? ? ? ? 從好幾年前斷斷續(xù)續(xù)地使用筆記本的某一頁(yè)列出接下來(lái)要做的事開(kāi)始，到現(xiàn)在有了一個(gè)適合自己的系統(tǒng)性任務(wù)規(guī)劃過(guò)程，感覺(jué)有目標(biāo)有計(jì)劃地去生活會(huì)讓自己很踏實(shí)。雖然會(huì)有人說(shuō)何必這么累，但是對(duì)于我來(lái)說(shuō)，其實(shí)對(duì)于大多數(shù)人來(lái)說(shuō)也適用，有計(jì)劃地去生活反而是一種減輕負(fù)擔(dān)的生活。寫這篇文章的動(dòng)機(jī)是想對(duì)自己這些年學(xué)習(xí)和實(shí)踐的一個(gè)總結(jié)，畢竟也是從一些前輩的總結(jié)中一步步找到適合自己的方法的；再者就是給一些還處于需要一個(gè)系統(tǒng)計(jì)劃的朋友一個(gè)思路，如果你還沒(méi)有接觸GTD工作方法的，可以花點(diǎn)時(shí)間看一下，有用的就消化掉，沒(méi)用的就摒棄，找到適合自己的才是高效的。另一篇整理的工作流邏輯 -?任務(wù)線性工作流
????????花點(diǎn)篇幅描述一下自己是怎么發(fā)展到現(xiàn)在的任務(wù)計(jì)劃模式：高中的時(shí)候開(kāi)始有需要記任務(wù)的需求，但無(wú)非也就是記錄一下要寫哪科的試卷，看哪科的書(shū)。到了大學(xué)之后，大塊的自由學(xué)習(xí)的時(shí)間就誕生了需要安排任務(wù)的需求，那時(shí)候的做法就是有一本專門自己寫點(diǎn)小心思的本子，然后拿出一頁(yè)空白的，寫下要干什么事，非常零散的這一個(gè)那一個(gè)，生活和學(xué)習(xí)就交錯(cuò)在一起。選擇這樣的方法其一是因?yàn)槿蝿?wù)種類單一且量不大，其二就是以完成某個(gè)目標(biāo)為計(jì)劃的動(dòng)力，比如要考四級(jí)，開(kāi)始背個(gè)單詞，比較高級(jí)的一點(diǎn)就是會(huì)計(jì)劃一天背多少，不過(guò)慶幸當(dāng)初自己堅(jiān)持下來(lái)了，讓自己看到小習(xí)慣養(yǎng)成的好處，為自己后面的做計(jì)劃有了一定的習(xí)慣基礎(chǔ)。本科快畢業(yè)的時(shí)候，那是最忙的時(shí)候，不但要完成畢設(shè)，還要忙著申請(qǐng)國(guó)外的研究生。與之前任務(wù)不同的是，自己在外面求學(xué)的時(shí)候，當(dāng)自己要照顧自己生活的時(shí)候，生活的瑣事的記錄開(kāi)始變得重要了起來(lái)，學(xué)習(xí)的任務(wù)也開(kāi)始需要分類，專業(yè)的學(xué)習(xí)和英語(yǔ)。如何在這些平行或者有交錯(cuò)的各種任務(wù)中妥善地處理他們呢？應(yīng)該會(huì)有一個(gè)系統(tǒng)地方法，于是有幸在最小白的時(shí)候找到了GTD的理念。但是一開(kāi)始的心態(tài)不太對(duì)，總覺(jué)得自己要有儀式感才能把這個(gè)習(xí)慣堅(jiān)持下去，讓自己覺(jué)得做這個(gè)是有成就感的，于是開(kāi)始用活頁(yè)的手賬來(lái)一通折騰。剛開(kāi)始很多時(shí)候想起來(lái)要翻開(kāi)的時(shí)候發(fā)現(xiàn)上面的日期已經(jīng)是好幾天前，為了培養(yǎng)這個(gè)習(xí)慣，我先給自己定個(gè)簡(jiǎn)單的目標(biāo)，每天都要記，哪怕覺(jué)得沒(méi)有什么好記的或者沒(méi)有按時(shí)完成任務(wù)的，也要把日期寫下，就出現(xiàn)了有幾頁(yè)只有日期的空白頁(yè)，但是習(xí)慣卻養(yǎng)成了，于是開(kāi)始反思如何去讓自己每天的計(jì)劃有效率的進(jìn)行下去。直到手機(jī)的這類待辦記事軟件的豐富和更新，和一些GTD前輩的分享自己的使用方法后，慢慢地有了自己的方法。
下面是GTD的一些基本理論，看過(guò)的朋友可以跳過(guò)
什么是GTD
????????GTD是Getting Things Done的縮寫，這個(gè)理念來(lái)自大衛(wèi)艾倫David Allen，其中心思想就是用一個(gè)系統(tǒng)快速地把事情整理，處理，回顧，執(zhí)行。當(dāng)這一切習(xí)慣和熟練后，這一系列的過(guò)程一氣呵成，甚至能成為提高處理事務(wù)效率的能力。
????????一套完整的GTD流程如下圖，大概需要經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)步驟：
????1.收集
