陳芬最近很苦惱，自從上家公司離職后，一直高不成低不就，昨天面試了一家比較合意的公司，但是面試官提了幾個(gè)問(wèn)題都沒(méi)有回答出來(lái)。
其中有一個(gè)問(wèn)題就是，請(qǐng)你簡(jiǎn)單描述一下，你在之前公司是怎樣做人事檔案管理工作的。
陳芬找到Kim姐姐，希望能找到答案。
首先，我們來(lái)分析一下這個(gè)問(wèn)題的來(lái)由。
人事檔案，這個(gè)要怎么回答？其實(shí)是想了解什么呢？
Kim姐姐問(wèn)的第一個(gè)問(wèn)題是：陳芬，你面試的是什么崗位？
陳芬說(shuō)，人事專員。
好了，我們來(lái)看一下人事專員的崗位職責(zé)，這個(gè)崗位職責(zé)來(lái)源自百度，有一定的共通性，寫的也比較細(xì)致?？梢詤⒖冀梃b一下。
人事專員的崗位職責(zé)：
1、工作對(duì)人力資源部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)。
2、負(fù)責(zé)完成公司人事工作任務(wù),并提出改進(jìn)意見(jiàn)。
3、負(fù)責(zé)員工人事檔案管理,并按所在分廠、部門分類存放。
4、協(xié)助員工招聘的面試,負(fù)責(zé)報(bào)到及解聘手續(xù)的辦理,接待引領(lǐng)新進(jìn)員工。
5、負(fù)責(zé)新進(jìn)員工試用期的跟蹤考核,晉升提薪及轉(zhuǎn)正合同的簽訂并形成相應(yīng)檔案資料。
6、負(fù)責(zé)員工調(diào)查問(wèn)卷的發(fā)放和收集,分析匯總調(diào)查結(jié)果,形成結(jié)論上報(bào)。
7、負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)匯總,上報(bào)員工考勤月報(bào)表,處理考勤異常情況。
8、負(fù)責(zé)員工績(jī)效考核資料的定期統(tǒng)計(jì)匯總,上報(bào),并對(duì)績(jī)效考核的方式方法提出意見(jiàn)和建議。
9、負(fù)責(zé)員工薪酬發(fā)放的異常處理和薪酬政策的跟蹤調(diào)查,提供相應(yīng)的報(bào)表和資料。
10、負(fù)責(zé)員工技能培訓(xùn)方案,技能測(cè)評(píng)的督導(dǎo)與跟進(jìn)。
11、負(fù)責(zé)公司人事文件的呈轉(zhuǎn)及發(fā)放。
12、負(fù)責(zé)草擬,解釋公司的福利保險(xiǎn)制度,組織辦理入保手續(xù),聯(lián)絡(luò)退保,理賠事務(wù)。
13、協(xié)助部長(zhǎng)處理人事方面的其他工作。
（本節(jié)來(lái)源自網(wǎng)絡(luò)）
我們來(lái)看一下，這個(gè)崗位職責(zé)里面，提到了幾個(gè)關(guān)鍵字：
1、員工人事檔案管理；
2、 新進(jìn)員工試用期的跟蹤考核,晉升提薪及轉(zhuǎn)正合同的簽訂并形成相應(yīng)檔案資料；
3、員工考勤月報(bào)表；
4、員工績(jī)效考核資料的定期統(tǒng)計(jì)匯總；
5、員工薪酬發(fā)放的異常處理和薪酬政策的跟蹤調(diào)查,提供相應(yīng)的報(bào)表和資料；
6、員工技能培訓(xùn)方案,技能測(cè)評(píng)的督導(dǎo)與跟進(jìn)；
7、草擬,解釋公司的福利保險(xiǎn)制度,組織辦理入保手續(xù),聯(lián)絡(luò)退保,理賠事務(wù)。
很明顯，這個(gè)崗位職責(zé)里面就包括了七大類的相關(guān)檔案。
那么顯而易見(jiàn)，人事檔案管理，這七大類的檔案，我們可以分開(kāi)來(lái)回答。如果公司的招聘啟事里明確寫明了崗位職責(zé)，參考崗位職責(zé)，我們可以就崗位職責(zé)內(nèi)容中提到的人事檔案管理的方法和思路來(lái)進(jìn)行回答。
簡(jiǎn)單的問(wèn)題，里面隱含的是幾個(gè)問(wèn)題：
第一、候選人，你有沒(méi)有認(rèn)真仔細(xì)地閱讀招聘啟事。
第二、候選人，你有沒(méi)有同類型的工作經(jīng)驗(yàn)。
第三、候選人，你對(duì)之前的工作有沒(méi)有認(rèn)真盡責(zé)地去細(xì)心履行。
第四、候選人，你的專業(yè)能力過(guò)不過(guò)硬。
看起來(lái)簡(jiǎn)單的問(wèn)題，實(shí)際一點(diǎn)也不簡(jiǎn)單。但是你一定要說(shuō)它不簡(jiǎn)單嗎，也不盡然，因?yàn)檫@些基礎(chǔ)工作，我們HR都不陌生，每天都在做。
