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小布的故事

每天打開電腦，登陸OA系統(tǒng)就會看到無數(shù)的郵件和發(fā)文公告。80%的郵件都是只需要瀏覽或者保存的文件，另外20%的郵件是需要自己處理和完成的任務(wù)。而這20%郵件中只有20%是需要緊急處理或者及其重要的任務(wù)。

小布是一個努力工作的人，每天上班的第一件事情就是打開OA系統(tǒng)，處理郵件。看看今天又有什么樣的任務(wù)等待著自己。及時處理OA郵件任務(wù)是小布每天的頭等大事，這關(guān)乎著小布在同事和領(lǐng)導(dǎo)心目的努力形象。

慢慢的小布發(fā)現(xiàn)OA郵件越來越多，需要處理的任務(wù)也越來越多。同事和領(lǐng)導(dǎo)交辦小布的任務(wù)也越來越多，有的甚至不是小布工作職責(zé)范圍內(nèi)的任務(wù)。

小布發(fā)現(xiàn)自己正處于焦慮之中，自己的重點工作任務(wù)不能在上班時間保質(zhì)保量完成，有時候需要加班才能夠完成，而且質(zhì)量不高。領(lǐng)導(dǎo)雖然沒有對小布發(fā)火，但是小布能夠感受到領(lǐng)導(dǎo)對自己的失望。

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小布到底出了什么問題？

小布越是努力越感到力不從心。根本原因是小布沒有抓住重點。工作任務(wù)是永遠(yuǎn)也處理不完，只有在有限的時間里完成最重要、最緊急的事情，我們才能從焦慮中走出來。也只有先完成最重要、最緊急的任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)才能夠感受到我們是在做事情，而不是在瞎忙。

為什么小布每天都會先處理掉OA郵件中的任務(wù)，而不去先做重要緊急的事情呢？

認(rèn)為OA郵件中的任務(wù)都是優(yōu)先級高的事情

我們可以這樣來看，OA郵件中都是他人給自己安排的任務(wù)。而那些重要緊急的任務(wù)都是自己給自己安排的任務(wù)。小布心里的想法是這樣的，他人安排的事情優(yōu)先級總是大于自己安排的事情。

這跟我們從小受到的教育是相關(guān)的。父母和老師總是教育我們設(shè)身處地為他人考慮，要禮讓他人，不要總是替自己考慮，要大公無私。慢慢的我們會形成一種習(xí)慣，這種習(xí)慣叫做為了他人眼中的完美人物而活，委曲求全，迷失自我。

重要緊急的事情總是復(fù)雜的，耗時的任務(wù)

之所以重要，是事情復(fù)雜，事情難辦，事情涉及范圍廣。當(dāng)任務(wù)艱巨時，人的第一反應(yīng)就是退縮。這反映在普遍的拖延癥上。想想我們一直拖延的事情，是不是都是自己認(rèn)為復(fù)雜，或者本身就是復(fù)雜的任務(wù)。

緊急的事情，有可能是自己拖延導(dǎo)致事情變?yōu)榫o急，也有可能是他人拖延導(dǎo)致事情變?yōu)榫o急。這本身也反映在事情復(fù)雜程度大。人天生就是趨利避害的動物。重要的事情需要耗費我們大量的精力和時間，而人的本能是保存精力，以防危險情況下可以做出迅速反映。

已經(jīng)養(yǎng)成了習(xí)慣

每天上班第一件事情就是打開OA系統(tǒng)，已經(jīng)成為了小布的習(xí)慣。那天沒有打開OA系統(tǒng)，反倒是覺得渾身不自在，好像與整個世界脫離了關(guān)系一樣。這就像是現(xiàn)在人民每天不打開微信，就覺得與世隔絕的感覺一樣。

如果小布每天工作的第一件事情就是完成重點任務(wù)，會讓小布感覺天都要塌下來的感覺。有可能小布在出門上班的時候就已經(jīng)開始畏縮、害怕、排斥。心態(tài)上的泄氣才是真正的敵人。

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小布到底如何才能改變現(xiàn)狀呢？

自己的重點任務(wù)

首先小布需要找到自己的重點任務(wù)。什么事情是小布每天的工作重點任務(wù)呢？絕對不是領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，也不是同事交辦的任務(wù)。而是自己認(rèn)為的重點任務(wù)。

什么是自己認(rèn)為的重點任務(wù)呢？這個跟領(lǐng)導(dǎo)或者同事交辦的任務(wù)有何不同呢？有個公式可以直接做出解釋。自己的重點任務(wù)=自己的興趣范圍+自己的擅長領(lǐng)域+自己的價值體現(xiàn)。

自己的興趣范圍是所有工作的前提，每個人都有自己感興趣的領(lǐng)域。只有自己在興趣范圍內(nèi)完成的事情才是最容易沉浸下來的事情。不要誤認(rèn)為我們的工作內(nèi)容是被動安排的，在自己工作范圍內(nèi)找不到自己興趣的事情。任何職責(zé)范圍都可以找到自己感興趣的事情來做。

