Stacy按：

年底大家估計都在寫各種總結(jié)，給大家準(zhǔn)備一份超干貨吧~ 這篇文章不會面面俱到（畢竟以前寫的已經(jīng)很細(xì)了）而是著重強(qiáng)調(diào)一些點(diǎn)，以及英文報告需要注意的事項(xiàng)。

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前兩天的文章中提到，印度的同事很會展示工作成果，做了80分的事情，可能在展示出來的時候能讓人覺得做到了100分。而我們很多時候，做了100分的事情，常常會讓人覺得只有80分。

“展示”不僅僅是做presentation，畢竟職場中不是每個人都有機(jī)會通過presentation展示工作成果。大多數(shù)時候我們都要依賴于文字，讓別人了解你所做的事情。

寫報告的技能雖然樸實(shí)，沒有PPT和Excel炫酷，卻能夠幫助你塑造思考方式，更好地與人分享自己的經(jīng)驗(yàn)和想法。

不多說廢話了，進(jìn)入正題。我把以下要說的問題歸類為兩大方面：思路篇和語言篇。

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思路篇

我曾讓米粒同學(xué)對她手上負(fù)責(zé)的渠道做一個年終總結(jié)。她交上來的總結(jié)寫得很詳細(xì)，哪個渠道表現(xiàn)如何，具體數(shù)據(jù)是多少，全年下來完成指標(biāo)是多少。

乍看上去有事實(shí)，也有數(shù)字，沒毛病，但少了一些東西。

其實(shí)不要把工作總結(jié)僅僅當(dāng)作一個負(fù)擔(dān)（雖然我每次寫的時候也很想趕緊弄完了事，好趕緊做手頭上的事），要稍微轉(zhuǎn)換下思路，把這個當(dāng)作是一個向老板展示工作成果，觀察洞見的機(jī)會。

因?yàn)槔习迤綍r都很忙，一定不會知道你每一件事都是怎么做的（如果真都知道所有細(xì)節(jié)，那就有問題了），工作總結(jié)報告是讓Ta定期了解你所做的事情的重要方法之一。

所以米粒的報告，少了一些展示自己做的好以及洞見的內(nèi)容。我回復(fù)郵件，讓她在總結(jié)中補(bǔ)充幾條：

1. what's the contrast: what as benchmark, etc.

什么是對比，和去年比、和公司內(nèi)部比、和外部環(huán)境比，分別是一個怎樣的水平？

2. what's the most effective channel

手上負(fù)責(zé)這么多渠道，哪個是最有效的？

3. best practice: what's good to repeat

過去有哪些做的好的未來可以復(fù)用？

4. what to improve

有哪些還可以做更多的嘗試，有更多的增長點(diǎn)或者機(jī)會

等她把這些內(nèi)容都分別填充進(jìn)之前的報告中，整份報告就會比較飽滿，這個時候我才讓她發(fā)出去，也增加她的曝光。很快，收到了同事不錯的反饋。

上述這幾點(diǎn)，其實(shí)需要調(diào)用許多不同模塊的素質(zhì)和能力，才能完成。比如系統(tǒng)意識（1.3），反思能力（3.4），總結(jié)分析數(shù)據(jù)能力（1.2），數(shù)據(jù)意識（1.2），總結(jié)能力（1234），獨(dú)立思考能力（1234）......

這樣的報告寫出來之后，老板既能看到事實(shí)，也能知道你過去所做的努力，看到你的insight，或許剛開始你的insight給的還不夠，但堅持這樣做的話，相信對方也能看到你在insight上的進(jìn)步。

以上這幾條只是一個啟發(fā)大家思考的真實(shí)案例，寫總結(jié)要不斷地看寫的好的報告，自己觀察總結(jié)，才能慢慢磨練出這方面的能力。

所以寫報告，看上去只是寫報告，實(shí)際上也是在訓(xùn)練你的思維。

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語言篇

我的書《光速成長》中有一篇講英語郵件和報告怎么寫，寫的很詳細(xì)，大家可以去翻看。這里我根據(jù)日常工作觀察到的，著重強(qiáng)調(diào)幾點(diǎn)。

1. 先總后分的意識。

這條其實(shí)不是英語寫作中主要會有的問題，中文寫總結(jié)報告時，也會出現(xiàn)這樣的問題。先總后分指要先給結(jié)論，再逐條深入分析。

這樣做的好處就是，閱讀者可以一開始就能知道原因，而非需要go through每一部分的分析，最后靠自己的理解得出一個結(jié)論。這很危險，因?yàn)槿绻惴治龅靡膊粔蚝茫瑢Ψ接锌赡艿玫揭粋€大相徑庭的結(jié)論。

