加班，大概是不少職場人?不得不為之，又深惡痛絕的常態(tài)。時間雖然花了不少，但大部分的加班，都是在以數(shù)量的堆積掩蓋戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)上的無能。加班的原因，既有領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)識與管理能力及方法的缺陷，也有員工工作效率的不足。
01
還記得很多年前，我在一家港臺合資的工廠工作。因?yàn)楣S離家有點(diǎn)遠(yuǎn)，所以我住在單人員工宿舍里，因?yàn)榫妥≡趶S區(qū)內(nèi)，加班似乎成了理所當(dāng)然的事。
這家工廠有一條不成文的規(guī)定—— “中層人員應(yīng)該自覺加班到晚上九點(diǎn)，沒有加班費(fèi)?！惫S是兩班制的，老板的要求是，晚上也應(yīng)該到辦公室，主動看看有什么工作可以幫忙的。
我的很多同事會在辦公室里加班到九點(diǎn)，而我一般都能夠在白天把所有工作處理完，實(shí)在沒有加班的必要。我問同事：“你們天天晚上加班，很忙嗎？”他們說：“也沒有什么內(nèi)容，只是回來擺擺樣子?！逼鋵?shí)，他們只是在電腦上打游戲，消磨時間而已。
我不喜歡這樣的工作風(fēng)氣。我認(rèn)為，上班時間應(yīng)該努力工作，提高效率，盡快把工作完成，按時下班。張弛有度的工作與生活才容易出成果，有效率。
因?yàn)闆]有考慮在這家公司升職加薪，所以，我在工作上軌道以后，除非必要，晚上就不再回辦公室加班了。可能是我的能力比較強(qiáng)，分擔(dān)了領(lǐng)導(dǎo)很多雜務(wù)，所以他也沒有責(zé)怪我不加班的事。
02
很多加班都是不合理的，也是完全可以避免的。
赤羽雄二的《零秒工作》中，客觀地分析了工作效率低下的原因，詳細(xì)介紹了提高工作效率的原則、方法和技巧。《零秒工作》是我們高效工作的百寶箱，只要能充分理解并運(yùn)用書中介紹的原則與方法，就一定能大幅度提高我們的工作效率。
書中說，工作進(jìn)展緩慢的原因大概有：
- 無法迅速開始工作
- 無法專注于應(yīng)該完成的工作
- 工作缺乏計(jì)劃，不斷滯后拖延
- 優(yōu)柔寡斷，猶豫不決
- 制作文件和資料速度慢
- 在電子郵件上花費(fèi)大量時間
- 會議又多又長，而且沒有效率
- 大量的退回與重組
數(shù)一數(shù)你或者你的公司中招了幾條？知道問題就好辦了，知道問題就有了改進(jìn)的可能。
提升工作速度的八大原則是：
- 首先形成整體印象
- 工作不要過于細(xì)致
- 掌握工作的要領(lǐng)
- 形成良性循環(huán)
- 對改善方法本身做改善
- 凡事提前
- 凡事先行一步
- 盡量避免返工
這些原則中，給我啟發(fā)最大的是“凡事提前”原則。
所謂凡事提前，指的是“將能夠完成的工作全部提前完成”。“全部提前”，即只要在許可的范圍內(nèi)，即便是計(jì)劃中的工作也應(yīng)該提前完成。
只要凡事提前，就可以迅速提高工作效率。
這個說法對我的沖擊很大。（書卡48｜提高工作效率，我們需要做到這一點(diǎn)）
跟很多人一樣，我總喜歡把任務(wù)拖到最后一刻，雖然大都能趕在截止前完成，但壓力大，神經(jīng)緊張，工作也無法做到最出色。
工作上，不時會碰到這樣的情形：任務(wù)本來只要月底完成即可，但老板突然要求提早到月中。讓人措手不及，只能加班加點(diǎn)地趕工，工作質(zhì)量也就很難保證了。
所謂“計(jì)劃趕不上變化”，如果，早做準(zhǔn)備，提前開始，就可以從容應(yīng)對各種突發(fā)變故，無論是工作效率，還是工作質(zhì)量，都會有質(zhì)的改變。
而生活中，也會有很多重要但不緊急的任務(wù)，如果不提前進(jìn)行，就可能永遠(yuǎn)也不會去做了。
03
思維速度如果跟不上，高效工作也就無從談起。怎樣改變呢？《零秒工作》中介紹了一些提高思維速度的辦法。我比較感興趣的是，其中的A4紙筆記法和工作框架分析法。
作者把“A4紙筆記法”稱為“全世界最簡單的頭腦靈活度訓(xùn)練”。這也是他長期堅(jiān)持采用的思維訓(xùn)練方法。通過這種方法，可以成功消除心中的煩惱和不安，充分調(diào)動提升大腦的思維能力。赤羽雄二還專門寫了一本叫《零秒思考》的書介紹這種方法。
簡單介紹一下什么是“A4紙筆記法”：
- 將A4紙橫著擺放，左上方寫標(biāo)題，右上方寫日期。
- 正文寫4到6行，每行20到30字。
- 1分鐘寫完1頁。
- 每天寫10頁，大腦就會變得越來越靈活。
工作框架分析法又是什么回事呢？
最典型最常用的工作框架應(yīng)該是SWORT分析表、波士頓矩陣。這些表格由專業(yè)人士設(shè)計(jì)，使用方便，我們填寫內(nèi)容就可以了。
工作框架分析法要求我們自己列出需要分析的主題，設(shè)計(jì)對應(yīng)的橫縱坐標(biāo)，并依據(jù)該表格分析思考。分析的主題甚至可以是自我認(rèn)識，自我反省。比如，主題可以是我最喜歡什么？橫坐標(biāo)是愛好類型，縱坐標(biāo)是愛好程度。
如此，通過反復(fù)刻意鍛煉，思維的廣度和深度必然能有所提高。（書卡49｜制作工作框架，刻意練習(xí)，提高思維敏銳度）
04
此外，還有一些最大限度提升工作速度和效率的具體技巧，值得我們學(xué)習(xí)運(yùn)用。
比如，怎樣最有效率的收集信息？半年就能見效的超高效英語學(xué)習(xí)方法？怎樣在短時間內(nèi)制作文件和資料？怎樣高效的舉行會議？怎樣快速寫郵件？怎樣消除溝通上的障礙？
我的日常工作中，一項(xiàng)最重要的內(nèi)容就是收集分析信息。一直以來，我都沒有很好的辦法快速全面地收集資料，這本書給了我很大的啟示。作者介紹了12種收集信息的方法，每一種我都準(zhǔn)備嘗試一下。
例如，作者建議，我們每個人都應(yīng)該在每天早上和晚上各利用半個小時在電腦上收集信息。這樣每天一個小時，長期堅(jiān)持下來，會有意想不到的大收獲。
當(dāng)然，因?yàn)閲榈牟煌捅娝苤脑?，作者介紹的收集信息的軟件和方法，在我國并不完全適用，但以目前發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)狀況，我們完全可以找到合適的替代產(chǎn)品。
《零秒工作》不是一本看完就可以放到一邊的雞湯勵志書，它需要我們反復(fù)地閱讀、思考、實(shí)踐。用前輩行之有效的理論與方法指導(dǎo)自己改善工作，快速提升個人能力，高效工作。這大概就是讀這類書最有價值的地方吧。
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