金盤電氣先后建立了ISO9001質(zhì)量管理體系、ISO14001環(huán)境管理體系、OHSAS18000職業(yè)健康與安全管理體系、國際會計(jì)準(zhǔn)則財(cái)務(wù)管理體系。公司產(chǎn)品也通過了荷蘭和美國的KEMA試驗(yàn)、美國UL認(rèn)證、歐洲CE認(rèn)證、加拿大的CSA認(rèn)證、俄羅斯的GOST-R認(rèn)證，以及中國的CCC認(rèn)證和節(jié)能認(rèn)證。

金盤電氣的文件管理問題

在金盤電氣取得了各項(xiàng)認(rèn)證，一步步走向國際市場時(shí)，企業(yè)內(nèi)部的管理中也出現(xiàn)了些嚴(yán)峻的問題與挑戰(zhàn)。在上述十幾項(xiàng)管理體系與認(rèn)證中，企業(yè)每取得一項(xiàng)認(rèn)證都要形成一套體系文件，因此文件會越來越多、相應(yīng)的文件管理也變得越來越復(fù)雜。

在單個(gè)體系中，標(biāo)準(zhǔn)文件有時(shí)需要制定、修改或廢止，而不同體系的文件內(nèi)容有時(shí)又會發(fā)生標(biāo)準(zhǔn)重復(fù)或矛盾。一旦發(fā)生事故，員工不知道以哪個(gè)文件為準(zhǔn)，導(dǎo)致部門相互間逃避問題、推脫責(zé)任，降低工作效率；更嚴(yán)重者，會給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營帶來無法挽回的損失。

傳統(tǒng)的體系文件管理都是利用紙張的方式來存放、管理、審批、發(fā)布公司重要的程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書。傳統(tǒng)的體系文件管理方式主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)問題亟待解決：

1、無法有效管制文件的進(jìn)出

企業(yè)對于發(fā)放的文件，無法及時(shí)準(zhǔn)確掌握此文件是否傳遞覆蓋到了所有有關(guān)人員。企業(yè)對責(zé)任人能否看到文件、是否看了文件等情況也無從得知。

2、版本無法做到一致性

每次發(fā)行新修訂的文件版本前，無法確實(shí)把握是否將舊版本全部回收，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)一部分人依照新版文件執(zhí)行，另一部分人卻依然只看到舊版文件，造成作業(yè)程序的不協(xié)調(diào)。并且，由于文件版本數(shù)量日益增多，各版本歷史文件的保留也越來越困難。

3、文件查閱困難

在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理下，要查詢一份文件必須依靠人工查找，一層層翻閱，甚至有時(shí)候需要逐級找到相關(guān)人員對接，過程繁瑣，浪費(fèi)大量時(shí)間。

4、無法了解文件的審核狀況和進(jìn)度

每個(gè)文件都有著不同的審批流程及權(quán)限，申請人無法及時(shí)了解審批狀況，追蹤文件的審批進(jìn)度，審批費(fèi)勁，時(shí)間冗長。

5、文件保密和安全性無法保障

紙質(zhì)文件的機(jī)密性普遍較低，借出文件經(jīng)?？梢员惠p易復(fù)印或傳播，企業(yè)無法有效確保機(jī)密文件的安全性。

即使有些體系文件已經(jīng)從紙質(zhì)版順利轉(zhuǎn)換為電子版，使用了電子文檔管理方式，但是由于缺乏完善的文件管理手段，存儲不便、版本混亂、搜索困難、審批復(fù)雜、權(quán)限不明等問題仍然存在。

1、文件存儲不統(tǒng)一

質(zhì)量體系中的各類程序文件往往存儲于不同部門，甚至不同員工的電腦里，企業(yè)管理者無法從全局掌控文件。

2、版本標(biāo)示不明確

體系文件的更新與回收依然存在標(biāo)識不明的問題，一旦使用錯(cuò)誤版本文件，將給企業(yè)帶來無法估量的損失。

3、文件搜索困難

內(nèi)容繁多、命名復(fù)雜的體系文件，由于缺乏高效的文件搜索手段，大大降低了文件查閱效率。

4、審批流程復(fù)雜

體系文件的審批往往需要多人、多層級的審批，文件經(jīng)常需要多次修改和傳遞。由于缺乏針對文件本身的審批流程，過程常常繁瑣而冗雜。不僅耗費(fèi)了大量的時(shí)間成本，更是損耗了企業(yè)人力和財(cái)力。

