價(jià)值最大化。
分發(fā)：分享、發(fā)布、訂閱等
文件分發(fā)與消息發(fā)布的要求類似，既要保證傳遞文件的準(zhǔn)確性，同時(shí)要保證消息的及時(shí)性。使用QQ、郵箱來傳遞文件，不僅速度慢，而且容易造成文件的丟失和損壞。因此，文件分發(fā)必須要保證統(tǒng)一、安全、快速。通過文件分享或發(fā)布取代傳統(tǒng)的附件形式，既能夠在同一平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)文件的快速流轉(zhuǎn)，又能夠滿足不同人員的不同權(quán)限要求。
定稿：簽收、歸檔、備份
當(dāng)文件經(jīng)歷創(chuàng)建、修改、審批等種種過程之后，最終被批準(zhǔn)定稿。一個(gè)已經(jīng)定稿的標(biāo)準(zhǔn)化文件，是不允許隨意變更或移動(dòng)的。那么，如何確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性與完整性呢？一方面，可以通過完善的權(quán)限管理來約束相關(guān)人員的操作，另一方面可通過文件的狀態(tài)標(biāo)記為文件設(shè)置一定的操作限制，從而達(dá)到項(xiàng)目文件的管理需求。當(dāng)然，為了應(yīng)對(duì)各種突發(fā)狀況，文件的容災(zāi)備份也是必不可少的。
項(xiàng)目文件管理的“六大價(jià)值”
在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目文件管理對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)程的幫助越來越大，其價(jià)值也越發(fā)清晰和重要。如：
項(xiàng)目管理者可以快速的了解開發(fā)進(jìn)度、存在問題和預(yù)期目標(biāo)。
統(tǒng)一存儲(chǔ)配合準(zhǔn)確的分類和快速的搜索，讓管理者能快速的定位到自己想要了解的信息。
規(guī)范文件的命名與分類，讓管理效率加倍。
工作不是生活，不需要那么多的個(gè)性與特點(diǎn)。為文件設(shè)置規(guī)范統(tǒng)一的創(chuàng)建、分類方式，使文件的查找和使用都變得簡(jiǎn)單而高效。
通過文件權(quán)限和日志管理來掌控文件的所有動(dòng)態(tài)。
權(quán)限管理可以讓文件安全多一層保護(hù)。操作日志則是項(xiàng)目中所有人員溝通結(jié)果、任務(wù)進(jìn)展情況的重要憑證，讓責(zé)任一目了然。
保護(hù)文件的完整性，保證項(xiàng)目的開發(fā)質(zhì)量。
對(duì)于項(xiàng)目中已經(jīng)處于最終版本的文件不再允許隨意修改或刪除，采取一定的保護(hù)機(jī)制和手段來確保文件的完整性，規(guī)避文件使用中可能出現(xiàn)的版本錯(cuò)誤等風(fēng)險(xiǎn)，讓項(xiàng)目質(zhì)量有據(jù)可依。
取代繁瑣的文件審批，讓流程一步到位。
文件管理不同于傳統(tǒng)的OA流程，一切以文件為核心。通過文件來發(fā)起流程，再復(fù)雜、再龐大的文件也能一步到位。
積累項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，讓知識(shí)成為財(cái)富。
“好記性不如爛筆頭”，只有具體的文件才能將項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)知識(shí)一直傳遞下去。也只有規(guī)范的文件管理，才能幫助項(xiàng)目人員掌握這筆財(cái)富。
