在當(dāng)今時(shí)代，隨著社會(huì)分工越來越精細(xì)，導(dǎo)致需要多個(gè)組織、部門、崗位之間互相協(xié)作的工作任務(wù)越來越多，而會(huì)議在這其中也扮演著越來越重要的角色。據(jù)統(tǒng)計(jì)，職場(chǎng)人士約有37%的工作時(shí)間都用來參加各種各樣的會(huì)議。但是，這其中約50%的時(shí)間因?yàn)闀?huì)議的低效被浪費(fèi)掉了。（數(shù)據(jù)來源：A study of trends, costs, and attitudes toward business travel and teleconferencing, and their impact on productivity ，https://e-meetings.verizonbusiness.com/global/en/meetingsinamerica/uswhitepaper.php）

那么，如何才能讓我們的會(huì)議變得高效呢？與大家分享以下高效會(huì)議的黃金法則。

準(zhǔn)備、準(zhǔn)備、再準(zhǔn)備

要想會(huì)議變得高效，會(huì)前的準(zhǔn)備怎么強(qiáng)調(diào)都不過分。就一場(chǎng)會(huì)議而言，良好的會(huì)前準(zhǔn)備是成功的一半。那么，我們需要做哪些方面的準(zhǔn)備呢？

1. 明確目標(biāo)

在做會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)，最重要的一點(diǎn)就是要明確會(huì)議目標(biāo)，我們開這個(gè)會(huì)議到底是為了什么？是為了頭腦風(fēng)暴得到一個(gè)解決方案？還是為了形成一項(xiàng)決議？或者是制訂一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃？又或者僅僅是獲取項(xiàng)目的最新進(jìn)展？

如果沒有目標(biāo)，先不說會(huì)議開得是否高效，我們可能連這個(gè)會(huì)議開的是成功還是失敗都無法評(píng)判。

在明確目標(biāo)后，我們還需要更進(jìn)一步思考：是不是說一定要通過開會(huì)才能達(dá)到我們的目標(biāo)？是否通過郵件、電話或者與相關(guān)人員的私下溝通更高效？

2. 確定流程、人員、時(shí)間、資料、開會(huì)方式（地點(diǎn)）

如果確認(rèn)我們的目標(biāo)必須要開會(huì)才能達(dá)成，就需要做進(jìn)一步的準(zhǔn)備：

首先要根據(jù)我們的目標(biāo)對(duì)會(huì)議流程進(jìn)行細(xì)化，需要想清楚先討論什么，后討論什么，每一個(gè)議題大約的時(shí)長(zhǎng)，應(yīng)該有哪些人參會(huì)，誰做為主持人控制整個(gè)會(huì)議流程，應(yīng)該征求誰的意見和建議，誰應(yīng)該拍板做最終的決定，參會(huì)的人要知道哪些信息和資料，采用何種開會(huì)的方式，是必須當(dāng)面開會(huì)，還是說視頻或電話會(huì)議也可以？當(dāng)然，如果對(duì)于會(huì)議流程的某些細(xì)節(jié)點(diǎn)拿不準(zhǔn)，則需要找領(lǐng)導(dǎo)或者更有經(jīng)驗(yàn)的同事求助，確保我們的會(huì)議流程是可行的；

把上述會(huì)議流程的細(xì)節(jié)點(diǎn)考慮清楚以后，就可以確定會(huì)議的總時(shí)長(zhǎng)，并初步確定幾個(gè)會(huì)議召開的時(shí)間點(diǎn)，去約參會(huì)人員的時(shí)間（優(yōu)先約關(guān)鍵人物的時(shí)間），最終確定會(huì)議時(shí)間后，還需要預(yù)約會(huì)議地點(diǎn)或者會(huì)議設(shè)備。（很多公司內(nèi)部視頻或電話會(huì)議系統(tǒng)也是需要預(yù)約的）