5、權(quán)限管理不明

權(quán)限管理依然是體系文件管理的重中之重。若權(quán)限管理不完善，企業(yè)人員可以任意下載、打印、傳播體系文件，導(dǎo)致文件被刪改或是泄露，將給企業(yè)造成巨大損失。

6、缺乏必要的容災(zāi)機(jī)制

不論是病毒入侵、電腦崩潰等軟硬件原因還是文件被誤刪、誤改等人為原因而使體系文件遭到破壞，無法快速的恢復(fù)與重建文件都將影響企業(yè)的正常生產(chǎn)運(yùn)營。

而在企業(yè)多個(gè)不同體系之間，它們的對象和思路各不相同。企業(yè)在遵循這些體系標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，各個(gè)體系應(yīng)該是互相協(xié)調(diào)、互相配合、互相銜接、互相補(bǔ)充、互相制約的。但在實(shí)際管理中，不同體系文件的許多內(nèi)容有時(shí)是一樣或者可以歸為一體的，有時(shí)卻是相互矛盾的，使用當(dāng)中就會出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不一、管理復(fù)雜等狀況，讓企業(yè)的基層人員無所適從。因此，必須同時(shí)處理好所有體系文件的良好協(xié)作關(guān)系，才能保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

開始云的解決方案

運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化管理構(gòu)建企業(yè)文件體系

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系是各種管理體系的基礎(chǔ)，在企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理的概念里，各種體系文件只是“標(biāo)準(zhǔn)”的一個(gè)形式，管理體系文件就是在企業(yè)范圍內(nèi)，對質(zhì)量、安全、職業(yè)健康和環(huán)境保護(hù)活動及結(jié)果做出日常運(yùn)行使用的規(guī)則。

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的內(nèi)容一般分為技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)三個(gè)方面，包括了企業(yè)規(guī)范、守則、操作說明、崗位說明等企業(yè)內(nèi)所有文件。

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的管理范圍要大于企業(yè)一般管理體系，因此將企業(yè)各個(gè)管理體系中的文件統(tǒng)統(tǒng)納入到標(biāo)準(zhǔn)體系中，按照企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系中的內(nèi)容進(jìn)行文件分類，統(tǒng)一管理企業(yè)的所有體系文件，有效的促進(jìn)各個(gè)體系間的協(xié)同工作。

例如，各體系文件中的規(guī)章制度、管理指南、質(zhì)量計(jì)劃、過程控制等文件可以劃歸至管理標(biāo)準(zhǔn)；技術(shù)規(guī)范、產(chǎn)品規(guī)范、產(chǎn)品要求、工藝要求、技術(shù)法規(guī)等文件可以劃歸至技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；操作說明、崗位說明、崗位作業(yè)指導(dǎo)書等文件可以劃歸至工作標(biāo)準(zhǔn)。

KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)運(yùn)用文件夾樹狀結(jié)構(gòu)與分類管理，將金盤集團(tuán)中的所有體系文件全部納入到標(biāo)準(zhǔn)的文件體系當(dāng)中。運(yùn)用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理思想建立集中統(tǒng)一的文件存儲平臺，將企業(yè)文件夾按照業(yè)務(wù)類型進(jìn)行劃分。

每一項(xiàng)業(yè)務(wù)中分為管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和外來標(biāo)準(zhǔn)，將各個(gè)體系文件分類歸于各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)文件夾中。這樣既能集中管理所有體系文件，保證了在一項(xiàng)業(yè)務(wù)中，各個(gè)體系文件的協(xié)調(diào)工作；又明確了業(yè)務(wù)中各個(gè)部門、人員的責(zé)任與任務(wù)，防止部門扯皮、推卸責(zé)任，保證企業(yè)經(jīng)營的正常進(jìn)行。