但是，對(duì)一個(gè)人的面試評(píng)價(jià)，是指面試官通過(guò)短短時(shí)間的面試安排，根據(jù)候選人在面試過(guò)程中的各類表現(xiàn)及表達(dá)，反饋給面試官的系列印象而呈現(xiàn)出來(lái)，使面試官能根據(jù)搜集到的信息,對(duì)職位候選人的素質(zhì)特征、求職動(dòng)機(jī)、工作經(jīng)驗(yàn)等各方面進(jìn)行價(jià)值判斷的過(guò)程。這里又涉及到一個(gè)問(wèn)題，候選人的工作經(jīng)驗(yàn)的成熟度。
我們都知道，個(gè)人定位高度取決于一個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)和成熟度。而人事檔案的管理，是每一個(gè)HR每天都在經(jīng)辦的事項(xiàng)，每天都在經(jīng)手檔案，經(jīng)辦檔案，管理檔案。因此，對(duì)自己經(jīng)手的事務(wù)一定要留下深刻印象，最起碼的要求，能馬上回答出我們HR要管理哪些人事檔案。
不重視基本工作，反映出幾個(gè)問(wèn)題：
1、公司又不是學(xué)校，是希望你過(guò)來(lái)干活的，你對(duì)干活毫無(wú)興趣，你在之前公司是怎么混過(guò)來(lái)的呢？你居然準(zhǔn)備拿我們的工作機(jī)會(huì)練手和鍛煉自己?我們還是找一些更靠譜的人吧。
2、工作不細(xì)心，不細(xì)致。
3、對(duì)基礎(chǔ)工作不重視。
4、眼高手低，好高騖遠(yuǎn)
5、不掃一屋何以掃天下，連最基本的工作都做不好，不上心，還談什么人事管理呢。
那么，到底做為一名人事專員，她要負(fù)責(zé)哪些人事檔案的管理，以及如何管理這些檔案呢？
首先，對(duì)檔案的明細(xì)要基本清楚，最好是能如數(shù)家珍。員工基本的人事檔案到底會(huì)有哪些呢？各位看官，下面的描述可以參考：
1、員工基本信息的資料。如簡(jiǎn)歷、照片、身份證、畢業(yè)證、資格證等相關(guān)證件的復(fù)印件等。
2、面試入職評(píng)定的資料。如面試評(píng)估表、入職體檢報(bào)告、背景調(diào)查報(bào)告等。
3、勞動(dòng)關(guān)系與相關(guān)待遇確認(rèn)資料。如勞動(dòng)合同、薪資確認(rèn)表、工資銀行卡、社?？ā⒆》抗e金卡申辦資料或原卡的復(fù)印資料。
4、相關(guān)制度或文件簽字確認(rèn)資料。如員工手冊(cè)、考勤制度、獎(jiǎng)懲制度、法律文書(shū)送達(dá)地址確認(rèn)書(shū)等的簽字確認(rèn)文件或等級(jí)表格。
5、服務(wù)期及保密和競(jìng)業(yè)禁止約定資料。如：培訓(xùn)服務(wù)期協(xié)議，保密協(xié)議，競(jìng)業(yè)禁止協(xié)議等。
6、在職管理中陸續(xù)歸檔的資料。如試用期轉(zhuǎn)正審批記錄、培訓(xùn)記錄（簽到表、培訓(xùn)成績(jī)）、獎(jiǎng)懲記錄、調(diào)崗記錄、調(diào)薪記錄、月/季/年度績(jī)效考評(píng)記錄等。
7、員工已離職的，其離職相關(guān)資料也會(huì)一并入檔。如離職申請(qǐng)表、離職手續(xù)辦理一覽表、離職訪談?dòng)涗浀取?/p>
檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事部門提供依據(jù)。
檔案是歷史的真實(shí)記錄，通過(guò)利用檔案，可以清楚地了解員工在工作中間的過(guò)去的工作軌跡，為做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準(zhǔn)確地了解員工，檔案就起到了重要作用。
而在用人過(guò)程中形成的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的呈報(bào)、審批材料都會(huì)匯總，歸入本人檔案，作為考核依據(jù)。因此用人單位在人員錄用、晉級(jí)、考核時(shí)，都會(huì)經(jīng)常使用檔案，考察其德、能、勤、績(jī)等情況，從而全面準(zhǔn)確地了解個(gè)人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。
特別是在新的《勞動(dòng)合同法》實(shí)施以后，如果發(fā)生員工勞動(dòng)糾紛，員工檔案更是起到了至關(guān)重要的作用。
檔案管理可以是紙質(zhì)文件、電子文檔、OA文件等，對(duì)這系列檔案的管理也要分門別類，比如說(shuō)專門的檔案柜、檔案盒，電子硬盤，云平臺(tái)等。
親愛(ài)的人事專員，現(xiàn)在你知道人事檔案的重要性了吧！
現(xiàn)在，讓我們回到面試現(xiàn)場(chǎng)，我是面試官，你是求職者。
我問(wèn)：“陳芬，請(qǐng)問(wèn)一下，你是怎樣管理人事檔案的？請(qǐng)簡(jiǎn)單描述一下?！?/b>
親愛(ài)的候選人，你要怎么回答呢？
