高效會議之參與式研討方法推薦

在一些傳統(tǒng)會議中,人們經(jīng)常習(xí)慣聽命于某人的某個觀點,參會者頻頻點頭,偶爾也添加進(jìn)自己的意見,會場上沒有爭論,大家意見高度統(tǒng)一,領(lǐng)導(dǎo)高興于意見被參會者認(rèn)同。

在另外一些會議中,,有時候我們會發(fā)現(xiàn)說著說著就一團(tuán)亂麻了,或者說著說著就開始撕逼了,這讓會議變得效率低下甚至難以進(jìn)行。

以上兩種會議,都沒能夠激發(fā)參與者的集體智慧、實現(xiàn)團(tuán)隊共識,讓團(tuán)隊成員自動自發(fā)的承諾,并堅定不移地予以執(zhí)行。為此給大家推薦幾個參與式研討方法,讓會議更加高效。

[if !supportLists]一、[endif]頭腦風(fēng)暴

這是一個大家都熟知的方法, 不過多進(jìn)行闡述,簡要的把一些操作要點提煉出分享給大家。頭腦風(fēng)暴的一二三四:

一發(fā)言: 每人都要發(fā)言,但每次只能一人發(fā)言。

二追求: 追求數(shù)量、追求創(chuàng)意。

三不許: 不許質(zhì)疑、不許批評、不許打斷。

四原則: 自由發(fā)散原則、主題聚焦原則、禁止批評原則、延遲判斷原則

[if !supportLists]二、[endif]書寫風(fēng)暴

頭腦風(fēng)暴的一種變種,可以避免頭腦風(fēng)暴時出現(xiàn)“大嗓門效應(yīng)”。所謂大嗓門效應(yīng),就是小組研討被少數(shù)人控制,大多數(shù)人喪失了發(fā)言的機(jī)會。通常的大嗓門包括領(lǐng)導(dǎo)、專家、個性外向成員、有負(fù)面情緒的成員等。

書寫風(fēng)暴具體操作:根據(jù)會議主持人所拋出的議題各自進(jìn)行書寫。每人每次在卡片上寫一條,放在桌子中間,然后大家隨機(jī)抽取一張其他人的卡片,在卡片上加上新的自己的內(nèi)容,又放在桌子中間。當(dāng)信息達(dá)到一定程度后停止。大家一起進(jìn)行梳理,并記錄在白板紙上,進(jìn)行集體展示。

[if !supportLists]三、[endif]團(tuán)隊列名法

也是頭腦風(fēng)暴的一種變種,團(tuán)體列名是一種更加結(jié)構(gòu)化的頭腦風(fēng)暴方法。為了避免個別人控制會議,讓所有小組成員在規(guī)定的時間內(nèi)獨立思考并記錄下自己的觀點,然后輪流依次發(fā)言,直到窮盡所有的觀點。

操作步驟如下:

第一步,研討準(zhǔn)備:主持人說明議題,鼓勵大家積極思考,貢獻(xiàn)思想。

第二步,個人思考:在限定的時間里,參會者獨自把自己的所有想法順序排列,寫在紙上,其間不允許討論。

第三步,個人發(fā)言。主持人指定專人負(fù)責(zé)記錄和發(fā)言順序。第一輪發(fā)言,限定每人只能講其意見中的第一條,如自己的意見別人講過,不再重復(fù)。由記錄者將意見逐條編號順序記錄。如此一輪一輪地進(jìn)行。如果某一參會者沒有新意見了,則越過,直至全體人的意見都講出來為止。別人發(fā)言時,不允許對提出的意見進(jìn)行評論。

第四步,集團(tuán)討論。參會者對每一條意見進(jìn)行討論,如有不清楚的可以提問??烧?zhí)岢鲆庖姷娜诉M(jìn)一步澄清解釋,說明含義。

第五步,集體決策。所有參會者根據(jù)自己認(rèn)為重要的程度從全組列出的意見中選出若干條(例如5條),并排列打分(例如排列第一的給5分,排列第5的給1分)。把每條意見分?jǐn)?shù)相加,得分最多的前5項即為集體的最終意見或最終決策。