同時(shí)，在另一維度將體系文件按照企業(yè)的業(yè)務(wù)部門來劃分，明確管理維護(hù)體系文件的責(zé)任部門及人員，方便了文件的查閱和使用。

通過文件生命周期管理體系文件

運(yùn)用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理思想來構(gòu)建企業(yè)統(tǒng)一的文件管理體系，能保證各體系文件之間的協(xié)調(diào)合作，防止出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不一、參照不明等情況，為企業(yè)的高效生產(chǎn)運(yùn)營保駕護(hù)航。同時(shí)，在管理體系中的單個(gè)文件時(shí)，必須貫徹文件的生命周期管理思想，保障文件的完整性與準(zhǔn)確性。

一般來講，文件的生命周期包括：創(chuàng)建、審批、發(fā)布、修改、分發(fā)、簽收、歸檔、廢止等環(huán)節(jié)。在企業(yè)的生產(chǎn)管理中，文件生命周期不僅僅是理論，而是包含在所有體系文件的日常操作里。簡單來說，就是運(yùn)用KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)中的各項(xiàng)功能來實(shí)現(xiàn)體系文件的全生命周期管理。

文件創(chuàng)建

KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)支持系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建文件（夾），支持Word、Excel、PPT等常用文件格式。同時(shí)，用戶可以自定義文件模板，根據(jù)企業(yè)要求來編制體系文件，保障文件的規(guī)范性。

文件審批

KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)中一切流程的設(shè)定都是以文件為核心。用戶無需多次發(fā)起申請和傳遞文件就可實(shí)現(xiàn)文件審批流程的自動化運(yùn)行。同時(shí)，用戶可以實(shí)時(shí)跟蹤文件審批進(jìn)度，及時(shí)得到審批反饋。

文件版本

KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)不僅支持文件的在線預(yù)覽與修改，并且能夠詳細(xì)記錄文件的任何歷史狀態(tài)和版本。在系統(tǒng)的顯示中永遠(yuǎn)遵循最新原則，默認(rèn)顯示最新版本，并列出文件的最近修改版本，讓用戶在使用過程中一目了然，避免版本使用錯(cuò)誤。同時(shí)，KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)還支持文件版本查詢與回溯，保證歷史信息不丟失。

自動編號

任何文件在KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)中，都會生成唯一的編號。同時(shí)，為了滿足標(biāo)準(zhǔn)化管理下單個(gè)管理體系（如質(zhì)量管理體系）和多個(gè)管理體系的編號要求，KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)還支持任意的文件編號和版本編號。企業(yè)可以自定義編號規(guī)則，滿足體系文件的編號管理要求。

文件權(quán)限

KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)為體系文件的管理設(shè)置了最完善、最苛刻的權(quán)限管理體系，分為可見、創(chuàng)建文件、創(chuàng)建文件夾、預(yù)覽、修改、打印、下載、刪除、完全控制九大權(quán)限類型。每一種權(quán)限都可以自由組合，將單個(gè)或多個(gè)文件的權(quán)限授予不同的部門或用戶。從文件的生成到廢止，讓文件時(shí)時(shí)刻刻在企業(yè)的掌控之下。

文件日志和報(bào)表

日志能夠記錄系統(tǒng)中用戶對于文件的所有操作和狀態(tài)。企業(yè)管理人員不僅能夠查看到每個(gè)部門、人員對于文件的權(quán)限和操作，并且能夠知悉文件的所有歷史狀態(tài)。是否被移動、是否被修改，“何人何時(shí)何處”，記錄所有關(guān)于文件的責(zé)任和工作。

文件分發(fā)

KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)擁有系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一的文件分發(fā)渠道，用戶無需再借助第三方軟件即可在系統(tǒng)內(nèi)完成文件分享和發(fā)布，如質(zhì)量手冊、作業(yè)指導(dǎo)書等。讓體系文件的各類信息都在系統(tǒng)中能實(shí)時(shí)地獲得，企業(yè)所有人能即時(shí)地掌握關(guān)于文件的最新信息。同時(shí)，系統(tǒng)可以根據(jù)文件權(quán)限來限定接受者的操作范圍，如只可預(yù)覽、只可下載、不可修改等。