背景需求

生活中在分發(fā)成績單、請?zhí)?、各種證書時，往往要根據(jù)excel里面的數(shù)據(jù)根據(jù)固定的word格式填入固定的內容，然后再將生成的word文檔分發(fā)給對應的人。

郵件合并功能

郵件合并功能：通俗點講，就是根據(jù)excel表內容按照word給定的模板錄入數(shù)據(jù)，然后批量生成對應的word文檔。

使用方法：

• 1、打開已經編輯好的word模板，然后切換到郵件工具欄，再點擊”選擇收件人“一欄，在彈出的下拉菜單里選擇”使用現(xiàn)有列表“。
  
  

• 2、此時彈出選擇數(shù)據(jù)源對話框中按照自己的存儲路徑選擇自己的excel文件，點擊打開按鈕，在隨后彈出的對話框中選擇sheet1表即可，如下圖所示。
  
  

  
  

• 3、選擇“視圖” - “大綱視圖”，將文章的標題設置為“1級”，如圖。
  
  

• 4、匹配數(shù)據(jù)，選擇要錄入數(shù)據(jù)的區(qū)域，并把光標放到該區(qū)域，然后點擊”插入合并域“，在下拉列表中選擇對應的字段。如xx同學這里，就要選擇“姓名”字段；語文成績則選擇“語文”字段，如圖。
  
  

  
  

  
  

然后在彈出的對話框中選擇全部，點擊確定即可，如圖，這時word便開始生成文檔，如果數(shù)據(jù)很大，需要等待一段時間。

這個時候生成的word文檔包含了所有人的成績單，直接保存即可。

• 6、如果需要把每個人的成績單都保存成單獨的文件，可以繼續(xù)點擊大綱視圖，按“Ctrl+A”將所有內容全部選中，點擊“顯示文檔” - “創(chuàng)建”，如圖。
  
  

然后再點擊保存，重命名為“總表”，這樣就為所有同學生成了單獨的word成績單文檔。

小結一下：

1、郵件工具欄 - ”選擇收件人“ - ”使用現(xiàn)有列表“。
2、導入數(shù)據(jù)excel文件；
3、“視圖” - “大綱視圖”，將文章的標題設置為“1級”；
4、匹配數(shù)據(jù)，選擇要錄入數(shù)據(jù)的區(qū)域，點擊”插入合并域“，在下拉列表中選擇對應的字段。
5、點擊”完成并合并“，在彈出的下拉菜單中選擇”編輯單個文檔“，確定，保存。

如果需要把每個人的成績單都保存成單獨的文件，點擊大綱視圖，按“Ctrl+A”將所有內容全部選中，點擊“顯示文檔” - “創(chuàng)建”，再點擊保存，重命名為“總表”。

挺簡單的，你也可以動手試試！

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