工作中，我們經(jīng)常需要抄起鍵盤(pán)寫(xiě)一堆報(bào)告材料?？捎袝r(shí)寫(xiě)著寫(xiě)著就跑偏了，被領(lǐng)導(dǎo)打回來(lái)重新修改，又費(fèi)好幾遍事兒。除了書(shū)面溝通，還有口頭溝通。和領(lǐng)導(dǎo)面對(duì)面匯報(bào)時(shí)，不知道從哪句開(kāi)始，東說(shuō)一句西說(shuō)一句，不光領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)聽(tīng)明白，自己也說(shuō)亂了。
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有什么辦法能迅速變得邏輯清晰嗎？可以試試金字塔原則。
作家馮唐曾經(jīng)說(shuō)：進(jìn)了麥肯錫公司，我被訓(xùn)練的第一個(gè)玩意兒就是金字塔原則。后來(lái)證明，這也是之后諸多訓(xùn)練中，最寶貴最有用的玩意兒。
為什么麥肯錫公司這么重視金字塔原則呢？這兒有一個(gè)小故事。
在麥肯錫剛成立的時(shí)候，一個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人去幫一家公司做咨詢(xún)。結(jié)束后，負(fù)責(zé)人在電梯遇到了那家公司的董事長(zhǎng)。董事長(zhǎng)問(wèn)負(fù)責(zé)人：你們麥肯錫怎么評(píng)估這件事，對(duì)結(jié)果有什么看法？
這個(gè)負(fù)責(zé)人絲毫沒(méi)有準(zhǔn)備，但是就算提前準(zhǔn)備了，他也做不到在電梯下降的30秒內(nèi)說(shuō)明白。最后，麥肯錫因?yàn)檫@次電梯事件，失去了一個(gè)重要客戶(hù)。
從此，麥肯錫對(duì)自己的員工展開(kāi)了高效表達(dá)的培訓(xùn)，也就是金字塔原則。它讓員工能在最短的時(shí)間內(nèi)把事情和結(jié)果說(shuō)明白。這個(gè)金字塔原則也在全世界風(fēng)靡起來(lái)。
一、先設(shè)計(jì)圖紙?jiān)偕w樓，先構(gòu)思金字塔再表達(dá)
金字塔原則，通常思考事情分為三層。最上層的塔尖，是我們想傳達(dá)的中心論點(diǎn)，比如最終選定某家合作設(shè)計(jì)院。向下移，第二層是幾個(gè)分論點(diǎn)，比如有關(guān)提案的背景、優(yōu)點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)。再下一層，第三層就是支撐各分論點(diǎn)的信息。比如，設(shè)計(jì)院的背景包括擁有業(yè)內(nèi)的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)頭人，也擁有很高的資質(zhì)。這樣，運(yùn)用金字塔原則就能找到一個(gè)核心主張，然后進(jìn)行有理有據(jù)的論述了。
金字塔的層數(shù)可以一直延伸下去，直到問(wèn)題的盡頭。一般來(lái)說(shuō)，如果是簡(jiǎn)單溝通就只需要兩層，如果用三層就已經(jīng)足夠解決大部分的職場(chǎng)問(wèn)題了。
運(yùn)用金字塔原理，可以讓我們既全面了解整個(gè)邏輯框架，又能隨時(shí)確認(rèn)其中的某個(gè)細(xì)節(jié)，達(dá)到見(jiàn)樹(shù)又見(jiàn)林的效果。
要蓋一座摩天大樓，必須要先設(shè)計(jì)一張準(zhǔn)確精細(xì)的圖紙。同理，想高效地表達(dá)自己，也需要先在頭腦中構(gòu)建出一個(gè)金字塔。
二、金字塔的兩種方式：由下到上、由上到下
搭建金字塔有兩種方式，由下到上逐層搭建，或者由上到下來(lái)搭建。根據(jù)不同目的，我們可以選擇不同的方式。
1.由下到上
當(dāng)我們遇到一個(gè)還沒(méi)弄清楚的問(wèn)題時(shí)，可以運(yùn)用金字塔由下到上的方式來(lái)幫助自己思考。
