星期三 | 方法論 | 第05篇
上周的濃縮書欄目中和大家分享了《為什么精英都是清單控》一書，挺受小伙伴們歡迎。的確，清單思維和清單工具可以幫助我們更有效地管理目標(biāo)和提高執(zhí)行力。我自己就從清單思維和實(shí)踐中獲益良多，不僅感覺(jué)對(duì)生活和工作更有掌控，實(shí)際上各方面的目標(biāo)達(dá)成率和效率也大大提高。
我自己的清單體系中有十幾個(gè)清單，涵蓋了生活工作的方方面面。既然小伙伴們對(duì)清單這個(gè)話題很感興趣，我就好好整理一下自己的清單系統(tǒng)，找個(gè)機(jī)會(huì)再和小伙伴們分享，這里先做個(gè)預(yù)告。
今天我們要談的這個(gè)“三分鐘原則“，也和清單有關(guān)，本質(zhì)上是有效使用清單系統(tǒng)的一個(gè)前提。讓我們先來(lái)看一個(gè)案例。
大家可能都知道目標(biāo)制定的S.M.A.R.T.原則，即一個(gè)有效的目標(biāo)一定要是具體的（Specific），可測(cè)量的（Measureable），可實(shí)現(xiàn)的（Attainable），有現(xiàn)實(shí)意義的（Realistic），以及有明確期限的（Time-based）。
S.M.A.R.T.原則最早是在1981年11月刊的《管理評(píng)論》雜志（Management Review）上一篇名為《There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives》的文章中，由三位作者George Doran, Arthur Miller, and James Cunningham提出的。S.M.A.R.T.原則不僅可以應(yīng)用于目標(biāo)制定，也可以應(yīng)用到大多數(shù)清單系統(tǒng)的制定上。
GE的杰克.韋爾奇十分推崇S.M.A.R.T.原則，二十世紀(jì)八十年代將其在GE內(nèi)部大舉推廣實(shí)行，要求員工每季度以S.M.A.R.T.原則為自己制定目標(biāo)清單，并于季度末檢查完成情況。S.M.A.R.T.確實(shí)給GE帶來(lái)了不少收益，杰克.韋爾奇甚至將GE股價(jià)的大幅上升歸功于S.M.A.R.T.在全公司的實(shí)施。
但一段時(shí)間后，杰克.韋爾奇發(fā)現(xiàn)S.M.A.R.T.的效果開(kāi)始大不如前，是不是基層的落實(shí)不到位？他派出了調(diào)查員與各層級(jí)的員工調(diào)研訪談，發(fā)現(xiàn)大家不但認(rèn)真貫徹了S.M.A.R.T.，而且都非常喜歡這個(gè)系統(tǒng)，因?yàn)檫@個(gè)系統(tǒng)不僅讓工作更有條理，而且給員工帶來(lái)了很大的成就感。
那問(wèn)題出在哪里？問(wèn)題就出在“成就感”三個(gè)字上！
員工在使用S.M.A.R.T.時(shí)過(guò)分追求完成率和成就感，結(jié)果將一些容易完成的目標(biāo)寫入目標(biāo)清單中，完成之后給自己一個(gè)大大的點(diǎn)贊，貌似成功達(dá)成了目標(biāo)，但其實(shí)只不過(guò)是自欺欺人的假象罷了！
這就是使用清單系統(tǒng)的一個(gè)大陷阱：為了追求一張滿是被劃去的已完成任務(wù)的漂亮清單，用一些無(wú)關(guān)緊要、簡(jiǎn)單容易的項(xiàng)目來(lái)濫竽充數(shù)，造成完成了大量任務(wù)的假象。
大學(xué)時(shí)我曾經(jīng)也陷入過(guò)這樣的陷阱，事無(wú)巨細(xì)，全部寫在待辦事項(xiàng)清單上，一天下來(lái)看到自己完成了十幾二十個(gè)任務(wù)，那所謂的“成就感”真是太棒了?？墒亲屑?xì)看看待辦清單上的項(xiàng)目，什么手機(jī)充電，買筆記本，倒垃圾等隨手立馬就能完成的事情居然都大搖大擺地躺在清單上。
雖然那時(shí)我也有意識(shí)到這個(gè)問(wèn)題，但總是“舍不得”讓我的待辦清單變成一個(gè)事項(xiàng)寥寥，且每個(gè)事項(xiàng)都不是那么容易完成的難啃的硬骨頭。
