文 | 螞蟻先生
寫在前面
初入職場(chǎng)，很多人和我一樣產(chǎn)生過一種誤解，即作為毫無工作經(jīng)驗(yàn)的職場(chǎng)菜鳥，下意識(shí)地以為工作經(jīng)驗(yàn)就是自己在這個(gè)崗位上的工作時(shí)長以及工作資歷。然而，職場(chǎng)對(duì)一個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)的考量，更多地是指從 0 到 1 學(xué)會(huì)做一件事情的投入產(chǎn)出比是多少，同時(shí)用了多久的時(shí)間，去思考、優(yōu)化、改善它。這涉及到一個(gè)很重要的職場(chǎng)軟實(shí)力——觸類旁通。
在職場(chǎng)中觸類旁通的能力越強(qiáng)，其學(xué)習(xí)并掌握工作內(nèi)容的成本就越低，所創(chuàng)造出的職場(chǎng)價(jià)值也會(huì)越大。
很多人會(huì)把這種能力歸結(jié)于個(gè)人的天賦和能力。其實(shí)，對(duì)于很多人來說，智商和能力都是差不多的，并沒有太大的差別。真正決定彼此之間差距的，很多時(shí)候，是工作習(xí)慣和思維方式。
其實(shí)小到自己的學(xué)習(xí)提升，大到工作效率，很多人都會(huì)產(chǎn)生很多疑問，為什么別人總是做得比自己快？為什么別人的工作效率總是比自己高，產(chǎn)出也比自己多？很多時(shí)候，你跟他們的差異，也許并不在于是否天賦異稟，而在于那些被眾人忽略的細(xì)節(jié)。
生活可以隨性，但工作務(wù)必嚴(yán)謹(jǐn)。寫這篇文章，是想分享一些簡(jiǎn)單但是切實(shí)有效的工作細(xì)節(jié)，也是幫助我快速完成職場(chǎng)思維轉(zhuǎn)換的技巧。
01.工作日志
保持每天記錄工作日志的習(xí)慣，每天下班后寫一份工作日志。堅(jiān)持做這樣的事情，不是為了檢查自己的工作，而是為了培養(yǎng)起這個(gè)習(xí)慣。就我目前而言，無論多忙，每天下班之后，都要抽出時(shí)間問問自己：我今天做了什么？有什么產(chǎn)出？這一天獲得了什么？如果每天都在重復(fù)前一天的事情，沒有任何變化，和尚撞鐘的機(jī)械重復(fù)注定無法提升。長此以往，想必一年之后，哪怕三年之后，自己的能力也不會(huì)有任何提升，只會(huì)一直停留在初級(jí)職位上，做著最基礎(chǔ)的工作。
想要努力的年輕人，必然是追求不斷成長的。前一天的工作中犯了什么錯(cuò)誤，如何整改？有哪些不夠完善的地方，如何優(yōu)化？學(xué)到了什么技能，如何用在舉一反三？只有不斷地逼迫自己去思考這些問題，一步步完善和優(yōu)化，經(jīng)年累月，才能獲得長久而踏實(shí)的進(jìn)步。
那回頭再想，什么是工作經(jīng)驗(yàn)？于我而言，這就是工作經(jīng)驗(yàn)。工作經(jīng)驗(yàn)不僅僅是工作時(shí)長的單一唯獨(dú)量化，而是在于自己用了多久的時(shí)間，什么樣的方式去思考、優(yōu)化、改善自己的工作方式。
工作日志，就是將這個(gè)過程書面化下來的最好方法。記在工作日志上的東西，可大可小。大到某個(gè)新技能的習(xí)得，小到郵件書寫規(guī)范、PPT配色排版、Excel函數(shù)使用，都可以作為工作日志記錄下來。只有即時(shí)將這些每天的工作細(xì)節(jié)記錄下來，不斷回顧、整理、消化，逼使自己在工作中去應(yīng)用這些方法和技巧，它們才會(huì)真正成為你的技能。
02.即時(shí)記錄
大部分人的短時(shí)記憶是非常短暫的，儲(chǔ)存信息的時(shí)間最多只有幾分鐘。如果一件事情你沒有立刻將它記下來，只會(huì)有兩種結(jié)果：一是因?yàn)榱硪患虑榈慕槿攵淮竽X遺忘；二是它一直留在你的腦海里，干擾你的工作和思維，使你不勝其煩。
