????? 不論是對(duì)一個(gè)大機(jī)構(gòu)內(nèi)的行政部門或是其他職能部門的行政崗位，往往都有偏見(jiàn)存在。一種偏見(jiàn)是這是個(gè)閑散的地方，每天主要工作是喝茶看報(bào)聊八卦，效率低下，以中年大媽為主力軍。另一種偏見(jiàn)是這里接近權(quán)力的中心，掌握著公司上下重要的信息流向和政策導(dǎo)向，作為領(lǐng)導(dǎo)“身邊人”一般都會(huì)阿諛?lè)畛?、?jiàn)風(fēng)使舵，是千萬(wàn)不能得罪的一群人。當(dāng)然，現(xiàn)實(shí)中確實(shí)有這樣的現(xiàn)象存在，但也不能以偏概全。一個(gè)執(zhí)行力強(qiáng)大的公司或機(jī)構(gòu)，行政部門不能僅僅只作為一個(gè)服務(wù)性部門而存在，更重要的是根據(jù)管理層的需求強(qiáng)化上傳下達(dá)的管理職能和督辦職能。對(duì)待機(jī)構(gòu)或部門領(lǐng)導(dǎo)也并非一味的言聽(tīng)計(jì)從，而是有一個(gè)良性的自下而上的反饋系統(tǒng)，將領(lǐng)導(dǎo)在日常工作看不到的一面或下層的反饋傳達(dá)至管理層，以便及時(shí)對(duì)工作思路和方向進(jìn)行調(diào)整。

????? 行政工作是所有工作的基本，雖然有專設(shè)部門，但行政技巧也是每個(gè)員工在初入職場(chǎng)，甚至在今后的工作中最易忽視、但卻最應(yīng)該掌握的技能。接下來(lái)列舉幾個(gè)基本功：

??? 1.熟悉本機(jī)構(gòu)/部門的人員架構(gòu)和基本分工

????? 作為一個(gè)大機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，完整、健康的人員分工是確保運(yùn)行有序的基礎(chǔ)。作為行政人員在工作開(kāi)展之初就要摸清本機(jī)構(gòu)/部門的人員分工，這既有助于快速了解公司的基本業(yè)務(wù)概況，也有益于后期各項(xiàng)聯(lián)絡(luò)工作和任務(wù)分派的開(kāi)展。

?????? 工作中也許經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)兩種情況：一是職責(zé)變更之后的推卸，近日曾致電同事A咨詢相關(guān)項(xiàng)目外包一事，A作為該部門行政人員曾在去年?duì)款^完成此項(xiàng)工作。該項(xiàng)目完成后這一職能被劃歸至A所在部門的另一團(tuán)隊(duì)。詢問(wèn)時(shí)A的回答是你要去問(wèn)B（B是該部門的二把手），這一團(tuán)隊(duì)由B負(fù)責(zé)。當(dāng)再我進(jìn)一步詢問(wèn)具體經(jīng)辦人可以找誰(shuí)時(shí)，她的回答是不清楚。最后在我的請(qǐng)求下，給出了去年負(fù)責(zé)的外包公司號(hào)碼。

????? 這其中當(dāng)然有部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)職責(zé)劃分不清的根本問(wèn)題，但作為一個(gè)行政人員最應(yīng)該掌握的就是本部門內(nèi)部各團(tuán)隊(duì)的工作職責(zé)，最好能細(xì)化到具體事務(wù)誰(shuí)是經(jīng)辦人、誰(shuí)是復(fù)核人、誰(shuí)又是負(fù)責(zé)人。而不是抱著推諉的語(yǔ)氣，只想快點(diǎn)掛掉電話，打發(fā)走這個(gè)電話中提“無(wú)理要求”的同事。

?????? 另一種情況是多項(xiàng)職能疊加的模糊，這個(gè)在小機(jī)構(gòu)和人員較少的部門尤其明顯。那么作為行政人員就應(yīng)該多注意部門往來(lái)的郵件紀(jì)錄和電話內(nèi)容（當(dāng)然在權(quán)限范圍內(nèi)），多看、多聽(tīng)是誰(shuí)在負(fù)責(zé)回復(fù)和接聽(tīng)相關(guān)工作。這樣下次你自己在轉(zhuǎn)接電話時(shí)，不會(huì)還是對(duì)方一問(wèn)三不知，也不會(huì)茫然地不知道該轉(zhuǎn)接給誰(shuí)。

