春節(jié)將至，各家公司都開(kāi)啟了年會(huì)模式，每次在朋友圈看到別人家的年會(huì)，都會(huì)對(duì)自己家的年會(huì)充滿期待。那怎么樣才能辦好一場(chǎng)年會(huì)呢？

任何一場(chǎng)活動(dòng)分為前期準(zhǔn)備、中期執(zhí)行、后期總結(jié)這三大部分。

對(duì)于一場(chǎng)年會(huì)活動(dòng)，前期準(zhǔn)備又可以細(xì)分為籌備團(tuán)隊(duì)組建、活動(dòng)策劃書寫、根據(jù)策劃書籌備落地這3部分。

1.1--籌備團(tuán)隊(duì)組建

一場(chǎng)大型的年會(huì)活動(dòng)，通常需要從各個(gè)部門抽調(diào)人員組成一個(gè)小的籌備團(tuán)隊(duì)。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)或者CEO將年會(huì)的事情安排給到一個(gè)負(fù)責(zé)人開(kāi)始，負(fù)責(zé)人跟老板溝通好年會(huì)舉辦的大致時(shí)間后，首先需要給自己制定一個(gè)大的時(shí)間框架，主要包含團(tuán)隊(duì)組建完成時(shí)間--策劃完成時(shí)間--前期準(zhǔn)備完成時(shí)間。

明確好關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)后，立即開(kāi)展組建專門的籌備團(tuán)隊(duì)，推薦以O(shè)C小組的形式進(jìn)行團(tuán)隊(duì)組建，OC小組的含義為因活動(dòng)需要臨時(shí)組建負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)，活動(dòng)結(jié)束后團(tuán)隊(duì)人員隨即解散。

年會(huì)主負(fù)責(zé)人先擬出年會(huì)的籌備小組需要哪些角色的人員，每個(gè)角色對(duì)應(yīng)的職責(zé)是什么，然后可以通過(guò)郵件等方式向全公司員工進(jìn)行宣講，員工指定期限內(nèi)進(jìn)行自愿報(bào)名。負(fù)責(zé)人通過(guò)考核選定本次年會(huì)活動(dòng)的OC小組成員，這些人便構(gòu)成了此次年會(huì)的智囊團(tuán)隊(duì)。

通常來(lái)講一場(chǎng)年會(huì)活動(dòng)策劃團(tuán)隊(duì)需要包含活動(dòng)策劃人員、場(chǎng)地人員、平面設(shè)計(jì)人員、物料準(zhǔn)備人員、節(jié)目負(fù)責(zé)人員、視頻剪輯人員、財(cái)務(wù)人員、宣傳新媒體人員、各部門聯(lián)絡(luò)人員。以上為核心的OC小組成員，一個(gè)職位一人，然后自己再建立對(duì)應(yīng)項(xiàng)目的小組成員，小組成員通過(guò)公司內(nèi)部征集報(bào)名進(jìn)行篩選錄用。

1.2--活動(dòng)策劃書制作

策劃書的目的一方面是跟老板匯報(bào)，讓老板知道活動(dòng)的舉辦形式；一方面是理清活動(dòng)流程，活動(dòng)流程要細(xì)致到每一個(gè)時(shí)間點(diǎn)，每個(gè)人講的每一句話；一方面，也是最重要的一方面是通過(guò)策劃，給出預(yù)算計(jì)劃，預(yù)算包括物資的預(yù)算、經(jīng)費(fèi)的預(yù)算。

1.2.1--活動(dòng)背景及目的

活動(dòng)背景不用過(guò)多闡述，活動(dòng)目的主要闡述想通過(guò)本次年會(huì)活動(dòng)達(dá)到怎樣的目的，而和這個(gè)目的息息相關(guān)的就是本次年會(huì)的主題。有的公司是成立某十周年，有的公司是今年業(yè)績(jī)翻了幾十倍，有的公司可能是拿到了多少億的投資，有的公司可能是擴(kuò)張的一年，每個(gè)公司對(duì)于這一年的關(guān)鍵詞都不一樣，而年會(huì)目的就要結(jié)合年會(huì)的主題進(jìn)行闡述，對(duì)于不同的年會(huì)主題應(yīng)該給員工、給外界傳達(dá)什么樣的信息，都需要在目的中闡述清楚。