????????當(dāng)你發(fā)現(xiàn)你有很多事情要去做怎么辦？沒(méi)關(guān)系，無(wú)論任務(wù)再多再雜，只要先做到第一步，把他們記下來(lái)，原則就是一想到有事情要去做，就記下來(lái)，記在“收集箱”里，可以是一個(gè)小的筆記本，一個(gè)App，反正一個(gè)記完不會(huì)丟能長(zhǎng)期跟著你的記載媒介。這就像一個(gè)你桌子上的一個(gè)大盒子，無(wú)論你有什么東西，需要處理的先丟進(jìn)去，無(wú)論是大是小，在這一步里無(wú)須操心這么多。只要你腦子里有一個(gè)想法，就把它拿出來(lái)，丟進(jìn)去，這樣你就不怕它會(huì)丟了，這樣做最大最大最大的優(yōu)點(diǎn)就是，你的腦子里不用存著繁雜的事，把它騰出最寶貴的空間去思考去運(yùn)作，集中精力在計(jì)劃中某個(gè)時(shí)刻要做的事，這就是GTD方法為什么反而會(huì)減輕負(fù)擔(dān)的主要原因之一。哪怕你在很忙的時(shí)候，只要把一些關(guān)鍵詞記下來(lái)就可以了，過(guò)后再去處理。
????2.整理
????????當(dāng)你有了一大堆雜七雜八的任務(wù)在你的籃子里，你就得為你第一步挖的坑負(fù)責(zé)，不過(guò)放心，這里只需要依據(jù)一些原則就可以快速處理收集箱里的實(shí)務(wù)。把收集箱的任務(wù)一項(xiàng)一項(xiàng)的進(jìn)行篩選分類，最根本的目的是，把收集箱的東西拿出來(lái)不然任何一個(gè)任務(wù)留在里面。當(dāng)你處理一個(gè)任務(wù)時(shí)，快速判斷它能否現(xiàn)在馬上去做，如果現(xiàn)在還不可以做，就根據(jù)未來(lái)/可能，參考，丟棄，這三類來(lái)把這些任務(wù)暫時(shí)放一邊。如果現(xiàn)在可以馬上去做，而且這任務(wù)能在兩分鐘內(nèi)完成，馬上去做，比如要去泡杯咖啡，去旁邊拿個(gè)東西。再回來(lái)繼續(xù)完成剩下的其他小事件。當(dāng)你簡(jiǎn)單的2分鐘事情做完之后，剩下的都是要長(zhǎng)時(shí)間啃的骨頭，不要害怕，一點(diǎn)點(diǎn)啃！
????3.組織
????????當(dāng)超過(guò)2分鐘的任務(wù)就要進(jìn)行下一步的處理，這些任務(wù)會(huì)有以下三種情況：1.委托，當(dāng)你需要委托別人來(lái)完成的時(shí)候，也就是你一個(gè)人無(wú)法做成的事務(wù)，把它歸類為委托，并寫明是委托誰(shuí)。2.推遲，當(dāng)這件事當(dāng)前無(wú)法去做，或者當(dāng)前其它事務(wù)太多，就把它排到了后面，于是劃分為推遲。這里得區(qū)別未來(lái)/可能和推遲之間的區(qū)別，未來(lái)/可能是目前還沒(méi)有計(jì)劃去做，只是有一個(gè)想法等待計(jì)劃和落實(shí)，比如將來(lái)要給自己以后的家打造一個(gè)娛樂(lè)房，里面要放各種娛樂(lè)設(shè)施，但是現(xiàn)階段沒(méi)有錢連房都沒(méi)有，然而當(dāng)可以去計(jì)劃的時(shí)候，就直接拿出這個(gè)計(jì)劃入手就好了。而推遲的事務(wù)是在計(jì)劃中的事情，它可能需要等到某個(gè)時(shí)間才能去做，也可能需要下一步處理才能去做。3.項(xiàng)目，當(dāng)你發(fā)現(xiàn)這件事無(wú)法一步就能做完，它能分成更多的步驟的時(shí)候，把它變成一個(gè)項(xiàng)目，并拆分它。拆分的作用是你可以把不同的步驟分開(kāi)來(lái)完成，這樣對(duì)時(shí)間會(huì)有很好的把控。
????????所以，在處理任務(wù)這個(gè)階段比較能實(shí)現(xiàn)的步驟是，當(dāng)你拿到任務(wù)后，看是否能馬上行動(dòng)，不能的話先放到未來(lái)/可能或者丟棄。能馬上行動(dòng)的話就判斷能不能兩分鐘內(nèi)完成，可以就去做，不可以就進(jìn)行下一步判斷，需不需要委托其他人，需不需要等到某一天才能完成，需不需要轉(zhuǎn)換成項(xiàng)目分解成一步一步才能完成這個(gè)任務(wù)。
????????在經(jīng)過(guò)這兩輪的處理后，所有收集箱的任務(wù)就分類成四個(gè)大類：
? ??????下一步行動(dòng)，項(xiàng)目，委托/等待，未來(lái)/可能。
????????然而，假設(shè)我有200個(gè)任務(wù)都分在這四個(gè)大類里，在平均每個(gè)50個(gè)任務(wù)的大類中，很明顯是不能做到很有效率地完成任務(wù)的，于是，還得在這些大類中再進(jìn)行篩選和再分類的操作。比如，在限定條件下的任務(wù)進(jìn)行篩選，場(chǎng)地，時(shí)間，精力來(lái)完成。這些會(huì)在接下來(lái)具體化到我的GTD方法里再詳細(xì)闡述。
????4.回顧