四、外交大使法:

由主持人提出研討課題,并將參會者進(jìn)行分組。參會者在小組內(nèi)進(jìn)行研討,得出本組結(jié)論。然后每組的1號隊員匯集到1組(依此類推)進(jìn)行交叉交流。交流結(jié)束后,隊員回到本小組進(jìn)行成果匯總,借此修正本小組原始結(jié)論。產(chǎn)生出更加準(zhǔn)確并全面的結(jié)論。

五、世界咖啡法:

由主持人提出幾個研討課題,并將參會者進(jìn)行分組。每個小組各領(lǐng)一個課題進(jìn)行小組內(nèi)部研討得出結(jié)論。然后每個小組分成固守班與移動班。固守班不動地方等待其他小組的移動班來進(jìn)行交流,移動班要按照順時針的方向去各小組進(jìn)行講解自己的課題。完成后,固守班為移動班講解自己的課題。

六、開放空間法

步驟

1、確定會議主題。

2、通知利益相關(guān)方會議的時間、地點。

3、確定會議場地以及布置,會議布置最好采用圍圈而坐。

4、帶領(lǐng)人組織成員相互認(rèn)識并破冰暖身。

5、將會議規(guī)則公布于與會人員,讓與會人員了解會議規(guī)則。

6、陳述討論主題的由來。

7、根據(jù)主題內(nèi)容,與會的每一位人員針對主題進(jìn)行發(fā)言,表達(dá)自己對主題的認(rèn)識。

8、分組討論主題內(nèi)容產(chǎn)生的原因,在規(guī)定的時間內(nèi)用大白紙進(jìn)行歸納總結(jié),然后每組派一個代表向所有與會人員講解展示小組的討論成果。

9、針對每小組的討論結(jié)果,帶領(lǐng)人再歸納總結(jié)出所有原因,達(dá)到大多數(shù)人都贊成討論結(jié)果。

10、根據(jù)討論出的原因,分組討論相應(yīng)的應(yīng)對方案,在規(guī)定的時間內(nèi)用大白紙進(jìn)行歸納總結(jié),然后每組派一個代表向所有與會人員講解展示小組的討論成果。

11、針對每小組的討論結(jié)果,帶領(lǐng)人再歸納總結(jié)出所有方案,達(dá)到大多數(shù)人都贊成討論結(jié)果。

12、制定實施的時間,并進(jìn)行分工,執(zhí)行方案。

13、評估方案執(zhí)行的情況。


七、六帽法

以上的方法均是通過改變會議的形式和流程,促使大家積極發(fā)言,促進(jìn)溝通交流。

但很多時候,因為交流討論的人都只掌握一部分事實和信息,都帶著各自的見解,都有著各自的利益,會導(dǎo)致大家交流時并不在同一頻道,你說你的,我說的我的,誰也沒有搞清楚對方在說什么,爭來爭去沒有結(jié)果。有沒有一種方法能讓大家交流時能夠做到同頻,讓交流更加有效呢?

答案是,有,六頂思考帽。

六頂帽子思考法是一個集體性的思考,它最大的好處是引導(dǎo)注意力,使集體的思考注意力集中到同一個方向。眾人都朝一個方向思考,想的都是一件事情,這樣既便于思考,也便于交流。因為一開始就是在一個方向上努力,所以關(guān)鍵是怎樣在這個方向上把問題看深、看透。這完全是一個主動的,按照計劃有所安排的思考,而不是碰到一件事后的突然反應(yīng)。所以說,這種思考方式更適合于為了某一個事實或事件而進(jìn)行群體性、小組性或集體性的思考。

一周四天工作制?你認(rèn)為這是腦洞大開?你贊同這個提議,還是反對它?理由呢?

