會前會場檢查七法

作者：胡利民

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坊間有個秘書體順口溜，其中說道“領(lǐng)導(dǎo)沒講我先講，看看話筒響不響?！边@里說的實際上就是會場檢查?；I備會議很辛苦，往往消耗大量時間和精力，經(jīng)常到會議召開前夕還要處理文稿寫作、人員統(tǒng)計、會場安排、材料印刷等繁雜事務(wù)。有的秘書此時最易懈怠，懶于親自檢查會場準(zhǔn)備情況，結(jié)果很有可能臨到開會才發(fā)現(xiàn)這樣那樣問題。會議召開前20分鐘時間往往是與會者入場時候，人來人往、嘰嘰喳喳較為混亂。這時發(fā)現(xiàn)問題也不易處置，結(jié)果不是“吃蒼蠅”，就是挨領(lǐng)導(dǎo)批評。從大量生動活潑的慘痛教訓(xùn)看，會前檢查不但必不可少，而且必須提前半天時間，也就是說上午召開會議必須前日下午就要布置并且檢查好會場，下午召開會議最遲需要在當(dāng)天上午10點(diǎn)前布置并檢查好會場，才能有備無患、從容不迫。

筆者認(rèn)為，重點(diǎn)檢查七個內(nèi)容：

一是話筒響不響。這是首要檢查任務(wù)。話筒不響是會務(wù)籌備工作中最不容易忽視，也是最容易出現(xiàn)問題且直接暴露在眾目睽睽之下的要命環(huán)節(jié)，萬一出現(xiàn)問題將直接影響會議效果以及領(lǐng)導(dǎo)講話情緒。話筒之所以容易出現(xiàn)問題，主要是話筒技術(shù)狀態(tài)做不到萬無一失。會前務(wù)必逐個調(diào)試話筒，確認(rèn)無誤后才能放心。如有無線話筒，還要檢查話筒通話質(zhì)量及驅(qū)動電池，防止講話時突然沒電。

二是燈光亮不亮。千萬不要以為每個會場都是燈火通明、線路通暢。特別是召開大型會議或在情況不熟會場開會，秘書要特別注意巡查會場燈光照明狀態(tài)，是否存在黑燈情況，主動與會場保障人員溝通電路最近有無故障，哪里出現(xiàn)過問題；如果發(fā)現(xiàn)問題，就要與保障人員仔細(xì)溝通改進(jìn)措施。如果會前能檢修完畢則可，否則必須斬釘截鐵另選會場，千萬不要心存僥幸。很多會場出現(xiàn)技術(shù)故障并非會前沒有發(fā)現(xiàn)問題，而是發(fā)現(xiàn)問題后沒有及時維護(hù)到位，心存僥幸結(jié)果恰恰出現(xiàn)問題。

三是通道暢不暢。每個會場都有安全通道。秘書要熟悉安全通道位置，萬一發(fā)生火災(zāi)等緊急情況時可以迅速引導(dǎo)疏散撤離。如果籌備大型會議，還要與會場負(fù)責(zé)人溝通安全通道保障及應(yīng)急疏散等處置措施。如果是跨區(qū)域性會議，與會者可能不太熟悉地形，還要檢查會議指南是否標(biāo)示會場緊急疏散通道，看看圖示與現(xiàn)場是否符合，是否容易辨認(rèn)。另外，我們還要現(xiàn)場查看應(yīng)急燈是否正常發(fā)光。

四是席卡齊不齊。實踐反復(fù)證明，只要有人工操作的地方，就會存在差錯概率。差錯概率大小與細(xì)心程度呈反比。檢查席卡主要是三個方面：首先，檢查席卡紙色是否一致。主要是時間長了，有些紙張顏色深淺度不一致，擺在一起容易給人花臉感覺，看起來不舒服。其次，檢查席卡數(shù)量是否欠缺。有些會議需要幾百個席卡，打印起來往往發(fā)生疏漏現(xiàn)象。這時就要拿著名單對著席卡逐個清點(diǎn)過數(shù)。第三，檢查席卡名字有無錯誤。席卡名字打印錯誤是常有事情。特別是人名，會務(wù)人員容易發(fā)生對同音字或同形字之間理解誤差。第四，檢查席卡擺放次序是否正確。會務(wù)人員要拿著參會名單及會議通知對照席卡逐個檢查排序是否正確，特別是主席臺席卡及臺下前三排席卡擺放次序不能出現(xiàn)差錯。坐到前三排之后與會人員對次序講究程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于前三排，而且出現(xiàn)問題也很少現(xiàn)場嚷嚷，更多是會后跟會務(wù)人員提醒通氣。規(guī)避辦法有二：首先，會議名單務(wù)必發(fā)送郵件或傳真紙質(zhì)件，盡量避免電話通知，防止出現(xiàn)諧音差錯。其次，在會議室席卡擺放完畢后請同事或分管領(lǐng)導(dǎo)再到會場巡查，就可以有效規(guī)避問題。不同的人過濾就可顯著規(guī)避差錯。

五是材料少不少。主要是檢查主席臺領(lǐng)導(dǎo)的材料，特別是最高領(lǐng)導(dǎo)材料更要對照材料清單逐項過濾。重點(diǎn)檢查材料份數(shù)是否齊全、是否混雜其他無關(guān)材料、裝訂是否齊整、擺放是否整齊。從實踐看，會議召開之前查出材料問題是常有事情。發(fā)現(xiàn)問題如果來不及更換就要親自手寫更正。自己首先發(fā)現(xiàn)問題總比領(lǐng)導(dǎo)先發(fā)現(xiàn)問題要好。領(lǐng)導(dǎo)席前材料主要有：會議議程、參會名單、講話稿等。材料從上到下排序同此。

六是環(huán)境好不好。如果是在單位內(nèi)部會議室召開會議，會場環(huán)境總體都在掌握之中，不需過多檢查。如果在新地方籌備規(guī)模較大會議，就要檢查會場及周邊交通疏導(dǎo)、環(huán)境衛(wèi)生、潛在危險源、噪音源、人員集散等情況，以備萬一發(fā)生緊急狀況能夠應(yīng)變自如。合格的會務(wù)籌備者要比參會人員考慮更多、更廣、更遠(yuǎn)的事情。

七是規(guī)定守未守。中央“八項規(guī)定”要求精簡會議活動，切實改進(jìn)會風(fēng)。各地相繼出臺更為細(xì)致規(guī)定，都要求會場布置儉樸，一律不擺放花草綠植，不制作背景板，不發(fā)文件袋，不擺放水果，不擺放香煙、懸掛會標(biāo)與宣傳標(biāo)語，不鋪紅地毯，不在五星級賓館和景區(qū)開會，不發(fā)放紀(jì)念品，不安排禮儀小姐，不懸掛彩球及空飄，不掛歡迎標(biāo)語，少用一次性用品等。會務(wù)人員要始終繃緊勤儉節(jié)約弦，率先遵守和嚴(yán)格執(zhí)行“八項規(guī)定”，發(fā)現(xiàn)不符合“八項規(guī)定”之處就要在第一時間糾正，堅決不能放松要求，導(dǎo)致不應(yīng)有后果。

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