以下分享來源于我個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)。由于經(jīng)歷所限，適用于傳統(tǒng)行業(yè)中小型項(xiàng)目，不適用于超大型項(xiàng)目或互聯(lián)網(wǎng)公司項(xiàng)目。歡迎有這類經(jīng)驗(yàn)的小伙伴分享。
作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，接到項(xiàng)目的第一個(gè)階段就是啟動(dòng)項(xiàng)目。工作中經(jīng)常遇到有同事第一次帶項(xiàng)目，過來問我項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)怎么開，PPT怎么寫。我知道他們的問題其實(shí)是一個(gè)項(xiàng)目應(yīng)該如何開始。
當(dāng)問及項(xiàng)目該如何開始，首先應(yīng)當(dāng)界定，什么時(shí)候算做項(xiàng)目開始。實(shí)踐中，作為項(xiàng)目經(jīng)理或者團(tuán)隊(duì)成員，在項(xiàng)目開始之前可能已經(jīng)做了很多相關(guān)工作。比如甲方團(tuán)隊(duì)可能已經(jīng)做過很長(zhǎng)時(shí)間的商業(yè)論證；乙方則可能在打單階段就分析過需求，做過初步的方案。我們很難給項(xiàng)目的開始做一個(gè)唯一的標(biāo)識(shí)。甲方可能是項(xiàng)目立項(xiàng)通過，乙方可能是拿到一個(gè)項(xiàng)目的PO；而更大的可能，是老板拍板告訴你說要做一個(gè)項(xiàng)目，小張你開始著手去做吧。
當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理得到項(xiàng)目開始的信號(hào)之后，應(yīng)該怎么做呢？PMP中項(xiàng)目啟動(dòng)階段做兩件事情：
- 制定項(xiàng)目章程
- 識(shí)別干系人
實(shí)踐中我會(huì)告訴我的同事，首先了解項(xiàng)目的背景。有可能你已經(jīng)參與了前期的工作，已經(jīng)有了相當(dāng)?shù)牧私?；也有可能你真的是被分配到了一個(gè)沒有了解過的項(xiàng)目，所以第一件事情是先要知道項(xiàng)目是要做什么。
- 了解項(xiàng)目背景
- 了解項(xiàng)目要達(dá)成的目標(biāo)
比如一個(gè)項(xiàng)目的背景可能是客戶目前有一個(gè)人力資源管理系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)支持人力的各個(gè)模塊。但由于系統(tǒng)比較老舊，系統(tǒng)的效率比較低，存在很多數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，導(dǎo)致人力的同事還是需要做很多線下的工作，不能滿足業(yè)務(wù)的需求。項(xiàng)目要達(dá)成的目標(biāo)是新建一個(gè)人力資源管理系統(tǒng)取代原來的舊系統(tǒng)，新系統(tǒng)要保留原來舊系統(tǒng)的功能并進(jìn)行優(yōu)化，提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性，開發(fā)新的功能，最終達(dá)到提升人力的工作效率、降低企業(yè)用工成本的目的。
如此知道了項(xiàng)目的背景和目標(biāo)，你就大概知道了你的客戶是誰(shuí)。不管是內(nèi)部客戶還是外部客戶，項(xiàng)目的背景一定來源于一個(gè)需求，需求一定有一個(gè)需求方。于是你就有了需求方、執(zhí)行方的干系人，進(jìn)而你可能能聯(lián)想到需要哪些團(tuán)隊(duì)做支持，有支持方的干系人，等等。你有了最初的干系人登記冊(cè)。
然后要知道誰(shuí)是你的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。雖然PMP中規(guī)劃資源和組建團(tuán)隊(duì)分別在計(jì)劃和執(zhí)行過程組中。但是當(dāng)小張的老板告訴小張有個(gè)項(xiàng)目你去開始做吧，小張一定會(huì)問老板：我的團(tuán)隊(duì)是誰(shuí)？
在此至少要確定核心團(tuán)隊(duì)成員。負(fù)責(zé)產(chǎn)品的、技術(shù)的、設(shè)計(jì)的、測(cè)試的。如果一個(gè)名字都沒有，小張心里表示很慌。
有了名字之后，下一個(gè)問題馬上跳進(jìn)腦海。希望什么時(shí)候上線呢？“越快越好”不是個(gè)時(shí)間點(diǎn)，“立即馬上”也不在你的字典中。老板希望三個(gè)月之后能夠上線 -- 這個(gè)時(shí)間有點(diǎn)緊，但起碼不是不能商量。根據(jù)期望上線時(shí)間可以大致做出高層次的里程碑規(guī)劃。
“有沒有什么項(xiàng)目文檔可以參考？” — 之前的商業(yè)論證，打單時(shí)候的RFP，方案論證，簽下的合同…… 老板大手一揮，表示已經(jīng)給你發(fā)郵箱。通過閱讀文檔，和同事、客戶聊天，你知道了項(xiàng)目高層次的需求，需要交付的可交付成果，可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。
現(xiàn)在可以開始著手準(zhǔn)備項(xiàng)目章程了。項(xiàng)目章程理論上應(yīng)該由老板來寫，操作中大多是項(xiàng)目經(jīng)理草擬，甚至有的項(xiàng)目這一步直接免了。我建議你不要免。項(xiàng)目章程是項(xiàng)目開始的一個(gè)總覽(overview)的文檔，它能給人最直觀的第一印象這個(gè)項(xiàng)目的總體情況。如果實(shí)在公司不要求或者覺得文檔過于浪費(fèi)時(shí)間，做一個(gè)簡(jiǎn)版的one page project charter也比沒有要好。
實(shí)踐中，下一步是召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)（Kickoff Meeting）。這個(gè)會(huì)的主要目的是召集項(xiàng)目相關(guān)方，介紹項(xiàng)目的基本情況，宣布項(xiàng)目正式開始。具體干系人通常會(huì)邀請(qǐng)項(xiàng)目的主管領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)方干系人，相關(guān)支持方干系人，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)主要成員。會(huì)議主要介紹項(xiàng)目的背景，目標(biāo)，高層次的需求，高層次的解決方案，里程碑的進(jìn)度計(jì)劃，各個(gè)主要干系人介紹，溝通方案，下一步計(jì)劃。這里小張會(huì)需要寫一個(gè)PPT，用于在會(huì)上使用，也是小張最頭疼的內(nèi)容。關(guān)于這個(gè)PPT怎么寫，下一篇文章再細(xì)細(xì)分享。
開完項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)之后，項(xiàng)目就進(jìn)入到下一個(gè)階段啦。
我們?cè)倩貋斫Y(jié)合PMP中的項(xiàng)目啟動(dòng)階段的兩件事回顧我們的項(xiàng)目實(shí)踐：
- 來源于PMBOK 6th 中文版
在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)，我們撰寫了項(xiàng)目章程和識(shí)別相關(guān)方，同時(shí)開始了一些在規(guī)劃過程組的活動(dòng)。這也與項(xiàng)目管理的過程組在時(shí)間上存在交疊是一致的。項(xiàng)目的啟動(dòng)過程可能很短，也可能很長(zhǎng)，視項(xiàng)目大小和復(fù)雜度而定。
希望以上小小分享能對(duì)你有幫助。