自己的擅長領(lǐng)域是在相同時間內(nèi)你比一般人能夠有更高的精深可能性。有時候興趣與擅長是相一致的，有時候興趣和擅長不一致。這些都沒有關(guān)系，任何興趣和擅長范圍之內(nèi)的事情都能夠成就你，它們都是你重要任務(wù)的可選范圍。

自己的價值體現(xiàn)是從結(jié)果成效來看。有些事情做的過程中可能會很痛苦，也不是自己興趣或者擅長范圍內(nèi)的事情。但是其結(jié)果可以體現(xiàn)自身的價值，它們也將是你重點工作范圍的任務(wù)。說不定當(dāng)自己獲得了成果，看到了自己的價值體現(xiàn)之后，這件事會慢慢喜歡，也有可能會慢慢擅長起來。

找到自己重點任務(wù)的小技巧

1.找出一張白紙，問答以下幾個問題。

2.我很快樂，當(dāng)我在工作時做什么事情的時候。

3.我比別人要更快更好更高效完成事情，當(dāng)我在工作時做什么事情的時候。

4.我感到非常有成就感，當(dāng)我在工作時做什么事情的時候。

5.匯總2-4步的事情，找到有共性的事情就是自己的重點任務(wù)。

分解復(fù)雜任務(wù)

然后小布需要懂得分解復(fù)雜任務(wù)。分解即是拆分任務(wù)，梳理流程，封裝項目。原則既是將復(fù)雜任務(wù)拆分的足夠簡單，讓人一拿到手就可以開始做，啟動成本幾乎為零。

火箭脫離地球的過程可以非常形象的說明人在完成一件事情的時候，最開始階段是最為困難，也是最耗費精力的。如何讓自己在每天工作的一開始就順利啟動，步入正軌呢？拆分任務(wù)，將復(fù)雜的事情拆解為一件件非常容易的事情。

任務(wù)拆解有兩種方法，一種是簡單粗暴法。在我們面對陌生或者不熟悉的事物時，可以采取簡單粗暴，將它們按照時間、空間來平均劃分。另一種是流程梳理法。在我們面對熟悉的事物時，盡量梳理出任務(wù)的流程，按照流程來分解任務(wù)。

梳理流程一方面是讓自己的做事方式更加標(biāo)準(zhǔn)流程化，另一方面是讓我們做事情有封裝項目化思維。

什么是封裝項目化思維？我們可以想象一個衣柜里塞滿了衣服，如果你想要找一雙襪子，可能要花費很多時間才能夠找到。

如果我們采用封裝項目化思維，就可以將衣柜有小箱子分割開來，每個小箱子按照衣服的類別來劃分，比如短袖箱子、內(nèi)衣箱子、襪子箱子、短褲箱子……

當(dāng)我們將任務(wù)按照項目化思維來分解，我們可以更容易的修改項目內(nèi)容，完善項目流程，更容易拆分項目。

分解復(fù)雜任務(wù)的小技巧

1.這件事是自己熟悉的事情嗎？

2.如果是不熟悉的，就采用簡單粗暴法來分解任務(wù)。

3.在做這件任務(wù)的同時，記錄下任務(wù)完成的流程。

4.如果是熟悉的，就采用流程梳理法。

5.找出此類任務(wù)之前梳理的流程，按照項目封裝思維來劃分任務(wù)。

養(yǎng)成做最重要事情的習(xí)慣

最后小布要養(yǎng)成每天第一件事情做最重要的事情的習(xí)慣。習(xí)慣是需要養(yǎng)成的，不要著急慢慢來。小布可以每天上班打開OA系統(tǒng)來查看有那些任務(wù)需要完成。但僅僅是記錄下有那些任務(wù)。它們可能是領(lǐng)導(dǎo)和同事交辦的任務(wù)，也可能是非常緊急的任務(wù)。

梳理完畢所有任務(wù)后，需要將OA系統(tǒng)中的任務(wù)和自己已經(jīng)制定好的任務(wù)重新進(jìn)行優(yōu)先級的排序。找出自己需要首先完成的任務(wù)是哪一件。再按照項目分解的思維來執(zhí)行任務(wù)。

養(yǎng)成習(xí)慣的儀式

養(yǎng)成良好的習(xí)慣需要一個針對此類習(xí)慣的儀式。我的儀式是這樣的。

1.打開電腦，準(zhǔn)備好茶飲。

2.打開OA系統(tǒng)，梳理OA系統(tǒng)中的任務(wù)。

3.與自己制定好的任務(wù)進(jìn)行優(yōu)先級重新排序。

4.選擇第一件需要做的事情，如果是復(fù)雜事件需要分解。

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小布養(yǎng)成了新的工作習(xí)慣

小布慢慢轉(zhuǎn)變了自己的觀念，也養(yǎng)成了新的工作習(xí)慣。每天都從重要任務(wù)開始，領(lǐng)導(dǎo)和同事都覺得小布進(jìn)步很大。小布自己心里也想著自己比以前更加成熟了，更加勝任自己的工作了。焦慮感減輕了不少。