你曾經(jīng)主持過會(huì)議嗎？你有沒有參加過很多冗長而無效的會(huì)議？我們在企業(yè)里啊，天天要開會(huì)。有時(shí)候一天下來的時(shí)間都被會(huì)議排滿了。想一想，有多少會(huì)議是真的有效的呢？召開一個(gè)會(huì)議很容易，但把一個(gè)會(huì)議開好卻非常不容易。
大家算一下，在公司的時(shí)候，平均一天有多少會(huì)議要參加？小的有討論會(huì)，部門小會(huì)議，大的有跨部門項(xiàng)目會(huì)議，以及公司的大會(huì)，還有培訓(xùn)會(huì)，推介會(huì)，客戶見面會(huì)，等等等等。幾乎是，在公司的時(shí)間，一半用來開會(huì)，另一半才去落實(shí)工作。有的時(shí)候你會(huì)不會(huì)覺得，很多會(huì)議開了跟沒開一樣？去開會(huì)以前，我也不知道是個(gè)什么會(huì)，就去了，開完了以后，我還是不知道這是個(gè)什么會(huì)。
如果會(huì)議只是空喊口號，只是眾說紛紜，而沒有達(dá)成什么計(jì)劃和目標(biāo)，更沒有落實(shí)到什么行動(dòng)上，那么會(huì)議就等于浪費(fèi)大家的時(shí)間。只有在每一個(gè)與會(huì)人員走出會(huì)議室的時(shí)候，明明白白知道馬上該去干什么，這個(gè)會(huì)議才是有效的。那么，開好一個(gè)會(huì)議真的就那么難嗎？如何把會(huì)議開的高效，有結(jié)果呢？
今天，CZ院長就要教大家，主持會(huì)議，如何用TAC模型搞定。
我們在開會(huì)之前要問自己的第一個(gè)問題就是，請問，你有必要召開會(huì)議嗎？是否用電話會(huì)議和電子郵件也可以取得同樣的結(jié)果呢？如果決定要召開會(huì)議，一定要有一個(gè)清晰的目的，這就是會(huì)議主持的第一條。
1）Target 目標(biāo)。主持會(huì)議的第一招，清晰的目標(biāo)。
在開會(huì)之前，一定要有一個(gè)清晰的目標(biāo)告訴大家，為什么我們要召開這次會(huì)議。有可能這場會(huì)議是為了傳達(dá)信息，有可能是為了闡明新方案，有可能是新產(chǎn)品發(fā)布，有可能是為了和大家達(dá)成一致意見，有可能是為了布置任務(wù)，采取行動(dòng)。
要做到目標(biāo)清晰，這就要求，會(huì)議的發(fā)起者，必須提前告訴與會(huì)人員，該會(huì)議的內(nèi)容，需要哪些數(shù)據(jù)，還有要討論的相關(guān)問題。這樣，參會(huì)人員才可以帶著自己的建議和想法，和支持性的數(shù)據(jù)，來參加會(huì)議，以便各方領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)場上拍版。如果你是會(huì)議發(fā)起者，那么這對你來說就是一個(gè)挑戰(zhàn)，你要通知大家的不僅僅是召開會(huì)議的時(shí)間，地點(diǎn)和主題，還必須起到會(huì)議的組織和協(xié)調(diào)作用，甚至與每一位核心與會(huì)者（英文叫stakeholder）充分溝通，保證會(huì)議的效率。
2）Agenda議程。主持會(huì)議第二招，詳細(xì)的議程。
一個(gè)好的會(huì)議必須有一個(gè)清晰的詳細(xì)的議程，以防止跑題。當(dāng)然，有一個(gè)議程還不夠，還要注意可能出現(xiàn)隱患。有的時(shí)候，我們真不知道自己在開會(huì)的時(shí)候會(huì)說些什么。比如，老板剛剛跟大家宣布說，部門下周要去巴黎參加展會(huì)，并且要和大家一起討論如何借助這個(gè)機(jī)會(huì)提高公司的銷售額?？墒窃捯魟偮湎?，大家就紛紛討論精彩的巴黎之行了。女同胞們?nèi)氯轮ツ睦锬睦镔I包包和化妝品，而男同胞們卻覺得終于可以脫離家庭的束縛去酒吧好好喝幾杯了。那么這樣的會(huì)議如何繼續(xù)呢？結(jié)果只會(huì)總是跑題，總是被打斷。
