隨著職業(yè)的發(fā)展，一部分設(shè)計(jì)師在專業(yè)垂直領(lǐng)域繼續(xù)深耕，另一部分開始接觸管理工作。從管理小白到得心應(yīng)手的處理項(xiàng)目，我在管理道路上遇到了很多困惑，也嘗試過很多方法。本文將和大家分享，這些年在京東做設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理的心得。
首先一起來看看做設(shè)計(jì)管理需重點(diǎn)關(guān)注：
1. 團(tuán)隊(duì)認(rèn)知一致：保證老板、運(yùn)營、產(chǎn)品、設(shè)計(jì)、開發(fā)等對(duì)產(chǎn)品的理解是一致的，在項(xiàng)目各節(jié)點(diǎn)能及時(shí)同步信息，不出現(xiàn)理解誤差。
2. 團(tuán)隊(duì)輸出保質(zhì)：面對(duì)多成員參與同一個(gè)項(xiàng)目，且各成員輸出內(nèi)容強(qiáng)相關(guān)時(shí)，需要重點(diǎn)關(guān)注產(chǎn)品整體體驗(yàn)上的統(tǒng)一、稿件輸出規(guī)范的一致。
3. 變更冷靜應(yīng)對(duì)：產(chǎn)品側(cè)突然變更需求，是設(shè)計(jì)側(cè)最不愿意看到的，嚴(yán)重時(shí)可能意味著之前的輸出全部白費(fèi)。因此我們?cè)诠ぷ髦行栌行Х乐共槐匾淖兏约昂侠響?yīng)對(duì)不可避免的變更。
本文會(huì)針對(duì)這三點(diǎn)，分享在做項(xiàng)目管理中的一些方法心得。
一. 明晰項(xiàng)目背景
從知道要接手項(xiàng)目開始，就需要從各方收集項(xiàng)目相關(guān)信息。那么，需要明確哪些核心信息才算了解了這個(gè)項(xiàng)目呢，如何去了解呢？基礎(chǔ)的像5W+1H，都是填空式的了解一個(gè)項(xiàng)目的有效方法。針對(duì)設(shè)計(jì)，我們可以把重點(diǎn)放在以下幾個(gè)方面。
1. 項(xiàng)目關(guān)注度
公司戰(zhàn)略層面，這個(gè)產(chǎn)品起到什么作用？CEO直接關(guān)注的，還是探索式嘗新的？關(guān)注度側(cè)面反映了項(xiàng)目的重要程度，并直接影響設(shè)計(jì)側(cè)資源的投入；我們也會(huì)評(píng)估項(xiàng)目本身的實(shí)際價(jià)值，引領(lǐng)趨勢(shì)且對(duì)設(shè)計(jì)有探索性挑戰(zhàn)的項(xiàng)目，即使公司層面暫未重視，也會(huì)投入成本進(jìn)行嘗試。
2. 項(xiàng)目相關(guān)人
a. 出現(xiàn)什么問題該找誰解決
清楚拍板人，產(chǎn)品、運(yùn)營、開發(fā)老板和主要負(fù)責(zé)接口人。知道誰是項(xiàng)目最終拍板人很重要，當(dāng)出現(xiàn)各方爭議無法平衡，且已耗時(shí)較長的情況，適當(dāng)時(shí)候需要將問題上升，與拍板人探討各方案優(yōu)劣勢(shì)，最終給出結(jié)論。（當(dāng)然，一定是對(duì)產(chǎn)品方向有決定性的重要問題才值得上升）
b. 清楚各參與角色的關(guān)系及處事特點(diǎn)
這是上一點(diǎn)的補(bǔ)充。辦公軟件里的組織架構(gòu)是個(gè)很好的工具，清晰了解項(xiàng)目參與人的崗位、上下級(jí)關(guān)系等。初次接觸的合作方，可以嘗試在溝通中了解這個(gè)人的處事特點(diǎn)，接受度較高喜歡多聽建議的，還是比較有主見已有對(duì)設(shè)計(jì)的想法的，需要運(yùn)用不同方法進(jìn)行溝通。
C. 建立扁平化溝通機(jī)制
即時(shí)通訊工具+郵件。即時(shí)通訊工具保證信息迅速周知，郵件則用來關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)確認(rèn)信息及存檔。具體工具是什么并不重要，但要保證是大家隨時(shí)會(huì)習(xí)慣查看的工具，且應(yīng)將全部參與人員都添加在里頭，包括領(lǐng)導(dǎo)（我們一般會(huì)到總監(jiān)或VP級(jí)別）。所有新進(jìn)展和項(xiàng)目變更都在里頭同步，領(lǐng)導(dǎo)們平時(shí)不會(huì)發(fā)話，但遇到重要信息傳達(dá)或理解偏差，都會(huì)閃現(xiàn)的。
