誰能成功提高自己的辦公室效率，誰就能勝任更高要求的工作?！s根·庫爾茲
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先來做一個(gè)測試吧。
每一個(gè)問題只要回答：是，或者否。
請選擇：
1.你的辦公桌上是不是只放著每天都會(huì)使用的物品？
2.你的辦公桌上是不是只放著你正在進(jìn)行的一項(xiàng)工作的材料？
3.工作時(shí)你是不是只用一個(gè)信箱？
4.你有沒有設(shè)置可靠的再次發(fā)送提醒，確保有時(shí)間期限的材料不會(huì)被淹沒在成堆的文件或資料庫中，費(fèi)很大工夫才能找出來？?
5．你的系統(tǒng)能否確保在運(yùn)行項(xiàng)目的剪貼板中，一分鐘之內(nèi)找出每個(gè)需要的文件？
6．你不在時(shí)，你的同事能否從你的工作材料中順利找到他想要的文件？
7.你是否通過列清單簡化工作？?
8．你是否隨時(shí)都清楚應(yīng)當(dāng)把材料存放在哪里？
9.你有沒有為你的辦公室工作約法三章？
10.你的公司是否包含管理費(fèi)用且該費(fèi)用被納入組織管理的總經(jīng)費(fèi)中？
你選了幾個(gè)“是”？
該自測題幫助你初步找到自己的定位。同時(shí)，無論定位在哪個(gè)階段，分析中都指出了你的上升空間：每一道選“否”的題，都留給你改進(jìn)空間。
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第二級(jí)? 約法三章
在你理出、保存或丟棄不需要的的物品之后，必須要進(jìn)行下一項(xiàng)任務(wù)：留下來的資料和辦公用品一定要合理地整理和歸置，以便未來能快速便捷地找到它們。這一步驟其實(shí)就是給這些物品找個(gè)“家”。
我們了解生產(chǎn)的基本原則：“所有東西都有一個(gè)去處，所有東西都有它的去處?！边@意味著：人人都知道某種特定的資源身處何方。這一基本原則同樣可以運(yùn)用到辦公室中。
另外，你有必要仔細(xì)推敲日常辦公室工作的流程。指定一個(gè)好的標(biāo)準(zhǔn)可以減少耗損。
這就意味著要給便箋紙、打孔機(jī)、訂書機(jī)、信箱、臨時(shí)項(xiàng)目的文件等等找一個(gè)理想的容身之處。
固定的場所不僅可以減少找東西的時(shí)間，也可以縮短整理時(shí)間，因?yàn)槟隳馨艳k公用品迅速、準(zhǔn)確地放回指定場所。
第三級(jí)? 優(yōu)化工作流程
你是否已經(jīng)制定了準(zhǔn)則并已習(xí)慣遵守這些準(zhǔn)則？那么你會(huì)發(fā)現(xiàn)，你的工作環(huán)境在日復(fù)一日地清爽起來，而秩序會(huì)通過這些準(zhǔn)則“自動(dòng)”維持。至此，你已收獲頗豐。
你要記得遵守規(guī)定，否則球會(huì)滾回來。當(dāng)你決定使用某些特定的優(yōu)化方案時(shí)，請不要忽略這些方案應(yīng)與你親筆寫下的規(guī)定相匹配。
在優(yōu)化時(shí)，你仍可以從與你個(gè)人工作區(qū)和個(gè)人工程相關(guān)的任務(wù)開始。除此之外，你也可以把注意力放行過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的優(yōu)化上。如果選擇后者，你應(yīng)仔細(xì)考慮這樣做的前提與后果以及運(yùn)行過程的整體性。需注意的是，所有環(huán)節(jié)的參與者都得囊括進(jìn)來。
無論你是關(guān)注你的個(gè)人工作區(qū)還是把注意力放在運(yùn)行過程的各個(gè)環(huán)節(jié)上，第三級(jí)的核三心都是：研究工作流程并找到優(yōu)化方案。
第四級(jí)? 加強(qiáng)自我責(zé)任意識(shí)
第四級(jí)的核心主題是，幫助并促進(jìn)員工充分發(fā)揮其潛能。在員工的幫助下，球可以繼續(xù)向上推進(jìn)。
目標(biāo)是，盡可能讓公司里的所有人共同參與并遵守已制定的以及已優(yōu)化的規(guī)章制度。把“共事員工”變?yōu)椤肮彩吕习濉保臃e極主動(dòng)，也承擔(dān)更多責(zé)任。
尤為重要的是，無論你做什么，都不能過分苛求你的員工，而應(yīng)該從他們所處的位置出發(fā)。
第五級(jí)? 目標(biāo)與指標(biāo)
第五級(jí)的內(nèi)容是根據(jù)公司的戰(zhàn)略定位確定目標(biāo)。也就是說：在第五級(jí)中，辦公室Kaizen和公司的戰(zhàn)略運(yùn)行結(jié)合在一起。優(yōu)化現(xiàn)在有了統(tǒng)一的方向。員工們開始著同一方向、向著同一目標(biāo)奮斗。這構(gòu)成了第五級(jí)獨(dú)特的魅力。
我們可以說，目標(biāo)是可以分解到各部門和員工個(gè)人的戰(zhàn)略。這些目標(biāo)可以指導(dǎo)員工工作。
對于目標(biāo)我們應(yīng)奉行以下基本原則：“你不能測算的東西，也就不能制定?！绷硪粭l關(guān)于管理的名言意思相同“要么測算，要么拋棄?！?/p>
目標(biāo)能夠測算是十分重要的，這要通過設(shè)立指標(biāo)來實(shí)現(xiàn)。與公司目標(biāo)結(jié)合的指標(biāo)能夠展現(xiàn)出措施的效果和偏差。
確定指標(biāo)時(shí)，重要的不是設(shè)立盡可能多的指標(biāo)，而是指標(biāo)應(yīng)具有決定性。另外，你可以和你的同事共同鎖定這些指標(biāo)，討論它們的發(fā)展，利用指標(biāo)進(jìn)行日常工作。
我是余小魚，認(rèn)真生活的小女子一枚，前路漫漫，但求落幕無悔。喜歡我，就關(guān)注我吧！