如果你作為會(huì)議的主持人，你的任務(wù)就是要禮貌而堅(jiān)決地不讓會(huì)議跑題，不讓會(huì)議被打斷，把大家隨時(shí)隨地拉回來。所以當(dāng)大家開始跑題時(shí)，你要堅(jiān)定告訴大家，時(shí)間緊迫，我們必須提高效率，把會(huì)議開好，并且告知今天的會(huì)議要完成的議程有哪些，希望大家按照步驟來執(zhí)行。不要開小差。其他的私人事項(xiàng)可以下班后再討論。
要知道我們每個(gè)人都非常忙啊，千萬不要去浪費(fèi)別人的時(shí)間，開無效的會(huì)議。因此我們說，在會(huì)議當(dāng)中，必須有一份詳細(xì)的議程，而且還要防止跑題。
3）Confirmation確認(rèn)。主持會(huì)議第三招，確認(rèn)和跟進(jìn)。
有了清晰的目標(biāo)，詳細(xì)的議程，我們每個(gè)人都能帶著目的參加會(huì)議，也不太容易跑題，你的會(huì)議已經(jīng)成功了一大半了，千萬不要虎頭蛇尾，在最后功虧一簣哦。所以在會(huì)議結(jié)束的時(shí)候，我們一定要有一個(gè)明確的確認(rèn)和跟進(jìn)。
什么意思呢？很多會(huì)議在結(jié)束的時(shí)候，大家感覺好像已經(jīng)達(dá)成一致了，可是又好像還沒有達(dá)成一致。如果這個(gè)時(shí)候只是匆匆結(jié)束了會(huì)議，很多人在會(huì)后收到會(huì)議紀(jì)要郵件的那一刻，突然提出反對意見，不對啊，我在會(huì)議上沒有這么說啊，沒有這么答應(yīng)啊，你沒和我確認(rèn)過啊，于是這個(gè)會(huì)議的主持人就很尷尬，不得不重新協(xié)商，甚至再次開會(huì)討論。為什么呢？因?yàn)槲覀兠總€(gè)人都有自己的想法和思考的方式。所以在會(huì)議結(jié)束的時(shí)候，作為會(huì)議的主持人，一定要和與會(huì)的每一位重要參與者，stakeholders一一進(jìn)行確認(rèn)。
如果你是會(huì)議主持人，這場會(huì)議是關(guān)于新產(chǎn)品的推出，并且你邀請的是各個(gè)部門的人來參加。那么在會(huì)議的最后，你要跟每個(gè)部門一一確認(rèn)，銷售部是否可以開始準(zhǔn)備銷售計(jì)劃，市場部的推廣計(jì)劃是否確認(rèn)，研發(fā)部是否技術(shù)確保沒有問題，生產(chǎn)部是否確認(rèn)開始量產(chǎn)。這樣才能確保，每個(gè)部門，都知道圍繞著這個(gè)新產(chǎn)品接下來如何開展工作。
主持會(huì)議，TAC模型用起來，Target，目標(biāo)，Agenda，議程，Confirmation，確認(rèn)。只要做到這三點(diǎn)，你的會(huì)議一定能更有效，你一定會(huì)成為一個(gè)非常棒的會(huì)議主持人哦。
最后還有一個(gè)問題要提醒大家，有時(shí)候已經(jīng)通知好大家會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)了，可是由于突發(fā)事件，或者和領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間臨時(shí)沖突了，導(dǎo)致了會(huì)議不得不取消。這時(shí)，你一定要迅速處理，不能一拖再拖，如果直到會(huì)議前十分鐘才通知大家，是非常不禮貌的。因?yàn)榕c會(huì)人員可能本身非常忙，時(shí)間很緊張，為了這個(gè)會(huì)議而推掉了其他重要的事情。如果你盡早告知大家會(huì)議的臨時(shí)變動(dòng)，那么他們才可以去安排其他的事情。設(shè)想一下，如果別人約你周末吃飯，當(dāng)你開了幾十公里路到了吃飯地點(diǎn)時(shí)，對方才電話你，不好意思哦，我臨時(shí)有事，今晚的約會(huì)要改時(shí)間。神馬？這不是耍我嗎？你肯定覺得很憤怒。一定要尊重別人，千萬要重視這些細(xì)節(jié)，開會(huì)時(shí)間有變動(dòng)，一定要馬上告知與會(huì)人員，安排會(huì)議的調(diào)整。
希望大家能夠稱為“無效會(huì)議”的終結(jié)者，從你開始，讓每一場會(huì)議，開得簡潔，高效，有質(zhì)量！