解決這個(gè)問題的方法，是建立一種本能反應(yīng)——無論任何時(shí)候，聽到任何重要信息，被分配到任何任務(wù)，第一直覺不是去執(zhí)行，也不是去思考，而是記錄下來。記錄下來之后，再去思考，是什么？為什么？如何做？
目前在線協(xié)作工具和在線筆記中，網(wǎng)易云筆記，印象筆記等都很好用。如果你沒有完全數(shù)碼化的工作習(xí)慣，我建議你隨身帶著紙筆。用個(gè)筆記本，聽到任何需要去做的事情，第一時(shí)間快速記下要點(diǎn)。等回過頭來的時(shí)候，再拿出來，認(rèn)真地回溯，補(bǔ)充、完善、思考。
另外對(duì)自己的記錄做一個(gè)重要性標(biāo)識(shí)和優(yōu)先級(jí)排序，每個(gè)人都有一套適合自己的備忘方式，只要是能方便自己理解，提升效率，形式不同亦無所謂。
03.時(shí)間管理
大部分人最容易高估自己的一點(diǎn)，往往在于對(duì)自己的自律能力。很多時(shí)候，我都會(huì)感到詫異，明明一整天都在工作，為什么仍然沒什么進(jìn)展？明明沒干什么，為什么總覺得很快就天黑了？
然而，如果嚴(yán)格記錄自己每一天的時(shí)間開銷，就會(huì)驚訝地發(fā)現(xiàn)，自己浪費(fèi)掉的時(shí)間，遠(yuǎn)遠(yuǎn)比自己想象的要嚴(yán)重得多。
所謂事在人為，人貴在堅(jiān)持。提升自身工作效率的核心之一，就在于高度而痛苦的自律。信息大爆炸以及知識(shí)碎片化給我們帶來的信息獲取門檻越來越低，這在很大程度上免去了我們主動(dòng)獲取信息的成本，但是也在無形之中分散我們的注意力。很多時(shí)候，你以為自己辛辛苦苦做了一個(gè)小時(shí)的PPT文檔，但實(shí)際上是發(fā)呆20分鐘，上網(wǎng)找資料結(jié)果刷微博刷直播30分鐘，結(jié)構(gòu)化輸出內(nèi)容時(shí)又因?yàn)槟硞€(gè)微信群聊而分心30分鐘，實(shí)際最終的工作時(shí)長可能連30分鐘都不到······所以，很多時(shí)候，大部分人抱怨時(shí)間不夠用，但其實(shí)真正用在正事上的時(shí)間，也許連20%都不到。
這樣的情結(jié)在當(dāng)下還有另外一種說法，叫做“拖延癥”。網(wǎng)上有很多提供治療“拖延癥”的解決方案，但在我看來，其實(shí)要改變這樣的思維懶惰，需要的是長期堅(jiān)持并不斷練習(xí)的，高度痛苦的自律訓(xùn)練。
于我而言，最初的時(shí)候自己的自控力也很弱，很容易被網(wǎng)絡(luò)的各種信息分神，后來在我容易分神的地方，會(huì)選擇給自己增加專注力提示。我會(huì)在自己電腦的顯示器旁邊貼一張便利貼，而手機(jī)上也有很多類似“我要當(dāng)學(xué)霸”這樣的逼迫用戶放下手機(jī)，在固定時(shí)間內(nèi)專注于工作的產(chǎn)品。平時(shí)可以訓(xùn)練自己，時(shí)間成本分配的思維方式，和前者配套使用。通過這個(gè)方法，每一天重復(fù)、檢查、對(duì)比，你可以知道，自己的自律能力時(shí)間管理能力有多薄弱。從而更加有意識(shí)地、主動(dòng)地管理自己的注意力。
長此以往，你會(huì)有意識(shí)地控制自己休閑和放松的時(shí)間。當(dāng)你在工作時(shí)間發(fā)呆、網(wǎng)上閑逛的時(shí)候，也許你會(huì)怵然一驚，潛意識(shí)里會(huì)有個(gè)聲音告訴自己：你正在浪費(fèi)時(shí)間，趕緊專心做正事。