??? 2.掌握公司內(nèi)部收發(fā)文件的渠道和習(xí)慣

????? 其實(shí)這個(gè)需求挺顯而易見(jiàn)的，但往往申請(qǐng)安裝好了公司內(nèi)部的郵箱之后就陷入一種被動(dòng)等待的狀態(tài)，等著別人來(lái)給你發(fā)郵件。曾遇到過(guò)一個(gè)新人C，已經(jīng)報(bào)道兩個(gè)多星期，期間也收發(fā)過(guò)多個(gè)郵件，也有權(quán)限看到部門郵箱的往來(lái)郵件。某天要求她要給全體部門負(fù)責(zé)人發(fā)郵件時(shí)還是不清楚所有人的郵箱是什么，關(guān)鍵是覺(jué)得自己的不知道特別的理直氣壯。

????? 行政人員對(duì)自身的工作要有清楚的認(rèn)識(shí)，每天郵件的收發(fā)是最基本的工作，應(yīng)該在明確自己的職責(zé)后，盡快根據(jù)需要整理出不同層級(jí)的郵件收件人清單，同時(shí)根據(jù)人員變動(dòng)及時(shí)更新通訊錄，這樣工作效率會(huì)有很大的提升。尤其是在領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有明確給你指出收件人時(shí)，你有能力進(jìn)行判斷，完成上傳下達(dá)，也能把精力和時(shí)間放在收發(fā)郵件之外的地方。而不是等到任務(wù)到了眼前，還在拿起電話本一個(gè)個(gè)對(duì)名字找郵箱。

???? 3.做好各類文件的分類與歸檔

?????? 這類文件不光是指紙質(zhì)件，更多的是龐雜的電子檔案。分類可以按內(nèi)容分類、時(shí)間順序分類，在歸檔起名的時(shí)候也要注意，盡量簡(jiǎn)潔明確，清晰地涵蓋文件夾中的內(nèi)容。如果想要頁(yè)面看起來(lái)清爽，可以采用在文件名前加編號(hào)的做法，這樣既顯示了內(nèi)容，也能大概掌握各事件發(fā)生的先后順序。此外，這里的文件也不僅僅是指固定和已完成的文檔，有時(shí)候也應(yīng)該對(duì)郵件和模板進(jìn)行分類，這也印證了上一條，分類與歸檔后能更快速的回復(fù)郵件，把相應(yīng)的材料發(fā)送給有需求的部門。

??? 4.整理及更新部門所負(fù)責(zé)工作的最新資料

????? 有了行政部門之后，很多部門容易養(yǎng)成依賴性，經(jīng)常會(huì)打個(gè)電話來(lái)“伸手要”材料，尤其是較為宏觀性、涉及全機(jī)構(gòu)的整體材料。某些材料內(nèi)容或許好幾年都不會(huì)有變化，但更多時(shí)候需要根據(jù)市場(chǎng)的變化、機(jī)構(gòu)的發(fā)展進(jìn)行更新。在行政工作中，不能總是等到其他部門要了才匆匆想起要補(bǔ)充或更新，而是應(yīng)時(shí)時(shí)留意新變化，定期根據(jù)市場(chǎng)規(guī)律進(jìn)行更新和拓展。

很多時(shí)候，行政部門還需要給領(lǐng)導(dǎo)制作相應(yīng)的匯報(bào)材料或演講材料，在日常匯集其他部門提供的參考材料時(shí)就應(yīng)該留心分類和去粗取精。雖然行政部門通常不在業(yè)務(wù)第一線，但卻最能掌握領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重點(diǎn)，圍繞這些重點(diǎn)整理材料，必將達(dá)到事半功倍的效果。

??? 5. 對(duì)公文學(xué)會(huì)劃分輕重緩急，按需上報(bào)

