小李最近很郁悶，按理說(shuō)剛從普通員工升級(jí)到了項(xiàng)目助理，離他當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理的目標(biāo)更近了，應(yīng)當(dāng)高興啊。但這幾天卻總是悶悶不樂(lè)的，工作效率嚴(yán)重下降，還被領(lǐng)導(dǎo)給批了，都開(kāi)始有些懷疑自己當(dāng)初的決定了。這樣下去不是個(gè)事，得再找找老王這個(gè)效率達(dá)人，也是他的精神導(dǎo)師，項(xiàng)目總監(jiān)來(lái)請(qǐng)教下了。

這天下班后，小李約老王到公司附近新開(kāi)的餐廳吃晚飯。

“小李啊，升官了就沒(méi)怎么請(qǐng)我了，今天怎么有空了？”一到飯店，老王環(huán)視著周邊環(huán)境，“嗯，環(huán)境不錯(cuò)，會(huì)享受了?！?/p>

“老王，別開(kāi)玩笑了，我都快郁悶死了。真不知道當(dāng)初努力爭(zhēng)取當(dāng)上項(xiàng)目助理是不是好事，感覺(jué)還不如之前做個(gè)普通員工呢。”小李把菜單遞給了老王：“今天是還想請(qǐng)教下關(guān)于時(shí)間管理上的事，所以才約您老出來(lái)的。來(lái)，點(diǎn)菜?！?/p>

“是不是之前教你的時(shí)間管理方法用不上了，我就知道有這么一天，就等著宰你呢，哈哈?！崩贤踝焐险f(shuō)著宰，但也就點(diǎn)了兩個(gè)平常的菜。

“我認(rèn)宰了，可你怎么就知道是之前時(shí)間管理的方法用不上了呢？”小李盯著老王問(wèn)。

“因?yàn)槲揖褪沁@么過(guò)來(lái)的啊，任何事物的經(jīng)歷都是相似的，所以說(shuō)經(jīng)驗(yàn)之談才是最重要的?！崩衔辶艘豢谒骸皝?lái)，說(shuō)說(shuō)吧，遇到啥問(wèn)題了。”

“是這樣的，之前做普通員工的時(shí)候，是任務(wù)的一個(gè)執(zhí)行角色。任務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)分配下來(lái)的，所以我知道這一天具體有哪些事是要完成。按你之前教的列清單，排優(yōu)先級(jí)，然后按優(yōu)先級(jí)來(lái)一個(gè)一個(gè)做，優(yōu)先級(jí)不高的可以改天做。這樣一天我的目標(biāo)很明確，集中精力先把重要的事做完，然后再做其它的，這樣效率很高。但是呢，現(xiàn)在升職項(xiàng)目助理后，領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)分配每天的任務(wù)，我列清單的話也就不知道該列什么了。經(jīng)常是正在做一件事，領(lǐng)導(dǎo)突然說(shuō)個(gè)事，我就放下這個(gè)事去做。每天感覺(jué)事很多，但一天下來(lái)又感覺(jué)什么也沒(méi)完成一樣?！毙±钜豢跉庹f(shuō)了一堆：“就是感覺(jué)要做的事太多，而且很雜，這樣的情況下之前列清單的方法感覺(jué)沒(méi)法用，還有沒(méi)有其它方法呢？”

“快喝口水吧，累著了吧。咱們來(lái)慢慢說(shuō)。其實(shí)你的職位越高，越?jīng)]有人來(lái)給你分配具體工作，都是需要你自己主動(dòng)去找事的，你現(xiàn)在才做到這一層，再往上體會(huì)越深。咱們來(lái)說(shuō)方法，方法是有的，就是時(shí)間段工作法，把你一天的時(shí)間劃分成一個(gè)一個(gè)的大段，然后在每個(gè)段里只做同一類(lèi)型的事。咱們先來(lái)理理你現(xiàn)在每天做的事，先說(shuō)說(shuō)你現(xiàn)在每天的一個(gè)工作狀態(tài)？”