比如，對(duì)自己說——只能刷5分鐘的朋友圈，時(shí)間到了就要把手機(jī)放下。進(jìn)一步，如果在這樣的情況下，自己做某些工作的時(shí)間依然遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出預(yù)計(jì)，那就該試著思考，為什么？是能力不夠，經(jīng)驗(yàn)不足，還是被其他原因影響了？如何在當(dāng)前工作質(zhì)量不變的情況下縮短工作時(shí)間？
只有這樣，你才有可能實(shí)現(xiàn)真正的高效。
04.整理文檔
我們?cè)谌粘９ぷ髦?，無紙化已經(jīng)成為工作主流，而在計(jì)算機(jī)上完成工作，就不可避免地會(huì)產(chǎn)生大量文檔——報(bào)告，方案，報(bào)表，資料等等。這些文檔，如果是雜亂無章地堆放在電腦桌面，等到關(guān)鍵時(shí)刻，查找起來就會(huì)非常麻煩。
很多時(shí)候，明明已經(jīng)下載的資料卻忘記保存的位置；
很多時(shí)候，發(fā)給多人的文件幾經(jīng)修改，不知道哪個(gè)才是最終版；
很多時(shí)候，想回顧查看自己以往的文檔，卻連文檔名字都記不起來。
這些問題看起來都很小，但是卻無法忽視。這些問題的癥結(jié)，往往都在于沒有遵循良好的文檔撰寫和文檔整理規(guī)范。
規(guī)范化的文檔撰寫與整理，是很多大公司都有的明確規(guī)定，但是很多小團(tuán)隊(duì)或者個(gè)人往往意識(shí)不到其重要性。然而，即便是個(gè)人，日積月累，由各種原因產(chǎn)生的文檔數(shù)量卻未必會(huì)少。處理不當(dāng)，同樣會(huì)造成大量的時(shí)間浪費(fèi)。
針對(duì)文檔撰寫和整理，一般遵循幾個(gè)原則：
1、工作文檔的首頁，要有版本記錄。
任何正式文檔，封面和正文之間，需要留出一頁，記錄該文檔的版本歷史。無論誰對(duì)其作出任何修改，都要在這里登記：修改人，修改時(shí)間，修改內(nèi)容，以及版本號(hào)。例如：Richardo Shi，2017-07-18，v1.0
2、文檔的命名，要確立明確的格式。
文檔命名規(guī)范可以由團(tuán)隊(duì)確立，但需要保證所有人都按這個(gè)規(guī)范執(zhí)行。而對(duì)于個(gè)人文檔，則選擇一個(gè)滿足自己日常工作需求的方式即可。當(dāng)文檔的數(shù)量極其龐大時(shí)，通過統(tǒng)一的命名規(guī)范，整理時(shí)看文檔名字就能知道大概，就不必打開來依次查看，浪費(fèi)時(shí)間。例如：公眾號(hào)推送-職場(chǎng)技能類-20170718-《通過六個(gè)工作習(xí)慣的養(yǎng)成，完成學(xué)生到職場(chǎng)思維的快速轉(zhuǎn)換》。
3、文檔的存放，要建立良好的習(xí)慣。
文檔存放一定要分門別類，依次創(chuàng)建文件夾統(tǒng)一分類存放，很多人喜歡把文檔全部放在電腦桌面上，直到多到放不下才去試著整理。這種習(xí)慣好不好呢？如果你存放文檔的位置不統(tǒng)一，有時(shí)在文件夾里面，有時(shí)在桌面，那就非常混亂，查找的時(shí)候往往要花大量時(shí)間。當(dāng)然，如果能統(tǒng)一規(guī)范也無可厚非。
但是出于數(shù)據(jù)安全和備份考慮，文件最好存儲(chǔ)在電腦的存儲(chǔ)盤內(nèi)而不是保留在桌面，因?yàn)橐坏╇娔X崩潰或者突發(fā)停電，桌面文件很容易造成丟失。
因此，強(qiáng)烈建議每個(gè)人都能隨時(shí)將自己的文檔整理之后做數(shù)據(jù)備份。
05.任務(wù)清單
工作過程中，犯錯(cuò)并不可怕，可怕的是一直犯同樣的錯(cuò)誤，反復(fù)多次仍然會(huì)在同一個(gè)地方出錯(cuò)。這個(gè)問題最好的解決方式，就是做好任務(wù)清單。