3. 發(fā)出安排和相應(yīng)資料

確定上述內(nèi)容后，即可發(fā)出會(huì)議安排。除通知到相關(guān)參會(huì)人會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)以外，更重要的是要明確會(huì)議的目標(biāo)、流程和時(shí)長(zhǎng)，并且參會(huì)人所需提前了解的信息和資料也需要一并發(fā)出。下文的會(huì)議安排模板供大家參考。相關(guān)會(huì)議安排及資料至少在會(huì)前24小時(shí)發(fā)出，讓所有參會(huì)人員做到有備而來，有想法、有腹稿、有參與度，比如針對(duì)某一問題尋找解決方案的會(huì)議要求參會(huì)人至少提供一種解決問題的思路或建議；

按規(guī)矩開會(huì)

上述會(huì)前充足準(zhǔn)備已經(jīng)為會(huì)議的高效進(jìn)行打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，但是這還不足夠，在正式開會(huì)時(shí)，我們還需要遵守以下規(guī)矩：

1. 開場(chǎng)

在開場(chǎng)時(shí)需要再次強(qiáng)調(diào)本次會(huì)議的目標(biāo)，并明確會(huì)議子流程/主題和時(shí)長(zhǎng)，最好把前面的會(huì)議安排投出來或?qū)懙桨装迳?，要讓每個(gè)參會(huì)人都要有清晰的目標(biāo)感，圍繞目標(biāo)促成行動(dòng)；

2. 討論

在討論過程中，需要不斷去澄清并確認(rèn)各方的觀點(diǎn)。當(dāng)大家意見僵持不下，或者眾說紛紜的時(shí)候，要推動(dòng)各方達(dá)成協(xié)議。比如，投票（少數(shù)服從多數(shù)）或者直接請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)拍板。

3. 總結(jié)

會(huì)議結(jié)束時(shí)，要做出總結(jié)，總結(jié)時(shí)要符合SMART原則，比如我們今天的會(huì)議做了什么決定，在這個(gè)決定中，每個(gè)人的任務(wù)是什么，什么時(shí)間完成，以及下一次的跟進(jìn)計(jì)劃等等；

4. 其他

a. 遵守會(huì)議時(shí)間安排

不要遲到，發(fā)言時(shí)控制時(shí)長(zhǎng)；

b. 保持專注

除因?yàn)橐队盎蛘咦鰰?huì)議紀(jì)要必須要帶電腦的人員外，其余人員參會(huì)時(shí)不要帶電腦；手機(jī)靜音，開會(huì)時(shí)不要玩手機(jī)；不要吃飯或做其他與會(huì)議無關(guān)的事；

c. 尊重他人

不要輕易打斷別人，不要否定他人，注意溝通策略；

會(huì)議的結(jié)束并不是真正的結(jié)束

會(huì)議結(jié)束后，還有重要的兩件事要做：

1. 編寫并發(fā)送會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議都應(yīng)該編寫會(huì)議紀(jì)要（看過電影《繡春刀2》就會(huì)明白會(huì)議紀(jì)要的重要性），尤其是總結(jié)的部分，要落實(shí)到書面，以便后續(xù)跟蹤執(zhí)行情況。
會(huì)議紀(jì)要編寫完成后，要發(fā)給參會(huì)人及未參會(huì)的關(guān)鍵干系人（比如相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)）。

2. 復(fù)盤

每次會(huì)議結(jié)束后，需要對(duì)會(huì)議的整個(gè)過程進(jìn)行復(fù)盤，找出哪些地方做的比較好，哪些地方需要改進(jìn)，這樣才能不斷進(jìn)步；

上述就是要分享給大家的高效會(huì)議的黃金法則，請(qǐng)大家相信，知道這些開會(huì)的效率就可以得到長(zhǎng)足的提升--這事是不可能發(fā)生的。知道并不重要，做到才重要。哪怕只是做到其中的一點(diǎn)。