線下舉辦的大中型活動該如何組織和管理？分享我的經(jīng)驗和心得。
做自己論壇
題記：這兩天在北京連著參加了兩三場中型的活動：新精英一年一度的“做自己論壇”，第三屆“讀書會發(fā)展論壇”，橙子學院“成長節(jié)2016”，結(jié)合著自己這些年做過的活動組織，分享一下作為一個大中型活動負責人，該如何思考和組織活動。
一、前期籌備
1. 籌備期間，關(guān)注兩類活動：
- 需要會務(wù)期間執(zhí)行類的：給出執(zhí)行方案和執(zhí)行流程；
宣傳、餐飲、簽到、接待、游玩、嘉賓對接、直播都是這個類別，需要負責人給出方案，說一下執(zhí)行的流程。 - 進在前期做好準備類的：給出物料或設(shè)備的到位時間安排表
物料、設(shè)備、餐單、場地、設(shè)計都是這個類別，需要負責人給出到位時間表，是否有備份等。
2. 可供參考的籌備期間工作匯報結(jié)構(gòu)：
執(zhí)行類：
宣傳
聚餐
游玩
直播設(shè)備
研發(fā)
嘉賓對接
接待簽到
設(shè)計
會場主持
場地布置
準備類：
物料
住宿
網(wǎng)絡(luò)
設(shè)備準備
音響音樂燈光布置
3. 前期籌備核心經(jīng)驗
- 全面統(tǒng)籌：盡早確定一個可擔當?shù)牡目傌撠熑?總導(dǎo)演，全面統(tǒng)籌和負責前期準備和會務(wù)期間的協(xié)調(diào)工作；
- 定期溝通：團隊成員工作之間的透明和信息溝通很重要，建立定期溝通和信息通報的機制；
- 專人負責制：給每項任務(wù)確定一個明確的負責人，明確各個負責任人的職責范圍；
- 工作往前趕：所有工作到位時間表的安排應(yīng)該盡量提前，把工作做到前面，避免緊急事項對質(zhì)量和進度的沖擊。
- 沙盤推演：會議開始之前一定要做一次沙盤演練和現(xiàn)場實地演練。
二、活動期間
1. 會務(wù)期間，關(guān)注兩類活動：
- 原定執(zhí)行計劃的落實情況，如直播、宣傳等執(zhí)行方案有沒有落實；
- 會務(wù)現(xiàn)場意外狀況的解決，如網(wǎng)絡(luò)狀況很差、PPT無法翻頁、話筒沒聲音、茶水供應(yīng)不上等緊急事項需要協(xié)調(diào)解決的。
2. 可供參考的會務(wù)期間的工作匯報結(jié)構(gòu)：
- 接待組：安排嘉賓和來賓入住和退房
- 簽到組：嘉賓和來賓的簽到及物品領(lǐng)取
- 后勤組：茶歇、會議期間用品的歸集和發(fā)放
- 場控組：現(xiàn)場的主持及現(xiàn)場秩序的維護
- 宣傳組：串接攝影攝像，做好現(xiàn)場素材的采編和及時傳播
- 攝影組：合理布局攝影攝像的機位，確?，F(xiàn)場來賓和工作人員都有單獨的清晰的照片
- 餐飲組：嘉賓會務(wù)期間的飲食安排，集體聚餐的安排
- 設(shè)備組：統(tǒng)籌管理各項設(shè)備的到位、使用和管理工作
- 游玩組：出行方案的制定以及大巴車的租賃等工作
- 安保組：確?；顒悠陂g嘉賓和來賓的人身和財務(wù)安全
3. 會務(wù)組織期間核心經(jīng)驗
- 現(xiàn)場全面監(jiān)控：總負責人/總導(dǎo)演應(yīng)該跳出活動之外全場觀察各項活動的落實和執(zhí)行情況，推動方案落地和效果達成；
- 專人負責制：會務(wù)期間的所有工作交給各個工作組團隊負責推進，團隊協(xié)作解決問題，解決不了的上報總負責人。
- 建立一個良好的協(xié)調(diào)機制：各個現(xiàn)場的工作組發(fā)生緊急問題的第一時間可以處置解決。每天工作進行復(fù)盤和第二天工作安排。
三、會務(wù)后期
1. 會務(wù)結(jié)束后，關(guān)注三方面工作：
- 活動的后續(xù)宣傳和推廣，讓更多沒有來的人看到效果
- 復(fù)盤和經(jīng)驗萃取，為下次做好類似工作積累經(jīng)驗和教訓
- 進行財務(wù)決算，核算會務(wù)成本和收益，確保效果
2. 會務(wù)后期工作安排結(jié)構(gòu)：
- 完成復(fù)盤：梳理亮點不足，原因、經(jīng)驗，組織流程
- 會務(wù)收尾：財務(wù)決算、物料余料處理
- 確定后期宣傳方案，做好后期傳播工作
- 電子資料整理：活動視頻、音頻整理、活碼管理
- 會務(wù)后的用戶運營：發(fā)照片、收集作業(yè)和用戶反饋、跟進會議期間未完成的事項最終完成
- 確定后期銷售方案，如果需要進一步促進銷售
3. 會務(wù)后期核心經(jīng)驗
- 誰負責誰結(jié)尾：確保各項工作能夠完成收尾工作，不要拖拖拉拉；
- 獎懲明確：干的漂亮的要表揚，做的不好的方面要汲取教訓。