我想強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)，是因?yàn)楹枚嗳硕贾肋@一條，但是寫的時候意識不到。要到什么時候才能意識到呢？

要到你當(dāng)老板的時候，挨個去看別人寫的報告的時候才發(fā)現(xiàn)，讀大家的報告很痛苦，因?yàn)樵S多人并不遵循這樣的方式。他們習(xí)慣的方式還是羅列一堆細(xì)節(jié)，讓你在各種數(shù)據(jù)、圖表中迷失。

舉例：

你不喜歡看到的報告結(jié)構(gòu)：

上周生意降了，華北降了因?yàn)閎labla，華東降了因?yàn)閎labla，華中升了因?yàn)閎labla，華南降了blabla。（所有blabla處為大量的文字和表格，腦補(bǔ)一下）

你喜歡看到的報告結(jié)構(gòu)：

上周生意降了，最主要的原因是占比比重大的華北和華東都降了（說明主因，華中和華南影響較小所以在總結(jié)中忽略），主要因?yàn)閎labla。具體分析如下：華北怎樣、華東怎樣、華中怎樣、華南怎樣。

兩者最大的區(qū)別在于，讀第一句話的時候就知道了結(jié)論。第二種的話如果我想知道原因可以繼續(xù)往下看，沒時間的話就看這一句就夠了；或者我只細(xì)細(xì)看影響較大的，剩下的隨意帶過。第一種方式你要自己看到尾得出結(jié)論。

2. 邏輯關(guān)系的梳理。

再強(qiáng)調(diào)下，為什么很多時候?qū)懙挠⑽膱蟾妫饧习?、同事覺得看不懂，不理解，還是邏輯關(guān)系沒梳理清楚。

要先給出一個確定的結(jié)論，如果補(bǔ)充和前方結(jié)論相反的信息，最好列出邏輯關(guān)系。

還是上面的例子：

外籍老板同事看了略懵逼的句式：

上周生意降了，華北降了，華中升了。

外籍老板同事看了覺得清楚的句式：

上周生意降了，華北降了很多，加上它占比大，所以即使華中升了一點(diǎn)點(diǎn)也無濟(jì)于事。

英語的句子其實(shí)很強(qiáng)調(diào)內(nèi)在的邏輯關(guān)系，第一種沒有表明，隱藏了一種拐了個彎才能想到的條件，就是華北降幅多于華中漲幅。第二種很清楚，因?yàn)榭吹搅俗尣疥P(guān)系，即使...也不行。

上述這個例子看上去很好懂，是因?yàn)槲液喕闪藘删湓?，但?shí)際案例中，分別是好多段，不要說外籍老板同事，我看的時候都產(chǎn)生了疑問。

這種很好改，在用英文寫的時候把這些邏輯關(guān)系表明清楚就好了。

還有一個例子：

國內(nèi)同事看了都黑人問號臉的句式：

上周生意降了，華北降了和華東降了因?yàn)閎labla。

簡單但不會有歧義的句式：

上周生意降了，華北降了因?yàn)閎labla；華東降了因?yàn)閎labla

第一種合并了華北和華東，想象一下英文and和逗號用法不同會影響語義，這句話就會有許多種解讀：華北和華東下降的原因是一樣的？還是你只解釋了華東降了的原因，其實(shí)沒寫華北降的原因？

所以原因如果是多個，and和逗號在英文中也不能隨意連接起來合并使用，不然也會造成歧義，和我們博大精深的漢語是一樣的：過年回家，你媽逼你結(jié)婚了嗎？

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還有一些寫報告時候的細(xì)節(jié)要注意，比如：

數(shù)字部分格式統(tǒng)一，整數(shù)的話用三位數(shù)就隔開的分隔符，要保留小數(shù)點(diǎn)后幾位的也都統(tǒng)一；

英語總結(jié)可以開啟拼寫檢查；

表格的表頭的首字母大小寫統(tǒng)一；

報告引用多個表格，多個表格格式統(tǒng)一，數(shù)字字號統(tǒng)一；

字號格式、大小統(tǒng)一這些就不用說了......

最后總結(jié)一下，報告還是要好好寫的，報告的重要性我也已經(jīng)羅列了一大堆了。

我不覺得寫各種總結(jié)報告應(yīng)該夸大其詞，但你也不愿意自己辛辛苦苦費(fèi)盡心血做的事情，最后呈現(xiàn)出來的一張紙是打了折扣的，對吧？

愿大家寫的報告和做的事情一樣扎實(shí)漂亮。

（完）