“就每天早上去查看下郵件，收集各組發(fā)的項(xiàng)目進(jìn)度。經(jīng)常是在做的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)讓通知一下誰(shuí)誰(shuí)來(lái)一下，就去通知，回來(lái)再繼續(xù)匯總項(xiàng)目進(jìn)度，然后中間有人來(lái)反應(yīng)問(wèn)題，就去回答解決一下。這樣一直感覺(jué)都在忙，老有人來(lái)打擾?！憋埐松蟻?lái)了，小李把筷子遞給了老王。

“你在說(shuō)的過(guò)程中可能也注意到了，被人打擾是最影響效率的。時(shí)間段工作法就是可以讓這個(gè)打擾減少一下。怎么做呢，第一步，把你的工作內(nèi)容進(jìn)行一下歸類(lèi)，看一下能分幾類(lèi)。你的工作大體上可以分為三類(lèi)：項(xiàng)目進(jìn)度匯總，組織會(huì)議，解決臨時(shí)性問(wèn)題。那你完全可以把工作的8小時(shí)來(lái)分成三個(gè)大段，對(duì)應(yīng)的每個(gè)段里只做這一類(lèi)的事情。項(xiàng)目進(jìn)度匯總階段，我就只做匯總，其它的事來(lái)了都往后放一下，這樣你的注意力可以只集中在一類(lèi)的事上，進(jìn)度也好把控，效率也可以提高。”老王嘗了一口菜，味道還不錯(cuò)。

“那如果我現(xiàn)在正在做項(xiàng)目進(jìn)度匯總的事，別人來(lái)找，比如領(lǐng)導(dǎo)讓去找誰(shuí)誰(shuí)，就直接拒絕嗎？”小子問(wèn)出去就后悔了。

“傻小子，之前教你的判斷優(yōu)先級(jí)的都忘了？判斷一個(gè)事重不重要，要看這個(gè)事的影響度，還有2分鐘原則。領(lǐng)導(dǎo)讓你去找誰(shuí)誰(shuí)，2分鐘內(nèi)解決不了嗎？你再來(lái)?yè)Q個(gè)角度來(lái)想想，要是你是項(xiàng)目經(jīng)理，你最關(guān)心的是什么？”老王放下筷子盯著小李問(wèn)。

“當(dāng)然是項(xiàng)目進(jìn)度了，每天一上班我就想看到前一天的項(xiàng)目進(jìn)度，然后就要安排這一天的事了，正常的不用管，延期的趕緊找原因，想辦法解決。啊……”小李突然想到了什么。

“想到為什么領(lǐng)導(dǎo)要批你了吧，你每天的項(xiàng)目匯總太晚了，經(jīng)常是快中午了還沒(méi)弄完。所以你的時(shí)間段，第一段就是要做項(xiàng)目匯總的，這個(gè)是你早上的時(shí)間段，這個(gè)時(shí)間段內(nèi)只能做這個(gè)事，別人來(lái)找你反應(yīng)問(wèn)題，你可以推到下午再來(lái)解決。最重要的事排在第一段內(nèi)，次重要的，比如你組織會(huì)議的排在第二位，你可以安排在下午去做，下午人還齊，你好通知。最后是你解決問(wèn)題的時(shí)候了。這就是一個(gè)時(shí)間段的工作法，適合于每天事多還亂的情況下使用?！?/p>

“聽(tīng)著簡(jiǎn)單，我為什么就沒(méi)想到了。明天我就按這方法來(lái)做一下?！毙±钚睦锏氖陆K于是放下來(lái)了。

“要是你啥都想到，那你就做我位置了。來(lái)來(lái)，快吃吧?！崩贤跣睦锵胫?，這小子將來(lái)還真可能做我位置呢。

?作者：螞蟻，晨型人，已堅(jiān)持4點(diǎn)起床四年多，個(gè)人成長(zhǎng)導(dǎo)師，效率達(dá)人，個(gè)人公眾號(hào)“螞蟻說(shuō)成長(zhǎng)”（ID：cjxxh7）。