直到有一天，我在學(xué)校圖書館雜志上看到一篇文章，作者說(shuō)自己有個(gè)習(xí)慣，如果在三分鐘內(nèi)可以完成的突發(fā)事件，就馬上著手完成，一定不拖延，也不會(huì)列入自己的待辦事項(xiàng)清單，因?yàn)槟鞘恰暗托姨摌s的”。
低效、虛榮這兩個(gè)詞給了我很大觸動(dòng)，我以為自己在踐行自我管理的好方法，實(shí)際上我只不過(guò)是為了自己的“虛榮”在做一些低效的活動(dòng)。
我決定改變，上午看到這篇文章，下午我就決定踐行作者提出的“三分鐘”原則。不到一個(gè)星期，我就感受到了“三分鐘”原則給我學(xué)習(xí)和生活帶來(lái)的巨大改變：
雖然待辦事項(xiàng)清單上所謂的“成就感”少了，但整個(gè)人從大量繁雜的事務(wù)中解放出來(lái)，壓力極速下降，學(xué)習(xí)和生活好像一下變得輕松簡(jiǎn)單了許多，我只需要集中精力關(guān)注幾件最重要的事情。
以前遇到任何事，無(wú)論大小，我的第一反應(yīng)就是寫下來(lái)，稍后再安排時(shí)間完成。每一個(gè)任務(wù)，從記錄到完成，都要經(jīng)歷下面這個(gè)流程：
1）記錄下任務(wù)；
2）在一堆任務(wù)中思考衡量這項(xiàng)任務(wù)的重要性和緊迫性；
3）決定何時(shí)開(kāi)始完成任務(wù)；
4）下定決心著手開(kāi)始做；
5）完成這個(gè)任務(wù)。
這一系列五個(gè)動(dòng)作，將原本只需三分鐘完成的事情，擴(kuò)展到十分鐘甚至更長(zhǎng)時(shí)間才能完成，更糟糕的是，不斷累積的瑣碎任務(wù)，會(huì)分散我們的注意力，造成心理壓力，讓我們感受到：我只想靜靜地看會(huì)兒書，怎么還有這么多破事兒要處理！
而使用“三分鐘原則“，遇到任務(wù)首先花10秒鐘判斷一下這個(gè)任務(wù)是否可以在三分鐘內(nèi)完成，如果可以，立即跳到上述第5）步，完成這個(gè)任務(wù)。然后把這件事徹徹底底拋到腦后，騰空大腦和心靈空間去接受更重要的挑戰(zhàn)。如果判斷三分鐘內(nèi)無(wú)法完成，再將其添加到待辦事項(xiàng)清單中。
“三分鐘原則“的好處，不僅是可以提高我們的辦事效率，從點(diǎn)滴開(kāi)始改善拖延的壞習(xí)慣，更重要的是，這些”做完即棄“的小任務(wù)將我們的大腦和心靈從繁雜的事物中解放出來(lái)，讓我們時(shí)刻都處于一種清爽的無(wú)壓狀態(tài)，可以花更多的精力和時(shí)間去思考、完成對(duì)我們更加重要的事情。
經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的實(shí)踐，我發(fā)現(xiàn)五分鐘是更適合自己的一個(gè)節(jié)奏。因?yàn)槲铱偸潜Ｊ氐貎A向于預(yù)留多一點(diǎn)時(shí)間給每一個(gè)任務(wù)。有時(shí)我判斷這件事需要五分鐘完成，但其實(shí)三分鐘不到我就做好了。所以后來(lái)我把“三分鐘原則“改為更適合自己的”五分鐘原則“，待辦清單上的事項(xiàng)又少了一些，工作和生活也更加簡(jiǎn)單清爽。
小伙伴們也可以根據(jù)自己的實(shí)際情況對(duì)“三分鐘原則“的具體時(shí)長(zhǎng)進(jìn)行調(diào)整，原則上3-5分鐘為宜，時(shí)間太短無(wú)法有效發(fā)揮此原則的效用，時(shí)間太長(zhǎng)又容易對(duì)正在進(jìn)行的其它任務(wù)造成中斷影響。
任務(wù)清單不是不經(jīng)篩選的雜物單，事無(wú)巨細(xì)全部記錄在任務(wù)清單上，雖然會(huì)產(chǎn)生更多的“成就感“，但卻會(huì)給我們的工作和生活造成額外的壓力，讓我們難以專注于最重要的事情。而”三分鐘原則“，則能幫助我們清除不必要的壓力，騰空大腦和心靈去思考和完成更重要的事情，同時(shí)也讓經(jīng)過(guò)篩選后的清單系統(tǒng)更加高效實(shí)用。
體驗(yàn)無(wú)壓人生，從“三分鐘原則“開(kāi)始。
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【為時(shí)未晚】生命不能重來(lái)，人生總可重啟，為時(shí)未晚
