【硬核公文】時(shí)間不宜作為公文的主體順序
時(shí)間順序很清晰，但大量信息無(wú)法納入時(shí)間框架，不宜作為全文宏觀結(jié)構(gòu)的線(xiàn)索。
今天探討很重要的一個(gè)話(huà)題：如何安排公文主體順序。
通俗的理解就是，先寫(xiě)什么，后寫(xiě)什么。
是否可以按照工作的時(shí)間先后順序來(lái)寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容呢？
前兩天看到了一個(gè)學(xué)校的放假通知，是這樣寫(xiě)的。
其中有不少瑕疵，最突出的問(wèn)題是：
分條列項(xiàng)太多了，竟然列了11條。
放假安排這個(gè)事務(wù)相對(duì)簡(jiǎn)單，幾百字的小公文，有必要列這么多條目嗎？
內(nèi)容太零散瑣碎了吧！
為什么這么零碎呢？
再仔細(xì)一看，原來(lái)主體內(nèi)容是按照日期時(shí)間先后順序，分別表述的。
從放假前布置考場(chǎng)寫(xiě)起，一直寫(xiě)到了春節(jié)后學(xué)生報(bào)到。
這樣寫(xiě)的優(yōu)點(diǎn)是，條理清晰。
恐怕也只有這一條優(yōu)點(diǎn)了，
缺點(diǎn)同樣非常清晰。
轉(zhuǎn)換一個(gè)角度，角色轉(zhuǎn)變到讀者視角。
假如讀者是一個(gè)學(xué)生，他最關(guān)注的內(nèi)容是什么？什么時(shí)候放假，什么時(shí)候開(kāi)學(xué)，能否在通知中一下子抓到想要的信息呢？
假如讀者是一名老師，他最關(guān)注的又是什么？能否迅速找到與自己有關(guān)的信息呢？
恐怕都不是那么容易的。
讀者的閱讀體驗(yàn)很不好。
正好，某單位前段時(shí)間也發(fā)了一份類(lèi)似的通知。
大家看，就沒(méi)有按照時(shí)間去組織全文內(nèi)容，
而是根據(jù)不同工作、不同人員，劃分了幾個(gè)大的部分。
內(nèi)容整合依據(jù)更合理，整合度更高，不那么零碎，
讀起來(lái)反而更加清晰明確。
由此我們可以得出一個(gè)普遍性的規(guī)律：
公文主體內(nèi)容一般不適合用時(shí)間來(lái)安排順序，不適合以時(shí)間為順序，
時(shí)間先后不是安排內(nèi)容的最優(yōu)順序。
這一點(diǎn)和很多人的普遍觀念有很大的不同。
工作活動(dòng)都是在時(shí)間中開(kāi)展的，事先謀劃工作，事后回顧總結(jié)工作，時(shí)間都是重要的線(xiàn)索。
但是在公文文本中，時(shí)間這個(gè)維度反而要退居其次，不那么重要。
因?yàn)?，時(shí)間是一種自然要素，而公文需要在一定程度上打破自然屬性。
在更高層面上，有大量的信息是無(wú)法納入時(shí)間框架的，所以，不宜采用時(shí)間順序作為全文宏觀結(jié)構(gòu)的線(xiàn)索依據(jù)。
要根據(jù)工作的特點(diǎn)、重要程度、讀者認(rèn)知規(guī)律等其他線(xiàn)索去組織全文宏觀結(jié)構(gòu)順序。
想一想，撰寫(xiě)總結(jié)能從一月份或第一季度寫(xiě)起，一直寫(xiě)到十二月或第四季度么？
計(jì)劃或方案，第一部分能寫(xiě)準(zhǔn)備階段，第二部分寫(xiě)實(shí)施階段么？
如果這樣寫(xiě)的話(huà)，那么總結(jié)或計(jì)劃，都很難說(shuō)是上乘之作。
當(dāng)然，話(huà)又說(shuō)回來(lái)，時(shí)間順序不是不能用，可以用在公文的局部，例如一個(gè)部分，一個(gè)段落之中。也可以用來(lái)畫(huà)表，畫(huà)進(jìn)度表。這些情況下，用時(shí)間組織內(nèi)容是沒(méi)有問(wèn)題的。
采用時(shí)間順序，優(yōu)勢(shì)除了條理清晰之外，還有另一個(gè)優(yōu)點(diǎn)，也就是能夠形成時(shí)間閉環(huán)，便于考慮問(wèn)題周到全面。
可是，這篇通知并沒(méi)有發(fā)揮這方面的優(yōu)勢(shì)，存在信息漏洞。
這里只提到了學(xué)生報(bào)到，但是沒(méi)有寫(xiě)清楚哪天開(kāi)始上課。
我大膽推測(cè)一下，這個(gè)學(xué)校的老師和同學(xué)肯定會(huì)有這個(gè)疑問(wèn)的，
他們肯定在群里面，或者通過(guò)其他渠道去提出這個(gè)問(wèn)題的，學(xué)校很可能還要再發(fā)個(gè)補(bǔ)充通知。
小結(jié)本節(jié)內(nèi)容：
第一，公文宏觀結(jié)構(gòu)不宜使用時(shí)間順序。架構(gòu)全文內(nèi)容更適合采用工作特點(diǎn)、重要程度、讀者認(rèn)知規(guī)律等其他線(xiàn)索。
第二，局部?jī)?nèi)容可以使用時(shí)間順序。
第三，使用時(shí)間順序，要注意不可過(guò)于瑣碎，不要有內(nèi)容漏洞。