1.2.2--年會(huì)場(chǎng)地

在目的中闡述了年會(huì)的主題，所以接下來(lái)另一個(gè)重要的事項(xiàng)就是確定年會(huì)場(chǎng)地，場(chǎng)地又可以細(xì)分為場(chǎng)地的選擇、會(huì)場(chǎng)布置這兩大部分。

在真正落實(shí)去挑選場(chǎng)地之前，策劃階段我們需要確定場(chǎng)地選擇的標(biāo)準(zhǔn)：

1）會(huì)場(chǎng)形象標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)不同的公司目前所處的level位置，標(biāo)準(zhǔn)不同，如果是一般的創(chuàng)業(yè)型公司，標(biāo)準(zhǔn)可能是一個(gè)商圈的會(huì)場(chǎng)即可；如果是影響力比較大的公司，參會(huì)人數(shù)也比較多的情況下，會(huì)場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)可能就是會(huì)展中心或者一些比較著名的演出會(huì)場(chǎng)，這樣可能保證會(huì)場(chǎng)形象得以映襯公司的形象。

2）會(huì)場(chǎng)地理位置標(biāo)準(zhǔn)。同樣要看公司對(duì)于年會(huì)的接送服務(wù)如何，有的公司會(huì)提供大巴車接送服務(wù)，那這一項(xiàng)的權(quán)重可以適當(dāng)降低。但針對(duì)不提供接送服務(wù)的公司，一定好考慮到這一點(diǎn)，會(huì)場(chǎng)的地段是否比較偏，公司大部分員工前往這里需要的時(shí)間大概需要多久，有無(wú)地鐵站，有無(wú)公交車站，公交車的收班時(shí)間大概是多少，公交車站和附近的地鐵站有無(wú)公共站點(diǎn)提供換成，會(huì)場(chǎng)附近打車是否方便，會(huì)場(chǎng)是否方便尋找，等等，這些因素都需要考慮到。

3）會(huì)場(chǎng)內(nèi)部布置標(biāo)準(zhǔn)。前面兩點(diǎn)主要考慮會(huì)場(chǎng)外在的一些因素，通過(guò)外部的標(biāo)準(zhǔn)篩選出一些備用會(huì)場(chǎng)后，則需要根據(jù)內(nèi)部會(huì)場(chǎng)的布置標(biāo)準(zhǔn)在進(jìn)一步篩選可以成為年會(huì)會(huì)場(chǎng)的地方。
① 需要考慮到會(huì)場(chǎng)的接納量，能否容納參會(huì)人數(shù)，建議在參會(huì)人數(shù)基礎(chǔ)上上浮30%，因?yàn)槟陼?huì)期間一定會(huì)有一些團(tuán)隊(duì)互動(dòng)的一些活動(dòng)，為了在活動(dòng)時(shí)空間不會(huì)顯得擁擠，所以會(huì)場(chǎng)接納人數(shù)一定要大于參會(huì)人數(shù)。
② 舞臺(tái)效果是否可以達(dá)到預(yù)期效果，燈光可以如何控制、音效如何、燈全亮和燈全滅是什么效果。對(duì)于舞臺(tái)的搭建效果，需要在沒(méi)人的時(shí)候查看一次，另外還需要在會(huì)場(chǎng)充滿人的情況下查看一次，可能是其他公司或組織在使用會(huì)場(chǎng)的時(shí)候，看看他們的會(huì)場(chǎng)效果，這樣可以很好的預(yù)見(jiàn)自己公司使用這個(gè)會(huì)場(chǎng)時(shí)候的現(xiàn)場(chǎng)效果。
③ 更衣間與后場(chǎng)間是否可以一氣呵成，舞臺(tái)旁邊需要必備一個(gè)換衣間和后場(chǎng)間，可以使觀眾在沒(méi)有打擾的情況下享受整場(chǎng)年會(huì)。有的會(huì)場(chǎng)需要表演人員拿著衣服奔向場(chǎng)外的洗手間換衣服，然后在奔到舞臺(tái)兩旁進(jìn)行后場(chǎng)，一場(chǎng)年會(huì)下來(lái)，表演人員一直都在來(lái)回穿梭，是一個(gè)很差的體驗(yàn)。
④ 會(huì)場(chǎng)除就坐區(qū)域外，是否有可以提供員工拍照互動(dòng)的空余場(chǎng)地，也是會(huì)場(chǎng)內(nèi)部布置的一個(gè)關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)。一個(gè)好的會(huì)場(chǎng)可以有多扇門多個(gè)出入通道，以及與出入通道不沖突的員工拍照互動(dòng)區(qū)域。有的會(huì)場(chǎng)進(jìn)出只有一個(gè)通道，員工拍照墻也在這個(gè)通道上，導(dǎo)致進(jìn)出的人和拍照的人以及等待拍照的人擁擠在一塊，最后的結(jié)果就是拍照效率極低，員工的心情大打折扣，年會(huì)的口碑和質(zhì)量也大打折扣。
⑤其他還有一些小的選擇標(biāo)準(zhǔn)，如何會(huì)場(chǎng)的網(wǎng)絡(luò)情況、菜品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量等等，這些項(xiàng)目可以根據(jù)公司的自身情況加入選擇標(biāo)準(zhǔn)中。
策劃階段來(lái)講，一個(gè)會(huì)場(chǎng)內(nèi)部能達(dá)到以上幾條標(biāo)準(zhǔn)，就達(dá)到了一場(chǎng)年會(huì)基本的要求，可以納入會(huì)場(chǎng)的備用場(chǎng)地中。

