100天寫作計(jì)劃 第38天
文/于水水小玩子
最近很多人總夸我行動(dòng)力超強(qiáng)，每每聽到我都訕笑著為自己捏一把汗。其實(shí)半年前我還以拖延癥自居——永遠(yuǎn)加班，永遠(yuǎn)干不完活。
其實(shí)為了做好所謂的時(shí)間管理、任務(wù)管理，我基本用過app store里80%以上看得過去的效率管理軟件，但每一個(gè)都是剛開始新鮮，最長(zhǎng)的也就堅(jiān)持了3周。到現(xiàn)在除了之前寫過的habitica還偶爾被我用在個(gè)人任務(wù)上，其他付費(fèi)的免費(fèi)的都一概卸載了。
今年6月起，我徹底放棄了所有APP，為自己設(shè)計(jì)了一款excel表格。經(jīng)過自己4個(gè)月的使用，以及中途安利給其他同事后得到的反饋，覺得還是挺值得分享的一個(gè)小經(jīng)驗(yàn)，今天詳細(xì)拆解給大家。
如果你也一直因?yàn)楣芾砉ぷ魅蝿?wù)搞得暈頭轉(zhuǎn)向，歡迎一起試試看。
早起計(jì)劃
上圖就是我早上（勤奮的時(shí)候就是前一天晚上）梳理待辦事項(xiàng)的表格。在“今日計(jì)劃”后，綜合考慮重要和緊急程度依次填好需要做的事情——這是最基本的、也是所有任務(wù)管理軟件都要有的功能。
但這款任務(wù)管理表還有以下幾個(gè)小心機(jī)：
1、最大的特點(diǎn)其實(shí)是第三列——預(yù)計(jì)完成時(shí)間。
在一早或者前一天晚上做計(jì)劃時(shí)，就評(píng)估好完成每個(gè)任務(wù)的預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)，是掌控工作時(shí)間、順利完成任務(wù)的根本。
估算時(shí)間時(shí)有一個(gè)注意事項(xiàng)是，一定要計(jì)算“溢出時(shí)間”，而不是最少時(shí)間。
比如如果寫文案這個(gè)任務(wù)前面需要至少30分鐘進(jìn)入狀態(tài)，后面才有可能2小時(shí)寫完，那就一定要算成2.5小時(shí)；
或者如果處理發(fā)票報(bào)銷這事對(duì)你非常消耗，雖然貼發(fā)票這個(gè)過程只要20分鐘，但整個(gè)流程做完你至少要恢復(fù)個(gè)半小時(shí)才能正常干活，也一定要把這半小時(shí)算進(jìn)任務(wù)里。
我自己的經(jīng)驗(yàn)是，啟動(dòng)時(shí)間、恢復(fù)時(shí)間、某些任務(wù)中不可避免的發(fā)呆時(shí)間、某些溝通中時(shí)常發(fā)生的無效嘮嗑時(shí)間，都要計(jì)算到預(yù)計(jì)時(shí)間里——既然它們一定會(huì)發(fā)生，那當(dāng)然要算，只算完美情況下的完成時(shí)間，會(huì)讓你過高估計(jì)自己的實(shí)力，最后發(fā)現(xiàn)做不完，產(chǎn)生挫敗感。
以及其實(shí)沒有人可以每一分每一秒都全情投入工作的，與其忽視掉必須浪費(fèi)的時(shí)間，不如充分考慮到，讓自己的時(shí)間管理更可控。
2、預(yù)計(jì)時(shí)間后，計(jì)算所有任務(wù)用時(shí)的加和
這個(gè)單拿出來說，是因?yàn)檎娴暮苤匾２患雍?，估算時(shí)間這個(gè)小心機(jī)的作用基本就沒法體現(xiàn)了。
以8小時(shí)工作制來算，一般匯總加和后會(huì)有三種情況：
①用時(shí)大大超過8小時(shí)：
此時(shí)需要警惕，如果超過14小時(shí)，一定要注意任務(wù)安排是否合理。如果是長(zhǎng)期每天超過14小時(shí)，更需要及時(shí)尋求改變，否則時(shí)間長(zhǎng)了容易崩盤；
如果是發(fā)現(xiàn)任務(wù)量在10、12小時(shí)左右，務(wù)必提醒自己今天需要刻意集中精力，否則基本搞不定，很容易把事情拖到第二天。
②用時(shí)基本是8小時(shí)：
這樣的情況比較不錯(cuò)，看你自己的風(fēng)格，選擇以下兩種策略：
