嗨，大家好~
這里是一周進(jìn)步，我是大西萌。
早幾天學(xué)校的一個小師妹突然間來找我聊天，跟我吐槽說，經(jīng)過三年的努力自己終于坐上學(xué)生會部長的位置了，然而學(xué)校要求部門提交一系列的資料，在資料搜集中遇到了很大的麻煩。
學(xué)校學(xué)生會組織招新已經(jīng)結(jié)束，試用期過后留下的新成員，需要制作一批新的通訊錄，主席傳達(dá)給部長，部長傳達(dá)給組長，組長再分配給每個干事去填寫個人信息。
然而幾天后收集上來的名單，如下圖，卻讓人大跌眼鏡。
“金融與貿(mào)易系”被新干事寫成了“經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易系”
“投資與理財”專業(yè)被簡寫成了“投理”
因為數(shù)據(jù)錄入規(guī)則沒有規(guī)范統(tǒng)一，導(dǎo)致了干事們隨意填寫，最終產(chǎn)生了數(shù)據(jù)錄入有錯字、簡稱與全稱同時錄入等問題。
確實，數(shù)據(jù)錄入的繁瑣，工作效率的低下，甚至數(shù)據(jù)出錯率居高不下，分分鐘會影響自己工作的心情。
那么究竟如何才能提高效率，保證數(shù)據(jù)錄入不會出錯呢？
解決思路
把能夠固定錄入的信息，變?yōu)橄吕斜淼姆绞?，由填表人通過直接選擇的方式，填寫信息，避免手動打字錄入失誤。
解決方法
利用序列，生成下拉列表。
方法一：數(shù)據(jù)驗證
可使用數(shù)據(jù)驗證來限制數(shù)據(jù)類型或用戶輸入單元格的值。數(shù)據(jù)驗證的最常見用法之一是創(chuàng)建下拉列表，利用下拉列表限制用戶輸入數(shù)據(jù)的值。
1. 在單元格中創(chuàng)建列表數(shù)據(jù)區(qū)域
2.選中索要限制的單元格區(qū)域
3.單擊數(shù)據(jù)選項卡
4.選擇數(shù)據(jù)工具組中的數(shù)據(jù)驗證
5.在驗證條件中的“允許”選擇【序列】
6.在“來源”中選擇我們第一步創(chuàng)建的列表數(shù)據(jù)區(qū)域
方法二：快捷鍵序列【alt】+【↓】
在現(xiàn)有的數(shù)據(jù)區(qū)域中，若已經(jīng)包含了所有的系別，那么我們可以使用快捷鍵的方式錄入數(shù)據(jù)。
1.選中數(shù)據(jù)區(qū)域下的相鄰單元格，注意一定是要和上方數(shù)據(jù)相鄰的空單元格
2.使用鍵盤上的【alt】鍵+方向鍵【↓】
3.系統(tǒng)會識別出上方所有數(shù)據(jù)并且生成快捷下拉列表
4.用鍵盤上的方向鍵上下選擇數(shù)據(jù)并敲擊回車即可或 ?使用鼠標(biāo)選擇我們需要填充的數(shù)據(jù)
然而我們會發(fā)現(xiàn)，序列只能錄入一列數(shù)據(jù)，若我第二列的數(shù)據(jù)想隨著第一列的變化而能夠錄入不同的數(shù)據(jù)，這要如何操作呢？
這個時候，我們可以考慮使用多級聯(lián)動序列來完成我們的操作。
多級聯(lián)動序列
我們在網(wǎng)上填寫個人信息的時候會發(fā)現(xiàn)，在地址一欄中，我們先選擇了省份以后，在后面的選項框中會顯示出對應(yīng)省份的城市供我們選擇，以此類推下一個選項框?qū)?yīng)的是區(qū)。
這種由前一個選項框決定后一個選項框內(nèi)容的序列，稱之為多級聯(lián)動序列。
那么在我們Excel中如何實現(xiàn)這樣的一個多級聯(lián)動序列呢？
以二級聯(lián)動為例
建立一個兩級聯(lián)動的列表數(shù)據(jù)區(qū)域
建立一級下拉列表
1.在單元格中創(chuàng)建列表數(shù)據(jù)區(qū)域
2.選中索要限制的單元格區(qū)域
3.單擊數(shù)據(jù)選項卡
4.選擇數(shù)據(jù)工具組中的數(shù)據(jù)驗證
5.在驗證條件中的“允許”選擇【序列】
6.在“來源”中選擇我們第一步創(chuàng)建的列表數(shù)據(jù)的首行
7.創(chuàng)建列表數(shù)據(jù)名稱
1.選中列表數(shù)據(jù)區(qū)域
2.點擊公式選項卡
3.選擇【根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建】
4.只勾選【首行】即可，去掉其他的勾
5.點擊確定完成名稱的創(chuàng)建
這個時候我們可以在“名稱管理器”中看到我們定義的系別，以及每個系下方對應(yīng)的專業(yè)。
建立二級下拉列表
1.選中專業(yè)下面的單元格
2.單擊數(shù)據(jù)選項卡
3.選擇數(shù)據(jù)工具組中的數(shù)據(jù)驗證
4.在驗證條件中的“允許”選擇【序列】
5.在“來源”中輸入公式=INDIRECT()
6.在括號中選擇左側(cè)的單元格
7.注意，要去掉數(shù)字前面的【$】符號
然后我們來看看現(xiàn)在的表格，在系別這里點擊“財經(jīng)系”，然后在專業(yè)下方就會出現(xiàn)對應(yīng)的專業(yè)名稱。
快速填充區(qū)域
1.確認(rèn)無誤后，刪除單元格內(nèi)容
2.拖拽單元格右下角的填充柄
3.使所有被填充區(qū)域都建立二級下拉列表
二級聯(lián)動下拉列表完成以后，同樣的原理，三級聯(lián)動下拉列表也是建立在二級的基礎(chǔ)上，重復(fù)以上操作。同理，多級聯(lián)動下拉列表也是如此。
多級聯(lián)動下拉列表既提升了工作效率，又保證了數(shù)據(jù)不會錄入出錯。雖說無法使自己升值加薪，但是最起碼保證了自己不再夜夜加班，可以騰出晚上的時間出去約個會~
如果有什么小技巧想要學(xué)習(xí)，歡迎來后臺留言，大西萌將會在下一期專欄中會繼續(xù)為你們解答。