? ? ? ? 回顧指的是需要在一定的周期進(jìn)行檢查回顧，看看任務(wù)哪些需要調(diào)整，哪些項(xiàng)目做到了什么進(jìn)度，同時(shí)也可以把一些未劃入現(xiàn)階段的未來(lái)計(jì)劃做個(gè)判斷和思考。然而回顧這一步，其實(shí)很多剛開(kāi)始都很容易忽略，覺(jué)得專注眼前重要的事緊急的事就好了。GTD只是個(gè)理論，如何去執(zhí)行其實(shí)有很多種方法，有些人就喜歡用四象限法，有些人就喜歡用像Things的地點(diǎn)分類法，不回顧不改善自己的方法只會(huì)覺(jué)得越來(lái)越不順手于是就放棄了這個(gè)習(xí)慣，但其實(shí)只是執(zhí)行方法不適合你罷了。
????????回顧，就是自我反思自我提升的過(guò)程，也是讓你的GTD系統(tǒng)可持續(xù)化的一個(gè)過(guò)程。
????5.執(zhí)行
? ? ? ? 當(dāng)把這些處理妥當(dāng)之后就開(kāi)始執(zhí)行。大衛(wèi)艾倫認(rèn)為，過(guò)多的把時(shí)間放在組織上的GTD系統(tǒng)不是一個(gè)好的系統(tǒng)，做GTD的目標(biāo)就是讓完成任務(wù)變得簡(jiǎn)單、容易和有趣。當(dāng)然剛開(kāi)始探索一個(gè)適合自己的GTD系統(tǒng)是需要嘗試的，當(dāng)用得順手了就會(huì)發(fā)現(xiàn)GTD的好處。但是別總是花太多精力在探究方法而沒(méi)有真正去耐心地實(shí)踐，有時(shí)候不是方法的問(wèn)題，而是都沒(méi)有愿意花時(shí)間和精力去完成任務(wù)。
以下是適用我自己的GTD系統(tǒng)，可以直接從這里閱讀
????????在了解了GTD理論后，怎么樣個(gè)性化成自己的系統(tǒng)就需要自己的嘗試和研究了。
手賬和App的優(yōu)缺點(diǎn)?
????????首先得討論一下常見(jiàn)的GTD的載體，無(wú)非就是紙質(zhì)和軟件這兩類。紙質(zhì)像手賬就是一個(gè)很方便的工具，它的優(yōu)點(diǎn)在于可以自己DIY想要的GTD模式和方法，與手機(jī)App比較，手賬不會(huì)受限于APP的功能限制。有人會(huì)問(wèn)了，App不是可以實(shí)現(xiàn)很多功能嗎？是，但是目前主流的軟件集合的功能只有主要的幾個(gè)，比如滴答清單算是功能很全的軟件了，可是它沒(méi)有專門的習(xí)慣打卡功能，我在方格本上就可以很方便的畫出一個(gè)，而且目前的待辦記事軟件能達(dá)到的功能大部分手賬本都能做到。然而，手賬的自由度高是優(yōu)點(diǎn)自然也是缺點(diǎn)，這些功能質(zhì)量比較取決于個(gè)人的“動(dòng)手”能力，有些人能把手賬本弄得賞心悅目，有些卻不敢亂畫生怕毀了整個(gè)本子~ 再者就是軟件的專業(yè)度和一些沒(méi)必要的重復(fù)工作是手賬沒(méi)辦法做到的，比如軟件能記錄任務(wù)總數(shù)，完成的時(shí)間。還有日歷功能，手賬的活頁(yè)是可以挑成品日歷的來(lái)放進(jìn)去，或者自己把一年四季的日期都標(biāo)上去，但是這個(gè)時(shí)間成本就有點(diǎn)不劃算了（雖然有人樂(lè)在其中）。還有一點(diǎn)個(gè)人覺(jué)得本子比較不方便的原因，就是攜帶問(wèn)題。曾經(jīng)手賬時(shí)代最困擾我的是買多大的本子，B5太大不好隨身帶（我又不怎么喜歡背包）B6又太小記不了太多東西，也想過(guò)買兩本，一本帶出門一本家里，但是兩個(gè)本子的任務(wù)沒(méi)辦法同步啊。只能忍痛拋棄手賬轉(zhuǎn)向手機(jī)軟件（有好的解決手賬這些問(wèn)題的歡迎傳授）。
滴答清單的優(yōu)缺點(diǎn)
? ? ? ? 入了軟件坑之后，嘗試過(guò)很多軟件Things, Omnifocus, MLO, Wunderlist, Sorted, 各種Calendar，最后還是覺(jué)得我們國(guó)產(chǎn)的滴答清單最香。從功能上分，這些軟件可以分為主要處理任務(wù)或事件兩種類型。任務(wù)和事件的區(qū)別在哪？任務(wù)主要是一個(gè)目標(biāo)但它沒(méi)有固定的時(shí)間，你可以在規(guī)定的期限內(nèi)完成就好；而事件主要是已定的一些事情，比如開(kāi)會(huì)，約會(huì)，某個(gè)商品要秒殺等等需要精確時(shí)間和時(shí)間段的事務(wù)。像 Things，Omnifocus，MLO這些都是重任務(wù)的角度來(lái)出發(fā)的，而事件方面交給操作系統(tǒng)的日歷來(lái)完成。重事件的就是日歷為代表了，還有Sorted也是讓你把任務(wù)劃分好什么時(shí)候去做去完成，然后進(jìn)行一些很方便的變動(dòng)。其實(shí)這些軟件都可以很好的滿足對(duì)應(yīng)的需求的人，重任務(wù)軟件會(huì)做到極致，各種詳細(xì)的設(shè)置比如附件，地點(diǎn)，參與人員，任務(wù)優(yōu)先度，標(biāo)簽等等，還有各種層級(jí)的任務(wù)，非常適合任務(wù)繁多需要系統(tǒng)的梳理任務(wù)庫(kù)的用戶；而重事件的軟件適合會(huì)議多的這方面用戶和需要處理的任務(wù)復(fù)雜度比較小的或者更需要用事件+記事本的這類用戶。