通過(guò)年會(huì)場(chǎng)地的選擇標(biāo)準(zhǔn)的制定，就可以將年會(huì)活動(dòng)的會(huì)場(chǎng)進(jìn)行分塊設(shè)計(jì)。在年會(huì)場(chǎng)地最終沒(méi)有確定下來(lái)之前，不需要細(xì)致化的設(shè)計(jì)，可以初步的圖文結(jié)合的方式進(jìn)行描述每一個(gè)部分想要達(dá)到的效果，而為了更準(zhǔn)確更好的描述年會(huì)每一個(gè)環(huán)節(jié)和板塊要有的效果，就需要提前先制定一個(gè)年會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)流程。

1.2.3--年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)流程

年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的流程，顧名思義就是員工到達(dá)場(chǎng)地后的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)流程，這個(gè)流程最好是以時(shí)間軸表格的形式進(jìn)行制作。每一個(gè)時(shí)間點(diǎn)，對(duì)應(yīng)一個(gè)活動(dòng)內(nèi)容，時(shí)間點(diǎn)要具體到分鐘。

對(duì)于入場(chǎng)的流程，一定要考慮到人的流動(dòng)順序，不要讓參會(huì)者來(lái)回流動(dòng)，這會(huì)讓本來(lái)人就比較多的會(huì)場(chǎng)因?yàn)槿藛T的反復(fù)進(jìn)出，更加擁堵。比如合理的流程是參會(huì)者先排隊(duì)簽到，簽到完成后隨即入場(chǎng)就坐，然后再組隊(duì)進(jìn)行合影拍照。不合理的流程是先入場(chǎng)就坐，然后再出來(lái)排隊(duì)簽到，然后再到場(chǎng)外進(jìn)行拍照留念。這樣的安排就沒(méi)有遵循人的流動(dòng)順序，使得現(xiàn)場(chǎng)混亂不堪。

對(duì)于開(kāi)場(chǎng)前的流程，需要考慮到就坐的員工的體驗(yàn)，可以是放一些熱場(chǎng)曲，不過(guò)更好的方式則是播放一些視頻，這樣可以抓住入場(chǎng)員工的眼睛，同時(shí)也可以消遣他們的時(shí)間。視頻最好的這一年內(nèi)公司相關(guān)的一些視頻，可以是公司曾經(jīng)制作過(guò)的視頻，也可以是專門為本次年會(huì)制作的視頻，或者是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)大家的寄語(yǔ)，等等。播放這些視頻的好處是可以幫助員工醞釀情緒，老員工可以從中感受到更多的存在感，因?yàn)樗谶@一年與公司同奮進(jìn)，新員工可以從視頻中了解到公司這一年的發(fā)展，對(duì)公司的未來(lái)充滿期待，也可以趁機(jī)為自己打打雞血。一段簡(jiǎn)單的熱場(chǎng)視頻，恰恰可以將員工帶入年會(huì)的氣氛中，讓所有人都參與進(jìn)來(lái)。

