生活中，不論是學(xué)校還是職場，各類大小會(huì)議真是層出不窮，在社會(huì)各類競爭如此激烈的當(dāng)下，還有什么比大好時(shí)間被各類低效會(huì)議霸占更讓人傷神的呢？準(zhǔn)確說是傷身和焦慮！
我想你一定經(jīng)歷過那種長時(shí)間抵消會(huì)議之后那種身心俱疲的感覺，那是一種注意力和精力被消磨殆盡的感覺。今天，在經(jīng)歷了一天低效的會(huì)議之后，我想坐下來思考下高效會(huì)議的秘密。
上一篇已經(jīng)分享過了Amazon利用備忘錄來保證高效會(huì)議的例子，但是他不適用于很多情況，因此想探討下傳統(tǒng)會(huì)議模式下，可以有哪些改正。
在開始之前，我想先邀請你做一個(gè)訓(xùn)練，現(xiàn)在先在腦海里回憶下,你最近的一次會(huì)議：它是怎么樣進(jìn)行的？誰主持的？有誰參與了會(huì)議發(fā)言？持續(xù)了多久？會(huì)議效果如何？你有什么收獲嗎…
接下來是更為重要的一步，打開新的備忘錄或者筆記本，假設(shè)你是會(huì)議的組織人，你會(huì)如何組織一場更高效的會(huì)議？
如果你寫下了這個(gè)過程，再看后面的文章或許會(huì)更加有共鳴，當(dāng)然，也可能你的思路比我更好。因?yàn)椋钪攸c(diǎn)的是你的思考過程。
文章是站在會(huì)議策劃人/組織者視角。
01
開會(huì)前，最重要的是首先明確為什么要開會(huì)？其次，要明白參與會(huì)議的不同人所扮演的角色。
開會(huì)應(yīng)該是為了解決一個(gè)共同問題為出發(fā)點(diǎn)，那么非常重要的一點(diǎn)是事先通知會(huì)議目的。那些提倡與會(huì)人員即使對某個(gè)問題提出看法，進(jìn)行頭腦風(fēng)暴是非常低效的，更合理的方式應(yīng)該是開會(huì)時(shí)候針對問題對已經(jīng)成行的想法各抒己見，按照問題的核心找出最佳解決方案。
而那些布置任務(wù)式的會(huì)議，是讓人難受的，沒有人喜歡被動(dòng)接受，或許有時(shí)候確實(shí)只需要布置任務(wù)，那么最高效的方式應(yīng)該是以郵件的方式準(zhǔn)確傳遞，在郵件中，清晰的界定清楚責(zé)任人、責(zé)任范圍、截止時(shí)間、任務(wù)實(shí)現(xiàn)途徑、目標(biāo)效果等等。
總之，我們應(yīng)該是為了解決共同目標(biāo)，清晰明確問題才召開會(huì)議，否則只會(huì)是低效而拖沓的。
02
會(huì)議需要一個(gè)優(yōu)秀的主持人、引導(dǎo)者或者說組織者。會(huì)議組織者的主要任務(wù)是負(fù)責(zé)貫穿會(huì)議的主線保證討論不跑題，及時(shí)調(diào)節(jié)會(huì)議的氣氛，把握會(huì)議的進(jìn)度，控制參會(huì)人員發(fā)言的時(shí)間長度，保證每位參會(huì)人員的參與。
會(huì)議主持人很大程度上決定了會(huì)議的質(zhì)量和效率。會(huì)議策劃人應(yīng)該在會(huì)議開始時(shí)，清晰簡練的介紹會(huì)議任務(wù)，問題清晰描述，會(huì)議議程以及會(huì)議目標(biāo)等。在會(huì)議過程中，主持人應(yīng)該做好相應(yīng)的筆記，即時(shí)根據(jù)討論的進(jìn)程推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程，做好承上啟下的作用。在會(huì)議最后，把握好時(shí)間，預(yù)留好給自己總結(jié)的時(shí)間，總結(jié)會(huì)議成果，并在會(huì)議結(jié)束之后的最短時(shí)間內(nèi)及時(shí)將會(huì)議內(nèi)容以郵件的形式發(fā)送給與會(huì)相關(guān)人員，推進(jìn)會(huì)議成果的進(jìn)行或者安排好下一次的會(huì)議內(nèi)容。
會(huì)議不僅僅是為了形式本身，因此會(huì)議結(jié)束之后的結(jié)果推進(jìn)才是會(huì)議的核心。要格外重視。