一是明白只要好好干活就有機(jī)會(huì)準(zhǔn)時(shí)下班，那就不要把白天的時(shí)間隨意消耗，而是要抓緊行動(dòng)，給自己個(gè)完整的晚上去做點(diǎn)更有意思或有意義的事；
二是感覺壓力不大，愿意加加班，把之前想過的“重要又不緊急”的事情拿出來一件放到這天做，為以后積蓄競(jìng)爭(zhēng)力。
③用時(shí)完全低于8小時(shí)：
這也是有兩種策略：
如果是經(jīng)常發(fā)生這樣的情況，請(qǐng)慎重思考你是否還要在這個(gè)崗位上工作下去。生命還是挺寶貴的……干嘛一定要拿來浪費(fèi)呢？
如果是偶爾出現(xiàn)這樣的情況，恭喜你撈到一天放松日。是的。人沒法一直繃在弦上，如果你在緊張的工作中突然發(fā)現(xiàn)有某天任務(wù)量輕松，正好可以悠閑的做事，給自己喘口氣的機(jī)會(huì)。
3、把“今日計(jì)劃”和“臨時(shí)新增”分別列表
理論上來講，你應(yīng)該在一天開始之前就對(duì)計(jì)劃心里有數(shù)，臨時(shí)新增太多，要么說明你自己做計(jì)劃的能力有待提升；要么說明你沒法控制自己的工作，只能讓別人來控制。
把今日計(jì)劃和臨時(shí)新增分開列，一是能讓你自己了解自己的工作掌控程度，二是也可以有技巧的把表單信息共享給領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)他發(fā)現(xiàn)自己經(jīng)常派一些臨時(shí)的任務(wù)給你，打亂了你的節(jié)奏，也會(huì)倒逼他更多選擇提前溝通好，少一些隨機(jī)安排。
4*、把計(jì)劃共享給領(lǐng)導(dǎo)和同事
這一點(diǎn)看各自公司的需要。因?yàn)槲覀儽緛砭陀忻刻煸缟显谵k公群內(nèi)匯報(bào)自己今天最重要的三件事的習(xí)慣，所以我后來就直接把表格截圖分享給大家。
這樣對(duì)自己來說是尋求個(gè)群體監(jiān)督，保證自己能在適度壓力的情況下認(rèn)真完成；對(duì)大家來說也能理解你的任務(wù)安排及時(shí)間松緊程度，這樣更知道如何配合與合作。
晚上總結(jié)
每完成一項(xiàng)任務(wù)，就在表格里做好記錄，一天結(jié)束，這張表格也應(yīng)該填寫的差不多了，最后呈現(xiàn)出來的就是一天的總結(jié)：
1、把實(shí)際用時(shí)和預(yù)計(jì)用時(shí)做比對(duì)，看看有沒有自己總是估計(jì)失誤的任務(wù)類型，讓以后的預(yù)估更準(zhǔn)確，對(duì)時(shí)間的掌控性更強(qiáng)；
2、標(biāo)記完成情況和具體進(jìn)展；
3*、視自身需要，把匯報(bào)發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)或同事。
附：未來升級(jí)
我自己本來只用這個(gè)表格管理工作，生活上的事項(xiàng)如有需要都會(huì)放到habitica去記錄。但未來會(huì)把表格中加入一個(gè)“小確幸”，當(dāng)然，時(shí)間不會(huì)和其他工作任務(wù)加和，只是放在這里，把一整天的生活點(diǎn)亮，也能更好的支持工作的完成。
（不了解什么是小確幸的同學(xué)，可以點(diǎn)擊這一篇，看第3點(diǎn)補(bǔ)課~）
以上就是我和懶癌作斗爭(zhēng)的神奇裝備，雖然看起來不起眼，但真的是把“好刀”。
雖然這世上每個(gè)人都各不相同，沒有一個(gè)方法可以適用所有人。但隨著你用過越來越多的方法，你也會(huì)越來越了解自己的需要。
這樣有一天，你也可以創(chuàng)造出屬于自己的趁手兵器。
ps. 如果你也掌握了什么“獨(dú)門暗器”，可以是APP，可以是小方法，都?xì)g迎留言區(qū)推薦給我還有大家哦~
于水水小玩子，做過各個(gè)種類的運(yùn)營(yíng)，熟悉職業(yè)發(fā)展&個(gè)人成長(zhǎng)領(lǐng)域，熱衷于讓產(chǎn)品在手里從0.5到100。
目前擔(dān)任「古典古少俠」助理，訂閱專欄《超級(jí)個(gè)體》運(yùn)營(yíng)。
未來還有更多「運(yùn)營(yíng)手記」與「成長(zhǎng)方法」和大家分享，歡迎關(guān)注。