可能不同立場的人會有不同的看法。當(dāng)有人提出一個新想法時,我們本能地會判斷這個主意是“行”還是“不行”,緊跟著就會辯護(hù),到底為什么行,或者不行,對方也會辯論。最后每個人都覺得自己的觀點是對的,別人的觀點是錯的。類似的沖突,每天都在上演,無論是工作中,還是生活中。不僅造成溝通效率的低下,還會大大破壞團(tuán)隊的凝聚力,影響團(tuán)隊的協(xié)作。

那么,有沒有一種思考方法,能理清之前一團(tuán)亂麻的討論情形,提高我們的思考和決策效率?

六頂思考帽是什么?

六頂思考帽,是英國學(xué)者愛德華·德博諾 (Edward de Bono) 博士開發(fā)的一種思維訓(xùn)練模式。它以藍(lán)、白、紅、黃、黑、綠六個顏色來表示思維,用帽子作為比喻,給思考一個指引地圖。

廣闊的藍(lán)色,表示“管理調(diào)控”?

藍(lán)色思考帽負(fù)責(zé)調(diào)控思考的整個過程。它負(fù)責(zé)安排思考的先后順序和分配思考時間,指引思考的方向,就像一個樂隊的指揮。

當(dāng)思考一開始,我們要“戴上”藍(lán)色思考帽,對所思考的問題進(jìn)行定義,為整個思考的過程確定目標(biāo)和方向,之后再考慮從哪些方面進(jìn)行思考,再計劃每個方面思考所花費的時間。在集體討論的時候,藍(lán)帽子就是主持人的角色,確保參與討論的人按照思考預(yù)定流程進(jìn)行思考。

在個人獨立思考的時候,我們也需要先“戴上”藍(lán)帽問一下自己:“我要思考什么?”或“我是否思考超過時間了?”等。

白色表示“信息和數(shù)據(jù)”

“巧婦難為無米之炊”,思考問題也需要第一手原料。解決問題和做出決定的前提,離不開探索事實情況。白色思考帽就是幫助我們充分搜集數(shù)據(jù)、信息和探索所有需要了解的情況。它確保我們中立而

客觀全面地去了解事物,在此基礎(chǔ)上才做進(jìn)一步的思考處理。在團(tuán)隊探討問題的時候,所有參與者都要說出自己所掌握的信息和了解的情況。只有在這頂帽子里面,我們可以了解自己不知道而別人知曉的信息,達(dá)到信息共享,不至于大家在信息不對稱的情況下對一件事情進(jìn)行討論。

白帽思考使我們獲得更有質(zhì)量的信息。我們做出任何的決策都會依據(jù)所掌握的信息,而很多錯誤的決定都源于對某些信息不了解,錯誤的信息則會影響我們的判斷。

熱情的紅色,表示“直覺和感覺”

紅色思考帽是我們在傳統(tǒng)思考方式下最常使用的一種思維方式。當(dāng)我們喜歡一個人的時候,一切都報以好感,自然他提出的觀點就容易被接受。反之,當(dāng)我們不喜歡一個人的時候,盡管他提出的觀點很好,通常似乎難有耐心繼續(xù)聽下去。

紅色思考帽為情感、感覺、直覺提供了表達(dá)的機(jī)會,也只有讓別人把感覺表達(dá)出來,我們才能對事情有所判斷和衡量。它就像溫度計一樣可以測量大家處在什么狀態(tài),了解團(tuán)隊對某一觀點的支持或反對程度。紅色思考帽創(chuàng)造了更多的機(jī)會去讓團(tuán)隊成員釋放情緒和互相了解感受,并讓個人意識到如何控制和調(diào)節(jié)自己的情緒。

陽光的黃色,表示“價值和利益”

戴上黃色思考帽,讓我們把注意力集中到發(fā)現(xiàn)價值、好處和利益方面,尤其是在別人不容易尋找出價值的地方。同時,戴上黃色思考帽可以讓我們學(xué)會使用它尋找到機(jī)遇和積極的方面,特別是在遇到問題和困難時,我們更要學(xué)會戴上黃色思考帽思考。