我個(gè)人的需求是偏向任務(wù)型，但是事件型的功能也覺(jué)得需要有。本來(lái)是可以待辦記事軟件+日歷的，但是如果用兩個(gè)軟件就增大了切換軟件的頻率和成本，更關(guān)鍵是很多任務(wù)不能同步。 先說(shuō)Things，非常喜歡他們的項(xiàng)目模管理式，項(xiàng)目管理里可以插入標(biāo)題是我最喜歡的功能之一，但是太注重任務(wù)處理了，在切到今天任務(wù)的界面時(shí)，所有任務(wù)居然不是按照時(shí)間順序排的，我都不知道今天我第一步要做什么，還要再花時(shí)間再去處理一次，而且提示的鈴聲和方式讓我覺(jué)得還不如調(diào)個(gè)鬧鐘提醒我。Omni和Things一樣都是專業(yè)級(jí)的任務(wù)管理軟件，無(wú)限層級(jí)真的太方便了，但是我是一個(gè)iOS+PC的用戶，沒(méi)有PC版本或者網(wǎng)頁(yè)版實(shí)在讓我沒(méi)辦法流暢地使用。MLO是全平臺(tái)軟件了，但是UI實(shí)在是太難使用了。最后，滴答清單的功能不但有全平臺(tái)，有和Omni，Things一樣的大部分功能，居然還有日歷和番茄時(shí)鐘，等于集成了好多軟件。唯一沒(méi)有的就是無(wú)限層級(jí)功能，也意味著項(xiàng)目管理這一塊沒(méi)辦法很好的操作。
完成任務(wù)的本質(zhì)就是為了實(shí)現(xiàn)一個(gè)更大的目標(biāo)
????????之前在收集那一步所提到的，你的任何想法無(wú)論大小都可以放進(jìn)收集箱去，但是我們都會(huì)有什么任務(wù)要處理呢？所以這里就要涉及到我們需要完成的任務(wù)到底有哪些以及為什么會(huì)有這些任務(wù)要去處理。
????????我們做一件事的本質(zhì)是什么？比如我今天要去跑步，好，那我為什么要去跑步，有些人是為了鍛煉身體，而有些人是為了減肥，那么鍛煉身體就是我們的大目標(biāo)，而跑步就是為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)大目標(biāo)的其中一個(gè)步驟。我們正常人做一件事都會(huì)有自己一定的理由，哪怕你說(shuō)去跑步就是好玩就是想呼吸點(diǎn)室外空氣，那么你依然可以把跑步分類成“愛(ài)好”或者“培養(yǎng)身心健康”為你做這事的支撐理由。再極端一點(diǎn)，就癱在床上宅一天，什么都沒(méi)做還需要理由嗎？當(dāng)然需要了，如果你想讓自己有系統(tǒng)的生活，計(jì)劃中的休息是非常非常必要的。Overall，就是培養(yǎng)自己在做一件事的時(shí)候知道自己是為了什么而做，也就是我想引出來(lái)的一個(gè)概念，大目標(biāo)和組成它的小目標(biāo)就是我們每天要去完成的任務(wù)分類，而我們?nèi)松胁煌哪繕?biāo)就形成了目標(biāo)分類。那些“非簡(jiǎn)單任務(wù)”，其實(shí)本質(zhì)上就是各種大目標(biāo)下的小目標(biāo)，也是父目標(biāo)下的子目標(biāo)。但也不是每個(gè)任務(wù)都需要弄個(gè)大目標(biāo)來(lái)囊括它，
????????運(yùn)用這個(gè)邏輯可以將一些看似“雜”的任務(wù)變成一個(gè)系統(tǒng)的有用的子目標(biāo)。比如看電影，看小說(shuō)，做個(gè)瑜伽，這些看似沒(méi)有共同父目標(biāo)的事務(wù)，其實(shí)也可以把它們給予一個(gè)“理由”，目的就是為了“放松”，然后再倒過(guò)來(lái)想，我做這些的目的是放松，有沒(méi)有更好的其他方式可以達(dá)到這個(gè)目的呢？好奇一些快餐電影但又怕浪費(fèi)精力，看小說(shuō)可能太花時(shí)間了，做瑜伽怕動(dòng)作不標(biāo)準(zhǔn)會(huì)傷到自己，于是自己就會(huì)對(duì)這些子目標(biāo)和父目標(biāo)的關(guān)系進(jìn)行反思和整理，比如對(duì)于看電影，我可能去找一些現(xiàn)在很多講解電影的公眾號(hào)來(lái)看看劇情和評(píng)價(jià)（當(dāng)然還有其它更好的方法去挑選），比如小說(shuō)我可以換個(gè)聽(tīng)書(shū)的方式在空余的時(shí)間去做它，同樣可以達(dá)到放松的目的。而瑜伽，如果想達(dá)到更好的效果就可以單獨(dú)轉(zhuǎn)換成一個(gè)大目標(biāo)，再分化它，報(bào)班，詢問(wèn)價(jià)錢等等來(lái)把這個(gè)事情做成。這也是一種回顧，是自己GTD系統(tǒng)不斷升級(jí)完善的一個(gè)重要步驟，這屬于自己的方式和能力去DIY自己怎么去處理這些事務(wù)。當(dāng)你明白完成任務(wù)的本質(zhì)之后，你就可以更好地去規(guī)劃你的清單了。
圍繞滴答清單的GTD系統(tǒng)
