當(dāng)一個不幸降臨了，最好的辦法就是讓它盡快過去，這樣你才會騰出更多的時間去做更有價(jià)值的事情，你才會活得更有效率，更有好心情。——于丹

前面的文章說了很多關(guān)于時間和效率的問題，本來是想跳出這個圈寫點(diǎn)兒別的什么。今天在后臺看到有位朋友的留言，說老板總是臨時指派任務(wù)，經(jīng)常在時間緊迫地時候做一推工作，還必須在deadline之前完成項(xiàng)目。

結(jié)果事情也是不盡人意，如何在最后期限里又快又好的完成任務(wù)？苦惱不已......所以明叔決定在這里再和大家探討一下。

如果我問你：對于最后期限的任務(wù)，你是要快還是要好，你肯定會說：當(dāng)然是又快又好了！可是實(shí)際情況，并不如你想的那樣，大多時候是在與時間賽跑，匆匆忙忙地做工作。

那么，如何在設(shè)定的deadline之前保證工作又快又好的完成呢？

這里明叔就先解釋一下“逆向思維”這個概念。

比如說，你要在6.18日舉行一場大型會議，那你就需要在6.17日向所有參加人員發(fā)送最終郵件，確認(rèn)時間、地點(diǎn)等；還要檢查現(xiàn)場的設(shè)備和餐飲是否都到位。

再往前推，6.15日要準(zhǔn)備好會以所需要的所有材料；6.13日再次確認(rèn)已預(yù)訂的設(shè)備；那么6.11日預(yù)訂餐飲茶點(diǎn)......

就像這樣，進(jìn)行逆推，將一個大的時間段分解成一段一段小的時間段，可能有些步驟里面的內(nèi)容不在你的管轄之內(nèi)，但是不影響你給每個步驟限定日期，合理地安排任務(wù)進(jìn)行管理。

但是，實(shí)際情況中，可能總有大大小小的意外發(fā)生，擾亂你的計(jì)劃。

比如：某位重要會議人員突然病了，某家供貨商突然沒貨了，印刷資料里突然發(fā)現(xiàn)了個大錯誤，不得不重新做，等等。所以說，你是時間計(jì)劃里必須要提前考慮這些意外的因素。

其次，規(guī)劃安排中要有時間值的估算。比如有的人在以前的任務(wù)中對時間的估算總是少20%，那么在之后的任務(wù)中就要多加20%或者更多的時間。

如果你想對時間把握的更準(zhǔn)確一點(diǎn)，那就在正常的時間段上再增加10%的時間。對于領(lǐng)導(dǎo)或者合作客戶而言，他們所想要的驚喜一定是你提前完成任務(wù)，而不是錯過最后期限。

說到這里，我突然想到之前看到過的“3D原則”，即：Delete、Delegate、Do，翻譯過來就是跳過、委派、執(zhí)行。

比如說，你在時間比較倉促的情況下要去完成一項(xiàng)任務(wù)，先按照上面的方法把它細(xì)化成小的步驟，如果這一步驟對你來說無關(guān)緊要，那就可以跳過，不必去做。

如果其他人比你做的更快更好更節(jié)約成本，那就委派他人去做；否則就是要自己用心去執(zhí)行。

剛剛我們一直在說如何在最后期限完成一項(xiàng)任務(wù)，那有人就問了，如果是好幾個任務(wù)趕在一起，怎么辦呢？

第一步，規(guī)劃你要實(shí)現(xiàn)每個步驟的時間。通過這種方式，你可以對項(xiàng)目進(jìn)行排列，了解自己在某個時間段里需要完成的活動的集合。

第二步，把相同的活動安排在一起。記住，是按活動來，而不是按照項(xiàng)目來安排。

第三，主動尋找能夠運(yùn)用在其他項(xiàng)目上的方法。因?yàn)楹芏嗍挛锒加邢嗨菩缘模词故遣幌嗤膬杉挛?，也不影響在他們之間架起橋梁。

第四，利用一個項(xiàng)目的間歇時間，去促進(jìn)另一個項(xiàng)目的進(jìn)展。在間歇時間里，看看自己的規(guī)劃表，其他項(xiàng)目是否有可以做的活動。

當(dāng)然如果有選擇的余地，最好把幾個項(xiàng)目錯開時間，這樣他們各自的deadline就不會離得太近。

畢竟當(dāng)我們同時做兩件事情的時候，我們沒法兒將其中的任何一件，做得和我們傾注全部精力做一件事時一樣好。

不知道今天說的有沒有幫助到這位朋友，大家如果有好的意見和建議，可以后臺留言，一起解答她的困惑。