謹(jǐn)慎的黑色,表示風(fēng)險和問題

戴上黑色思考帽,只專注缺陷,找到問題所在。“如果公交車的座位都拆除了,有哪些問題?”用黑帽思考,工程師們自然想到“緊急剎車的時候,人們?nèi)菀姿さ?;老人、孕婦和小孩乘車不方便;路遠(yuǎn)的乘客會很累……”

在企業(yè)中,管理者時時面臨著選擇和決定。在做決定之前,我們不得不對風(fēng)險和潛在的問題做思考,然而有的風(fēng)險僅憑直覺很難一眼發(fā)現(xiàn),但只要多努力一點就會找到。這種努力就是黑色思考帽所能做到的,使我們一段時間只專注于對風(fēng)險和問題的尋找,這樣很多問題就相對容易被發(fā)現(xiàn)。在團(tuán)隊討論中,我們還可以發(fā)揮團(tuán)隊的力量,讓團(tuán)隊的成員一起從不同的接觸面去查看問題和風(fēng)險。

生機(jī)的綠色,表示“創(chuàng)意和想法”

戴上綠色思考帽,我們就專注于想點子,尋找解決辦法。在一個時間段,對想出來的方案不做評價,任其發(fā)展,這一點在團(tuán)隊創(chuàng)意思考時尤其有價值。因為思維的習(xí)慣告訴我們,一旦別人提出一個想法的時候,我們會自然地進(jìn)行判斷,考慮這個主意是否可行,又會考慮為什么不行。當(dāng)別人提出為什么不行的時候,我們就會辯論為什么行。這樣一來,很多有價值的觀點在萌芽狀態(tài)就被抹殺了。綠色思考帽要求把所有的點子都排列出來,不進(jìn)行判斷,鼓勵把這些已有的點子作為“跳板”而引導(dǎo)到更新的想法上去。所以,綠色思考帽為創(chuàng)新提供了培育的土壤。

六頂思考帽在會議中的典型的應(yīng)用步驟

上面這六個步驟是六頂思考帽在會議中運用的一般步驟,在實際運用中可以根據(jù)情況進(jìn)行靈活調(diào)整,特別說明一下的是,主持人需要全程戴藍(lán)帽,控制會議節(jié)奏并用思考帽引導(dǎo)大家思考。

如果用六頂思考帽來討論一周四天工作制,畫風(fēng)可能會是這樣子的↓

主持會議的人上“藍(lán)帽"(控制會議)

??所有人先戴“白帽”,分析相關(guān)情況,所有人只能講客觀事實;

??所有人戴上“黃帽”,講述四天工作制的收益,這下所有人都只講收益,一下子就能整理很多收益;

??所有人戴上“黑帽”,講述如實施四天工作制風(fēng)險或者壞處,也能整理出很多條;

??所有人戴上“綠帽”,讓我們針對每一條壞處,思考解決方案;

??所有人戴上“紅帽”,根據(jù)剛才的討論,表決是否同意此決議;

??根據(jù)表決,總結(jié)會議。

六頂思考帽使得思考能從不同側(cè)面展開,取代了一次性思考所有因素的做法。在統(tǒng)籌管理思考(藍(lán)帽)的前提下,集中分析信息(白帽),利益(黃帽),情感(紅帽)以及風(fēng)險(黑帽)等,使人們可以依次對問題的不同側(cè)面給予足夠的重視和充分的考慮。同時,六頂思考帽采用了“平行思考”的工具,在同一時間讓大家“戴上”同一頂思考帽,朝同一方向去看問題,進(jìn)行“平行”的探討,形成合力。運用六頂思考帽,將會使混亂的思考變得更清晰,使團(tuán)體中無意義的爭論變成集思廣益的創(chuàng)造,使每個人變得富有創(chuàng)造性。

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