????????在GTD理論里，收集箱的處理分類成四大類：
? ??????下一步行動(dòng)(Next Action)，項(xiàng)目(Projects)，委托/等待(Waiting For)，未來(lái)/可能(Maybe)。
????????但是光靠這四大類容納所有的任務(wù)是無(wú)法效率地規(guī)劃執(zhí)行的，所以還得再進(jìn)行下一步的處理（這也是按自己需求慢慢產(chǎn)生的功能）。
????????而我把下一步行動(dòng)以功能分類拆分成四個(gè)清單：
? ??????日程表（今日完成），ASAP（工作），ASAP（個(gè)人），日程/等待
????????把組織階段以內(nèi)容分類拆分成四個(gè)清單：項(xiàng)目/長(zhǎng)期，回顧/習(xí)慣，可能/未來(lái)，參考/記錄
????????在這里補(bǔ)充一下滴答清單里分為智能清單和固定清單，像今天，明天，最近7天這些智能清單就是根據(jù)一些特定的規(guī)則可以自動(dòng)篩選出滿足條件的任務(wù)，高級(jí)版用戶還可以制定自定義清單。固定清單就像是你的一個(gè)筆記本，你的整個(gè)項(xiàng)目都羅列在其中，方便規(guī)劃和整理。
? ??????日程表：我們的任務(wù)大多都是能越早完成越好，但是不對(duì)這些任務(wù)進(jìn)行優(yōu)先度區(qū)分會(huì)造成效率低下的情況，會(huì)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)清單的任務(wù)清不完，還是很多留在那里會(huì)造成挫敗感，覺(jué)得做這個(gè)計(jì)劃沒(méi)有太多的作用，所以日程表的需求便誕生了。每天挑選今天需要完成的任務(wù)，也是自己有能力完成的所有任務(wù)，原則就是每天結(jié)束的時(shí)候這個(gè)清單保持清空。如果今天任務(wù)較多，可以在這個(gè)清單里再用優(yōu)先度的功能進(jìn)行區(qū)分，讓自己每天有三個(gè)以內(nèi)的必須要完成的任務(wù)。
? ??????ASAP：等于as soon as possible，越早完成越好的任務(wù)庫(kù)，這里分成個(gè)人和工作是為了讓自己更好的在不同的情景下處理不同事務(wù)。每天從這里挑選任務(wù)到日程表里，或者在日程表里完成任務(wù)之后來(lái)這里找一些還可以做的事情。不屬于項(xiàng)目里的計(jì)劃內(nèi)任務(wù)都集中在這里。
? ??????等待/日程：等待清單里加入了日程功能，也就是事件功能。那些定下時(shí)間的事件就可以放在這里，或者需要委托他人需要等待的任務(wù)。將事件單獨(dú)放在一個(gè)清單而不是放在ASAP里面的好處是，這樣可以讓ASAP存在可以清空的可能，因?yàn)槭录堑玫鹊侥莻€(gè)時(shí)間才能完成的，也作為一個(gè)預(yù)覽未來(lái)事件的清單。
? ??????項(xiàng)目：這是一個(gè)需要經(jīng)營(yíng)的清單，我是一個(gè)重項(xiàng)目管理的人，喜歡把一個(gè)項(xiàng)目有關(guān)的全部事務(wù)羅列出來(lái)做籌劃，于是多層級(jí)的任務(wù)需求對(duì)我來(lái)說(shuō)很重要，這一點(diǎn)Things3做得很好，項(xiàng)目里的標(biāo)題功能可以很好的把任務(wù)列表做劃分，但是Things3的日程和提醒功能沒(méi)辦法滿足我。我也曾想過(guò)用Things3做項(xiàng)目管理，滴答執(zhí)行每日任務(wù)，但是軟件間的切換時(shí)間成本太高了，因?yàn)橥粋€(gè)任務(wù)需要輸入兩次，所以只能想辦法讓滴答實(shí)現(xiàn)多層級(jí)的項(xiàng)目管理功能，于是我將項(xiàng)目里的清單分成不同的等級(jí)：
? ??????A.父目標(biāo)（總清單）
? ??????(B). 子目標(biāo)（標(biāo)簽）
? ??????C. 父（子）目標(biāo)的二級(jí)目標(biāo)（子清單）
? ??????D.二級(jí)目標(biāo)的分步步驟（清單內(nèi)的小步驟）
????????這個(gè)項(xiàng)目分級(jí)是根據(jù)自己當(dāng)前不同的項(xiàng)目復(fù)雜程度來(lái)進(jìn)行的，也許就兩個(gè)層級(jí)就可以滿足，也許得要三四個(gè)層級(jí)。舉個(gè)例子吧，最近我想提升自己的一些工作技能，在項(xiàng)目文件夾里就建立了一個(gè)“自我提升”的總清單，在這里的項(xiàng)目也可以是工作中的具體的項(xiàng)目。在這個(gè)總清單里，我就發(fā)現(xiàn)我可能要把這個(gè)提升分為“方案學(xué)習(xí)”和“考證”，在“方案學(xué)習(xí)”里還有不同的技能需要分類。如何分級(jí)其實(shí)決定于你的最后一層層級(jí)是否滿足你的使用，比如我現(xiàn)在的這個(gè)分級(jí)有四個(gè)，但是你覺(jué)得“考證”是可以當(dāng)成另一個(gè)父目標(biāo)的話，也可以單獨(dú)拿出來(lái)做另一個(gè)項(xiàng)目，因?yàn)榈搅?D.分步步驟，目前的滴答清單功能的時(shí)間設(shè)置不能設(shè)置時(shí)間段也不能單獨(dú)上標(biāo)簽。如果還要更多層級(jí)怎么辦？從標(biāo)題入手，A|B|C的形式，低于標(biāo)簽，高于清單里的分步步驟。用標(biāo)簽做一個(gè)次層級(jí)的好處是，可以通過(guò)標(biāo)簽過(guò)濾去觀察項(xiàng)目的進(jìn)度。
