筆記整理/安心? ? 2019.4.13
授課老師：Amber
來(lái)源十點(diǎn)課堂,若有侵權(quán)刪。
在工作場(chǎng)所中，我們都被各種干擾包圍，比如郵件、社交軟件、電話(huà)還有周?chē)涡紊娜耍@些都無(wú)法讓我們專(zhuān)注做事，甚至可以說(shuō)無(wú)處不在的外部干擾是造成我們加班的罪魁禍?zhǔn)字?，原因在于你排?jì)劃時(shí)，“以為”自己時(shí)間之路是暢通無(wú)阻的。
這就好比你是個(gè)司機(jī)，你認(rèn)為用上午3小時(shí)的時(shí)間是完全可以把自己的工作任務(wù)—-也就是你的“猴子”，運(yùn)到終點(diǎn)。
但真實(shí)情況往往是這樣：在運(yùn)輸過(guò)程中，會(huì)有各種新任務(wù)插隊(duì)，小到找資料，回復(fù)問(wèn)題，閑聊……大到開(kāi)會(huì)、見(jiàn)客戶(hù)等等，他們以各種各樣的形式紛至沓來(lái)，比如微信、郵件、電話(huà)、面談等等anyway，反正各式各樣的“猴子”都有。
簡(jiǎn)單跟你三言?xún)烧Z(yǔ)后司機(jī)就下車(chē)走人了，把車(chē)留給你，搞得你開(kāi)一會(huì)兒自己的車(chē)，又要下去挪“加塞車(chē)”，就這樣開(kāi)一會(huì)兒挪一會(huì)兒，挪一會(huì)兒開(kāi)一會(huì)兒……，一直忙到下班，把加塞車(chē)開(kāi)走之后，你的時(shí)間之路才開(kāi)始暢通，才能真正用來(lái)地開(kāi)自己的車(chē)，也就是常說(shuō)的“加班”開(kāi)夜車(chē)。
另外一個(gè)更可怕的是，當(dāng)你的車(chē)剛啟動(dòng)沒(méi)一會(huì)兒，也就是你的大腦剛被任務(wù)激活，進(jìn)入運(yùn)行狀態(tài)時(shí)，來(lái)了輛“加塞車(chē)”，不管怎樣，你得下車(chē)把它挪走，然后重新回來(lái)開(kāi)。
可是親愛(ài)的，你的車(chē)子已經(jīng)熄火了，你又要再點(diǎn)火啟動(dòng)，也就是重啟你的大腦，才能接回被中斷的思路，這其間消耗的不光是時(shí)間，更是精力和情感這種心智能量。至于中斷后重回原來(lái)狀態(tài)，要用多少時(shí)間，可能會(huì)令你大吃一驚，通常一次15分鐘的中斷，平均接回時(shí)間是1小時(shí)。
而且干擾不光是浪費(fèi)我們的時(shí)間和心智，更會(huì)增加我們犯錯(cuò)的概率。平均時(shí)長(zhǎng)4.4秒的干擾，比如你電腦角落閃出的提示，就會(huì)導(dǎo)致三倍的出錯(cuò)機(jī)率。這就是為什么法律規(guī)定，在飛機(jī)起飛和降落的關(guān)鍵階段，誰(shuí)都不可以跟機(jī)組人員進(jìn)行非必要的談話(huà)，甚至連發(fā)布公告也不可以，就是因?yàn)檫@個(gè)原因。
? 解決方案：老司機(jī)的抗干擾法
當(dāng)然，也不是沒(méi)有辦法來(lái)遏制這種情況，這個(gè)方法就是“老司機(jī)的抗干擾法”，一起來(lái)看看。
①首先：做好上車(chē)準(zhǔn)備。提前把各種小事情先處理掉，免得后面添麻煩，比如喝水、點(diǎn)心、上廁所、拿資料等等。
② 其次：屏蔽電子干擾，專(zhuān)心開(kāi)車(chē)。電子消息是工作中的一大干擾源，如果你的電腦每五分鐘就自動(dòng)推送一個(gè)消息提醒，那么在8小時(shí)工作時(shí)間里，你被騷擾的次數(shù)可能高達(dá)96次，但如果是每隔45分鐘人工查看一次，干擾就會(huì)減少到11次。