我們可以把搜集到的信息先歸攏在一起，再根據(jù)相互關(guān)系進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，然后提煉出上一層信息，直到提煉到金字塔最上層。
把事物分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行歸納的思考方式，其實(shí)是人類(lèi)理性思考的原點(diǎn)，是人類(lèi)的內(nèi)在潛能。早在中世紀(jì)的時(shí)候，古希臘人面對(duì)滿(mǎn)天的繁星，把它們?nèi)宄扇旱倪M(jìn)行歸類(lèi)，想象成生活常見(jiàn)的器物或者某些美麗圖案，由此創(chuàng)造了著名的希臘神話(huà)?？梢?jiàn)，這個(gè)思考方式很符合人們的認(rèn)知習(xí)慣。
需要注意的是，在向上歸納的過(guò)程中，如果需要進(jìn)行假設(shè)或者推論，不能太跳躍，要搭配足夠的信息量。同時(shí)，根據(jù)具體的信息整理出上一層抽象信息，是一個(gè)找本質(zhì)的過(guò)程，不能只是簡(jiǎn)單地做刪除。
我們舉個(gè)例子，看看如何用由下而上的金字塔來(lái)幫助自己思考。假設(shè)我們想開(kāi)一個(gè)小龍蝦店，首先，需要搜集一些信息：準(zhǔn)備把店鋪開(kāi)在哪條街、準(zhǔn)備多少啟動(dòng)資金、小龍蝦從哪進(jìn)貨、預(yù)計(jì)客流量如何、準(zhǔn)備起個(gè)什么店名、怎么辦執(zhí)照等等。然后我們把這些信息進(jìn)行歸類(lèi)，可分為調(diào)研、籌備和運(yùn)營(yíng)這三部分。這樣就能理清思路了。
此外，由下而上的金字塔方式，不僅能幫助我們思考，還可以用來(lái)在工作中整理資料。
2.由上而下
由上而下的金字塔是一個(gè)下降式的思考方式。這個(gè)過(guò)程需要把金字塔頂層的中心論點(diǎn)分解成幾個(gè)分論點(diǎn)，再把每個(gè)分論點(diǎn)拆成幾個(gè)支撐論據(jù)。
這個(gè)過(guò)程很像一個(gè)公司的運(yùn)營(yíng)模式。好比，公司的老板發(fā)布了一個(gè)年度重要項(xiàng)目，幾個(gè)部門(mén)承擔(dān)不同的任務(wù)，每個(gè)部門(mén)的員工又被分配了不同的工作內(nèi)容。
如果在工作中傳達(dá)信息，這種由上而下的方式效果最好，也最有說(shuō)服力。這樣，我們?cè)诳陬^溝通或者書(shū)面報(bào)告時(shí)，就把重點(diǎn)就放在了最前面。之后就可以從容不迫地進(jìn)行展開(kāi)敘述，來(lái)說(shuō)服對(duì)方。
舉個(gè)例子，如果我們準(zhǔn)備實(shí)施一個(gè)更優(yōu)的銷(xiāo)售方案，這是中心論點(diǎn)。接下來(lái)，分論點(diǎn)就可以解釋為什么這個(gè)方案更好，來(lái)說(shuō)服大家接受?；蛘?，分論點(diǎn)可以詳細(xì)介紹這個(gè)方案的步驟，告訴大家應(yīng)該怎么做。
這樣有兩個(gè)好處。第一，對(duì)方可以先得到結(jié)論。這樣就能安心聽(tīng)接下來(lái)的細(xì)節(jié)，哪怕后面稍微有點(diǎn)難懂，但是因?yàn)橹罆?huì)向什么方向發(fā)展，所以也沒(méi)有什么負(fù)擔(dān)。第二，人類(lèi)的大腦會(huì)自動(dòng)把觀點(diǎn)和理由產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，當(dāng)理由有些遺漏，大腦也會(huì)進(jìn)行自動(dòng)補(bǔ)齊。這樣就相當(dāng)于借用了對(duì)方的思考力來(lái)理解我們的觀點(diǎn)。