????????有人就會(huì)問(wèn)為什么要做這么多層級(jí)？比如我上面的“自我提升”的下一個(gè)直接是“看教學(xué)視頻”不就行了嗎？反過(guò)來(lái)這樣看是挺有道理的沒(méi)錯(cuò)，但是從“自我提升”這一步是如何推到這一個(gè)看教學(xué)這個(gè)特別具體的步驟的呢？是需要一個(gè)系統(tǒng)的項(xiàng)目管理來(lái)讓你更好的知道你要去做什么。在GTD系統(tǒng)里影響任務(wù)執(zhí)行的一個(gè)很重要的因素就是，你能否把一個(gè)目標(biāo)拆分成可以馬上去行動(dòng)的步驟，打個(gè)比方我想去學(xué)畫畫，那么學(xué)畫畫是一個(gè)可以馬上執(zhí)行的步驟嗎？當(dāng)然不可以，你得對(duì)這個(gè)父目標(biāo)進(jìn)行拆分細(xì)化。引用Mac老朱的一些話，學(xué)畫畫是為了什么？意義在哪？是想成為一個(gè)繪畫大師？還是想出一套自己的畫冊(cè)？畫展？得把它具體化。然后就想我拆分出來(lái)的這個(gè)步驟能夠馬上執(zhí)行嗎？怎么學(xué)畫畫？網(wǎng)上學(xué)還是線下學(xué)？學(xué)這些需要什么工具，多少錢？好需要畫筆和畫紙，那是什么畫筆什么畫紙呢？哪里買比較好呢？這些在用軟件一個(gè)個(gè)拆分記錄下來(lái)之后，你只需要做的就是一個(gè)一個(gè)把分步步驟的內(nèi)容完成，打勾，一步步實(shí)現(xiàn)你的目標(biāo)。
? ??????回顧/習(xí)慣：在這一部分，我經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)時(shí)間的嘗試，慢慢地修改自己的回顧模式，為的是讓自己能有經(jīng)常打開(kāi)滴答整理任務(wù)的習(xí)慣，在這一塊我結(jié)合了回顧（Review）和習(xí)慣（Ritual），回顧就是要在一個(gè)周期里提醒自己去那些還沒(méi)有劃入計(jì)劃的任務(wù)或者一些任務(wù)因?yàn)榍闆r的改變需要調(diào)整的步驟。習(xí)慣指的是每天需要培養(yǎng)的一點(diǎn)點(diǎn)固定行為，比如之前每天背單詞，每天讀一篇閱讀打卡，每天做一些運(yùn)動(dòng)，一些需要每天或者每周固定時(shí)間提醒自己的任務(wù)，我靠著這個(gè)習(xí)慣完成了很多以前堅(jiān)持不下來(lái)的事。
? ??????可能/未來(lái)：可能未來(lái)清單之前也有提到過(guò)就是目前的計(jì)劃里還不能執(zhí)行這些，但是放在里面的任務(wù)經(jīng)常會(huì)遺忘，因?yàn)槿粘：苌偃ｉT打開(kāi)這個(gè)清單來(lái)看，所以回顧這一步就很重要，周月季度提醒自己去回顧這個(gè)清單。
? ??????參考：這個(gè)文件夾主要是存檔一些資料吧，可以用附件的形式存儲(chǔ)，當(dāng)然用這個(gè)軟件做這個(gè)操作不是最好的，但是有時(shí)候順手可以放進(jìn)來(lái)。
打造自己的GTD系統(tǒng)
????????在開(kāi)始打造個(gè)人GTD系統(tǒng)的時(shí)候，先準(zhǔn)備好一支筆，一張紙，一臺(tái)裝有滴答清單的手機(jī)，一段沒(méi)人打擾的時(shí)間和一份讓自己生活變得系統(tǒng)的決心~ 可以沖杯茶或者咖啡，給自己一種儀式感，然后去想象未來(lái)最美好的生活是怎么樣的。
????收集
? ? ? ? 把自己想到的所有事情無(wú)論巨細(xì)都寫下來(lái)，需要做的還是想做的都可以寫下來(lái)，不要怕寫得太多完成不了，除了最近需要完成的任務(wù)，還可以從幾個(gè)方面來(lái)激發(fā)自己的靈感：人生意義，愿望，目標(biāo)，各方面的責(zé)任。人生意義的出發(fā)點(diǎn)是讓自己的生活變得豐富更有意義，可以想一想是什么事情讓你覺(jué)得你有價(jià)值。愿望可以是一個(gè)想了很久可能不可及的事情，比如剛剛回歸的Westlife，有生之年要去聽(tīng)他們的一次演唱會(huì)。目標(biāo)可以是，能提升你自己的能力，金錢，地位等等的事情。