特別說一句，如果能夠?qū)?huì)議成果根據(jù)不同參與人員的權(quán)責(zé)，單獨(dú)發(fā)送各自版本則是最佳了?？傊?，這些細(xì)節(jié)上，可以做的事情可以更多。（當(dāng)然，很多時(shí)候會(huì)議主持和會(huì)議記錄往往不是一個(gè)人，各自分工當(dāng)然效果更佳了?。?/p>
因此，會(huì)議主持人應(yīng)該是思維清晰、邏輯分明的。
03
高效會(huì)議還需要注意的：
1. 提前安排好會(huì)議室，不臨時(shí)更改會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)，確保設(shè)備完好無故障，準(zhǔn)備好會(huì)議所需材料，這是會(huì)議組織者的基本素養(yǎng)；
2. 會(huì)議是嚴(yán)肅的，強(qiáng)調(diào)時(shí)間意識(shí)。任何會(huì)議召開都應(yīng)該是嚴(yán)肅，專業(yè)的；（這里不包含例外的茶話會(huì)之類的）必須確保會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開始，按時(shí)結(jié)束（當(dāng)然，提前更好，紅線是絕不拖延時(shí)間）；
3. 認(rèn)真傾聽他人，保證正確他人的前提下才去反駁別人；
4. 會(huì)議時(shí)間不宜過長，20-30min最佳；
5. 避免“程式化會(huì)議”，都21世紀(jì)30年代了，還要搞形式主義那一套嗎？
6. 會(huì)議過程一定是討論具體的事情，當(dāng)會(huì)議討論跳脫到宏觀層面泛泛而談的時(shí)候，主持人要及時(shí)提醒；
7. 避免干擾，在《燃點(diǎn)》紀(jì)錄片中，會(huì)發(fā)現(xiàn)當(dāng)前很多互聯(lián)網(wǎng)公司在開會(huì)時(shí)候有很多有趣的現(xiàn)象，桌子上擺滿了零食等等，像是座談會(huì)。我認(rèn)為是不合適的，正如上面提到的，會(huì)議是嚴(yán)肅的，效率才是關(guān)鍵，座談會(huì)大可以等高效會(huì)議之后盡情享受；
8. 高效會(huì)議，人人有責(zé)，不僅是對自己的時(shí)間負(fù)責(zé)，更是對團(tuán)隊(duì)所有人負(fù)責(zé)；
9. 會(huì)議務(wù)必避免外界干擾，包括手機(jī)鈴聲、它人闖入（可以借助智能工具，會(huì)議室外面顯示屏）等等，還是歸結(jié)到大家對于會(huì)議嚴(yán)肅性的認(rèn)知，以及以往對于會(huì)議的重視程度；
10. 再次提醒，會(huì)議結(jié)果，以及結(jié)果分工一定要及時(shí)follow！會(huì)議一定是閉環(huán)的。另外，會(huì)議結(jié)果分工應(yīng)該是細(xì)化，可衡量，具體的、可執(zhí)行的！
11. 關(guān)于會(huì)議記錄，還要提醒的一點(diǎn)是對于某一個(gè)項(xiàng)目的會(huì)議記錄形成一個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行管理，比如郵件的規(guī)范、可追溯等等。
04
以上是會(huì)議組織方的事項(xiàng)，下文簡單說下對于參會(huì)者，該注意些什么？
1. 提前了解會(huì)議內(nèi)容，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備。
2. 會(huì)議過程清空自己，全身心加入到會(huì)議中來，不專心的參與會(huì)議那為何浪費(fèi)這個(gè)時(shí)間呢？
3. 對于結(jié)果及時(shí)推進(jìn)和執(zhí)行！
關(guān)于高效的會(huì)議是一門復(fù)雜的系統(tǒng)，需要在實(shí)踐中不斷的思考和改善，每個(gè)人參與會(huì)議的人都有責(zé)任共同推進(jìn)會(huì)議更高效的改進(jìn)，畢竟工作是自己的，時(shí)間也是自己的，珍惜時(shí)間，人人有責(zé)！
最后，推薦一本書《羅伯特議事規(guī)則》，據(jù)說當(dāng)年孫中山先生非常膜拜本書，試圖克隆此方法用于同盟會(huì)的開會(huì)原則?？傊Ｍ軌蚪o你帶來更多啟發(fā)。