對(duì)于致辭的流程，一場(chǎng)年會(huì)必定少不了對(duì)辛苦一年的員工的感謝，領(lǐng)導(dǎo)的致辭環(huán)節(jié)一定要安排的特別隆重，這是一個(gè)老板展示自己魅力的機(jī)會(huì)，這一年可能老板虐你千百遍，但是此時(shí)此刻的一句抒情可能就會(huì)讓我們?cè)俅伟牙习瀹?dāng)初戀。同樣，這也是一次員工了解老板的機(jī)會(huì)，很多員工平日里可能與老板都只有擦肩而過(guò)的機(jī)會(huì)，那這一次致辭便是讓所有員工來(lái)了解老板，愛(ài)上老板的機(jī)會(huì)。老板的致辭，一定要注意與員工的互動(dòng)，或者是同干一杯酒，或者是揭曉一個(gè)神秘大獎(jiǎng)，都會(huì)讓會(huì)場(chǎng)氣氛達(dá)到最高點(diǎn)。

提前先確定年會(huì)的會(huì)場(chǎng)流程，是為了幫助OC小組確定整場(chǎng)年會(huì)需要的物料大致有哪些、節(jié)目需要有多少個(gè)，每個(gè)節(jié)目時(shí)長(zhǎng)需控制在多長(zhǎng)時(shí)間范圍內(nèi)、互動(dòng)環(huán)節(jié)需要設(shè)置多少個(gè)，確定好以上內(nèi)容，才好做好各部門的節(jié)目通知工作、物料設(shè)計(jì)工作以及禮品采購(gòu)工作。

1.2.4--年會(huì)籌備時(shí)間表制作

在此之前已經(jīng)初步確定了年會(huì)場(chǎng)地的篩選標(biāo)準(zhǔn)、年會(huì)大致流程、需要準(zhǔn)備的節(jié)目數(shù)、物料清單、禮品清單，所以下一階段就是基于以上所有內(nèi)容制定籌備的整體時(shí)間軸。

每一個(gè)部分都需要細(xì)分成各個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)。
1）場(chǎng)地部分，細(xì)分為場(chǎng)地初篩節(jié)點(diǎn)、場(chǎng)地最終選定節(jié)點(diǎn)、會(huì)場(chǎng)布置初步效果圖節(jié)點(diǎn)、會(huì)場(chǎng)布置最終方案確定節(jié)點(diǎn)。
2）節(jié)目部分，細(xì)分為節(jié)目安排宣講節(jié)點(diǎn)、節(jié)目?jī)?nèi)容清單提交節(jié)點(diǎn)、節(jié)目素材提交節(jié)點(diǎn)、節(jié)目第一次彩排節(jié)點(diǎn)、節(jié)目第二次彩排節(jié)點(diǎn)。
3）人員部分，參與人員征集宣講節(jié)點(diǎn)、人員面試篩選節(jié)點(diǎn)、人員確定錄用節(jié)點(diǎn)、人員培訓(xùn)節(jié)點(diǎn)、人員對(duì)應(yīng)項(xiàng)目部分的工作內(nèi)容提交節(jié)點(diǎn)、人員模擬彩排節(jié)點(diǎn)。
4）設(shè)計(jì)部分，設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)宣講節(jié)點(diǎn)、設(shè)計(jì)素材提交節(jié)點(diǎn)、設(shè)計(jì)作品初審節(jié)點(diǎn)、設(shè)計(jì)作品定稿節(jié)點(diǎn)。
5）物料部分，物料提交節(jié)點(diǎn)、物料打印公司商務(wù)合作確定節(jié)點(diǎn)、物料制作完成節(jié)點(diǎn)、物料到位節(jié)點(diǎn)。
6）影音部分，影音標(biāo)準(zhǔn)宣講節(jié)點(diǎn)、影音素材提交節(jié)點(diǎn)、影音制作完成節(jié)點(diǎn)、影音彩排節(jié)點(diǎn)。
7）新媒體部分，新媒體計(jì)劃表節(jié)點(diǎn)、新媒體內(nèi)容評(píng)審節(jié)點(diǎn)。
8）串詞部分，串詞話術(shù)第一次確認(rèn)節(jié)點(diǎn)、串詞第二次確認(rèn)節(jié)點(diǎn)、主持人彩排節(jié)點(diǎn)、全場(chǎng)彩排節(jié)點(diǎn)。
9）技術(shù)支持部分，技術(shù)支持需求方案確定節(jié)點(diǎn)、技術(shù)實(shí)現(xiàn)節(jié)點(diǎn)、技術(shù)調(diào)試節(jié)點(diǎn)、技術(shù)彩排節(jié)點(diǎn)。