責(zé)任這方面，我們?nèi)松慕裹c(diǎn)不能只停留在自己身上，做計(jì)劃不是一個(gè)自私的行為，要把其他人給放入你的計(jì)劃之中，我認(rèn)為責(zé)任不一定是一種消極的東西，也可以讓你覺(jué)得被需要是很溫暖的事情。身為子女，可以準(zhǔn)備一個(gè)小禮物給父母，可以跟他們?nèi)ヒ淮涡÷糜?，可以做一件讓他們感?dòng)的事情；身為戀人，可以寫一段對(duì)相愛(ài)以來(lái)的一次總結(jié)。也可以偷偷地為兩人做一次計(jì)劃旅行，存一筆小小的旅行積蓄；身為朋友，想一想是不是有很多朋友已經(jīng)好幾年沒(méi)有見(jiàn)面了？該不該給自己的閨蜜活著死黨一個(gè)小驚喜？生活需要經(jīng)營(yíng)關(guān)系來(lái)讓自己的生活變得精彩，把被動(dòng)地去完成這些事情變成主動(dòng)去找有意義的事情去做，這個(gè)收集的過(guò)程應(yīng)該是很開(kāi)心很有動(dòng)力才對(duì)。這種聯(lián)想反思性的收集能培養(yǎng)自己的想象力，當(dāng)你能把最美好的生活想象出來(lái)，你才有往那個(gè)方向去追求的可能，就是這樣我完成了許多當(dāng)初看起來(lái)不太可能實(shí)現(xiàn)的大目標(biāo)。
? ? ? ? 用紙筆來(lái)收集要做的事會(huì)更好的激發(fā)自己的靈感，這種收集方式適合隔一段時(shí)間回顧一次，當(dāng)你迷茫的時(shí)候也可以這樣坐下來(lái)，想一想如何去改變現(xiàn)在的狀況。這里插一句，生活中的儀式感真的很重要，有時(shí)候自己把自己看得重要，生活才會(huì)有意義。
? ? ? ?然后把寫下來(lái)的任務(wù)輸入進(jìn)滴答清單的收集箱里。之后在平時(shí)的任務(wù)收集里，一旦有想法就直接輸入進(jìn)收集箱，也可以用語(yǔ)音輸入，iOS用戶還可以用siri來(lái)輸入，記得在設(shè)置里打開(kāi)這個(gè)功能。像我的收集箱就是順手想到什么就輸入什么，有些只有自己才看得懂的暗號(hào)，有些就是個(gè)比較突然的一些提醒，對(duì)于收集箱可以只輸入幾個(gè)關(guān)鍵詞，一些想法之類的。把這個(gè)習(xí)慣培養(yǎng)出來(lái)了就是好的開(kāi)始。
? ??整理和組織
? ? ? ? 接下來(lái)就是把收集箱進(jìn)行清空。在這之前先創(chuàng)建屬于自己的清單系統(tǒng)，除了上文提到的適合我的清單系統(tǒng)外，還可以根據(jù)自己的需求來(lái)創(chuàng)建，但是大致的結(jié)構(gòu)就是分為那四個(gè)大類：下一步行動(dòng)(Next Action)，項(xiàng)目(Projects)，委托/等待(Waiting For)，未來(lái)/可能(Maybe)。然后在需要處理任務(wù)最頻繁集中的下一步行動(dòng)里再做分類和篩選，最常見(jiàn)的為：
????????1.按場(chǎng)景分類：分為在家里，辦公室，在商店，在……，這種分類的好處是，當(dāng)你在哪個(gè)地方就只用打開(kāi)那個(gè)清單，不會(huì)受到其它清單的干擾。但是當(dāng)在家里或者在辦公室里的某一個(gè)地點(diǎn)的過(guò)多的時(shí)候，其它的地點(diǎn)的設(shè)置就變得多余了。
????????2.按領(lǐng)域分類：比較適合學(xué)生的一種分類法，可以分為各種科目，領(lǐng)域，這些沒(méi)有太多交集的項(xiàng)目，這樣的好處是這些都是平行的項(xiàng)目，你可以“雨露均沾”~
????????3.四象限分類法：不管有什么項(xiàng)目，只按事件的緊急和重要程度進(jìn)行分類，緊急又重要的優(yōu)先完成，緊急不重要的事（其實(shí)緊急的事情都重要）也是優(yōu)先完成，重要不緊急的可以放在后面去完成，不重要不緊急的就放在最后。
? ? ? ? 但是，當(dāng)你的任務(wù)超過(guò)了一定的數(shù)量的時(shí)候，這個(gè)單一的分類就不太好用了，所以我的清單就可以把上述的分類都結(jié)合到了一起：
? ? ? ? 把不同的領(lǐng)域以Projects項(xiàng)目來(lái)進(jìn)行縱向的分類，沒(méi)形成項(xiàng)目的任務(wù)放進(jìn)ASAP，而按場(chǎng)景分類則以標(biāo)簽來(lái)實(shí)現(xiàn)橫向的分類。比如：我會(huì)把標(biāo)簽分成四個(gè)大類，項(xiàng)目，地點(diǎn)，方式，特殊。
? ? ? ? 然后在每一個(gè)任務(wù)上附上四個(gè)類型的標(biāo)簽，這樣做的好處是，當(dāng)把地點(diǎn)標(biāo)簽都分配給任務(wù)里之后，比如你在家的時(shí)候就點(diǎn)一下#home的標(biāo)簽，你就會(huì)出現(xiàn)在家才可以做的任務(wù)了，這就是一種地點(diǎn)分類的篩選。
????回顧/習(xí)慣：