????? 不說(shuō)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)，就單單是部門主管可能一天內(nèi)需要處理的公文就已經(jīng)很多。在這些讓人眼暈的文件中必然是有重要性和時(shí)間性上的不同劃分的。作為行政人員，也許很多人會(huì)通過(guò)你希望催促領(lǐng)導(dǎo)快點(diǎn)簽批自己的文件，這時(shí)就需要你自己的判斷。哪些是真急、哪些是因經(jīng)辦人拖延導(dǎo)致期限臨近、哪些文件背后互相有權(quán)益牽扯、哪些是領(lǐng)導(dǎo)自己特別交辦的，都要心里有個(gè)大概的譜。不可能來(lái)一個(gè)你就幫他催領(lǐng)導(dǎo)一次，對(duì)這類事項(xiàng)應(yīng)該按照當(dāng)時(shí)的實(shí)際工作情況和領(lǐng)導(dǎo)的工作處理偏好進(jìn)行整理后上報(bào)，最好是有個(gè)大致的梳理，為領(lǐng)導(dǎo)提供一些背景情況，以防領(lǐng)導(dǎo)過(guò)問(wèn)的時(shí)候又得重新去找到經(jīng)辦人。這樣做不光是在領(lǐng)導(dǎo)心中留下你條理有序的形象，也實(shí)際上幫助各個(gè)部門/經(jīng)辦人在有效地推進(jìn)事項(xiàng)的進(jìn)展。

??? 6.建立與其他部門行政的良好關(guān)系

????? 與其他部門行政的關(guān)系建立多數(shù)是建立在互幫互助、信息互通的基礎(chǔ)上，這樣你能更快地掌握其他部門的分工，知道到哪一步該找誰(shuí)才能更快地推進(jìn)手頭事務(wù)的進(jìn)展。最不濟(jì)，也能知道這個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)在不在工位、有沒(méi)有休假。上文的A就是一個(gè)反例，行政人員應(yīng)該最能互相理解，最能明白遇事無(wú)處下手的無(wú)措境地而應(yīng)給予善意的幫助，即使只是相關(guān)聯(lián)絡(luò)人的電話號(hào)碼，也可能幫助他人打開(kāi)突破口。信息的交換可以產(chǎn)生很大價(jià)值，不能只有你自己予取予求，卻對(duì)他人拋出的求助信號(hào)冷漠視之，這個(gè)道理在任何職場(chǎng)上都行得通。

???? 7.硬起腰桿，學(xué)會(huì)合理say no

????? 說(shuō)到這里，大概也是很多行政人員的心病。底層的行政人員經(jīng)常被當(dāng)做打雜的，基本什么要求都要滿足、什么小事都得親為，還經(jīng)常招致其他部門的不滿情緒。這些經(jīng)歷都可以看做是提升專業(yè)性而打下的基礎(chǔ)。專業(yè)性樹(shù)立后，你對(duì)不合理要求的拒絕也有了底氣，而不會(huì)被人詬病為互相推諉。當(dāng)然有些時(shí)候，具體項(xiàng)目和工作分工產(chǎn)生的不愉快，更多是整個(gè)部門層面需要去協(xié)調(diào)的，并不僅僅是針對(duì)個(gè)人。

???? 我們總是在強(qiáng)調(diào)一萬(wàn)小時(shí)定律，強(qiáng)調(diào)要在重復(fù)的工作中做到極致就能閃光。在我看來(lái)，這也并不是一種機(jī)械的重復(fù)，關(guān)鍵是在過(guò)程中懂得思考和總結(jié)。行政部門的人員如果滿足于老板說(shuō)什么就干什么，干完萬(wàn)事大吉，很可能在這個(gè)快速發(fā)展的時(shí)代，終將面臨中年失業(yè)的困局。當(dāng)然很多情況下，也并不是自身努力就能完全改變現(xiàn)狀，但起碼你仍有基本的職業(yè)素養(yǎng)，在競(jìng)爭(zhēng)中不會(huì)是那個(gè)將要裁員時(shí)老板腦中浮現(xiàn)的第一個(gè)名字。