3. 開發(fā)實(shí)現(xiàn)方式 / 限制
是針對(duì)項(xiàng)目開發(fā)全新后臺(tái)，還是基于現(xiàn)有后臺(tái)進(jìn)行搭建/修改？全新開發(fā)，設(shè)計(jì)發(fā)揮度則更大，可以突破原有平臺(tái)進(jìn)行更多創(chuàng)新；而如果是基于現(xiàn)有后臺(tái)，則需要考慮到現(xiàn)有后臺(tái)的限制性。比如購物車頁面，如果后臺(tái)不支持單品修改屬性，則設(shè)計(jì)側(cè)也無法提供該功能。當(dāng)然，事情都不是絕對(duì)的，對(duì)用戶體驗(yàn)有明顯提升的需求，也是可以推動(dòng)實(shí)現(xiàn)的。重要的是，在開始設(shè)計(jì)前，應(yīng)該清楚實(shí)現(xiàn)方式可以做什么，限制是什么。
二. 合理安排項(xiàng)目節(jié)奏
1. 關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)
最近一次匯報(bào)時(shí)間、項(xiàng)目上線時(shí)間、各次重要會(huì)議的時(shí)間等。探討產(chǎn)品方向及實(shí)現(xiàn)的會(huì)議設(shè)計(jì)同學(xué)一定要參加，得到第一手無偏差的產(chǎn)品信息。關(guān)于會(huì)議，我們的處理方式是，會(huì)請(qǐng)產(chǎn)品側(cè)將所有會(huì)議周知到設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)側(cè)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容判斷是否參加。同時(shí)設(shè)計(jì)側(cè)應(yīng)主動(dòng)思考，在這些節(jié)點(diǎn)，需要輸出什么內(nèi)容配合匯報(bào)，提前準(zhǔn)備。
2. 合理評(píng)估設(shè)計(jì)工作量
評(píng)估產(chǎn)品架構(gòu)及頁面/功能數(shù)量，及輸出優(yōu)先級(jí)（設(shè)計(jì)側(cè)和產(chǎn)品討論決定）。優(yōu)先輸出最能體現(xiàn)產(chǎn)品形態(tài)/特點(diǎn)的頁面，通用流程可降低優(yōu)先級(jí)。
比如一款購物APP的設(shè)計(jì)，商品瀏覽類頁面，應(yīng)優(yōu)先輸出最能體現(xiàn)該產(chǎn)品想傳達(dá)給用戶的購物體驗(yàn)，像首頁、頻道頁、商品詳情頁；普適性的、遵從用戶使用習(xí)慣的購買流程，因創(chuàng)新多體現(xiàn)在細(xì)節(jié)環(huán)節(jié)上，可相對(duì)延后輸出。而功能性產(chǎn)品，則需要優(yōu)先輸出體現(xiàn)核心/特色功能點(diǎn)的流程，或者是決定產(chǎn)品主架構(gòu)的頁面。
3. 人員進(jìn)度安排
a. 針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)考慮安排
- 人力及時(shí)長：根據(jù)設(shè)計(jì)輸出量和時(shí)間點(diǎn)匹配合適的人力資源（幾個(gè)人）
- 人員合適度：根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)匹配合適人員（ 交給擅長該模塊的人/想培養(yǎng)該方面能力的人）
- 任務(wù)安排：關(guān)聯(lián)性強(qiáng)的頁面，某功能相關(guān)頁面盡量交給一個(gè)人 。如售后相關(guān)的申請(qǐng)、填單、查看結(jié)果頁；再如購物車到下單頁流程；都是頁面間功能、信息邏輯會(huì)互相影響的。
