大家一定還記得前兩年流行的“我們是甲方”怪魚漫畫：
雖然漫畫只出現(xiàn)了甲方的顢頇形象，但人們?cè)诠笮Φ臅r(shí)候，肯定也會(huì)想起那個(gè)苦逼的乙方：方案屢改不過(guò)；與甲方溝通不暢；時(shí)間緊、任務(wù)重；一邊在心里罵著包租婆一樣催命的甲方，一邊吃著方便面加班到深夜……
這是乙方受雇傭?yàn)榧追街谱鞣桨傅膱?chǎng)景：收了人家的錢，自然要為對(duì)方提供最優(yōu)秀的方案。不過(guò)，提交方案的場(chǎng)景不止于此。在現(xiàn)實(shí)生活中，無(wú)論在工作、學(xué)校還是家庭中，幾乎所有人都會(huì)遇到提交各種方案的情況。比如，你向顧客介紹公司產(chǎn)品時(shí)，需要做出企劃方案，證明公司的產(chǎn)品非常值得購(gòu)買；你在找工作時(shí)，要向招聘方展示自己的實(shí)力與能力，讓企業(yè)有意愿錄用自己，這其實(shí)也是在提交方案；你向家人提議家庭旅行目的地，其實(shí)也在提交方案。那么，到底什么樣的方案才是一份優(yōu)秀的方案？怎么樣才能讓對(duì)方順利接受你的方案？
制作方案是有技巧的。后浪出版公司推出的《精準(zhǔn)表達(dá)——讓你的方案在最短的時(shí)間內(nèi)打動(dòng)人心》一書，專門教你如何順利地完成一個(gè)方案，從最初制作到最后達(dá)成協(xié)議。作者高田貴久是日本知名的職業(yè)咨詢顧問(wèn)，曾在Arthur D. Little和BCG等知名咨詢公司工作多年。2006年，他創(chuàng)立Precena Strategic Partners股份有限公司，提倡商務(wù)技巧的體系化和普及，致力于關(guān)注企業(yè)的發(fā)展和個(gè)人的成長(zhǎng)。?
作為一名職業(yè)咨詢顧問(wèn)，高田貴久在工作中提交過(guò)不計(jì)其數(shù)的方案，也熟知讓方案快速得到認(rèn)可的技巧。他指出，一份優(yōu)秀的方案要具備兩個(gè)條件，即對(duì)事物進(jìn)行合理思考和向?qū)Ψ綔?zhǔn)確傳達(dá)方案主旨。要滿足這兩個(gè)條件，需要提交方案的人具備4種基礎(chǔ)能力——邏輯思考能力、驗(yàn)證假說(shuō)能力、設(shè)計(jì)會(huì)議能力、制作商務(wù)文本能力。
書面溝通的兩個(gè)基本條件
提交方案有兩種形式：一種是口頭溝通，日常生活提交方案，口頭溝通就夠了。另一種是書面溝通。在正式商務(wù)場(chǎng)合，方案必須是書面形式的。因?yàn)榇蠖鄶?shù)方案并不僅以當(dāng)時(shí)在場(chǎng)人員為對(duì)象，那些不在場(chǎng)人員只能以書面資料為參考依據(jù)。而且有時(shí)事后會(huì)查詢?cè)假Y料，當(dāng)然需要書面材料。
書面溝通是現(xiàn)代社會(huì)職場(chǎng)人士必備技能之一。書面溝通能力不過(guò)關(guān)，會(huì)面臨很多損失。高田貴久指出，書面溝通能力包括兩點(diǎn)：
其一，能對(duì)事物進(jìn)行合理的思考；
其二，向?qū)Ψ竭M(jìn)行妥當(dāng)表達(dá)。
能對(duì)事物進(jìn)行合理思考的能力是第一位的。只有自己想清楚了，才能向?qū)Ψ竭M(jìn)行表達(dá)。作者曾在咨詢會(huì)上被人問(wèn)得面紅耳赤，非常尷尬。他在反思時(shí)發(fā)現(xiàn)，說(shuō)明會(huì)上流利發(fā)言的秘訣并非在于是否“善于表達(dá)”，真正重要的是你事先是否認(rèn)真做了準(zhǔn)備，是否已經(jīng)理清了大腦中的思緒。如果不能對(duì)事物進(jìn)行合理的思考，就算你能向?qū)Ψ竭M(jìn)行妥當(dāng)表達(dá)，對(duì)方的反應(yīng)也不見(jiàn)得理想：“我聽(tīng)得懂你說(shuō)的話，但我不明白你的邏輯?！?/p>