1.2.5--細(xì)化策劃方案

每一個(gè)部分都需要更加細(xì)化的制作執(zhí)行方案，只有在策劃部分將每一個(gè)環(huán)節(jié)的流程和標(biāo)準(zhǔn)都考慮地非常的完善，在真正執(zhí)行階段，才可以避免更少的出錯(cuò)。

1）場(chǎng)地部分前面已經(jīng)提到了場(chǎng)地的選擇和布置，在寫具體的執(zhí)行策劃的時(shí)候按照實(shí)際需求進(jìn)行描述即可。
2）節(jié)目部分是整場(chǎng)年會(huì)的重頭戲，如何把控節(jié)目的質(zhì)量成為了策劃和執(zhí)行中的關(guān)鍵部分，制定一個(gè)統(tǒng)一的節(jié)目標(biāo)準(zhǔn)，做好節(jié)目標(biāo)準(zhǔn)的宣講工作，可以提高各部門提交作品的質(zhì)量。在節(jié)目排練階段組建專門的節(jié)目審核指導(dǎo)小組，對(duì)各個(gè)部門的節(jié)目進(jìn)行有效的指導(dǎo)，可以進(jìn)一步的提升節(jié)目的質(zhì)量。在節(jié)目的排練期間如果能為員工統(tǒng)一提供排練的場(chǎng)地，也是可到好的節(jié)目質(zhì)量的保障。建議有兩次以上的彩排機(jī)會(huì)，第一次彩排重點(diǎn)在于指出問(wèn)題，第二次彩排重點(diǎn)在于串場(chǎng)合練。
3）影音部分也是如此，各個(gè)部門進(jìn)行提交的東西，都需要制定一個(gè)提交標(biāo)準(zhǔn)，多長(zhǎng)時(shí)間、什么內(nèi)容、橫拍還是豎拍，等等。這樣才能保證最后收到的影音作品不會(huì)五花八門，從而加大視頻剪輯的工作量。
4）新媒體部分，則是需要制定一個(gè)從年會(huì)前到年會(huì)結(jié)束后的長(zhǎng)期宣傳計(jì)劃，年會(huì)前如何來(lái)進(jìn)行傳播和預(yù)熱，年會(huì)后如何來(lái)進(jìn)行朋友圈的炫耀，具體應(yīng)該以什么樣的形式什么樣的內(nèi)容，都需要在策劃中體現(xiàn)出來(lái)。一場(chǎng)年會(huì)應(yīng)該是會(huì)讓員工感到很自豪的事情，誰(shuí)都想讓自己家公司成為別人家的年會(huì)，所以這部分新媒體工作在頭和尾起著很重要的作用。
5）串詞部分，不僅要考慮到將全場(chǎng)內(nèi)容串起來(lái)，如何與觀眾進(jìn)行互動(dòng)，如何把控好上下兩個(gè)節(jié)目的節(jié)奏，這兩項(xiàng)與串詞同樣重要。有的主持人上場(chǎng)讀完串詞，緊接著又是下一個(gè)節(jié)目，整場(chǎng)下來(lái)就像在趕場(chǎng)一樣，觀眾可能還回味在上一個(gè)節(jié)目的激情中，一下就被緊急拉往下一個(gè)節(jié)目，這樣的體驗(yàn)是很不好的。對(duì)于主持人來(lái)講，是要把控整場(chǎng)的節(jié)奏，將節(jié)目與觀眾連接起來(lái)，將自己與觀眾連接起來(lái)，將下一個(gè)節(jié)目與觀眾連接起來(lái)，為觀眾提供一個(gè)很好的觀看體驗(yàn)。