所以我的建議是，每天可以用三個(gè)固定時(shí)段，比如早、中、晚，集中處理各種電子消息，其他時(shí)間屏蔽消息提醒，這樣即能讓自己更專(zhuān)注，還能提高消息處理的效率，不信，你可以試下，一次性處理20份郵件和分20次處理，哪個(gè)更快？
聽(tīng)到這里，你可能會(huì)說(shuō)，不及時(shí)回復(fù)會(huì)不會(huì)造成不良影響，這里需要大家了解一點(diǎn)，和電話(huà)相比，各種社交軟件以及郵件可以認(rèn)為是一種“非即時(shí)性”的東西，這些消息并不會(huì)因?yàn)闆](méi)有回復(fù)而消失，而且對(duì)大部分發(fā)消息的人而言，稍晚一些收到回復(fù)都是可接受的。
另外，你我都知道，QQ，微信中閑聊吐槽的成份絕非少數(shù)，所以，如果真想專(zhuān)心做事時(shí)，可以把這些軟件都設(shè)成“免打擾”模式，只接受消息但不要彈窗和提醒，這將極大地保護(hù)好你的注意力。
③ 最后：也是最關(guān)鍵的一步：如果加塞車(chē)已經(jīng)擺在你面前時(shí)，我們?cè)撛趺刺幚?？這種情況下，可以用4D法? 協(xié)調(diào)加塞車(chē)輛。
通常而言，加塞司機(jī)和你之間往往是信息不對(duì)稱(chēng)的，就像同事或老板并不清楚你當(dāng)前的工作狀態(tài)，他們關(guān)心的是“這事兒我很急，得找個(gè)人來(lái)幫忙”，但作為接收方并不是只能逆來(lái)順受，或是生硬拒絕，處理的關(guān)鍵在于----思考與溝通，平和悅納地溝通。
首先弄清加塞任務(wù)的需求，其次你有責(zé)任讓對(duì)方知道你現(xiàn)在手上有事在忙，大家都是通情達(dá)理的人，協(xié)商后是可以得到“雙贏(yíng)”結(jié)果的。
? 到底什么是4D，一起來(lái)看下：
① 第1個(gè)D：Delete刪除：經(jīng)雙方信息交換，發(fā)現(xiàn)插隊(duì)任務(wù)可以不用做，那就刪掉它，比如上網(wǎng)去買(mǎi)個(gè)零食，這樣非剛需非緊急的事情。
② 第2個(gè)D：Delegate給合適的人做：弄清需求后，你判斷此事不是非要自己做不可，可以根據(jù)猴子法則，把問(wèn)題----也就是“猴子”，交給合適的人去運(yùn)送。
合適，意味著運(yùn)猴子的人，能力適配，即不是高配，浪費(fèi)資源，也不是低配，完成不了；其次，意味著運(yùn)送這只猴子對(duì)司機(jī)而言，是有利的事。猴子管理法并不是踢皮球，其核心思想是把事情交給“合適”的人去做。
比如第三集中“無(wú)頭蒼蠅”碰到的第三象限的問(wèn)題，就可以用“猴子管理法”來(lái)化解。首先是下屬急于設(shè)計(jì)海報(bào)的問(wèn)題，誰(shuí)是把“猴子”送到目的地的合適人選？當(dāng)然是“下屬”自己，因?yàn)檫@是他的本職工作，護(hù)送好這只猴子，對(duì)他的能力提升是有幫助的，不能因?yàn)橛龅絾?wèn)題，就試圖把自己的“猴子”車(chē)丟給上司開(kāi)。
而作為上司需要給下屬鍛煉機(jī)會(huì)，不是幫他運(yùn)“猴子”，而是要指引和監(jiān)督，讓他自己開(kāi)車(chē)送過(guò)去。要想讓一個(gè)人成長(zhǎng)，培養(yǎng)他的能力和責(zé)任感，唯一的方法就是給他責(zé)任；
另一個(gè)是同事急于投資的問(wèn)題，搞理財(cái)投資并不是“無(wú)頭蒼蠅”的主業(yè)，而且當(dāng)時(shí)的情景更不容許他在這方面耽誤時(shí)間，在“無(wú)頭蒼蠅”明白猴子管理法之后，意識(shí)到他自己并不是“投資猴”合適的運(yùn)送司機(jī)，應(yīng)該另找其人。