你對(duì)事物進(jìn)行合理思考之后，接下來(lái)就要向?qū)Ψ竭M(jìn)行妥當(dāng)表達(dá)。如果表達(dá)形式不合適，對(duì)方有可能會(huì)認(rèn)為：“聽(tīng)起來(lái)似乎不錯(cuò)，但是太難懂了?！蓖瑯硬粫?huì)采納你的方案。這兩個(gè)方面相輔相成、缺一不可的。
合理思考需具備邏輯思考能力和驗(yàn)證假說(shuō)能力
邏輯思考能力 也就是組織語(yǔ)言的能力。要想讓自己的方案得到認(rèn)可，就必須把自己想說(shuō)的話按照邏輯組織起來(lái)。不要奢望所謂的“不言自明”“遲早會(huì)明白”，如果我們不努力準(zhǔn)備，就可能無(wú)法獲得對(duì)方的理解。
組織語(yǔ)言的邏輯有兩種：縱向邏輯和橫向邏輯?？梢韵胂笠幌拢?dāng)我們跟別人講話對(duì)方卻表示不理解的場(chǎng)景，無(wú)非有兩種反應(yīng)：
第一種，對(duì)方會(huì)問(wèn)：“真是這樣的嗎？”這就說(shuō)明我們?cè)谥v話中沒(méi)有把縱向邏輯組織起來(lái)或組織得不夠好，因果關(guān)系比較薄弱?？v向邏輯的理想狀態(tài)是，當(dāng)對(duì)方要求你仔細(xì)解釋你的縱向邏輯，你能回答出來(lái)。?
第二種，對(duì)方會(huì)問(wèn)：“只是這樣嗎？”說(shuō)明我們?cè)谥v話中沒(méi)有把橫向邏輯組織起來(lái)或組織得不夠好，也就是說(shuō)，我們未能合理把握整體思路，出現(xiàn)了遺漏和重復(fù)。合理的橫向邏輯是指任何人都能看懂的總分關(guān)系，沒(méi)有遺漏和重復(fù)。這就是所謂的MECE分析法(Mutually Exclusive，Collectively Exhaustive)，意思是“相互獨(dú)立，完全窮盡”。這個(gè)方法源于麥肯錫原理，要求對(duì)于重大議題做到不重疊、不遺漏的分類，而且能夠藉此有效把握問(wèn)題的核心，并解決問(wèn)題的方法。
驗(yàn)證假說(shuō)能力 驗(yàn)證假說(shuō)是指提前預(yù)想對(duì)方的質(zhì)疑，進(jìn)行回答。有時(shí)候，就算你的方案在邏輯上是正確的，對(duì)方也不見(jiàn)得會(huì)贊同。倘若一味羅列對(duì)方不肯接受的理由，結(jié)果只會(huì)是“為了邏輯而制造邏輯”，或者被認(rèn)為是“強(qiáng)詞奪理”。
要很好地回答對(duì)方的疑問(wèn)需要經(jīng)歷兩個(gè)步驟。
首先，知道對(duì)方的疑問(wèn)；
其次，回答對(duì)方的疑問(wèn)。
第1個(gè)步驟是為了探知對(duì)方的疑問(wèn)，即“提出論點(diǎn)”。第2個(gè)步驟是針對(duì)對(duì)方可能提出的疑問(wèn)，提前準(zhǔn)備好客觀的答案，即“驗(yàn)證假說(shuō)”。如果不能事先提出論點(diǎn)、構(gòu)建假說(shuō)，就會(huì)陷入無(wú)論解說(shuō)多久也無(wú)法做到讓對(duì)方完全理解的窘境。在《精準(zhǔn)表達(dá)——讓你的方案在最短的時(shí)間內(nèi)打動(dòng)人心》一書中，高田貴久詳細(xì)介紹了假說(shuō)驗(yàn)證的五個(gè)步驟。
妥善表達(dá)需要培養(yǎng)會(huì)議設(shè)計(jì)能力和制作商務(wù)文本能力
會(huì)議設(shè)計(jì)能力 提交方案通常采用開(kāi)會(huì)的形式進(jìn)行，如果提交方案的會(huì)議冷場(chǎng)，也就意味著提交方案失敗。
