年終到了，大家開始準(zhǔn)備年終總結(jié)，?現(xiàn)在可以求助網(wǎng)絡(luò)和社群得到一些幫助和指導(dǎo)意見。供應(yīng)鏈俱樂部采購微信群也開始討論起這個(gè)話題： 我到底如何來寫我的年終總結(jié)呢？
我今天分享了我的一些意見，正好可以把它總結(jié)一下，一個(gè)年度總結(jié)報(bào)告應(yīng)該要注意什么呢？
準(zhǔn)備年度總結(jié)前，首先要問自己我為什么要寫，即首先明確這一份年終總結(jié)的目的。?這份年度總結(jié)讀者是誰？?jī)H僅是你的直線老板，還是你老板的老板， 你的同事，甚至你的下屬？這份年終總結(jié)只是單向的報(bào)告，還是一次雙向的交流？年終報(bào)告會(huì)涉及你的升值加薪，個(gè)人發(fā)展，還僅僅是一個(gè)過場(chǎng)？ 目的不同，報(bào)告的中心思想就會(huì)有差別，而所要選取的素材和內(nèi)容一定也會(huì)有差別。
當(dāng)然年終報(bào)告也有其一般規(guī)律。年終總結(jié)免不了回顧過去，展望未來，具體而言就是：
1.? 一年工作的回顧總結(jié)：?過去一年業(yè)績(jī)狀況，相對(duì)設(shè)定年度考核目標(biāo)完成情況，沒有完成的主客觀原因，定量化信息為主； 過去一年工作計(jì)劃，例如流程和業(yè)績(jī)改善工作完成狀態(tài)和效果，定性化信息為主。
2.? 未來一年工作展望或計(jì)劃： 建議未來一年考核目標(biāo)和改善舉措，需要資源和支持。
做好年終總結(jié)，平時(shí)基礎(chǔ)很重要。 平時(shí)工作需要有詳細(xì)計(jì)劃和記錄。許多人平時(shí)一忙，整理歸納工作就拖延下來，到年終寫總結(jié)時(shí)就發(fā)愁了：
1. 年度工作缺乏詳細(xì)的實(shí)目標(biāo)和實(shí)施計(jì)劃。有些人未來一年的工作目標(biāo)是粗線條的， 甚至都談不上是目標(biāo)， 近似于喊口號(hào)，每年都差不多， 例如要加強(qiáng)供應(yīng)商管理，要提高供應(yīng)商質(zhì)量，具體要達(dá)成什么目標(biāo)？我們?cè)O(shè)立目標(biāo)必須遵循SMART原則： 具體的（Specific），可衡量的（Measurable），可達(dá)到的（Attainable）， 相關(guān)性(Relevant)，有截止期限的（Time-bound）。 而后要把目標(biāo)化解成更詳細(xì)的行動(dòng)計(jì)劃，這樣定期就可以評(píng)估自己計(jì)劃完成情況。不少采購人員平時(shí)事務(wù)性工作纏身，忙忙碌碌一年發(fā)覺年初的目標(biāo)沒有完成，與缺少一個(gè)詳細(xì)的計(jì)劃有一定關(guān)系。 磨刀不誤砍柴功，沒有持續(xù)的改善，我們的問題無法根本解決，工作效率無法提升，就會(huì)發(fā)覺自己一直很忙但就是原地轉(zhuǎn)圈地忙。
2. 平時(shí)不注重記錄總結(jié)是另外一個(gè)突出的問題。 忙了一年，又沒有什么突出的亮點(diǎn)，但又很想寫一些偉大的成就，就無從下筆了。平時(shí)的工作需要總結(jié)，例如月度報(bào)告，項(xiàng)目完成報(bào)告，平時(shí)工作計(jì)劃。自己體會(huì)寫月度工作匯報(bào)時(shí)，日程表的計(jì)劃非常幫助自己復(fù)盤自己一個(gè)月的工作內(nèi)容，如果一個(gè)月都需要這些記錄，做一年的復(fù)盤能缺少這些記錄嗎？??