畫(huà)面重現(xiàn)”無(wú)頭蒼蠅”內(nèi)心獨(dú)白：“是啊，當(dāng)時(shí)該把這只‘投資猴’送給那個(gè)專(zhuān)門(mén)搞理財(cái)投資的同學(xué)，這樣一舉兩得，即幫同事解決了投資疑問(wèn)，又幫同學(xué)找到一個(gè)潛在客戶(hù)，豈不甚好。”
好了，第三集的懸念揭曉完畢，應(yīng)該也清楚“Delegate給合適的人做”是怎么用了，我們繼續(xù)回來(lái)看第3個(gè)D是什么。
③ 第3個(gè)D：Delay推后做：此事必須由你做，但不是“馬上”就得做，比如，陪女友吃飯，拜訪(fǎng)長(zhǎng)輩什么的，如果不必馬上做，那就先記在你的“四象限清單”里，并告知對(duì)方大概會(huì)在何時(shí)處理，這點(diǎn)很重要，一方面可以讓對(duì)方安心，取得良好的溝通效果。
另一方面，你能掌握時(shí)間的主動(dòng)權(quán)，不然因?yàn)檫@件懸而未決的事情對(duì)方還可能會(huì)不斷來(lái)詢(xún)問(wèn)你，要是碰上急性子的人，來(lái)個(gè)“奪命連環(huán)call”豈不是更麻煩。事情記完后，就可以繼續(xù)原來(lái)的工作。
④ 第4個(gè)D：Do立刻做：此事必須由你本人現(xiàn)在親自做，比如你領(lǐng)導(dǎo)要你馬上過(guò)去做緊急匯報(bào)，那沒(méi)什么說(shuō)的，記下當(dāng)前工作的狀態(tài)，目的是為了思路中斷后，回來(lái)時(shí)能快速接回。
然后，立刻著手新任務(wù)，也就是說(shuō)，唯一能讓你重新上車(chē)的，是 “消防車(chē)”。必須由你去救火，但通常而言，用4D法過(guò)濾后，能流到這里的事件并不多，就像大馬路上偶爾會(huì)開(kāi)過(guò)一輛“消防車(chē)”的道理一樣。
另外，補(bǔ)充下，應(yīng)對(duì)外部干擾并不只是個(gè)人的事情，更應(yīng)該是公司層面的事，如果大家一起遵守交通規(guī)則，把辦公室當(dāng)成安靜的公共場(chǎng)所，養(yǎng)成手機(jī)掛震、輕聲交談、不隨意打擾他人的工作習(xí)慣，勢(shì)必會(huì)降低每個(gè)人的因干擾帶來(lái)的時(shí)間消耗成本。
很多知名的高科技公司，都已經(jīng)嘗試用“低噪辦公室”、“無(wú)干擾工作時(shí)段”等方法來(lái)提高公司整體的工作效率。
本集小結(jié)
最后，總結(jié)下這次課的要點(diǎn)：“老司機(jī)的抗干擾法”。
第一，做好上車(chē)準(zhǔn)備，帶齊物品，把可能發(fā)生的小麻煩提前處理掉。
第二，屏蔽電子消息干擾，專(zhuān)心開(kāi)車(chē)。
第三，用4D法協(xié)調(diào)加塞車(chē)輛。
第1個(gè)D，Delete，刪除。如果發(fā)現(xiàn)事情可以不用做，那就直接刪除掉。
第2個(gè)D是Delegate，給合適的人做。也就是這事不是非要你做不可，而是把“猴子”交給合適的人去運(yùn)。合適，意味著運(yùn)猴子的人，能力適配；其次，意味著運(yùn)這只猴子對(duì)司機(jī)而言，是有利的事，這是重點(diǎn)。
第3個(gè)D，Delay推后做。此事必須要你做，但不是“馬上”就得做，ok，那記在你的“四象限清單”里，并告知對(duì)方大概的處理時(shí)間。
第4個(gè)D，Do立刻做。此事必須由你本人現(xiàn)在親自做，那就先記下當(dāng)前工作的狀態(tài)，方便后續(xù)接回，然后馬上著手新任務(wù)。