1.2.6--人員職責(zé)表

前面講到了整體的節(jié)點(diǎn)時(shí)間表、每個(gè)部分具體的節(jié)點(diǎn)時(shí)間表，每一個(gè)部分都是需要有專門的人進(jìn)行負(fù)責(zé)，所以一份人員職責(zé)表同樣很重要，職責(zé)表中應(yīng)包含每一個(gè)項(xiàng)目的主要負(fù)責(zé)人，以及相關(guān)職責(zé)參與人員。

每一個(gè)項(xiàng)目都有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的好處在于，可以更快地進(jìn)行決策，并推進(jìn)落實(shí)，每一個(gè)細(xì)分部分都有責(zé)任人，在于每一個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，都能責(zé)任到人，快速進(jìn)行解決。

在年會(huì)活動(dòng)當(dāng)天的人員職責(zé)表中一定要有一名場(chǎng)控人員，場(chǎng)控人員即控制全場(chǎng)的主要責(zé)任人，當(dāng)天的所有人員安排都需要聽(tīng)場(chǎng)控的，出了問(wèn)題第一時(shí)間找自己板塊的負(fù)責(zé)人，最后再找場(chǎng)控。也需要幾名機(jī)動(dòng)人員，機(jī)動(dòng)人員沒(méi)有明確的任務(wù)，哪里缺人，就往哪里去，同時(shí)也是為了應(yīng)對(duì)緊急情況的備用人員。

1.2.7--物資預(yù)算表

通過(guò)前面所有的策劃和預(yù)算，整個(gè)項(xiàng)目的物資需求以及預(yù)算需求基本都已經(jīng)清楚，整理一份物資表和預(yù)算表，可以很好的進(jìn)行項(xiàng)目成本的控制。

物資表要細(xì)致到物品的名稱、數(shù)量、單位、用處、存放處、管理/搬運(yùn)人員、是否已采購(gòu)、租借時(shí)間、歸還時(shí)間。這樣的一份表格才方便物資的使用與清點(diǎn)，每一件物資都責(zé)任到人。

預(yù)算表要細(xì)致到項(xiàng)目名稱、數(shù)量、單位、費(fèi)用、用處、有無(wú)發(fā)票、發(fā)票類型、對(duì)應(yīng)責(zé)任人。在預(yù)算審批以及報(bào)銷的時(shí)候才能輕松應(yīng)對(duì)老板和財(cái)務(wù)的疑問(wèn)。

1.2.8--備用方案

最后，一份優(yōu)秀的策劃方案應(yīng)該包含各種臨時(shí)問(wèn)題的應(yīng)急方案。例如預(yù)定的會(huì)場(chǎng)當(dāng)天無(wú)法使用如何解決，會(huì)場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)情況差如何解決，主持人出現(xiàn)臨時(shí)狀況無(wú)法主持如何解決，老板因?yàn)樘厥庠蜻t到或者無(wú)法到場(chǎng)應(yīng)如何解決，話筒老是出問(wèn)題如何解決，等等。

應(yīng)對(duì)各種情況都應(yīng)該制定相應(yīng)的planB，才會(huì)使組織者在遇到緊急情況的時(shí)候臨危不亂，從容處置。

到此為止策劃階段應(yīng)該算是完成了，按照工作時(shí)間來(lái)進(jìn)行預(yù)估，從OC小組的組建到完成策劃工作，應(yīng)該7個(gè)工作日內(nèi)可以完成。

接下來(lái)就是各個(gè)小組按照策劃內(nèi)容，進(jìn)行具體的落地執(zhí)行。天太冷，手已凍僵，后續(xù)再進(jìn)行更新......