因此，有必要為每一項(xiàng)任務(wù)寫好清單，執(zhí)行具體的工作安排時(shí)，將每一項(xiàng)挨個(gè)對(duì)照，檢查自己有沒有任何一項(xiàng)疏漏。隨時(shí)將自己的任務(wù)清單更新優(yōu)化。自己犯過的錯(cuò)誤，領(lǐng)導(dǎo)的指示，或者從各種渠道獲得的信息，都可以寫上去。
比如，跟不同部門對(duì)接時(shí)，需要注意的點(diǎn)是什么，具體到細(xì)節(jié)，和誰對(duì)接，什么時(shí)候?qū)樱允裁捶绞綄?duì)接，如何確認(rèn)任務(wù)交接，等等諸如此類。
這些都需要按照任務(wù)清單逐條予以確認(rèn)。尤其是沒有明文規(guī)定但是會(huì)對(duì)結(jié)果產(chǎn)生影響的因素，都要寫在任務(wù)清單里面，跟對(duì)方確認(rèn)。理論上來說，只要將任務(wù)清單做得足夠嚴(yán)密，執(zhí)行時(shí)嚴(yán)格確認(rèn)每一條，任務(wù)的完成就不會(huì)出問題。
如果能將這些東西深度掌握，無需對(duì)照也能逐條嚴(yán)格執(zhí)行，乃至能用來指導(dǎo)其他人、或是發(fā)現(xiàn)工作中不合理的地方，那基本能保證自己的能力水平了吧？
06.工作回報(bào)
這里說的工作回報(bào)，不是說報(bào)答別人，而是，隨時(shí)向直屬領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)自己的工作進(jìn)度和安排，而不是閉門造車，等到領(lǐng)導(dǎo)詢問自己。這樣做的原因，是能夠保證自己的工作內(nèi)容實(shí)時(shí)和團(tuán)隊(duì)保持溝通，確保方向無偏差，一旦出現(xiàn)問題可以及時(shí)修改。減少因?yàn)槿狈τ行贤ㄋ鶐淼墓ぷ餍蚀蟠蛘劭邸?/p>
另外，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題的時(shí)候，嘗試帶著解決方案尋找團(tuán)隊(duì)討論匯報(bào)，而不是一問三不知。領(lǐng)導(dǎo)期待的是下屬自帶問題發(fā)現(xiàn)和問題解決的能力，而不是抱怨和吐槽。對(duì)于成熟的下屬而言，當(dāng)你做匯報(bào)拋出一個(gè)問題，肯定早就想好了解決方案，你做的不是發(fā)現(xiàn)問題一個(gè)事情，而是從發(fā)現(xiàn)到思考再到解決的一整套工作，這是一套組合拳，其完整的邏輯應(yīng)該是：
員工：我發(fā)現(xiàn)，**是目前我們需要解決的一個(gè)問題······
領(lǐng)導(dǎo)：所以你的解決方案呢？
員工：我目前想到有兩種方案，各有利弊。第一種，好處是***，壞處是***；第二種，好處是***，壞處是***。
在你選擇開口提出問題的時(shí)候，你的心里已經(jīng)有了整套嚴(yán)密的方案，問題的提出只是一個(gè)引子，真正的重點(diǎn)工作在于通過解決方案的提出來為團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造價(jià)值。
養(yǎng)成這個(gè)職業(yè)習(xí)慣，會(huì)對(duì)職業(yè)生涯有著很深的影響和幫助。溝通成本是每一個(gè)職場(chǎng)奮斗者都需要考慮的東西，而任何團(tuán)隊(duì)都喜歡給力，靠譜的成員，因此領(lǐng)導(dǎo)往往喜歡選擇題，而不是問答題。明白這一點(diǎn)，能為你的職業(yè)口碑帶來意想不到的效果。
“提出問題，并附上可選擇的解決方案”——這是我初入職場(chǎng)學(xué)到的最重要的職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)之一，受益匪淺。
我是螞蟻先生，這里是臨城客棧，感謝你的閱讀。
若覺得可讀，甚幸，歡迎分享到群聊或者朋友圈。
-END-