年終總結(jié)，是一個(gè)非常好的雙向交流溝通機(jī)會(huì)。加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通，得到一些正面的反饋和對(duì)未來工作方向的肯定和支持，即使是有一些負(fù)面反饋但只要事實(shí)求是，而且領(lǐng)導(dǎo)的用意是積極的，虛心接受，或澄清誤會(huì)，同時(shí)也是一個(gè)改進(jìn)的機(jī)會(huì)，不要等到問題變嚴(yán)重了才去解決。年終總結(jié)，同時(shí)也是一個(gè)與團(tuán)隊(duì)交流溝通的機(jī)會(huì)，例如部門經(jīng)理報(bào)告會(huì)在公司例行會(huì)上交流， 增強(qiáng)了部門之間的溝通， 保持公司和部門目標(biāo)的一致，部門目標(biāo)之間的協(xié)同。 當(dāng)然年終總結(jié)也要肯定其他部門的支持，這都是工作成功的資源。 你的團(tuán)隊(duì)還包括你的下屬，年終總結(jié)可以讓團(tuán)隊(duì)認(rèn)識(shí)到企業(yè)和部門目標(biāo)和達(dá)成情況。我自己就有這樣的體會(huì)，在一次領(lǐng)導(dǎo)力培訓(xùn)后要中做360度反饋，我特意挑選與自己關(guān)系不是最親近的同事和下屬給反饋。我得到了許多有益的反饋，發(fā)現(xiàn)在他們眼里的我和自己認(rèn)為的我有差距，也看到了自己的不足， 這都是我可以改善的地方。如果我們認(rèn)識(shí)到年度總結(jié)的重要性， 我們平時(shí)就應(yīng)該加強(qiáng)月度總結(jié)，項(xiàng)目完成的總結(jié)。
年度總結(jié)報(bào)告的結(jié)構(gòu)也是大家掌握不好的地方，還是一貫的溝通原則： 金字塔原理，中心思想 (Key Message)在先，后續(xù)段落分明。文章太長(zhǎng)，開始需要一個(gè)概述(executive summary), 每一段落也是段落大意在先，論據(jù)在后。我們工作都離不開那些績(jī)效考評(píng)指標(biāo) (KPI)和改善舉措 (Initiatives)，這些目標(biāo)和認(rèn)為達(dá)成率及未來目標(biāo)，對(duì)于采購，通常有如下的目標(biāo)和任務(wù)：
1.? 成本:?? 年度成本目標(biāo)，降本目標(biāo)，現(xiàn)金周轉(zhuǎn)目標(biāo)
2. 質(zhì)量：?合格率，例如一次通過率，檢驗(yàn)合格率（包括PPM），質(zhì)量成本，也有用關(guān)鍵部件質(zhì)量指標(biāo)的
3. 準(zhǔn)時(shí)交貨率： 不同企業(yè)的評(píng)估方法有差異，主要在窗口期的定義差別很大，而且要能夠統(tǒng)計(jì)這些數(shù)據(jù)
4. 其他目標(biāo):? 內(nèi)部客戶滿意度目標(biāo)，也有一次性目標(biāo)，這包括了改善舉措的完成情況。例如某些專注供應(yīng)商的質(zhì)量改善情況的具體目標(biāo)達(dá)成率。?
年度總結(jié)寫的好，離不開年度計(jì)劃，你開始準(zhǔn)備下一年的工作目標(biāo)和計(jì)劃了嗎？它是SMART的嗎？同時(shí)采購看到我們?cè)O(shè)定的目標(biāo)與我們與供應(yīng)商設(shè)定的目標(biāo)有非常多的相似性， 我們是不是也可以用年度目標(biāo)，計(jì)劃和年度總結(jié)的方法來管理我們的供應(yīng)商呢？