為什么會(huì)冷場(chǎng)呢？因?yàn)闀?huì)議設(shè)計(jì)得不好。高田貴久提出，設(shè)計(jì)會(huì)議時(shí)需注意兩個(gè)要素：
一是會(huì)議的著陸點(diǎn)；
二是著陸形式。
著陸點(diǎn)指要弄清楚每次會(huì)議的內(nèi)容。一般來(lái)說(shuō)，方案的提交是分步驟的，相應(yīng)的會(huì)議也不會(huì)只開(kāi)一次。把大方案劃分為若干小方案，精心設(shè)計(jì)各個(gè)會(huì)議的達(dá)成目標(biāo)也同樣重要。
通常提交提案時(shí)會(huì)經(jīng)歷的四場(chǎng)具有代表性會(huì)議：第一次是項(xiàng)目初始會(huì)議，是啟動(dòng)某項(xiàng)目或開(kāi)始與顧客交涉時(shí)召開(kāi)的第一場(chǎng)會(huì)議，主要是為了讓大家互相認(rèn)識(shí)，就現(xiàn)狀、目的等方面進(jìn)行對(duì)話。之后三次分別是研討會(huì)、中間報(bào)告會(huì)、最終報(bào)告。
選擇著陸點(diǎn)，就意味著應(yīng)當(dāng)在弄清楚每次會(huì)議的“定位”，在此基礎(chǔ)上向會(huì)議提供資料、得到反饋，然后推進(jìn)工作，再組織下次會(huì)議。四場(chǎng)會(huì)議定位不同，討論內(nèi)容及決定事項(xiàng)也會(huì)不同，搞錯(cuò)會(huì)議定位有時(shí)會(huì)造成嚴(yán)重的后果：方案非但無(wú)法繼續(xù)推進(jìn)，反而會(huì)被要求重做。比如，好不容易討論到?jīng)Q策階段，突然對(duì)方指出：“沒(méi)聽(tīng)說(shuō)過(guò)那件事”“沒(méi)打算這樣做”，決策事項(xiàng)就此全盤覆滅。究其原因，是搞錯(cuò)了會(huì)議定位。
制作商務(wù)文本的能力 這是提交方案最后一步。高田貴久指出，在提交方案時(shí)，把自己想表達(dá)的東西總結(jié)成書面形式是一個(gè)非常重要的過(guò)程。提交方案并非只是針對(duì)提交方案時(shí)在場(chǎng)的人所做的行動(dòng)。一般而言，由于商務(wù)文本會(huì)被大家長(zhǎng)期閱讀，因此除非有意不留證據(jù)，否則就需要認(rèn)真總結(jié)出易于理解的商務(wù)文本，達(dá)到充分表述意見(jiàn)、不被他人誤解的效果。
制作商務(wù)文本的過(guò)程，該過(guò)程大致分為5個(gè)步驟：
1. 制作文字信息；
2. 制作圖表；
3. 制作幻燈片；
4. 制作資料包；
5．制作資料群。
這五個(gè)步驟意味著商務(wù)文本正在走向制作完成階段。這一部分，作者的指導(dǎo)相當(dāng)具體，就如何制作幻燈片（PPT）提出了很多實(shí)用方法，這里就不展開(kāi)講了。
從寫作方法上看，《精準(zhǔn)表達(dá)——讓你的方案在最短的時(shí)間內(nèi)打動(dòng)人心》以虛構(gòu)了一個(gè)制作方案的故事貫穿各章，真實(shí)再現(xiàn)了商務(wù)活動(dòng)中方案制作各階段的情景、氛圍，以及可能出現(xiàn)的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上詳盡解說(shuō)了解決問(wèn)題的方法和技巧，可以說(shuō)是“場(chǎng)景式教學(xué)”，讀來(lái)不枯燥。
本書不僅是指導(dǎo)商務(wù)活動(dòng)中提交方案的一個(gè)詳實(shí)的行動(dòng)指南，在日常生活中，很多原則和技巧也值得借鑒。
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