相反的，如果不是自上而下先說(shuō)中心論點(diǎn)，而是像推理片、懸疑片那樣把中心論點(diǎn)放在最后，就會(huì)產(chǎn)生不好的效果。首先，因?yàn)閷?duì)方不知道你的觀點(diǎn)，也就無(wú)法預(yù)知發(fā)展方向，他就必須認(rèn)真聽(tīng)每一個(gè)細(xì)節(jié)。當(dāng)遇到難懂的地方，會(huì)加重對(duì)方的理解負(fù)擔(dān)，甚至讓對(duì)方失去聽(tīng)的興趣。其次，有很多人做報(bào)告時(shí)，發(fā)現(xiàn)下面沒(méi)有人愿意聽(tīng)，大家都在嘩嘩地翻手頭的資料，這也是因?yàn)榇蠹覜](méi)有先聽(tīng)到結(jié)論的原因。
三、重頭戲：確定好金字塔第二層的分論點(diǎn)
在工作中，由上而下的金字塔方式用得更多一些，金字塔的層數(shù)也是兩到三層。那么，只要我們把金字塔第二層的分論點(diǎn)確定好，就能很好地完成金字塔的搭建。
那么，第二層分論點(diǎn)在數(shù)量上有什么要求嗎？
第二層分論點(diǎn)一般情況下會(huì)選擇3個(gè)、5個(gè)或者7個(gè)，3個(gè)最好。3是穩(wěn)定事物的最小值，只有達(dá)到3個(gè)論點(diǎn)，我們才認(rèn)為有說(shuō)服力，比如“三個(gè)臭皮匠賽過(guò)諸葛亮”。7是人類(lèi)大腦局限性決定的，是短時(shí)間記憶的上限，像“世界七大奇跡”。當(dāng)我們沒(méi)辦法用3和7來(lái)歸類(lèi)的時(shí)候，那就可以設(shè)5個(gè)分論點(diǎn)。5是質(zhì)數(shù)，除了1和它本身，不能被任何數(shù)整除。
分論點(diǎn)的數(shù)量并不絕對(duì)。如果表達(dá)對(duì)比，比如措施使用前和使用后，這時(shí)就只有2個(gè)分論點(diǎn)。
那如何設(shè)置分論點(diǎn)的內(nèi)容呢？
我們可以借鑒MECE法則。MECE法則是一種分析法。用一句話(huà)來(lái)解釋?zhuān)褪欠诸?lèi)不重復(fù)，且不遺漏。比如，季節(jié)可以分成春夏秋冬、方向可以分為東南西北。
MECE法則不僅可以用在工作中，它還可以強(qiáng)化我們的邏輯思維，所以我們可以廣泛使用，讓它成為我們的思考習(xí)慣。比如，我們?cè)谄渌鞘锌吹椒诸?lèi)垃圾箱，一個(gè)是可燃垃圾，一個(gè)是廚余垃圾，如果用MECE法是不是會(huì)發(fā)現(xiàn)有的垃圾同屬于兩個(gè)分類(lèi)，但是有的又哪個(gè)都不屬于，就像塑料瓶。
如果重復(fù)和遺漏不能同時(shí)滿(mǎn)足。我們可以稍微重復(fù)，但一定不要有遺漏。如果有遺漏，可能就錯(cuò)過(guò)了一些本質(zhì)分析的內(nèi)容，最后的結(jié)論和建議也就偏離了。
在工作中，有很多現(xiàn)成的MECE模型可供參考。適當(dāng)收集一些模型，可以讓我們思考問(wèn)題更輕松。比如，產(chǎn)業(yè)分析中常用的“五力分析模型”，它是用來(lái)擬定競(jìng)爭(zhēng)策略的，包括潛在進(jìn)入者的威脅力、替代產(chǎn)品和服務(wù)的威脅力、供貨商的議價(jià)能力、購(gòu)買(mǎi)者的議價(jià)能力、現(xiàn)有對(duì)手的競(jìng)爭(zhēng)力這五個(gè)方面。還有進(jìn)行企業(yè)戰(zhàn)略分析的“3C模型”，包括企業(yè)自身、競(jìng)爭(zhēng)者、顧客或市場(chǎng)。
在我們自己確定分論點(diǎn)時(shí)，如果沒(méi)有可參考模型，可以試著用一下“其他”。除了已經(jīng)確定的幾個(gè)分論點(diǎn)，另外再設(shè)一個(gè)“其他”，把無(wú)法歸類(lèi)的信息收集在這里。隨著“其他”這個(gè)分類(lèi)的內(nèi)容越來(lái)越多，也就能找到這個(gè)分論點(diǎn)的主題了。
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在職場(chǎng)中，口頭溝通或者書(shū)面報(bào)告是每個(gè)人都會(huì)遇到的問(wèn)題。用金字塔原則搭配MECE法則，可以使一份讓人暈頭轉(zhuǎn)向的報(bào)告，瞬間骨架清晰起來(lái)。想成為一個(gè)邏輯能力強(qiáng)的職場(chǎng)人，就從這個(gè)方法開(kāi)始吧。