b. 排期結(jié)果呈現(xiàn)
表單輸出。輸出清晰進(jìn)度表，包括頁面/功能、端口、時(shí)間、人員（應(yīng)注意法定假期說明），郵件周知給關(guān)鍵人員。
4. 應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)需求暫時(shí)不確定情況
在排期時(shí)，如果遇到業(yè)務(wù)描述不夠清晰無法評(píng)估確切工作量，需求存在變更可能性時(shí)，排期不要明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)（具體到幾號(hào)），而是提供輸出的平均時(shí)長（比如一個(gè)PC頁需要2天輸出），并強(qiáng)調(diào)是基于需求明確不變的情況下，如果有變動(dòng)，則時(shí)間相應(yīng)延期。避免埋雷，不能按期完成工作。
三. 透明化溝通
1.? 輸出節(jié)奏透明
a. 階段性有內(nèi)容輸出
定期，比如三天內(nèi)一定要有內(nèi)容輸出（哪怕是不完善的），避免讓接口方覺得長期沒有內(nèi)容輸出，沒在做事情。且，階段性討論也是很有必要的，避免全部做完了，發(fā)現(xiàn)方向不對(duì)。關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，一定要和業(yè)務(wù)方多溝通。
b. 跟業(yè)務(wù)方明確反饋時(shí)間點(diǎn)
明確反饋時(shí)間，比如明確說明是第二天上午12點(diǎn)前。并強(qiáng)調(diào)，若如反饋則自動(dòng)進(jìn)入下個(gè)環(huán)節(jié)，而不僅僅是說請(qǐng)查看后反饋。具體設(shè)定時(shí)間點(diǎn)，也讓業(yè)務(wù)方心里有數(shù)，知道什么時(shí)候一定要給到反饋，如果因反饋滯后導(dǎo)致項(xiàng)目延期，也可以說清楚原由。
2. 對(duì)外建立口碑
a. 獲得業(yè)務(wù)方信任
- 在一件件決策的小節(jié)點(diǎn)，提供準(zhǔn)確有效的建議，獲得業(yè)務(wù)方認(rèn)可
- 提供建議時(shí)，先講述對(duì)對(duì)方需求的理解，清晰對(duì)方的難處，再提出建議（對(duì)方接受度更高）
b. 保證溝通效率
- 遇到對(duì)產(chǎn)品理解的疑惑，不要偏見自行揣測，應(yīng)主動(dòng)與業(yè)務(wù)方溝通了解情況，避免臆斷導(dǎo)致的輸出偏差，造成返工（一定要注意）。
- 讓業(yè)務(wù)方清晰知道，需要明確哪些信息才能開始設(shè)計(jì)稿輸出。通過郵件發(fā)出設(shè)計(jì)側(cè)需要明確的問題列表，請(qǐng)業(yè)務(wù)方確定后反饋，是比較高效的方式。
3. 對(duì)內(nèi)做好向上溝通
a. 保證自己能力達(dá)標(biāo)
承擔(dān)項(xiàng)目管理的同學(xué)，應(yīng)已經(jīng)具備了對(duì)項(xiàng)目情況基本的判斷能力，有責(zé)任在各決策點(diǎn)做出正確的判斷。
b. 定期向上溝通，有效反饋
- 定期向上溝通自己對(duì)項(xiàng)目的預(yù)判，目前執(zhí)行進(jìn)度（包括已遇到的問題和解決方案）。
- 遇到棘手無法解決的問題，應(yīng)先搞清楚背景及情況，并分析清楚各解決方案的利弊，向上反饋，討論最終方案。
四. 把控設(shè)計(jì)輸出高質(zhì)
1. 同步設(shè)計(jì)定位
設(shè)計(jì)開始前，應(yīng)確定此次設(shè)計(jì)的定位/調(diào)性，并同步給項(xiàng)目成員，讓大家對(duì)需要輸出的頁面調(diào)性有一致認(rèn)知。設(shè)計(jì)定位可能存在調(diào)整，應(yīng)及時(shí)周知和討論。如何做設(shè)計(jì)定位可以參看文章《定義策略》