? ? ? ? 這一階段我更多的是提醒自己一些每天要做的日常，早上提醒自己把一天的任務(wù)規(guī)劃好，看看是不是都上好了時(shí)間和標(biāo)簽，中午提醒一次看看下午的任務(wù)有沒(méi)有變動(dòng)，到了晚上睡前再提醒自己計(jì)劃第二天的任務(wù)，最大程度避免了會(huì)突然忘記看清單這件事情。還有一些健身，閱讀打卡，睡前習(xí)慣也放在這里。
????執(zhí)行
? ??????日程表（今日完成）
????????把該設(shè)置好的任務(wù)設(shè)置了時(shí)間之后，打開(kāi)“今天”，會(huì)發(fā)現(xiàn)只要日期是今天或者過(guò)期的任務(wù)就會(huì)出現(xiàn)在這個(gè)智能清單中，但是其一我的一些每日的提醒會(huì)干擾我的計(jì)劃列表，比如我晚上十點(diǎn)有一次回顧任務(wù)的提醒，所以晚上十點(diǎn)之前今天這個(gè)清單是無(wú)法清空的；其二，今天這里的任務(wù)太多了會(huì)造成焦慮。所以應(yīng)該再設(shè)置一個(gè)智能的日程表清單：
? ? ? ? 這個(gè)日程表的想法是來(lái)自Mac老朱，不過(guò)這里我和他有點(diǎn)出入。這個(gè)智能清單的清單范圍是ASAP和項(xiàng)目文件夾里的所有清單，時(shí)間設(shè)置成今天和已過(guò)期，優(yōu)先級(jí)設(shè)置成只要有優(yōu)先度就會(huì)顯示在這個(gè)清單里。當(dāng)你在設(shè)置任務(wù)時(shí)，時(shí)間你可以設(shè)置成今天，但是如果規(guī)定哪些事情今天必須得完成的，就給它上個(gè)優(yōu)先級(jí)，這樣可以在日程表里再有優(yōu)先度的排序。這里的日程表的概念是這樣，有些任務(wù)是你計(jì)劃今天需要做完，但是不做完也不會(huì)產(chǎn)生什么重大的影響，而一些任務(wù)是在這些今天計(jì)劃里必須得完成的，就算不是外界強(qiáng)制性你完成的，你每天也需要主動(dòng)給自己設(shè)置幾個(gè)必須完成的任務(wù)，不然你的任務(wù)進(jìn)度永遠(yuǎn)無(wú)法推進(jìn)。所以這個(gè)日程表的智能清單每天就必須得是清空的狀態(tài)，而你想看到今天的所有任務(wù)，就切到“今天”這個(gè)智能清單里。
? ?????番茄時(shí)鐘的運(yùn)用
? ? ? ? 結(jié)合番茄時(shí)鐘來(lái)進(jìn)行任務(wù)完成是個(gè)非常高效的事情，而滴答就把這個(gè)功能加入了進(jìn)來(lái)。番茄時(shí)鐘的原理就是，讓自己在一個(gè)時(shí)間段內(nèi)專心的做一件事，然后再休息一小段時(shí)間，再進(jìn)行下一個(gè)循環(huán)。當(dāng)你在番茄時(shí)間里碰到突發(fā)的事件打斷時(shí)，如果很緊急，馬上去做，但是這個(gè)番茄就需要重新再來(lái)。如果不急，把它記下來(lái)在這個(gè)番茄結(jié)束之后再?zèng)Q定。手機(jī)版，打開(kāi)番茄時(shí)鐘，然后打開(kāi)右上角的列表，然后一條一條地解決掉。
? ??????日歷的運(yùn)用? ?
? ? ? ? 我個(gè)人更喜歡用日歷來(lái)看今天的任務(wù)，手機(jī)新版的滴答可以從日歷右邊調(diào)出任務(wù)列表，把他們拖進(jìn)日歷的時(shí)間軸里非常地方便。在日歷列表里不僅能通過(guò)拖動(dòng)任務(wù)來(lái)創(chuàng)建任務(wù)的時(shí)間段，讓自己有一個(gè)時(shí)間上的衡量，判斷今天能否完成這些任務(wù)，而且能橫向地計(jì)劃三天，一周或者一個(gè)月的計(jì)劃，方便好用。我自己會(huì)用日歷不添加時(shí)間點(diǎn)的時(shí)候在日期最上方顯示的時(shí)間段來(lái)做一個(gè)簡(jiǎn)單的甘特圖的功能，能讓我知道今天是做什么項(xiàng)目，做幾天，下一個(gè)項(xiàng)目從什么時(shí)候開(kāi)始。
? ? ????只有真正去下時(shí)間和精力去執(zhí)行你的GTD系統(tǒng)，才能把你的那些大目標(biāo)一個(gè)個(gè)的消化解決掉，而不是盼望著我寫下了這些目標(biāo)，時(shí)間到了就會(huì)自己達(dá)到，那些你看到的達(dá)成夢(mèng)想的人，都是自己默默地行動(dòng)，而他們完成每個(gè)小目標(biāo)的時(shí)候是不會(huì)告訴你的。
????????GTD的計(jì)劃方式讓我能夠去時(shí)刻提醒自己的生活還有很多事值得去做，當(dāng)我迷茫的時(shí)候，我總會(huì)找個(gè)時(shí)間，好好整理一下自己的思路和方向，再把要做的重新整理方向，并且再添加新的方向作為下一個(gè)可能的目標(biāo)。感謝知乎的Mac老朱給的計(jì)劃思路。希望這篇文章能夠讓更多人入門GTD這個(gè)提高效率的生活方式，不一定適合每一個(gè)人，僅提供思路~