設(shè)計(jì)定位會(huì)直接影響設(shè)計(jì)輸出。例如，同樣是做電商購物產(chǎn)品，集市感小而美的產(chǎn)品和高大上簡潔的產(chǎn)品從信息選擇、產(chǎn)品框架、重點(diǎn)權(quán)衡、操作方式上，都會(huì)有不同的選擇。再如，同樣是高品質(zhì)的網(wǎng)站，也會(huì)有不同的方向，繁復(fù)的和極簡的，在設(shè)計(jì)開始前，確定好方向，同步給項(xiàng)目組成員，可以讓后續(xù)輸出更有據(jù)可依、目標(biāo)一致。
2. 控輸出思路正確
a. 嚴(yán)格遵循定位
在評(píng)估稿件輸出質(zhì)量時(shí)，除了基本邏輯外，應(yīng)著重評(píng)估稿件輸出是否符合產(chǎn)品定位。如定位是極簡，卻使用了多層級(jí)復(fù)雜的跳轉(zhuǎn)方式，明顯就是不合適的；如果定位是熱鬧的搶購感卻使用了大圖多留白的展示樣式，同樣也是不合適的。
b. 明確設(shè)計(jì)發(fā)力點(diǎn)/創(chuàng)新點(diǎn)
在合適的環(huán)節(jié)做創(chuàng)新，而不是為了改變而改變。如電商網(wǎng)站，可以把精力放在商品展示、購買流程優(yōu)化，而基礎(chǔ)的登錄注冊(cè)找回密碼流程，按大眾習(xí)慣來設(shè)計(jì)即可。
3. 確保產(chǎn)品體驗(yàn)一致
這需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人有全局把控能力，項(xiàng)目組成員應(yīng)定期溝通稿件，尤其是相關(guān)聯(lián)頁面，流程要串聯(lián)起來，整體走查。一個(gè)頁面的調(diào)整往往會(huì)涉及到很多相關(guān)頁面。
明確一位同學(xué)負(fù)責(zé)整體框架（如APP的全局bar、購物車入口等），負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)整體流程和頁面規(guī)范非常清晰，發(fā)現(xiàn)多位同學(xué)稿件中不一致的問題，立即拉多方一起討論。
4. 預(yù)留管理和溝通的時(shí)間
項(xiàng)目負(fù)責(zé)人最主要的任務(wù)是保證項(xiàng)目進(jìn)度穩(wěn)定進(jìn)行，這涉及到很多溝通和看稿子的時(shí)間成本，如果本人同時(shí)也需要輸出稿件，則時(shí)間會(huì)相對(duì)緊張。所以應(yīng)在排期時(shí)考慮到溝通的時(shí)間規(guī)劃。
五. 冷靜應(yīng)對(duì)變化
1. 擺正心態(tài)
a. 判斷影響
首先判斷變化對(duì)設(shè)計(jì)的影響，改動(dòng)對(duì)原設(shè)計(jì)方案的影響、需要的時(shí)長，并告知業(yè)務(wù)方。在開始修改前，應(yīng)請(qǐng)業(yè)務(wù)方郵件說明改動(dòng)情況，確定修改，再進(jìn)行。
b. 找到原因
清晰變化產(chǎn)生的原因，是接口人本身能力問題，還是上層或事件發(fā)展過程中發(fā)生的變化。確實(shí)是項(xiàng)目發(fā)展過程中因策略調(diào)整發(fā)生的變化應(yīng)擺正心態(tài)，重新調(diào)整。其它原因，應(yīng)
2. 提前避免
設(shè)計(jì)完成后的變動(dòng)一般會(huì)因?yàn)閮蓚€(gè)原因：a.產(chǎn)品方向/功能/信息規(guī)劃發(fā)生變化 ；b.因開發(fā)不能實(shí)現(xiàn)造成的變動(dòng)。產(chǎn)品側(cè)的變動(dòng)可根據(jù)上一點(diǎn)進(jìn)行判斷和處理。開發(fā)側(cè)則建議在交互完成后，就進(jìn)行嚴(yán)格的開發(fā)評(píng)審，確定實(shí)現(xiàn)OK后，再進(jìn)入視覺環(huán)節(jié)。
以上就是今天和大家分享的設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理入門五法：明確項(xiàng)目需求；有效把控節(jié)奏；階段性跟進(jìn)及溝通；高質(zhì)把控設(shè)計(jì)輸出；冷靜應(yīng)對(duì)變化。歡迎探討。
